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1、NCIST办公自动化软件摘 要：本文详细讲述了办公自动化软件系统的设计，提出了OA系统的设计原则，并分析了大学校园办公自动化系统的需求分析，给出了系统建成以后拟实现的功能，为我校计算机系提供一套高效的办公解决方案，构建现代化的信息平台。并给出了系统的体系结构设计方案。关键字：办公自动化（OA）；软件Abstract: This article detailed account of the office automation software system designed by the OA system design principles, and the campus of the Un
2、iversity of office automation system needs analysis, the system is to be achieved after the completion of the functions of the computer for my school to provide An efficient office solutions, build a modern information platform. And gives the system architecture design. Keyword: office automation (O
3、A); software目录第一章 绪 论21.1课题的研究背景和意义21.2办公自动化现状及发展趋势31.2.1办公自动化发展回顾31.2.2办公自动化发展现状41.2.3办公自动化的功能51.2.4办公自动化的发展趋势61.2.5我国办公自动化的发展策略7第二章 办公自动化系统的设计构想与目标8第三章系统的概要设计103.1系统设计原则103.2用户需求分析123.3系统基本目标133.5小结15第四章 办公自动化系统的详细设计164.1系统组成164.2系统功能模块设计174.2.1公文管理子系统174.2.2文档管理子系统224.2.4个人办公管理子系统264.2.5系统管理子系统27
4、4.3小结29参考文献30第一章 绪 论1.1课题的研究背景和意义信息工作是国家行政机关、高校、科研院所的一项重要的日常性工作。随着我国加入WTO，改革开放的进一步深化，如何更有效、更快速地处理各种信息，实现办公自动化，己经成为一项一触即发的工作。伴随着企业ERP(企业资源计划Enterprise Resource Planning)建设、政府电子政务建设的热潮，曾经淹没在Internet,.Com中的一个名词OA(办公自动化Office Automation，简称OA)开始再次引起人们的极大关注过去的十多年，网络技术飞速进步不断地丰富和延伸“办公自动化(OA)”的内容和指称的对象，也使得越来
5、越多的单位认识到建设OA系统的重要性。网络的发展拓展了OA的作用范围，现代意义上的基于网络的OA己不仅仅是提高打字录入、排版编辑这样的个人事务处理效率，甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组工作效率。事实上，网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以联结单位内各部门的各个人员，可以联结单位各类信息系统和信息资源。OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进单位资源合理配置的进程。即OA在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。其实，过去已有不少政府机关单位、大型企业开发了办公自动化系统。由于历史的原因，这些系统大都是采用以关
6、系型数据库为基础的MIS系统、在老版本的Lotus Notes平台上开发的办公自动化系统。但是由于当时网络技术和信息管理软件本身的局限，这些办公软件存在许多缺陷已不能适应现代工作的要求。如集成化程度低，资源共享不充分;缺乏韧性，对环境适应性差;特别是这些办公软件大多是静态的，仅能提供文档的存储、管理、查询。远远不能适应网络化信息时代的要求，使其应用范围和效果很有限。信息时代要求实现一个高度的办公自动化系统。一个现代化的办公自动化系统应该能够显著提高办公效率，降低办公成本，充分利用内部资源，加快工作流程，适应环境的变化等。1.2办公自动化现状及发展趋势1.2.1办公自动化发展回顾办公自动化系统(
7、OfficeAutomation，简称OA)，是二十世纪七十年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分以下三个阶段：1、以数据处理为中心的传统办公系统。它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。2、以工作流为中心的办公自动化系统。这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-MAIL、文档数据库管理、目
8、录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块，它以网络为基础，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。3、以知识管理为核心的办公自动化系统。第三代OA的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三代OA的显著特点是信息、资源共享，实时通信，以及与短信平台的完美结合。1.2.2办公自动化发展现状进入20世纪90年代中期以后，由于国内
9、经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长，这时，办公自动化开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场，具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多；硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等；部分软件产品质量
10、不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难；对OA的理解起点不高，导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低，又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，整个软件的性能和可使用性都大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。从技术来看，普遍存在如下缺点：1.为用户考虑的少，软件的柔性构造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正为用户接受的功能模块很少。另一方面，软件的模块复用性很差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求改变时，哪怕是轻
11、微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商也是一个极大的负担。2.开发手段单一，平台依赖性严重，很多OA开发商采用的开发模式是“群体平台十适当定制”的模式，问题是在与其他系统的接口方面、定制复杂应用技术方面的集成其他软件和设备方面，由于群体平台建的太高，造成可供开发商发挥的空间太小，很多功能很难实现。3.技术含量低，创新设计少。目前大多数OA软件的设计还基本停留在CLIENT/SERVER构架、面向对象的开发方式上，很少见到有创新的设计，使用传统的技术虽然可以满足一时之需，但从长远考虑就落后了，未来的OA的趋势是INTRANET与INTERNET进一步走向融合。为顺应这种
12、趋势以保证OA系统的良好扩展，我们的设计应该立足于现有的先进技术和思想，比如设计采用三层结构，开发中使用面向对象的方式等等。1.2.3办公自动化的功能办公业务主要体现在办文、办事、办会、信息四个方面，因而办公自动化系统相应的应具备如下功能：1.建立内部的通信平台。建立组织内部的通信系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。3文档管理的自动化。实现文档的计算机辅助管理，并将各个业
13、务系统同档案管理系统紧密结合起来，提高文档(电子文档、纸制档案)管理工作效率、完整性和利用率。4工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现提高单位协同工作的效率。5.辅助办公。如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。6.决策支持。在以上功能的基础之上，对各种信息进行集成，通过对信息多层面多角度的观察、显示、分析，发现其潜在的规律性的东西。使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。从办公自动化的功能分析我们可以看出，办公自动化是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用
14、系统。它把现有的“决策支持系统”发展为“决策智能系统”，并以知识管理为核心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的被动地位转向主动，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机关的整体创新和应变能力。1.2.4办公自动化的发展趋势1.2.4.1市场发展1.网络设施的日臻完善带动了对OA系统的需求。OA的发展总是和网络基础设施的建设相辅相成的，己有的网络环境其功能也在不断增强，“路”越来越多、越来越好，有路必然要跑“车，而最实用的“车”非OA莫属，因为OA是一个能够增进群体间的协作与交流，提高劳动生产率
15、有立竿见影效果的系统，这几年的实际情况也证明了这一点，所以说我国目前的OA市场还远未饱和。2.服务将成为OA新的利润来源。OA的建设是一个循序渐进的过程，对于目前己建的和未建的OA系统其本身的培训、维护、升级等服务项目，就具有巨大的利润空间。1.2.4.2技术发展1.三层计算模式。传统的软件开发模式主要是集中式和C/S模式，其主要弊端是系统的关联度非常大，难以升级和维护，而且对客户端要求比较高。在采用了三层计算模式后，用户表示层被独立分离，而商业应用规则以一个整体在独立的应用服务器上运行，这样不仅减轻了客户端的负担，而且当机构改组、人员调动、系统升级时，系统维护非常方便，对于将来越发复杂的OA
16、应用以及Internet的迅猛发展，这种开发模式无疑是最合适的。2.基于工作流的分布式应用。目前企事业单位通常运行多种计算机应用系统，而且随着时间的推移，应用系统的数目必将不断增多，如何将这些系统有效地管理起来，并向用户提供统一易用的界面，是OA向更高、更深层次发展的必由之路。目前解决上述问题的有效手段就是将OA系统建立在基于工作流的分布式应用框架上。在基于工作流的分布式应用框架中，各应用系统共享一个工作流引擎，通过工作流引擎驱动各种不同的应用系统，各应用系统之间可以相互交换数据。由于各应用系统都是以组件的形式存在的，并服从整个工作流管理系统的组件管理机制，因而系统的升级、维护和管理都十分容易
17、。3.软件的柔性构造功能将不断加强。由于采用了分布式组件技术，今后的OA软件在功能模块的定制性和复用性方面会都有所加强，能够满足用户需求不断变化的实际情况。这样需求的变化不再是通过修改代码，而是通过提供给用户相应的接口来解决。这种柔性构造功能的提升将会为用户带来前所未有的方便。1.2.5我国办公自动化的发展策略根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的
18、、规模较大的专业软件公司。在技术选向方面，选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，发展民族产业。系统设计方面，考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在己有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵循统一规范和分布实施的原则。在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行
19、实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多。第二章 办公自动化系统的设计构想与目标1.系统设计构想高校办公自动化系统涵盖学校的主要日常公务、事务工作,是高校将来行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我校信息化工作领导小组在多方调研论证的基础上,结合其它高校建设“数字化校园”的经验,没有一味地“贪大求全”,而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路,先上OA系统项目,而后逐步建设“数字化校园”的其它子系统,最后完成打造“数字化校园”的任务。因此在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性:(1
20、)先进性:采用的技术既要反映当今的先进水平,又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。(2)扩展性:采用主流的软件体系,基于构件的软件设计思想和迭代法,保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时,更要注重该技术的成熟性,选择的技术符合国际标准,与主流厂商产品及网络技术可兼容。(3)实用性:确保系统功能实用、操作简单、易学易用,适合各类人群。系统将提供统一的界面入口,使得用户能够一打开页面,就可以方便地查看主要的工作动态,有哪些待办的工作事项,并可点击立即开展工作,而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。(4)集成性:系统在设计时,就充分考虑与数字化校园平
21、台系统的集成,全面地考虑数字化校园集成后,与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上,按照数字化校园常规的、基础的规范进行。将来数字化校园应用平台建成后,可以方便地集成办公自动化系统,避免大规模的二次开发和改造。2.系统目标目标之一是满足我校各级管理人员高效率地处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上,应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作,减少需要工作人员传送实物的过程,最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节,有效地协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能,为部
22、门之间实现真正的协同工作提供保证,使各部门之间的协作更加简单方便,并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化的方向转变,进一步提高办公效率。第三章系统的概要设计3.1系统设计原则系统最终是而对用户，因此在以系统中采用主流技术和先进的计算机理论的同时，要以市场为导向，以用户为中心。根据目前企业的实际情况，经过严格的论证分析该系统应该具有如下特点：1.要具有先进的管理思想。对于实际使用单位而言，由于在整个管理流程、业务流程上还处于非常复杂的状态，因此实际使用单位就更需要靠先进的管理思想、先进的管理系统帮助逐步规范实际使用单位的工作流程，在日常工作中提高工作效率。2.由于计算机技术是近来逐渐发展起
23、来的新技术。因此实际使用单位工作人员多数对计算机不很熟悉，因此针对于此，以系统在设计中必须便于使用容易操作。3.我国还是发展中国家，从投资能力来看，大多数的使用单位资金相对有限，产品升级换代速度相对较慢，所以在技术上要着重考虑标准化和方便可靠的升级方式。4.由于每个使用单位的业务流程复杂，业务流程要根据具体的情况有具体的变动，因此如何更好地满足各个使用单位的业务需求，这就要求软件在系统设计上必须具各很高的灵活性，同时具有快速实施的特点。5.由于使用单位多数是商业机密性强的企业单位，因此其文档资料和工作内容的保密性和安全性的要求是非常高的。因此，这就要求在系统设计上对软件的要求也要有很高的保密性
24、和安全性。除了以上原则外，对于一个成型的软件还应该满足以下一些原则：(1)创新、成熟性原则系统设计必须把握计算机技术、网络技术和通信技术发展的方向，采用先进成熟的体系结构，保证技术领先，技术创新以便保证系统性能和生命力。(2)先进、开放性原则系统集成中采用的各种软、硬件技术和产品都必须遵循现有的各种国际标准或工业标准，以便根据需要充分选择合适的相互兼容的产品，保证系统具有良好的互操作性。(3)可扩展性原则随着办公业务处理需要的不断提高，网络上的信息流量将不断增加，这就要求信息系统必须能够扩展规模，实现平滑升级。(4)实用性原则突出系统的实用性、经济性，贯穿系统是为办公、管理服务的主导思想，做到
25、系统功能具有针对性，系统界面简洁友好，易学易用，可操作性强。(5)可维护和可管理性原则便于集中对系统上的设备进行管理、培植、监控、报警处理、会话控制、性能分析、故障隔离、故障恢复、尽量缩短维护时间。(6)可靠性原则系统的设计要充分考虑到可能出现的问题，以便采用各种技术，尽可能减少系统故障，保证系统具有良好、持续的运行性能。(7)可用性原则不能因为系统中某一设备的故障，导致关键应用终止。系统必须具有容错能力，当某一部分因故障不能工作时，数据不能受到损坏和污染。(8)安全性原则确保系统信息安全，系统要能提供严密的身份验证、访问控制、数字签名、数据加密、密钥管理等安全机制，确保数据的安全性和完整性。
26、3.2用户需求分析目前，随着全球经济一体化进程的不断深入，企业内部各部门间沟通与协作需求不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。因此，改革传统办公模式，开展电子商务，将办公业务的处理、公文流转、管理过程电子化、信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低运营成本，实现办公自动化已势在必行。本系统是基本信息共享机制的企事业单位内部的办公系统，是一套既具有易用性、兼容性和前瞻性优势，又兼具雄厚技术实力和完各专业功能的一套现代化企业内网办公管理软件。首先要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。对于一般企业规模
27、相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：（1）通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。（2）面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务。中小企业在软、硬件方面对系统的需求。由于信息化水平比较低，受资金的局限。所以硬件的配置要尽可能的低，软件配置最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，既不用大量资金又较容易学会使用的系统。中小企业在开发方式上对系统的需求。条件可利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进
28、行修改、增删和开发来实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。3.3系统基本目标(1)实现办公规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。(2)管理多种数据类型。中小企业规模虽小，但其办公自动化信息系统所包括的范围与大企业相比，其数据量相对比较少，但是其数据类型并不会少，包括日常办公和业务办公所产生
29、的各种数据，或涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据，又有不规范的、非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的无缝联接，保障数据的一致性和安全性。(3)系统设计的先进性。中小企业由于经济实力管限，虽不能大量投资去购置高档硬件、软件，短期内进行全面升级但在技术上应具有先进性；另外，大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动。系统应具有可扩展性、易升级性和开放性。先进的办公自动化系统应是一个综合性管理决策信息系统，是集计算机软硬、网络、通讯、多媒体于一体的软件。它基于信息动态交换，准确、及时地决策支持服务，以信息交流为宗旨，规范办公行为
30、，提高办公效率，形式上实现了无纸办公、随身办公，大幅度降低办公费用，使传统的OA系统更加完善，且赋予了OA全新管理思想精髓。笔者通过长期从事办公自动化系统的开发，总结出先进办公自动化系统所具备的功能特点，主要体现在以下几个方面：（1）系统能按设置工作流自动执行。（2）与MS Office平滑连接，充分发挥报表功能、字处理功能。（3）系统安全保密机制强，系统能方便设置用户权限，保证信息安全。（4）完善的帮助系统、提示信息，采用流行的Windows图形操作。（5）通过Internet实现跨地域移动办公。（6）与其它应用系统的完美结合，并能与其它大型数据库进行数据交换。（7）提供可视化的流程定义工具
31、，可快捷地按照所需建立应用流程。（8）提供全面的应用接口、事件响应驱动，实现文档智能流转及复杂的流程开发。（9）提供严格的时间监控及超时警告，用户可以按照工作时间或实际分配任务办理周期。（10）提供案件的跟踪、监控、统计及催办功能，用户能掌握公文的流向、办理状况。（11）提供手写签名和批注、电子印章、指纹认证、动态口令认证等安全措施3.4体系结构设计三层结构模型是企业级应用软件开发模型,该模型将应用划分为表示层、业务层和数据层。表示层,也称显示层或界面层,是人机交互界面,负责处理用户的输入和输出,提供可移植的表示逻辑。业务层,也称逻辑层或中间层,是整个应用程序的核心,包括数据访问子层和业务服务
32、子层。数据访问子层主要解决如何从数据库中提取和保存数据;业务服务子层主要处理一些业务逻辑和业务规则。在许多应用程序中,往往将业务逻辑和数据访问放在同一逻辑层中,这样虽然可以达到预期效果,但通常并不实用。分为两子层后,当数据库对象发生改变,如从MSSQL Server数据库改为从Oracle数据库中提取数据时,只需简单的修改数据服务层组件,对应用程序不会有任何影响。数据层,也称数据访问层,主要完成数据的定义、查询和更新等操作,并维护数据的安全性和完整性。三层体系结构的层与层之间相互独立,任何一层的改变都不会影响其它层的功能。办公自动化系统开发的目的,就是要促进办公过程的规范化。公文、档案、会议、
33、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求,进行标准和规范化的计算机流程处理,管理进一步科学化。根据系统的开发目标,有效地降低了系统对客户机的要求,分层设计如下：(1)表示层设计。用户通过浏览器,进入表示层,通过页面输入登录信息,实现访问请求过滤,通过身份验证后,进入主界面,然后通过主界面的树型操作菜单动态显示各个分页面。该层提供了各模块标准统一的显示界面,并提供系统各个模块的Web层接口,这些接口信息是通过逻辑层的数据访问服务从数据库中动态提取的。此层在本系统中以Web项目的形式实现。(2)逻辑层设计。逻辑层首先根据各个模块的功能抽象出不同的类,其中访问数据库的类不可
34、或缺,所有有关数据库的操作都通过调用此类来实现。(3)数据层设计。对于分布式应用程序来说,在数据层使用存储过程是一种较好的实施手段。使用存储过程可以保持应用程序的执行效率并简化数据层,另外可以增加系统设计的灵活性。当数据库发生变化时,可以通过改变存储过程语句而无需改变程序代码即可实现。设计数据层之前要了解数据库表中存储的内容,以及怎样通过存储过程获得数据。数据层全部采用存储过程来封装对底层数据的操作,逻辑层则通过访问数据库的类，利用ADO来实现对数据层数据的操作。(4)通用层设计。为了使得各层之间在传递数据时具有统一的数据接口,在本系统中增加了一个通用层,用来提供模块接口和通用工具集给其他三层
35、使用。论文研究的基于Web的办公自动化系统的结构体系采用了Browser/Server（浏览器/服务器）结构，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系，技术标准完全采用国际互联网的标准，系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便，使办公用户的操作更简单。3.5小结本章主要介绍了OA系统的设计，第一节讲述了系统的设计原则，包括八个大的原则;第二节讲述了针对高校所提出的办公自动化系统的需求分析，给出了系统建成以后拟实现的功能;第三节讲述了系统的设计目标，总的来说是为高校提供一套高效的办公解决方案，构建现代化的信息平台;第四节给出了系统的体系结构设计方案。第四章 办公自动化
36、系统的详细设计4.1系统组成本办公自动化系统应用软件包括几大子系统，大致如图4-1所示：图4-1办公自动化系统的应用结构图4.2系统功能模块设计4.2.1公文管理子系统公文管理可以分为收文管理和发文管理两大部分，收文管理又分为行政收文和党组收文，发文管理分为行政发文和党组发文;收文管理主要完成的工作有收文登记、传阅登记、领导批示文件、部门传阅文件、催办文件、收文查询、收文统计、收文薄、办文单的打印等;发文管理完成的工作有文件拟稿、发文登记、会签登记、文件会签发文制版、发文盖章、发文查询统计等.(1)收文管理业务描述：收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括签收、登记、拟办、审定(批示)、分送
37、传阅、统计、查询、催办、备份、归档等。在登记收文过程将登记后的收文送领导批示或阅读，处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。业务流程：下面是收文管理流程图4-2。图4-2收文管理流程图功能描述：收文管理是面向单位领导、办公室、各部门有关人员多个层次，以办公室为中心对收文处理的全过程进行计算机的辅助管理。彻底改变过去人工传递纸章文件进行文件的批办流转的传统做法，实现网上无纸办公，同时支持异地远程上网办公;大大加快公文的流转，提高办公效率.其功能模块化分如图4-3所示。图4-3收文管理功能模块系统主要功能包括：1)来
38、文登记收文文书签收和登记收文，要登记的公文信息如表4-1所示。表4-1收文登记信息列表2)来文拟办收文文书在登记完毕后，将来文发送到拟办主任处拟办该文，并由主任送批示领导、主办单位和传阅单位。3)领导批示公文根据拟办意见发送到相应的领导处，领导在阅文后填写批示意见，之后可以退还收文处，由机要文书负责传送其它部门办理，也可以直接送其他部门办理。4)部门传阅对于阅件在传送到主办部门后，部门领导可以决定该文在本部门内的传阅人员，并送部门内人员阅办。5)主办部门承办对于办件在传送到主办部门后，部门领导批示主办意见，也可以责成本部门内相应的人员批示该文。6)催办公文在流转过程中，如有逾期未办的，管理员(
39、机要文书)可以发送催办单催办该文。7)来文移交公文在办理完毕后将移交公文档案，该移交内容包括公文正文、附件和处理的全过程记录(拟办意见、处理意见、催办记录等)。8)查询、统计根据需要系统提供收文簿、收文处理单、收文正文和相关统计数据的报表打印功能。(2)发文管理业务描述：发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。用户在公文起草数据库中起草文稿，提交并进入流程后，文件在发文流程中流转，其中枢纽人员可以根据发文需要让文件进入串行或者并行的会签流程，流程结束后可以形成红头文件并盖章，也可以返回到起草人，在整个过程中，审批人员可以随时查看、打印流程跟踪表。业务流程：下面是发文流程图4-4。图4-4发文
40、管理流程图功能描述：发文管理的功能模块划分情况见图4-5.系统要完成的功能有：1)拟稿主办部门拟稿人编辑发文原文、填写发文稿纸中的发文单位、拟稿日期、主办部门、拟稿人、发文类型、紧急程度、页数、标题、主题词、正文、附件等内容。2)核稿拟稿人拟完稿件后进入核稿阶段、包括两种情况：在部门内核稿;秘书和领导核稿。3)签发秘书送文给单位领导进行发文签发。4)给文号稿件在签发后送文书处，文书选择该文字号，系统将自动给出其发文文号。5)成文在给完文号后，稿件本送到打印室印制，印制完毕的公文交公文处用印。6)发文发文包括两种：电子公文和纸质公文。文件形成后，由公文处登记分发。7)发文移交发文在成文后，年终由
41、总文书将发文原稿及正式文件副本一同移交文书档案并自动立卷。8)统计查询提供发文的多种指标查询及各种报表如：拟稿单、发文簿等单据的打印。4.2.2文档管理子系统(1)业务描述档案管理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、鉴定、数据统计、利用管理等工作。对于公文档案，首先是档案资料的收集、整理、立卷，文档的立卷是以年为单位，在一年终结时，收集一年的文件，包括单位发文、收文、传真、函件、各部门收发文，上年遗漏文件或上年无批复的请示文件等，根据各文件的内容确定其去向：归档、保存、清退、销毁。对归档的文件给定文件的保管期限和分类号。然后按部门或分类组卷.就立卷部门而言目前有以下三种方式：部门文书
42、组卷：档案部门集中编目;总文书立卷：交档案部门保管;档案部门统一立卷。立卷部门不一样，立卷原则也不一致，同时，不同的单位其案卷的排架方式、档号的格式也不一样。(2)业务流程公文档案的业务流程如图4-6所示。图4-6文档管理业务流程图(3)功能描述档案管理系统在办公自动化系统中应具有的功能如下：1)自动组卷的功能对文档而言，应具有自动立卷或辅助立卷的功能。自动立卷前，应对本年度的公文进行合法性检查，对不满足立卷要求的公文提醒用户修改或作不归档处理。详见公文管理。2)打印的功能年打印出档案部门所需的各种规格的报表，其规格参见相应的标准。其中有案卷外封面、案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类
43、目录、著录卡片、专题目录、全引目录、移交、销毁、接收清册等等。其标准有的是国标，有的是行标、有的是企业标准。在选定的数据库中按“打印”按扭，可选择要打印的项目或报表，选中后可以直接打印，也可以先预览后打印或者只预览不打印。3)统计的功能可以按时间、类别、保管期限统计。要求统计口径相对灵活、多样。提供常用的统计口径，用户也可以根据需要指定自己的统计口径。4)查询的功能档案保存的目的是提供查询，因此要求有较灵活的查询，可以提供多途径的查询，可以作全文搜索和只做指定范围的搜索，对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时间。如移交出馆(室)提供移交的时间和接收方名称;对己外借的档案提供借出的时间和应归还的
44、时间;对已销毁的档案提供销毁的时间等等。查询时可以用浏览的方式显示，只显示概要信息，也可以显示一个文档的详细信息。预先提供常用的检索途径，对不同的档案有不同的检索途径，如文档可以预置主题词、文号、标题、成文日期的范围等检索途径。同时提供按任意条件组合的检索。检索后可以即时打印出调卷单，同时向档案部门提交调卷申请。对己外借的档案也可以向档案部门提出调卷申请，档案部门收到调卷申请后，在该卷(件)档案归还时，向申请人发出受理答复，通知调卷人借阅档案,对检索后直接阅读文件内容的检索，系统自动记录对文件的使用次数、检索人的有关信息，以便于统计。系统提供远程的查询功能。5)数据的输入与编辑功能档案数据的录
45、入有多种渠道，系统应提供满足各种渠道的数据录入。对档案部门己经组卷但尚未录入计算机的可以逐条手工录入，全文数据可以直接启动用扫描仪扫描，也可以将预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引入;对原有档案系统形成的数据自动转储到新的系统中来，其中有两种版本的数据。同时提供任意情况下形成的Fox系列数据库的数据自动或辅助转储，以便于统一管理。对收发文过程中产生的数据自动立卷后转储成档案数据。对全文信息可以用图形的方式存储，也可以转换成纯文本后存储。系统支持录音录像的多媒体存储，多媒体存储的档案资料可以在工作站上播放。对声音、图像多媒体数据不提供编辑功能.输入时，对全文可以直接输入，也可以点击“全文引入
46、”按扭而引入任意类型的文件内容，点击“扫描”则启动扫描仪进行扫描，并自动将扫描后结果拼接在一起进行存储，也可以将扫描后文字图像的结果按要求转换成纯文本后存储。输入时，保管期限、库位号、单位名称等信息可以取缺省值，也可以从前一个文档中复制从而减少数据的输入量.6)海量存储功能用光盘库存储数据，实现档案存储的海量化。4.2.3领导日程安排子系统(1)业务流程领导日程安排的一般过程为：先由秘书为单位领导草拟日程安排，草拟完后发送通知请主任审核，主任可直接对日程安排进行修改，并发送审核意见给秘书。审核通过后秘书发送通知请单位领导查阅日程安排(或直接由主任发送通知给单位领导)，单位领导可继续修改日程安排
47、，并回复修改通知。系统业务流程图如图4-7.图4-7领导日程安排流程图(2)功能描述系统功能结构图如图4-8.图4-8领导日程安排模块划分下面是功能概述：1)生成领导日程安排用户为领导填写日程安排时，先选择需安排事件，如：会议、外出、邀请等。不同事件对应不同的输入界面。如外出界面中，外出时间、外出天数，邀请界面中可选择被邀请人，及查看邀请人的空闲时间。对于不能查看的信息可选择不能公开查看按钮。本子系统还提供闹铃功能，到时可提醒领导所需办理的事情。对可公开的领导日程可送大屏幕播放。日程安排生成好后可选择相关人员审核.2)审核、修改日程安排审核人可直接对日程安排进行修改，或将审核意见发送给编辑人。3)领导日程查询对领导日程查询，有严格的权限设置。只有有权限的用户才能查看领导的日程安排日历。浏览时可按两天、一星期、一个月的方式显示日历。4)权限设置权限分为两种：查看日程安排：用户只有查看领导日程安排的权限。管理日程安排：用户可对领导日程安排进行添加、修改、查询。可将有权限的用户按权限级别添加到设置表中相应的地方，一般用户对领导
