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1、绪论,秘书秘书工作秘书学,引入：案例分析,在20世纪90年代末,某报纸刊载一则消息称：有一个省在机构改革中决定今后“省长在工作中将不再使用秘书,改用专家”。这一报道后来被人们当作“一则笑话”。请问上述报道为什么被认为是笑话？如果真的有这么一项决定,它能行得通吗？,第一节 秘书的涵义和职业特征,一、秘书的涵义关于秘书的涵义，学术界有四种说法：1、宫中秘藏之书。汉书叙传：“（班）斿（you）博学有俊材，与刘向校秘书，每奏事，斿以选受诏进读群书。上器其能，赐以秘书之副。”管理秘书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”。中国古代有许多相当于现代秘书的职位，但它们都不叫秘书，而被称为史官、掌书记、中书舍
2、人等。,2、辅臣。秘书的英文名词是Secretary,S大写的翻译为“辅臣”,s小写的翻译成“帮助上司处理文书和事务的人员。”通常有“大秘书”和“小秘书”的说法。前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美国家有“国务秘书”（The Secretary of State）又可译为“国务大臣”。,3、行政职位在现代中国，秘书一直当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。我国规定：政府秘书均属于国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事物类公务员。社会职业就全世界范围而
3、言，秘书又是广泛的社会职业之一。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。,劳动和社会保障部秘书国家职业标准对秘书的定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”,二、秘书的类别与层次,从横向上看，秘书有类别之分。从纵向上看，有层次之分。1、秘书的类别（1）秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。服务于政府机关的统称“机关秘书”，服务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”。（2）同在同在政府机关和某种企事业单位的秘书，又因工作内容或
4、专业不同而有更细的划分，如高等院校的院系有“教学秘书”、“科研秘书”、“行政秘书”。,美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书等。2、秘书的层次秘书人员由其所服务的机关、单位的层级、规模不同，因其工作职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，而有层次之分。（1）在我国，行政机关的秘书人员有相应的行政级别，部级、厅局级、初级、科级。（2）通常来看，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书。,英国的秘书人员分为四个等级：行政级：政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，多数出身于名牌大学并受过专业训练，不得参与政党活动执行级：管理较小范围内的
5、事务，相当于办公室主任，一般毕业于文官学院或行政学院。文书级：记录、撰写文件，处理日常行政及事务工作，一般为大专毕业生。助理文书级：负责打字、速写、接待等工作，青年女性居多，一般为高中毕业生经过短期职业培训者。,三、秘书的职业特征,1、服务的直接性。这种直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。2、服务的稳定性。,3、知识化。秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机
6、、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。,年轻化。从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右。一般为20岁指35岁。从客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因为，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书不在此列。5、女性化。西方国家中初级秘书女性达到90%，而高级秘书调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性居多。,四 秘书的职位优势,一、“打杂”含金量高秘书的日常工作是“打杂”，那这是不
7、是就意味着秘书工作“技术含量低”，没有职业发展前途呢？在现代职场上，白领要想在职业上实现加速度发展，有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。对于日常“打杂”的秘书来说，在这两点上恰恰具有天然的优势。那么，秘书如何去收集自已职业发展所需的信息，建立起自己的人脉关系呢？,案例,小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总
8、监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。,她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。,
9、这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。,总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。（材料来源：谭一平秘书实务与案例分析）,二、工作体面而又稳定作为一种正式的社会职业，秘书工作
10、给一般人的印象首先是体面，她们的办公地方总是挨着公司的高层领导，与其他部门的办公室相比，办公环境更舒适和优雅，跟贵宾们接触的机会更多，经常辅助公司领导处理一些重大问题，因此，也特别被公司领导所器重和欣赏。办事比较规范，工作和收入都比较稳定，这些都非常适合女性。,三、职业发展空间大秘书职业的吸引力还在于由于秘书业务范围涉及面广，所以工作富于变化；根据具体情况处理业务，能充分发挥自己的主观能动性；不仅能经常接触公司重要信息，而且能根据情况提供一些自己的建议，心理满足感很强；在处理业务过程中与上司一起工作，因此有“与公司高层一起工作”的满足感；有很多与公司内外最优秀的人员打交道的机会；由于秘书积累的
11、经验和知识是多方面的，这为今后转到其他部门工作提供了充分的机会和坚实的基础。,第二节 秘书工作的内容特点和作用,一、秘书工作的内容 秘书的工作可简要概括为“文书、事务、一般管理”，根据我国的实际情况，我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：文书撰写、文书制作、文书处理，档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。,复印打印,接打电话,文字处理,二、秘书工作的要求,（一）秘书工作的四个转变1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为
12、主动服务：4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。,（二）秘书工作的六个强调1.强调调查研究工作2.强调信息工作3.强调信访工作4.强调协调工作5.强调督察工作6.强调党务、政务服务工作,三、秘书工作的性质与特点,1、辅助性。2、综合性：日常的程序性工作，又有临时的突发的非例行性工作；既有既要性工作，又有非机要性共作。门类多，内容杂。3、机密性。服务性。,案例分析,女秘书偷资料泄漏机密 百事帮可口可乐抓家贼窃取公司的饮料配方、企图出售给竞争对手，这种吃里爬外的
13、事竟然发生在著名的可口可乐公司里。2006年7月6日，包括一名可口可乐公司高级雇员在内的3名犯罪嫌疑人在亚特兰大接受审讯。美国司法机关逮捕这3个人时表示，他们面临的指控是商业欺诈、非法窃取并出售商业机密。掌握有可口可乐公司详细和机密资料的男子承认，这些文件都是可口可乐公司高级雇员41岁的女秘书威廉斯从公司内部搞出来的。同时，调查人员通过监视录像也有了重大发现。在可口可乐总部工作的女秘书威廉斯经常利用工作之便搜集公司文件，还把一些文件放入自己包里，并把一罐贴有白色标签的可口可乐新产品样品偷偷塞到包里。可口可乐公司后来证实，这种饮料样品确实是该公司正在研制的一种新产品。,四、秘书工作的作用,助手作
14、用。秘书的助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件、信函的把关等等。参谋作用：中高级秘书具有参谋作用。协调作用。信息枢纽作用。公共关系作用：内求团结、外求发展。,案例：郭秘书的为难事,最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。这下可难为坏了郭秘书，来找局长说情的人
15、大都死缠烂打，摆出见不着局长誓不罢休的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。又不能直截了当地说局长不想见他们，,只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎神气。”有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也只能苦笑作罢。有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长。这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷；不答应也不是，
16、得罪了财神爷，将来不好办事。所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我也不想见啊。”李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。,这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。”李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。”局长说完，如释重负地走了。郭秘书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：“刘科长请喝茶，您有事请说吧，等局长回来，我替您转达。”
17、刘科长淡淡地说：“也没什么大事，改天再说吧。”喝了口茶，悻悻地走了。,第三节 秘书学的涵义、研究对象和发展方向,1、秘书学的涵义和研究对象秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何秘书工作的科学。秘书学的研究对象包括两大方面，一方面是秘书工作，另一方面是秘书人员。秘书学涉及管理学、行政学、文书学、档案学、应用写作学、心理学、社会学、传播学、公共关系学、信息科学、计算机科学的部分内容以及写作、速记等。,2、秘书学的研究内容：五个方面研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。研究中央秘书机关对秘书
18、工作的指示、规范与要求研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。,2、秘书学研究的兴起与发展方向,秘书学作为一个整体的研究对象建立科学体系是最近20年的事。1980年，上海大学文学院、武汉的江汉大学、成都大学等率先开设秘书学专业。1983年，上海大学首次创办秘书杂志。198年，“全国高等院校秘书教学经验交流会”在上海召开，67所院校的120代表参加。198至1985年，第一批秘书学专著问世。,发展方向（1）秘书学教学理论（2）秘书工作理论（3）秘书学相关学科研究,
