书信礼仪与公文礼仪ppt课件.ppt

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1、1,第十章 书信礼仪与公文礼仪,2,对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。,3,书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。书信有一定格式，使用语言也有一定规范。,4,1、书信礼仪,一、英文信的格式（1）信头；（2）信内地址（只限于正式商业信）；（3）称呼；（4）正文；（5）结尾套语；（6）签名；（7）信封写法。,5,1、信头,欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期；与中文信地址的写法

2、顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面；排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。,6,关于日期的写法:,例:2005年 3月30 日 美国人 3、30、2005 欧州人 30、3、2005 中国人 2005、3、30 国际标准化组织 2005、03、30,7,2、信内地址,是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。正确形式是：收信人的地址放在信头左边，发信人的地址放在信头右边。信内地址有时也可以写在签名下面的左边。,8,（A）社交信 称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白）美国“My dear”

3、比“Dear”客气；称呼后加“:”。英国 正相反,称呼后加“，”,3、称呼,9,（B）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是：“Dear Sir”,“Grentleman”、“Dear Madam”和“Madames”。凡是女人，无论她是否结婚均用“Dear Madame”来称呼。,10,4、正文,书信是最主要的部分。社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。商业信：一纸不可写两面，加添的信纸上要有页码。写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印）,11,5、结尾客套,结尾客套写在正文下面二、三行的位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写，末了放一个逗号。,12,6、签

4、名,写信人在结尾客套的下面略偏右的地方签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要亲笔签名。商业信中，签名上面可以用打字机打出公司的名称，下面也可打出他的职位。,13,7、信封写法,西方国家写信封的格式：收信人的地址写在信封正面的右下方，先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、（地区）、国家，各占一行。寄信人的地址写在信封正面的 左上角或是背面。,14,二、社交信,社交信顾名思义是作为人们社交活动手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、慰问信。,15,邀请信在社交活动中使用得相当广泛。邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。,1、邀

5、请信,16,邀请信的内容：,向对方表示简短的寒暄或问候；说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因；说明活动安排的细节；如有必要，请被邀请方确认能否应邀,17,2、感谢信,感谢信在国际交往中是一种常见的书信形式。当受到邀请、接待、慰问，接到礼品以及得到他人的帮助之后，都应及时地给对方写感谢信，以示礼貌。感谢信没有固定的格式，不宜写得过长，繁简要适度，语言要热情，用词恰当。,18,3、庆贺信,分正式和普通两种。前者用于政府间、组织间、官员间。用语非常拘谨，使用一些客套话，后者多用于个人交往，用词亲切，不拘格式，具有个人感情色彩。书写庆贺信时，语言要求简练概括，遣词造句要求充满热情、喜悦，使人感到温暖

6、和愉快。,19,4、慰问信,慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。慰问信要写得及时，行文简洁，感情真挚、词语朴实。,20,三、商业信,1、商业信通则 商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号 码、注册的办公地址、传真号码。商业信笺不可用有颜色的纸。与外商通信的第一封信的回信可按对方来信 时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比社交正规，用词也更严谨。,21,2、介绍信,分私人介绍信和正式介绍信两种。私人介绍信与普通书信相同，一般要写信封。正式介绍信是写信人因公把自己的同事介绍给某单位

7、或某个人。正式介绍信要求语言和格式严谨、规范，一般不写信封（面呈）。,22,3、推荐信,推荐信要求：介绍被推荐者的基本情况；介绍被推荐人的诚实、才干以及离职的理由；实事求是，不作过奖之辞。,23,4、辞职信,辞职信简单扼要，要有礼貌，应简述辞职理由。,24,四、如何打电话,“在打电话时，有三个因素构成你的个性：声音、态度、彬彬有礼的言词。”（美国，尤金 埃里克）打电话要态度友善、语调温和，讲究礼貌。礼貌用语是使用电话的一个主要规则。,25,1、电话的起始语,英文的常用的问候语“哈罗”（Hello）中文起始语（礼貌语）“您好！”打电话时的称呼要准确。,26,2、语气语调,善于控制和运用语调是打电

8、话的一项基本功。要语调温和、音量适中、吐字清晰。,27,3、电话的续接,电话交际是发话、受话共同的信息交流。发话人要注意是否听清楚。受话人不要随便打断发话人的谈话。突然打断对方的谈话是很不礼貌的。如在通话时电话突然中断，应由先打电话的一方重拨电话。接电话遇到对方有重要事，要边听边记下要点。挂断电话，应先道别。,28,4、与国外电话联系,两个基本要求：准确；高效；需要时间长的电话最好事先预约。在事务性的电话中严格守时是特别重要的。在欧美特别是德国，上午9时以前，下午1-3点之间和晚餐不打电话。,29,五、名片,名片是个人用作交际或送给友人纪念的一种介绍性媒介物。名片在中国已有2000多年的历史。

9、,30,1、在交际中日本人名片的使用,名片上使用英语和本国语言两种文字。日本人是名片用得最多得国家，日本人的生活离不开名片。名片的作用是多方面的神奇的。,31,名片是见面礼；名片是介绍信；名片是礼品卡；名片是通知书；名片是借款单。,32,2、英文名片,英文名片，妇女用的名片比男士要大些。夫妻可以共同用一张名片。名片除社交性名片外，还有商业或者职业性名片或非正式名片。非正式名片是双折的卡片，比普通名片大，可写下简短的留言。非正式名片亦可以当作请柬用。,33,3、名片的功能,名片用作自我介绍，是社交场合最简单的自我介绍方式。其功能主要有：建立今后联系所必须的信息，便于长久保留。使人们在初识时能充分

10、利用时间交流思想感情。使用名片可以使人们初识时言行举止更得体。使用名片不必与他人见面便能与其相识。,34,如在邮局寄发名片，可代替信件表示祝贺、感谢、辞行、吊唁、慰问、介绍等意，可在名片的左下角用铅笔写上表示一定含义的法文小写字母来表示。,35,常见有：p.f.-敬贺 p.c.-谨言 p.f.c.-结识 p.r.-谨谢p.p.-介绍 p.p.c.-辞行p.m.-备忘 p.f.n.a.-贺新年,36,2、公文礼仪,常见文书是日常工作运行有关的书面联络、通讯、指令等公文性质的文字材料，具有礼仪应酬、宣传鼓动等公共关系作用。公文是指机关团体、企事业单位在处理各种事物中形成的体式完整、内容系统的各种书

11、面材料，如命令、指令、决定、通知、请示、批复、报告、公函、柬帖等。,37,一、公文礼仪的特点,1、公文的格式 公文的格式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。,38,2、行文关系化,公文的关系应有原有的行政关系、职能关系、隶属关系为依据。应一级一级依次行文，不越级行文，拟制涉及部门职权的公文，主办单位要主动与有关部门会商，在征得一致意见后联合行文，平行或不相隶属的单位之间，只能使用平行文。抄、送、发的关系要明确。,39,3、辞章逻辑化,提高公文写作技巧、写作水平是讲究礼仪的具体表现。文书写作中的词语组合要严密精确，

12、不能产生歧义。,40,二、公文礼仪的规则,1、各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。2、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级直接行文。3、向下级机关的重要行文，应抄送直接上级机关。,41,4、凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。5、政府各部门可以联合行文。6、各级国家行政机关不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。,42,7、请示的公文，一般应一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。8、受理双

13、重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题，上级机关向双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。9、经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。,43,三、公文办理的礼仪要求,1、公文办理一般包括：登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。2、凡需办理的公文，文书部门应根据内容和性质，送领导人批示或送交有关业务部门办理。紧急公文，文书部门应提出办理时限。,44,3、凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签，上报的公文，如有关方面意见不一，要如实反应。4、已送

14、领导人批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。,45,5、公文写作中要符合国家政策、法律，人名、地名、数字、引文要准确属实，时间要具体的年月日，数字书写一般用汉字，同一公文中的数字写法要前后一致。使用简称时必须先用全称，并加以说明。6、各级行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公室主任根据授权签发。,46,7、各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。8、拟写、签发公文时应使用黑色钢笔或毛笔。9、各级国家行政机关的办公室在将公文送领导人签发之前，应认真做

15、好审核重点；是否需要行文、公文内容、文字表述、文件使用、格式等是否符合有关规定。,47,10、上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印，转发的、翻印时，要注明翻印的机关和时间。11、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施、确保文件安全。12、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正文和有关材料整理立卷。,48,13、公文立卷应根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要情况，便于保管、查找和利用。14、立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存存档的公文。15、没有存档价值和

16、存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏档。,49,四、常用公文写作的礼仪要求,1、简报 简报是一种对公务活动、工作情况作简要报道的公文，一般在组织、单位内部印发，具有向上级反映、向下属与平行单位通报情况的作用。要求一是简明扼要，二是快速及时，三是真实准确，四是符合格式。简报分会议简报、工作简报、情况简报三类。,50,2、会议记录和会议纪要 会议记录是指用书面文字的形式，把会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以备事后查考的材料。会议纪要是指摘要记述会议概况、议程和会议基本精神、决议内容等的一种公文。,51,3、公

17、函 公函是上下级和同级机关不相隶属的单位之间在商洽、联系工作、询问、答复问题以及委托和告知某一事项、情况时所使用的公文类型。,52,思考题：,1、名片的功能有哪些？2、商业信通则的主要内容是什么？,本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解,【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故答案为：氯化

18、钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象：（1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。（2）夏天钢轨间的缝隙变小。【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高，铁原子间的间隔变小.【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气温高，使得钢

19、轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.,【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）当质子数=核

20、外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；

21、（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑,【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大，当碳酸钠与

22、盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故说法错误，可

23、选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。,【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H2的纯度大于

24、等于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2，保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以知道烧杯中的

25、白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”的奇观，故D说法错误故选D,24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题（1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源（2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成煤粉的目的是

26、_（3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a Friday night.When you get outside,your ears are ringing.You have to shout to be heard.36 So no harm doneright?Not quite.Temporary buzzing may be easy

27、 to ignore,but repeated exposure to loud noise will eventually cause serious-and irreversible(无法治愈的)-hearing loss.A new study conducted by researchers at Brigham and Womens Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss,and one in

28、20 have mild hearing loss.37 But the good news is that there plenty of ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music you love:Ask around.Put your earbuds in or your headphones on,and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to.38 Turn it down.Buy noise-canceling headphones.A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.,