某集团总工办资料及档案管理办法.doc

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1、某集团总工办资料及档案管理试行办法第一章 总则第一条 为规范总工办资料及档案管理工作，特别是项目前期资料及档案的管理工作，充分发挥资料及档案在工作中的作用，按集团公司档案管理办法、技术管理办法及行业相关档案管理规定，特制定本办法。第二条 总工办资料及档案是指在技术管理、项目前期等工作中直接形成具有保存和利用价值的文件材料，工程项目前期档案是我公司档案的重要组成部分。第三条 总工办资料及档案管理的基本原则是：统一管理，及时收集，适时移交，合理利用。第二章 档案管理体制、职责及分工第四条 在集团公司的统一领导下，总工办主任负责本部门资料及档案管理工作，各主管负责本管辖项目文件资料的收集工作，兼职档

2、案员负责资料及档案归档工作，总工办档案管理工作网络图见附件1。第五条 总工办负责本部门的资料及档案管理工作，其主要职责是加强本部门技术管理及项目前期文件材料的收集、保管工作，及时向集团公司移交项目前期工作中产生的文件材料。第六条 兼职档案员资格（一）兼职档案员需经档案管理知识、档案管理制度和工程项目知识培训合格后，方能上岗。（二）兼职档案管理人员应保持相对稳定第三章 资料及档案收集、归档和移交第七条 资料及档案收集范围（一）总工办评先材料、创优争先活动材料、工会方面工作材料，协会、学会、社团方面工作形成的具有保存价值的文件材料。（二）部门管理工作形成的总经理办公会议材料、工作简报、会议记录、纪

3、要、工作计划、总结、考核工作形成的文件和材料，招标文件和招标限价审查工作收集或形成的记录及资料，部门岗位职责、职工教育、进修、培训方面文件及材料。（三）前期工作中的项目建议书、项目可行性研究报告、工程初步设计报告、技术审查意见、项目请示、批复、协议、合同等文件及资料。（四）参与生产企业技术改造及解决相关技术问题形成的资料。（五）参与工程建设技术审查、方案调整、重大设计变更工作中形成的材料，参与解决建设工程技术问题工作中收集的资料。第八条 资料归档时间 在每项工作结束或告一段落后必须及时归档。 第九条 归档要求（一）归档的文件材料应齐全完整，能准确地反映管理工作、项目前期工作、参与工程建设活动及

4、其他各项活动的真实内容和过程。（二）编制较为完整的案卷分类目录并编号（分类编号方案见附件2，分类表见附件3），卷内文件暂按归卷时间顺序编目。（三）形成的文件材料，一般归档一式一份，对重要的和使用频繁的应适当增加保存份数。（四）凡归档的文件材料，应做到线条、字迹工整、清晰、纸质优良、签署完备。书写材料用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水书写，以利于资料及档案的保存。第四章 项目前期工作资料及档案管理第十条 项目前期工作资料及档案是指从建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计阶段的勘察、设计、审查、审批过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像及电子文件

5、等各种不同形式文件材料。第十一条 基本建设项目前期工作资料及档案是总工办档案的重要组成部分，应加强收集、归档、整理、保管和移交工作。第十二条 资料的收集应做到与项目前期工作同步进行。第十三条 基本建设项目前期工作资料及档案的移交。工程前期工作结束时，按照相关规定将项目前期工作文件材料移交给项目工程建设管理部门，对本部门有利用价值的资料留一份复制件。设计报告及设计图电子版本与纸质档案同时移交。基本建设项目前期资料及档案移交时，移交单位要编制档案移交清册和案卷目录，交接双方在清点核对确认后，在移交清册上签字、盖章，交接双方单位负责人签字。档案移交清册应一式四份，交接双方各存两份。第五章 档案信息利

6、用第十四条 要充分发挥部门管理、前期工作、审查、咨询等技术活动过程中形成文件的作用，积极开发档案信息为部门各项工作服务。第十五条 建立健全档案查阅、借阅和审批制度(参见附件4)，严格执行档案查阅、借阅审批程序，建立档案借阅登记台帐，并统计档案利用效果。第六章 其他第十六条 本办法自发布之日起试行。附件： 集团公司总工办资料档案管理网络图部门负责人集团公司总工办水利水电主管兼职档案管理员排水主管供水主管附件2：集团公司总工办资料及档案分类编号方案为提高部门资料及档案管理水平，促进资料及档案管理规范化，使档案能更好地为部门各项工作服务，特制定本方案。第一条 档案分类 1一级类目的设置。根据总工办资

7、料及档案特点，一级类目共设置五个，有些档案难以归入以下大类的，可根据实际需要增设一级类目。A 党群工作类 B 部门管理类C生产技术类D前期工作类E 基本建设类2二级及二级以下类目的设置。二级及二级以下类目按部门管理职能和资料及档案的形成特点设置。分类表中设置的二级类目，是部门资料及档案分类的基本二级类目，可结合实际需要增设或减少二级类目。二级以下类目设置，可参照分类表中的基本范围，结合工作特点按实际确定，但分类层次不宜过多。2.1 党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案分别按时间-问题分类设置二级及二级以下类目。2.2 前期工作类和基本建设类档案二级类目按专业设置，三级类目按项目项目设置。

8、3类目标识：3.1 一级1类目标识：采用大写英文字母A、B、C、D、E。3.2 二级及二级以下类目二级类目编号：采用阿拉伯数字0199标识。3.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“”隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。4. 类目标识示意：例1：2010年部门总经理办公会议材料B 部门管理工作类 (一级类目)B01 管理工作综合 (二级类目)例2：金佛山水利工程项目建议书 D 前期工作类(一级类目)D01 前期工作水利水电专业(二级类目)D01.01 前期工作项目 (三级类目)第二条 资料及案卷排架（一）党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架

9、，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按时间顺序排列。（二）前期工作类、基本建设类分别按大类、专业、项目（一个项目、一项工程、一台设备仪器）排架。第三条 资料及档号编制（一）部门资料及档案的档号由分类号、案卷号组成。1党群工作类、部门管理类、生产技术类分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。2前期工作类、基本建设类资料及档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。3分类号与案卷号中间用间隔号“-”隔离开。4档号示意例：2010年部门总经理办公会议材料B01.2010-02 案卷顺序号(2010年部门管理类第2卷) 年度号 部门管理工作综合 (二级

10、类目) 部门管理工作 (一级类目)例：项目前期工作资料:金佛山水利工程项目建议书D01.02-01 案卷顺序号（第1卷项目建议书） 金佛山水利工程项目(三级类目) 水利水电类项目(二级类目) 前期工作类(一级类目)第四条 检索工具依据本标准设置一级类目，结合各类档案管理的特点，对部门资料及档案进行登记著录，建立资料及档案检索体系。编制案卷目录、案卷文件目录（全引目录）、分类目录（一）案卷目录 案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。（二）案卷文件目录（全引目录）案卷文件目录（全引目录）是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一

11、种档案目录。（三）分类目录分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。第五条 本方案由本部门负责解释、说明。附件3: 集团公司总工办资料及档案分类表一级类目名称及代号二级类目名称及代号三级类目名称及代号基本范围A党群工作类01党群工作综合1.党务工作（1）评先进材料（2）创优争先活动材料2.工会工作 3.协会、学会工作 （1）全国大坝协会（2）重庆市水利学会（3）重庆水利造价协会、质量协会B部门管理类01 管理综合1.上级颁发的本部门应贯彻执行的有关文件2.总经理办公会议材料、工作计划及总结3.工作简报及资料4.行政办公会议记录、纪要、决定5.来往函件、技术交流6.考核材

12、料7.其他行政事务方面的材料02 审计工作1.上级机关颁发的本部门审计应贯彻执行的有关文件2.工程招标审核记录3.工程招标审核资料03人力资源管理1.机构设置、人员编制、岗位职责方面的文件材料2.职工教育、进修培训方面的文件材料 C生产技术类01生产技术综合1.参与项目技术改造的资料2.参与解决相关技术问题的资料3.其它资料D前期工作类01水利水电按项目设置三级类目在同一项目内1.项目建议书2.项目可行性研究报告3.项目开发请示、批复4.项目协议、合同5.其他02供水专业03排水专业E基本建设类01水利水电按项目设置三级类目在同一工程项目内，基本范围：1.参与项目技术审查的资料2.参与解决相关

13、技术问题的资料3.其它资料02供水专业03排水专业附件4:集团公司总工办资料及档案查阅、复制、借阅制度第一条 为保证档案安全，防止资料及档案因查阅或借阅的原因引起遗失，特制定本制度。第二条 资料及档案一般只供室内查阅，机密档案原则上不准查阅。第三条 资料及档案查阅（一）部门员工因工作需要，可查阅本部门的一般档案，部门负责人有权查阅本部门的机密档案。（二）部门普通员工因工作需要查阅本部门机密档案时，须填写档案利用审批单（见附表一）由部门负责人认可，方可查阅。（三）外单位查阅本部门档案时，一律凭单位介绍信，填写档案利用审批单（见附表一），经部门负责人批准后方可查阅。（四）经授权，有关人员可查阅、复

14、制公司电子档案原文。第四条 严格执行资料及档案借阅审批手续（一）本公司员工因工作需要借阅档案，填写档案利用审批单（见附表一）后，由部门负责人、公司负责人批准同意，方可借阅档案。（二）机密档案原则上不得外借，如确因工作需要外借档案，则必须由公司总经理签字认可。（三）电子档案的借阅审批手续执行纸质档案的借阅审批手续。第五条 建立档案借阅登记台帐。档案借阅时应明确规定归还期限，一般不得超过十天。借阅的档案使用后应立即归还。如不能按期归还，可续借，但需重新办理借阅手续。资料及档案归还时，经检查、清点无误后注销。借阅人请假或出差，应将所借的资料及档案归还兼职档案管理人员。借阅者对所借资料及档案应爱护、保

15、护卷面整洁，不得任意涂改和拆装抽页，不得擅自翻印。第六条资料及档案查阅必须严格执行档案相关规定，听从档案管理人员安排。第七条资料及档案复制,应填写资料及档案利用审批单（见附表一），同时进行资料及档案复制登记（见附表二）后方可进行复印。复印文件须加盖方章，注明再次复印无效。绝密文件原则上不予复印。第八条 进行资料及档案利用效果登记。资料及档案利用者应在利用档案后，应填写资料及档案利用登记表（见附表三），以便于资料及档案管理人收集档案利用效果信息第九条 本规定由部门负责解释、说明。表一：资料及档案利用审批单 编号：部门申请人文件名称文件编号文件日期文件形式纸质档案 电子档案 其他：利用方式查阅 借阅 复制 其他：利用事由：本部门负责人意见： 签字： 年 月 日表二：资料及档案复制登记表序号日期文件名称复制份数申请人备注表三：资料及档案利用登记表日期文件编号文件名称利用效果利用者备注主题词：档案 管理 办法 通知集团综合事务部 2006年3月21日印发