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1、1,办公室5S培训,2,培训内容,文件管理5S是什么如何做好5S,3,第一部分,文件管理,4,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,5,文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,通常记录不需要控制版本。,6,文件管理,文件分类,重要度,保存期
2、限,来源,版本,缓急,7,文件管理,管理技巧,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,8,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,9,第二部分,5S是什么,10,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,11,演变,5S是什么,12,5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S是什么,5S不是知识，也不是技术，而是应该做的事情！,13,企业形象,5S是什
3、么,14,可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,5S是什么,15,第三部分,如何做好 5S,16,整理,含义,将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。,目的,腾出空间防止误用,17,5S 差！,5S 好！,现场检查,18,要领,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,要区分对待!,19,要领,将需要的物品的数量降到最低程度,例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间,20,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!,21,要领,为何会有这么多废品？,分析,检查,改善,22,
4、问 题 点 在 哪 里？,提问,1、图片中存在什么问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,2、为什么会产生这样的问题？,23,整顿,含义,将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻找时间为零,目的,工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序,24,确定物品放置场所,25,物品分类摆放,26,进行标识,27,定 位、标 识 方法,*连接线标识,影绘表示（形迹管理）,28,问题点,怎么办？,29,问题点,怎么办？,30,？,如何整顿你的文件柜,提问,31,管理责任者管理此架责任者姓名,架子表示标签表示架子种类的标签,柜子内表示标签用此标签表示下段的内容,文件柜如何
5、整顿？,32,要领,彻底整理，只留下需要的物品,33,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法,34,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,35,问 题 点 在 哪 里？,36,问 题 点 在 哪 里？,37,清扫,含义,经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗,38,如何清扫？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,39,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,40,要领,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),41,清 扫 责 任 分 区,A1 区(张),B1区(
6、赵),C1区(王),C2区(沈),C3区(李),A2区(胡),E1区(贾),D1区(霍),要领,42,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成,43,整洁的办公桌,如何保持？,44,连续不断的进行 整理、整顿、清扫活动,要领,45,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,要领,46,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,47,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,目的,让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神,48,问 候、礼 貌 语,您好!早上好!下午好!大家好!,语言,4
7、9,着装,50,离位时,要点：1.2.3.4.,51,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,要领,52,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。,53,打印前，我们应该做什么？,确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。,54
8、,如何维持,整理,整顿,清扫,办 公 室 中,小组讨论,55,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来,56,办公室5S活动,下班前5S,1、实施早上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。,57,文 件 的 5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不
9、要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫定期修补维护,专人管理、责任分明文件管理制度、程序,使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料,58,整理,整顿,清扫,清洁,素养,总结,5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。
10、要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱
11、怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏
12、着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做
13、的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽
14、双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。,
