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1、20091018,商务写作规范及技巧,Wison Engineering Ltd.,一、商务公文写作基础知识,1.公文的定义 2.公文的特点 3.公文的种类 4.公文常用词汇 5.公文结构用语,公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。集团发布的公文管理办法中的定义：集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文特点,公文种类,从行文关系上划分有三种。行文是指一个
2、机关给另一机关的发文。,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文种类,从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法 的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。,公文种类,根据2008年集团公司发布的公文管理办法，公司目前涉及到的商务公文为九种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖
3、惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。,公文种类,4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复，适用于答复下级单位请示事项。8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要，适用于记载
4、和传达会议情况和决定事项。,公文格式及常用的词汇,发文机关 发文字号 标题 主送机关 落款 主题词 抄送机关,发文机关,发文字号,标题,落款,抄送机关,主送机关,主题词,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执 行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；
5、等等。,二、常用商务公文写作规范,1.请示 2.报告 3.通知 4.函 5.会议纪要,请示的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文 请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位 成文时间,请示的范文,请示的范文链接,请示的结构、内容和写法,撰写请示应注意的问题：一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三、要理由充分，请示事项要明确、具体；四、要语气平
6、实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。,报告的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位 成文时间,报告的范文,报告的范文链接,报告的结构、内容和写法,撰写报告应注意的问题：（）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论
7、是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,请示与报告的区别,通知的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通 知 正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语（特此通知）单位 成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,通知的结构、内容和写法,通知种类,印发、批转、转发
8、性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘用通知,通知的范文,通知的范文链接,函的结构、内容和写法,1、标题：发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。,函的结构、内容和写法,撰写
9、函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,请示和函的区别,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往
10、来。如：关于购置*设备的请示*公司关于与*单位建立合作关系的函,函的范文,函的范文链接,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先
11、概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,会议纪要的结构、内容和写法,3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同
12、类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,会议纪要的结构、内容和写法,撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。工程公司会议纪要格式会议纪要的范文链接,三、商务电函写作规范,1.商务电子邮件格式与写作要求 2.商务传真格式及写作要求,商务电子邮件结构、内容和写法,电
13、子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、附件栏,商务电子邮件实例,商务传真的结构、内容和写法,标准传真主要组成如下：传真版头：传真发送的单位、部门或个人（To）发传真的日期（Date)、传真号（Fax No.）发传真的单位、部门或个人（From）页数（Page）、传真主题（Subject）传真正文：标题、称呼、正文、结束语、署名,商务电子邮件、传真的礼仪规范,1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。2、语言要流畅。书写
14、内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。,商务电子邮件、传真的礼仪规范,4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司全体、惠生工程全体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。5、邮件、传真必须使用公司统一模板。6、认真检查校对
15、。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。7、回复应迅速及时，避免耽误工作。,四、商务写作原则与技巧,商务公文写作技巧,商务公文写作技巧,清晰(Clear)：所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来截了当的告诉对方。,HSE通报,WP-HSGE700401C 项目HSE报告管理规定,商务公文写作技巧,HSE通报,WP-HSGE700401C 项目HSE报告管理规定,Thank you！,本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解,【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯
16、离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故答案为：氯化钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象：（1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。（2）夏天
17、钢轨间的缝隙变小。【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高，铁原子间的间隔变小.【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气温高，使得钢轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）
18、铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.,【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）当质子数=核外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐
19、由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减
20、少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑,【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大，当碳酸钠与盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶
21、液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故说法错误，可选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条
22、件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。,【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H2的纯度大于等于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2，保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度
23、范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以知道烧杯中的白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说
24、法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”的奇观，故D说法错误故选D,24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题（1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源（2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成煤粉的目的是_（3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a F
25、riday night.When you get outside,your ears are ringing.You have to shout to be heard.36 So no harm doneright?Not quite.Temporary buzzing may be easy to ignore,but repeated exposure to loud noise will eventually cause serious-and irreversible(无法治愈的)-hearing loss.A new study conducted by researchers a
26、t Brigham and Womens Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss,and one in 20 have mild hearing loss.37 But the good news is that there plenty of ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music
27、you love:Ask around.Put your earbuds in or your headphones on,and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to.38 Turn it down.Buy noise-canceling headphones.A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.,
