物业公司经营发展中心工作手册.doc

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1、 广州*物业管理有限公司经营发展中心工作手册FL/QM-2009版本号：0/C依据GB/T 19001-2008/ISO 9001:2008标准编制拟稿:运营管理中心/2009/10/01 审核： 审核/日期:2009.10.01批准： 批准/日期：2009.10.01目 录第一章 岗位设置图2第二章 质量目标4第三章 部门职能6第四章 岗位说明书8经营发展中心经理岗位说明书9采购主管岗位说明书10经营主管岗位说明书11合同主管岗位说明书12第五章 业务流程及部门间沟通流程13仓储流程14合同评审流程15招标业务流程16采购业务流程17场地有偿使用审批流程21第六章 管理制度22合同评审管理规

2、定23标识管理规程25招标管理规定27第七章 附录30外来文件引用清单31记录清单32第一章 岗位设置图第一章 岗位设置图经营发展中心经理合同主管事务专员经营主管采购主管第二章 质量目标第二章 质量目标1.经营考核指标完成率100%。2.合同评审达100%。第三章 部门职能第三章 职能经营发展中心是负责公司经营、拓展、采购控制、物资采购招投标管理、剩余资产经营管理、会所经营等工作的职能部门，其职责范围如下：3.1 经营、拓展3.1.1 开发和利用集团物业资源，提升整体物业品质和价值。3.1.2 制定经营管理计划，确立目标、检查物业质量状况、形成租金方案和出租策略。3.1.3 负责各物业服务中心

3、有偿设点申请，并实施监督检查。3.2 采购控制3.2.1 负责审核各部门、各物业服务中心除办公文具类外的所有物资的采购申请，并对已审批的20000元以下的采购申请实施统一采购。3.2.2 负责根据采购部门需求及仓库存货情况进行统一调配，实现资源共享。3.3 物资采购招投标管理3.3.1 负责组织50000元以上（含50000元）的采购项目的招标工作。3.3.2 负责组织需求人、专业人员、财务人员对公司20000元以上（含20000元）、50000元以下的采购项目进行综合议价，并签订合同协议；3.4 剩余资产经营和管理3.4.1 制定和分解公司、集团留存资产的经营计划、经营目标，负责开发多项经营

4、项目，实现资产利润最大化。3.5 会所经营3.5.1 制定会所经营管理方案及考核指标，负责实施监督、检查、指导。3.5.2 负责审核会所场地出租及管理。第四章 岗位说明书经营发展中心经理岗位说明书岗位名称：经营发展中心经理 所属部门：经营发展中心定员标准：1名职务等级：经理级工作地点：经营发展中心办公室直接上级岗位：副总经理岗位分析者：副总经理审核者：总经理公司负责人：总经理岗位关系：1.汇报关系（包括上下级汇报关系）向上汇报关系：总经理、副总经理接受汇报关系：本部室人员及所负责工作的相关责任部门人员2.与其它岗位关系：内部联系：公司各部室、基层单位外部联系：与工作有联系的相关单位岗位职责：1

5、. 全面负责经营发展中心的工作。2. 负责审核会所经营管理方案及考核指标，实施监督、检查、指导。3. 负责审核公司、集团留存资产的经营计划、经营目标，开发多项经营项目。4.负责审核会所场地出租、各物业服务中心有偿设点申请。5.负责编制部门工作计划，对部门员工进行绩效考核，定期进行培训。6.负责审核招标文件并组织评审工作。7.负责审核委托管理合同等经济合作合同。8.负责审核各部门采购申请、有偿设点申请。9.完成领导交办的其他工作任务。工作权限：1.可作出决定的自由度：按职责和规定处理公司和本部门内部事务2.可动用的人力：本部门属下员工3.可动用的财力：无可升迁岗位：总经理助理资历与经验：1.学历

6、要求：大专及以上2.工作经验：从事过国有大中型企业经营管理工作满五年以上。3.职称要求：中级职称4.主要技能和知识：掌握经济类和管理类学科理论知识和经营管理的专业技能，熟悉公司的各项规章制度，掌握国家相关法律法规和经营管理的发展动态。 熟悉先进企业的经营管理体制，及时引进先进的经营管理方法。具有经营管理和改革的组织和协调能力，有良好的文字和较强的语言工作能力。工作特点：工作面广、协调事宜多。所需工具设备：电脑、传真机、电话等采购主管岗位说明书岗位名称：采购主管所属部门：经营发展中心定员标准：1名职务等级：主管级工作地点：经营发展中心办公室直接上级岗位：经营发展中心经理岗位分析者：经营发展中心经

7、理审核者：副总经理公司负责人：总经理岗位关系：1.汇报关系（包括上下级汇报关系）向上汇报关系：向总经办主任汇报接受汇报关系：与本职工作相关人员的汇报2.与其它岗位关系： 内部联系：与各部室人员及各基层单位相关人员外部联系：外包采购单位、与工作有联系的单位岗位职责：1.负责采购物资询价并实施采购。2.负责招标文件的编写，发出招标公告或邀请。3.负责组织相关人员对投标单位进行综合评估。4.负责采购、外判项目合同的草拟或初审，并组织相关部门对合同进行评审。5.完成领导交办的其他工作任务。工作权限：1.可作出决定的自由度：本职工作范围内的事务2.可动用的人力：无3.可动用的财力：无可升迁岗位：经营发展

8、中心经理资历与经验：1.学历要求：大专2.工作经验：有三年或以上相关岗位工作经验。3.职称要求：初级职称4.主要技能和知识：具有洽谈外包、采购等业务的能力。 熟悉公司在外包、采购方面的管理。对合同条款及法律法规有敏感性，能有效地维护公司利益。工作特点：工作涉及面广，事务性工作较多，凡事以公司利益为重。所需工具设备：电脑、传真机、电话等经营主管岗位说明书岗位名称：经营主管 所属部门：经营发展中心定员标准：1名职务等级：主管级工作地点：经营发展中心办公室直接上级岗位：经营发展中心经理岗位分析者：经营发展中心经理审核者：副总经理公司负责人：总经理岗位关系：1.汇报关系（包括上下级汇报关系） 向上汇报

9、关系：总经办主任 接受汇报关系：各基层单位人员与本职工作相关的汇报2.与其它岗位关系： 内部联系：与公司各部室人员、各基层单位人员 外部联系：与工作有联系的单位岗位职责：1.负责制定会所经营管理方案及考核指标，监督、检查、指导会所经营。2.制订和分解公司、集团留存资产的经营计划、经营目标，负责开发、拓展多项经营项目。3.负责场地有偿使用的洽谈，议价。4.完成领导交办的其他工作任务。工作权限：1.可作出决定的自由度：按职责和规定处理本职责事务2.可动用的人力：无3.可动用的财力：无可升迁岗位：经营发展中心经理资历与经验：1.学历要求：大专2.工作经验：从事过大中型企业经营工作满三年以上。3.职称

10、要求：初级以上职称4.主要技能和知识： 掌握财务和物业类学科理论、经营、拓展管理知识。 熟悉会所管理及考核运作程序。 能及时引进商家，开发、拓展多项经营。工作特点：专业性较强，凡事以公司利益为重。所需工具设备：电脑、传真机、电话等合同主管岗位说明书岗位名称：合同主管 所属部门：经营发展中心定员标准：1名职务等级：主管级工作地点：经营发展中心办公室直接上级岗位：经营发展中心经理岗位分析者：经营发展中心经理审核者：副总经理公司负责人：总经理岗位关系：1.汇报关系（包括上下级汇报关系） 向上汇报关系：经营发展中心经理 接受汇报关系：各基层单位人员与本职工作相关的汇报2.与其它岗位关系： 内部联系：与

11、公司各部室人员、各基层单位人员 外部联系：材料和服务的供应商，包括建筑承包商、设计院、监理公司、材料及设备供应商等岗位职责：1.组织相关业务部门确定合同条款，并组织法律事务专员或外聘法律顾问进行法律审查，保证合同条款的合法性；2.协助上级进行采购合同洽商，在授权范围内代表公司签订合同； 3.负责公司采购合同档案的日常管理，包括整理、分类、归档、监督执行等； 4.定期将采购合同原件转交财务管理中心和运营管理中心保存，并采取必要备份措施； 5.负责招标过程中所有相关文件资料的整理、归档；6.完成上级安排的其他工作。工作权限：1.可作出决定的自由度：按职责和规定处理本职责事务2.可动用的人力：无3.

12、可动用的财力：无可升迁岗位：经营发展中心经理资历与经验：1.学历要求：法律、房地产经济、文秘等相关专业2.工作经验：两年以上房地产企业招标、采购工作经验；3.职称要求：初级以上职称4.主要技能和知识： 掌握合同法等基本的法律知识； 掌握房地产开发项目运作流程、合同管理、招投标和供应商管理等实务知识；良好的谈判能力、沟通能力和处理人际关系能力；为人正直严谨、客观公正；工作特点：专业性较强，凡事以公司利益为重。所需工具设备：电脑、传真机、电话等第五章 业务流程及部门间沟通流程仓储流程部门负责人审核经营发展中心复审经营发展中心、财务管理中心备案采购部门联系供货商购货货物验收、进仓、入账办理领料、发货

13、、登记手续盘 点编制库存月报表各部门的物品采购申请计划由经营发展中心、财务管理中心备案总经办审批合同评审流程符合不符合公司职能部门和物业服务中心评审副总经理审核修改经营发展中心初审或草拟合同签订合同总经理审批 招标业务流程操作主管部门立项部门负责人审核副总经理审批总经理审批采购主管负责制作招标文件发出招标文件组织相关人员对投标书进行评审确定分包商报副总经理审批报总经理审批合同签订操作主管部门联系分包商进场，并实施现场监督注：1.经营发展中心组织相关部门对投标书进行评审。2.确定分包商，同时填写物业服务分包商评审。3.合同签订后正本由经营发展中心存档，财务管理中心及操作部门保留复印件。4.虚线表

14、示招投标后跟踪，一般不作为招投标的一部分考虑。采购业务流程一、采购申请审批流程1.1 10000元以下采购：报送采购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收不合格财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心实施采购（10000元以下）采 购是否是否采购明确原因和办法总经理审批回复1.2 10000元30000元采购：报送采购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收不合格财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心组织不少于三个部门的工作人员进行议价签订合同，供应物资是否是否采购明确原因和办法总经理审批回复1.3 30000元以上采购：是报送采

15、购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心组织招投标，确定供货商签订合同，供应物资否是否采购明确原因和办法总经理审批回复不合格二、紧急采购申请流程紧急采购申请副总经理、总经理同意经营发展中心指定采购实施部门申购部门验收、使用补办进仓手续申购部门3日内补办采购申请手续三、服务中心应急小金额零星采购服务中心小金额零星采购（500元内）补办进出仓手续月报表反映应急使用场地有偿使用审批流程各物业服务中心、会所提交场地有偿使用申请经营主管负责洽谈具体事项及价格（两天内）运营管理中心审核副总经理、总经理审批将审批意见回传相关部门现场跟进

16、经营发展中心不定期抽查场地使用情况第六章 管理制度合同评审管理规定1.0 目的通过合同评审，明确质量要求，确保合同的可执行性和满足要求的能力。2.0 适用范围适用于本公司的委托管理服务、招投标书、外包服务、物料采购、租赁等各类合同的评审。3.0 职责3.1 总经理负责合同评审的审批与批准签订正式合同。3.2 经营发展中心负责合同的草拟或初审、以及组织相关部门对合同进行评审。3.3 合同评审记录表及合同正本由经营发展中心负责存档，财务管理中心保留合同复印件备查。3.4 各职能部门根据待审合同的内容提出评审意见。4.0 细则4.1 重大或特殊项目的合同评审（项目招投标书、委托管理等）。4.1.1

17、经营发展中心负责组织有关部门通过与顾客的沟通及市场调查与分析了解顾客的需要。4.1.2 经营发展中心根据顾客的需要、行业标准及法律法规等，草拟合同，并组织有关部门对合同草案进行评审。4.1.3 各相关部门对合同草案进行评审，并在合同评审记录表上填写评审意见。经营发展中心负责合同评审记录表在部门间的传递。4.1.4 合同评审记录表经总经理审批确认。4.1.5 合同草案内容变更时，应重新进行评审。4.1.6 合同评审表记录表由经营发展中心负责存档。4.2 一般性服务合同的评审（如外包服务、物料采购、租赁等）。4.2.1 经营发展中心根据公司要求、行业标准及法律法规等，对相关合同进行初审或草拟合同。

18、4.2.2 草拟或初审后的合同由经营发展中心组织相关部门进行评审，各部门在合同评审记录表上填写评审意见。经营发展中心负责合同评审记录表在部门间的传递。4.2.3 合同评审记录表经总经理审批同意后签订正式合同。4.2.4 合同评审记录表及合同正本由经营发展中心存档，财务管理中心保留复印件备查。5.0 合同评审的时间5.1 待评审合同开始进入评审程序起，待审合同在每个评审部门的停留时间不宜超过2天，各评审部门需将合同评审记录表及时传回总经办。5.2 如遇特殊情况，经营发展中心根据需要可组织相关部门对待审合同进行共同评审。6.0 合同评审流程图符合不符合公司职能部门/相关部门进行评审副总经理审核修改

19、经营发展中心初审或草拟合同签订合同总经理审批 7.0 相关文件和记录7.1 文件控制程序7.2 外包服务控制程序7.3 采购控制程序7.4 顾客满意的测量和监视程序7.5 服务质量的测量和监视程序7.6 合格外包方名录7.7 供方评审表7.8 年度供方复审表7.9 合同评审记录表标识管理规程1.0 目的与适用范围本规程规定了本公司对不同类型的服务过程或产品进行正确标识的职责和方法，以防止混淆。适用于本公司质量活动产品和服务的标识。2.0 职责2.1 总经理2.1.1 负责批准公司内部、小区公共等标识。2.2 总经办2.2.1 经营发展中心是产品标识和追溯性控制的归口管理部门，负责制定本规程。2

20、.2.2 负责对标识申请进行审核，确定需要进行标识的项目及标识方法。2.2.3 负责标识的设计、制作、采购等工作。2.2.4 负责建立公司现用标识清单（含标识图例）。2.2.5 负责建立标识分布、使用、维护、更换情况一览表档案。2.2.6 负责对各种标识的使用情况进行监督。2.3 其他部门2.3.1 负责本部门辖内标识的清洁、维护、监控等日常管理。2.3.2 负责配合公司对标识进行统计、备案等管理工作，负责填写公司现用标识清单（含标识图例）及标识分布、使用、维护、更换情况一览表报经营发展中心。3.0 控制程序3.1 标识项目及标识方法的确定由各部门提出标识申请表列明需进行标识的项目，经营发展中

21、心负责人审核（影响面较广的标识项目报公司总经理审批），针对各标识项目确定标识的方法并由总经办建立公司现用标识清单（含标识图例），清单内容包括：3.1.1 需标识项目的所在部门3.1.2 项目名称、编码及用途，包括：楼宇、道路、服务中心、各种小区配套设施等。危及人身安全处的警示标识等。服务标识如工作人员的胸卡、工作服，求助牌等。其它需标识的项目。3.1.3 标识的方法，包括：挂牌以文字形式说明，如楼宇的楼号、道路名称、服务中心牌等。以颜色标识，如消防设备/设施用红色油漆等。记录标识，各种记录的编号。其它方法。3.1.4 标识的生效日期。3.1.5 标识简述，概括描述该标识的大小、用色、图案等。3

22、.1.6 适用范围、使用部门及地点。3.1.7 图例如属公司自行设计制作的，按适当比例尺缩放。如属外购标识，附其图例（如自然光下的4R像片、电脑设计版等形式）。如属记录形式标识，可视情况附样板。每个标识用一份图例，应标明标识名称及编码.3.2 标识的形成和发放由经营发展中心负责本公司内部各种标识的设计、制作、采购、发放等工作；各部门在部门标识管理一览表上列出部门现用标识情况。3.2.1 形成强制性规定使用的标识由经营发展中心派人及时采购。无特殊规定的标识由经营发展中心组织人员进行设计、制作。确定以记录形式表现的标识，要写明记录的名称及编码。3.2.2 增领与更换工作实际需要或由于标识不适用、损

23、坏或其他原因，需增领或更换标识的部门需填写标识申请表，按原审批程序审批后由经营发展中心进行重新标识。3.2.3 部门标识管理一览表内容包括：部门名称标识编码及名称标识的数量标识设置点更换情况维护/维修情况3.3 维护和管理各部门按有关实施规范的要求对使用的标识进行维护和管理。3.4 有可追溯要求的情况下，应按本规程规定的方法增加特定唯一的标识以实现可追溯性。3.5 经营发展中心每年年末应收集各部门部门标识管理一览表，进行统计并监督。3.6 标识申请表后附的申请标识图例应不少于三种方案。4.0 相关记录4.1 公司现用标识清单(含现用标识图例)4.2 部门标识管理一览表4.3 标识申请表招标管理

24、规定1.0 目的为规范招标流程，有效降低管理成本，提高工作效率和经济效益，特制定本规定。2.0 适用范围2.1 本规定适用于公司合同标的在3万元以上（含3万元）的物资采购和工程发包等项目。3.0 职责3.1 经营发展中心为公司采购、外判项目招标工作的归口管理部门，主要负责招标文件的制作、合同的评定，并统筹招标工作的进行，其他管理中心协助。3.2 财务管理中心负责审核并支付有关款项。3.3 项目发生部门参与合同评定、技术指导及监督验收等工作。4.0 实施规程4.1 服务中心或归口项目管理部门负责提出招投标项目的立项申请。4.2 经营发展中心会同财务管理中心对需进行招标的项目进行验证，审核招标项目

25、的适宜性及充分性。具体包括：4.2.1 费用是否达到招标要求。4.2.2 费用来源（由业主承担的应经业主代表确认）。4.2.3 项目是否属政府指定类型或具体专利性质。4.3 对于政府指定或具体专利性质的项目，可由立项申请部门直接提出分包单位，写明分析报告（必要时提供有效证明），经经营发展中心、财务管理中心等相关部门负责人审核后，报分管副总经理审核，并由总经理审批。4.4 财务管理中心对不按招标处理的项目，应该及时通知总经办核查，核查内容包括：4.1.1 规避招标（如将同一项目分成两个或多个项目处理，而分散该项目的费用的）。4.4.2 应进行招标而未进行招标的。4.4.3 应报上级主管处理而未报

26、的。5.0 招标准备5.1 经营发展中心的负责人为当次招标负责人，负责协调该次招标的开展情况。5.2 经营发展中心负责制定当次招标标书，项目发生部门提供技术帮助。5.3 标书内容应包括：5.3.1 项目名称、地点、工程期限、投资概算。5.3.2 明确标明采购物品的质量要求和工程项目的质量要求和相关标准。5.3.3 合格供方的条件。5.3.4 采购物品工程项目的费用预算范围。5.4 当次招标负责人召集相关人员讨论标书的适宜性及充分性，并确定招标日期，确定初步的应标价位。5.5 经营发展中心联系有关单位，发出标书。对所选择的招标单位均应进行评价，参加招标单位一般不得少于三个，对参与单位反馈回来的预

27、算、报价应进行密封保管。5.6 招标项目由该项目管理部门提供三家以上供应商或承包商资料，交经营发展中心组织评审工作，评审意见报分管副总经理审核，并由总经理审批后签约实施。6.0 招标的实施6.1 每次招标小组的参与人至少包括财务管理中心、经营发展中心、项目发生部门负责人，必要时招标应邀请有关业主代表参加。6.2 招标的实施办法6.2.1 现场公开招标、当场开标定标。6.2.2 现场公开招标、过后开标定标。6.2.3 其他方法。6.3 招标小组对参加招标的单位进行评审，确定中标单位，定标应考虑中标单位以往的业绩、声誉、业务水平、应标价位等，定标应采取民主集中制形式进行。6.4 项目发生部门应对现

28、场招标情况进行记录，对招标工作进行总结。6.5 经营发展中心对招标实施进行监督，包括：6.5.1 参加竞标单位是否为合格供方。6.5.2 参加竞标单位数量是否符合要求。6.5.3 招标小组成员组成是否符合要求。6.5.4 招标的方法是否合适。7.0 定标后项目的实施7.1 经营发展中心与中标单位协商拟定正式合同文本。7.2 经营发展中心组织有关部门对合同进行评审，与中标单位签定有关合同。7.3 项目发生部门对项目的施工情况进行监督，相关部门提供必要的帮助。7.4 项目发生部门组织有关部门人员进行项目验收。7.5 项目发生部门负责项目保养期间的跟踪，对属保养维修内容的应及时通知施工单位进行维修保

29、养。7.6 经营发展中心应对当次的招标资料进行整理归档。8.0 相关记录：8.1 招投标立项申请表8.2 项目招/投标书8.3 项目招标小结8.4 合同第七章 附录外来文件引用清单文件名称编号实施日期发文单位适用条款质量管理体系要求GB/T19001:20002001/06/01中国标准研究中心质量管理体系要求中华人民共和国物权法2007/10/01建设部关于印发前期物业管理招标投标管理暂行办法的通知建住房2003130号2003/06/26建设部前期物业管理招标投标管理暂行办法物业管理条例修订版国务院令第504号2007/10/01国务院物业管理条例国家发展改革委、建设部关于印发物业服务收费

30、明码标价规定的通知发改价检20041428号2004/10/01发改委建设部物业服务收费明码标价规定物业管理企业资质管理办法建设部令第125号2004/05/01建设部物业管理企业资质管理办法建设部、财政部关于印发住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法的通知建住房1998213号1999/01/01建设部住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法广州市国土资源和房屋管理局印发广州市物业管理业主委员会规定穗国房字200224号2002/01/04广州市国土资源和房屋管理局广州市物业管理业主委员会规定物业管理企业资质管理办法建设部令第125号2004/05/01建设部物业管理企业资质管理办法全国物

31、业管理示范住宅小区标准及评分细则-全国物业管理示范大厦标准及评分细则-记录清单记录编号记录名称使用部门保存年限FL/QR-JY-01投标工作小结经营发展中心一年FL/QR-JY-02招标委托书经营发展中心一年FL/QR-JY-03招标技术方案审批表经营发展中心三年FL/QR-JY-04招投标立项申请表经营发展中心合同终止前FL/QR-JY-05项目招标小结经营发展中心长期FL/QR-JY-06投标单位推荐表经营发展中心合同终止前FL/QR-JY-07日常保洁报价单经营发展中心长期FL/QR-JY-08合格供方名录经营发展中心长期FL/QR-JY-09供方评审表经营发展中心长期FL/QR-JY-10供方年度复审记录表经营发展中心三年FL/QR-JY-11免标申请及审批表经营发展中心三年FL/QR-JY-12采购物资申请单经营发展中心三年FL/QR-JY-13采购物资验收单经营发展中心三年FL/QR-JY-14制服领用登记表经营发展中心五年FL/QR-JY-15合同评审记录表经营发展中心五年FL/QR-JY-16合同一览表经营发展中心五年FL/QR-JY-17合同汇总一览表经营发展中心五年FL/QR-JY-18标识申请表经营发展中心三年FL/QR-JY-19公司现用标识清单经营发展中心三年FL/QR-JY-20部门标识管理一览表经营发展中心三年