湖北高速资料归档指南要点.doc

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1、湖北省高速公路建设项目文件材料收集整理归档实施指南 目 录第一章 编制目的及依据第二章 组织、职责与管理第一节 组织机构与职责 第二节 管理与措施 第三章 文件材料的收集归档范围及分类 第一节 文件材料的收集范围及责任分工第二节 文件材料收集要求第四章 项目文件材料的分类整理第一节 文件材料的分类 第二节 文件材料的整理 第三节 卷内文件材料系统化排列 第四节 文件材料立卷与编目 第五节 工程规范化表格编制与使用 第六节 竣工图编制 第五章 文件材料归档移交第一节 文件材料移交 第二节 工程档案汇总与排列 附件附件1： 湖北省高速公路建设项目文件材料收集归档范围 附录1竣工验收报告的主要内容及

2、格式附录2 交工验收报告的主要内容附录3 参建单位总结内容及格式参考附录4 竣工表附件2： 设计变更与竣工图档号对照一览表附件3： 施工原始记录归档一览表附件4： 案卷封面、卷盒脊背、卷内目录、备考表附件5： 竣工图封面附件6： 建设项目档案归档目录附件7： 建设项目竣工文件归档接收签证单第二册 工程规范化表格表样湖北省高速公路建设项目文件材料收集整理归档实施指南第一章 编制目的及依据一、目的：为加强湖北省高速公路建设项目的建设管理, 统一、规范高速公路建设项目文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档工作，确保工程项目档案文件材料准确、完整、系统和安全，结合湖北省高速公路项目建设实际和管理要求，

3、特制定湖北省高速公路建设项目文件材料收集整理归档实施指南（以下简称指南）。二、指南编制的依据1、交通档案管理办法2、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）3、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T-11822-2008）4、交通部公路工程竣（交）工验收办法（2004年第3号部长令）5、交通运输部公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）6、交通运输部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）7、湖北省交通厅、湖北省档案局关于印发湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法（鄂办发2005450号）三、项目文件材料的定义本

4、指南所称高速公路建设项目文件材料是指高速公路建设自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的历史记录。四、适用范围本指南适用于湖北省高速公路新建和改建工程项目竣工文件编制、收集、整理、移交、归档管理。其他等级公路建设项目可参照执行。第二章 组织、职责与管理第一节 组织机构与职责一、组织机构1、高速公路建设项目档案工作按照统一领导，分工负责的原则，成立项目建设档案工作领导小组，领导公路工程建设项目档案工作，并依法对建设项目文件材料收集、整理、立卷、编制和归档工作进行

5、管理，同时接受交通运输部档案馆、湖北省档案局、湖北省交通运输厅档案行政管理部门的监督和指导。2、根据交通运输部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）文件“谁形成，谁负责”的有关要求，建立建设项目档案工作网络。档案工作领导小组由指挥部负责档案工作的领导任组长，代表项目法人落实高速公路建设项目档案工作项目法人负责制；成员由指挥部各相关部门负责人和总监理工程师组成。领导小组下设办公室，办公室主任由指挥部综合办公室主任或指挥部专职档案员兼任。各参建单位应成立建设项目档案工作管理机构，明确本单位档案工作分管领导，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职

6、档案管理人员，并保持其稳定性。二、各方的职责：（一） 指挥部（业主）的职责1、指挥部领导建设项目档案工作，制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。2、明确建设项目文件材料编制与收集、整理、立卷、归档管理负责人，配备业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，做好指挥部各部门形成的项目文件材料的收集、整理、立卷、编制、归档工作。3、负责各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、编制、归档的组织、协调和监督、检查、指导及考核等管理职责，为项目工程档案工作提供有利条件和环境。4、负责组织专家和相关专业技术人员对施工单位、监理单位及设计单位形成的档案资料进行交

7、工验收，接收参建各方移交的经验收合格的竣工档案文件资料并汇总编目，完成整个项目的档案工作。5、提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等各参建单位完成档案验收工作。6、在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。（二） 施工单位的职责1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实建设项目文件材料领导人负责制,建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。2、建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制，按照项目文件的

8、形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全。3、建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门报告。4、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查。5、工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案室进行统一汇总归档。（三）监理单位的职责1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁

9、负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全。 3、落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档

10、；及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间交叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办报送施工单位竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息。4、接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监理文件资料收集、整理、归档台帐。5、施工单位工程交工前，审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告，审查验收合格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，还需提交对项目档案质量审核意见，配合指挥部档案管理部门组织验收工作。6、向指挥部档案管理部门提出监理工作档案自检报告

11、和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案室进行统一汇总编目。（四）设计单位的职责1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责设计工作(含施工过程中变更设计)文件材料的收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目设计工作文件材料的收集、整理归档工作的准确、完整、系统和安全。3、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部

12、门监督检查。4、工程交工前，向指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总归档。第二节 管理与措施一、建设项目档案工作的管理1、建立建设项目“三同步”档案管理机制。将公路工程建设项目工程档案编制、收集、整理工作纳入工程建设管理程序，纳入工程建设目标管理和考核范围内，建立与工程建设同步收集、同步整理、同步归档管理机制。将工程项目档案工作纳入工程计量支付的必备条件，建立与工程计量支付相关的制约制度，凡申请计量支付的工程必须是该工程文件资料收集完整齐全，达到文件资料归档要求。否则不予计量，不予支付。2、建立建设项目档案管理领导人责任制。建设

13、项目档案工作实行项目法人负责制，建立建设项目“三落实”档案管理机制。落实公路工程建设项目工程档案文件材料编制、收集、整理、归档领导人责任制。按照“谁形成，谁负责”和不得委托他人的原则，建设单位（业主）应有一位领导负责项目档案工作，各参建单位应至少有一名分管领导负责抓工程档案的编制、收集、整理、归档工作。落实临时档案室，配置档案专柜，落实档案管理人员，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。3、建立建设项目档案工作的检查制度。指挥部和总监办具有工程管理职能各部门，定期要对各工地、驻地监理等参建单位档案收集整理情况进行一次专项检查、现场指导

14、。凡档案工作进度滞后、编制质量不符合要求的，立即督促整改，明确整改内容，规定时间及要求，必要时下发整改通知书，档案工作进度严重滞后，进行通报批评。发挥工程监理的监管职责。将项目文件材料收集立卷归档工作纳入监理工作内容，建立项目档案工作监督考核体系，总监理工程师办公室负责本项目驻地监理、施工单位的日常档案工作管理，监督、检查、指导、考核各参建单位竣工文件的收集、积累、整理、编制、归档工作；并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目项目建设档案工作领导小组办公室。驻地监理办公室负责本单位形成的施工监理文件材料收集归档工作，并配专人负责对本监理合同段各施工单位竣工文件的收集、积累、整理归档工作进行监

15、督、检查、指导和考核、验收并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目总监理工程师办公室，确保项目文件材料的收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。二、建立预立卷制度1、工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完

16、工，相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。第三章 文件材料的收集归档范围及分类第一节 文件材料的收集范围及责任分工按照交通运输部关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）附件2公路工程项目文件归档范围和关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2

17、010382号）文件附件1公路建设项目文件材料收集归档单位规定的内容，并结合湖北省的实际情况执行。文件材料收集归档范围具体见附件1。建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保存价值的工程声像素材以及后期整理成果均属收集范围。已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件与纸质文件同步归档；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。一、建设单位(业主)负责收集、整理工程项目建设依据性文件（立项审批）、工程建设准备阶段工程管理性文件、工程建设管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料。二、

18、 设计单位负责收集整理设计文件资料。三、施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用成果及图片、声像资料等。 凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。四、由监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。 五、科研课题文件材料由承研单位负责收集和整理组卷。 六、声像资料由形成单位负责收集整理组卷。 施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、

19、整理。第二节 文件材料收集要求一、文件材料收集总体要求文件材料收集工作总的要求是在保证归档文件材料内在质量的基础上，重视提高外在品质，所谓内在质量是指文件材料的内容要系统、准确、真实、完整、规范；外在品质则是及时和美观。1、原始：公路工程文件材料是公路工程建设过程中直接形成的原始记录，收集的所有文件材料应为原件或至少应有一套完整的原件。有以下特殊情况的可收集复印件；（1）项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的,指挥部可将复印件归档保存，并注明原件存放处。（2）供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位公章并注明原件存放处后归档保存;（3）热敏纸传真件,需复印

20、保存,复印件应清晰;2、及时：按照公路工程项目建设程序不同阶段文件材料的自然形成规律，每项工作完成或每一道工序完工后所形成的文件材料，责任单位应做到及时收集、及时整理、及时归档。（1）按照与施工同步收集整理归档的原则，各文件材料收集责任单位应及时收集各自形成的文件材料。合同书、协议书、上级指示 上级批准文件、往来函件、会议纪要、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、施工工序记录材料、索赔、事故处理等文件应及时收集整理并检查，特别是施工工序记录材料、工序完工后下道工序开工前，工序记录材料必须归档，按指南的要求分别存入相应的预立卷中。（2）及时编制文件材料收集台帐和卷内目录（

21、临时），文件材料收集台帐以电子文件的方式报送驻地监理、总监办、指挥部档案领导小组，以便核对与查阅。3、准确：指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标、检测频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致，文件材料与工程实际相符、图物相符，产生及使用部位标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。4、真实：文件材料真实可靠。数据真实，特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建设的实际

22、过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“回忆录式”编写资料，监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。5、完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资料要闭合，如停工令整改报告复工令等资料一定要闭合。要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。要保证单项文件材料应完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。要保证单份文

23、件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续要完备，包括评语、签名和日期等。要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理下达的整改指令与整改后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。、规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。、美观：要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。二、文件材料质量具体要求、名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。 、术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。、字迹规范： 书写要规范书写工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣

24、工文件材料中凡是需用手写、绘制的地方，必须做到字迹清晰可辩，书写工具应使用不易褪色书写工具书写。如原始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。 修改要规范写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。 签名要规范所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右

25、侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在表格规定的位置上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。 纸张纸质优良，规格统一除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不能加宽，如桥梁布置图可以加长，但不能加宽；其他文件材料统一使用A4纸

26、（除上级红头文件），小于A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297210）。归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠；字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均需打印，字体以印刷体为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿

27、宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。抄送单位用3号仿宋体。竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米)；竣工图图名字高为4毫米；“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自负责的文字材料或图表使用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，表格

28、式样应铅印或用计算机激光打印。、各种工程建设用表使用和填写规范：正确选用工序用表工程建设各种用表见本指南规范化表格，正确选用统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。表格填写规范：表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需要用手工填写。表头的填写必须完整统一。表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。 表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述

29、准确。表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。三、声像收集要求1、参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作。 2、工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、像纸应选择质地良好的产品。照片文件资料符合国家档案局照片档案管理规范(GB/T11821-2002)要求，照片资料数码照片应先冲印出6英寸纸质照片，用统一的相册归档；数码照片应当使用不低于400万像素的数码相机拍摄，图像格式为J

30、EPG格式，未加修饰剪裁。3. 工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清楚，色彩真实。影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。 4. 录音档案电子文件格式应收集时应统一转换为MP3格式WA 3 。 5. 文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。电子文件及纸质文件数字化形成和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范(GB/T18994-2002)、CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求和纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）的要求。四.其他要求为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资

31、料一般由发文单位收集。收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料由收文单位收集，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件，由请示单位收集。第四章 项目文件材料的分类整理第一节 文件材料的分类公路工程建设项目文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（详见第六节二）施工工序整理组卷。项目建设过程中形成的党政工团、精神文明、人事机构等文件不纳入到项目建设档案内容，将其作为文书档案另行整理归档。本指南高速公路建设项目档案分十大类。第一类：前期准备阶段类此类文件包括项目前期立项审批文件。第二类

32、：勘察设计类这部分文件材料主要是反映项目初步设计、 施工图设计两阶段勘察设计文件资料和设计变更文件及批准文件及勘察设计基础资料。第三类：工程管理类这部分文件材料主要是项目业主在项目建设工程中，从征地拆迁文件、工程招标投标，到项目竣工验收全过程形成的工程管理；工程项目质量、安全、环保、水保、进度、费用控制管理，技术管理等文件及资料。第四类：施工类这部分文件资料主要是各标段施工承包商在合同期内施工过程中形成的工程管理、工程质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、安全及文明施工等文件资料及缺陷责任期文件资料。第五类：监理类这部分文件资料主要是监理机构在工程监理服务过程中所形成的文件资料。它包括监理管

33、理文件、质量、安全、环保、进度、投资控制监理文件材料；监理独立抽检资料和原材料平行试验等资料。第六类：竣工类这部分文件资料主要是工程交、峻工过程中形成的文件材料。它包括项目竣工验收文件交工验收文件、各参建单位总结报告、工程项目决算和审计文件和竣工图表等文件材料。第七类：科研类 这部分文件主要是工程项目建设过程中科研和新技术推广应用文件资料。第八类：声像类这部分文件资料主要包括照片、录声、录像、图形、多媒体、文本电子文件及、其他特殊载体文件,如奖旗、奖杯等实物载体。第九类：财务类这部分文件资料主要有财务管理制度及财务管理性文件、财务报表、财务凭证、会计帐簿等。第十类：设备类设备购置管理办法、设备

34、购置申请及批准文件、设备出厂合格证及验收、设备使用管理办法等。第二节 文件材料的整理建设项目文件材料归档前，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，由文件材料收集整理责任单位，在预立卷的基础上，进行系统化整理，做到分类科学，便于保管和利用。一、立项审批文件整理要求及方法： 1、立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。文件材料按基本建设程序的顺序排列。2、项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批文顺序排列，结论性文件应放在前面3、水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查和保护等文件首先按文件类别分类，类别内再按时间顺序排列，结论性文件应

35、放在前面。4、初步设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。 5、施工图设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。6、施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。二、设计文件整理的要求及方法：1、设计文件按照设计的不同阶段和专业分别整理并按照时间或者里程桩号顺序排列。初步设计文件、施工图设计文件按原设计院提供的图纸编排顺序排列，不另行拆装。2、设计变更及批准文件按照时间或者里程桩号顺序排列。以合同段为单位按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图号对照一览表（见附件2设计变更与修改后的竣工图号对照一览表）三、工程管理文件整理的要求及方法： 1、征地

36、拆迁文件按类型、批次、线路走向及区域划分的顺序整理。2、招投标文件及合同文件按招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。招标评标文件、投标书、合同协议书先按土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等进行分类，再按招标文件、投标书、合同协议书内容时间顺序排列分别组卷。3、工程综合管理文件材料按照问题并结合时间分别整理组卷；建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档4、安全管理文件按照厅质监局有关规定要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。5、技术管理文件先按类别，再按时间顺序整理。四、施工文件整理的要求及方法（一） 施工管理文件1、施工综合管理文件：先按内容分类，再按时间顺序整理。

37、业主和监理普发性文件由业主和监理归档，针对文件由所针对的施工单位归档。2、进度控制文件：以合同段为单元，按内容分类、再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。3、投资控制文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围，但施工单位需递交一套给业主(业主存档的除外)，作为备查使用。4、合同管理文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。工程变更文件由施工单位提供一套，另外一套由业主提供，作为备查使用。5、安全及文明施工文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺

38、序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。6、施工日志及其它文件：施工日志可利用原记录本，不需另行拆装；施工日记、开工、完工记录，天气、温度及自然灾害均以合同段为单位，按施工日期依次整理装订；各工序施工原始记录、各工序测量原始记录、其它各种原始记录等均以合同段为单位、按分项工程和施工日期整理装订，各册厚度符合规定要求。（二）施工质量管理文件1、工程质量往来文件、工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件按内容分类，按文件材料的时间顺序排列，组成案卷。业主和监理处下发的文件，只需将针对本合同段的文件归档。如果请示、问函等有批复、复函的，应配套放在一起，批复、复函在前，请示、问文在后。

39、建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。2、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总、交工验收施工单位的自检评定资料，资料按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷。3、检验结果汇总表按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷4、原材料及标准试验、配合比设计与试验质量保证文件属单位（分部、分项）工程专用的按单位（分部、分项）工程分别整理组卷。除此之外凡带有公用性的资料可以合同段为单位按水泥、钢材、砂石材料、沥青、 路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理装订。分别整理组卷。 5、外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单位，按试验的类别和日期依次整理

40、装订。以上试验、检测报告和记录，如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验和检测的(即公用性的)，就归入本册；如果是现场质量控制进行试验和检测的，则归入相应册(分册)的质检文件中。（三）施工工序文件资料施工原始文件，包括就施工质量控制问题下发的整改指令性文件、整改报告及相关验证资料等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序归入相应部分，分别整理组卷。1、路基工程土石方工程合同段为单位，以自然段为分类基础。先按照分部工程(1-3公里)分类，然后按照清表、软土路基处理、路基填筑、精加工、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的顺序分类，卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。组卷时，

41、根据文件材料的多少和规定厚度，一个自然段的文件可以组成一个或几个案卷。但是当一个自然段的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个自然段的文件合并组成一个案卷。施工原始记录归档及其排列顺序可参考附件3，下同。排水工程以合同段为单位，以每处排水工程为分类单元，分左右侧，按里程桩号顺序排列，组成案卷。小桥渡槽工程以合同段为单位，按每座桥或渡槽所在桩号的顺序排列归档涵洞通道工程以合同段为单位，以每座涵洞、通道为分类单元，每座涵洞、通道的文件，按工序的顺序排列组成案卷。根据文件的多少和规定厚度，一座涵洞、通道的文件可以组织成一个或几个案卷，也可以几个涵洞的文件合并组成

42、一个案卷。当一座涵洞、通道的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与别一座涵洞、通道的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个涵洞、通道的文件组成两个或两个以上的案卷。防护工程 以合同段为单位，按分项工程排序分处整理，然后按每处防护工程所在桩号顺序合订成若干本。2、路面工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，按分项工程和里程桩号排序分类整理装订3、桥梁工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，以每座桥为分类单元，先按分部工程分类(基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等)，再以里程桩号顺序按墩台(跨)(如0#台、1#墩，第一跨、第二跨)，再按施工工序进行分类

43、组卷(如桩基、系梁、立柱、盖梁)。根据文件的多少和规定厚度，一个墩(台)或一跨(孔)的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个墩(台)或几跨(孔)组成一个案卷。但当一个墩(台)或一跨(孔)的文件不只一个案卷时，不要将这个墩(台)或一跨(孔)的一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个墩(台)的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个墩(台) 的文件组成两个或两个以上案卷。 (3)隧道工程施工工序原始文件资料以每座隧道为单元，按分项工程的顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求，然后以合同段为单位，按每座隧道的桩号顺序排列归档。(4)交通安全设施施工原始文件 以合同段为单位，以1-

44、3km为一段，按分项工程的排序和规定的厚度整理装订成册。(5)互通立交工程施工原始文件以每处为单位按分部分项整理，各分部参照路基、路面、桥梁工程.(6)收费站及房建工程原始文件资料施工资料应按照专业、系统划分组卷，每一专业、系统再按上述资料类别顺序排列，每册厚度符合规定的要求；竣工验收文件按单位(子单位)工程组卷。(7)机电工程施工原始文件 机电工程施工原始文件按监控系统、通讯系统、收费系统、供电照明设施系统、隧道机电设施分别组卷 监控系统、通讯系统、收费系统合以同段为单位，按照监控分项、通讯分项、收费分项工程分类，以里程桩号顺序，按设备进场(开箱)、安装、调试等工序顺序排列，组成案卷。每册厚

45、度符合规定的要求。供电照明设施系统:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。隧道机电设施:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。(8)景观、环保、水保、绿化工程施工原始文件以合同段为单位，按里程顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求。(9)缺陷责任期施工原始文件 以合同段为单位，按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。（五）监理文件整理的要求及方法：1、监理管理文件：先按类别，再按时间顺序整理。2、工程质量控制文件先按内容分类，再按时间顺序整理，其中，与承包商往来文件，有针对性的指令及回复先按合同段分类，再按时间顺序整理，每

46、册厚度符合要求。业主的普发性文件由业主归档，针对性文件由所针对的监理处(含该监理处所管辖的施工单位)归档，请示与批复(答复)、指令与回复应配套放在一起，批复、回复在前，请示、指令在后。3、材料、试验检测文件以合同段为单元，在每个合同段内，先按工程类别分类，再按里程桩号和时间(或编号)顺序排列、组成案卷。4、监理独立抽检文件（1）路基工程独立抽检文件土石方工程先按合同段分类，在一个合同段内，按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序组织案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。线外工程按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，与相应类别的文件材料一起组卷，排列在其后面。（2）路面工程独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别分类(底基层、基层、面层等)，再按分项工