档案学概论复习资料.doc

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1、第二章 档案一、档案在称谓上、载体上的沿革1、对文件和档案的称呼：最早见于文字的称为“册”，“典”，周代统称为“中”，秦汉以后称为“文案、案牍、文牍、文书、簿书”。1638年，请太宗实录出现了“档案”一词。2、载体上沿革，较早的载体有甲骨、金石（青铜器、铁器、石头）；秦汉以后为简牍、绢帛；东汉以后出现了纸质档案；现代出现了以磁性材料为载体的档案。二、档案的定义及含义1、定义：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。2、含义：档案是由文件转化而来的；档案是各种组织和个人在社会活动中形成的；档案信息的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。三、文件转化为档案的条件1、办毕或处

2、理完毕；2、对日后实际工作和科学研究等活动具有查考利用价值；3、按一定的规律保存起来的文件。四、档案是原始的历史记录1、档案的形成和性质与图书资料不同，作为档案保存起来的文件，它们的产生并非为了形成档案供人们去阅读，最初作为办事工具，为处理当时某件事物的需要而产生，是人们社会活动的产物；2、现今从地下发掘的文物，它们被保存下来，当初一般是无意识的，而档案是人们有目的地选择和保存起来，以备日后查考，档案是人们在处理事物过程中有意识的形成；3、与一般的历史遗物不同，它是以具体内容反映其形成单位或人物特定活动的记录物，具有很强的记录性；4、不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原

3、始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性特点。五、关于改革和集中管理档案工作的法令，文件处置办法1、关于改革和集中管理档案工作的法令：由俄罗斯苏维埃联邦社会主义共和国人民委员会制定，1918年6月1日列宁签署颁布。宣布国家档案全宗档案统属国家所有，由国家档案管理机构按照集中统一的原则加以管理，其所确定的档案归国家所有和集中统一管理原则，不仅成为社会主义国家建设档案事业的重要指导原则，也为社会主义档案学的建立和发展奠定了理论基础。2、文件处置办法：1931年，瞿秋白起草，周恩来签批，是我党现存党中央第一个关于文件和档案的重要文献，其中提到文件最理想的是每种两份，一份批阅，一份

4、入库，蕴育着为新中国积累档案资源，及日后国家档案管理的某些构想。六、档案的凭证价值档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的凭证价值。首先，从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，是确凿的原始材料和历史证件，具有凭证价值。七、实现档案价值的规律性及其指导意义1、档案价值的时效律和扩展律时效律：档案价值具有时限的特点，只在某一段时间内具有查考价值，甚至利用率非常高，随着时间推移，档案的价值逐渐减小，甚至消失；扩展律：档案的作用从单位向社会扩展，具有对其形成单位和社会

5、的双重性和过渡性。作为单位工作和生产的必要条件，在一定时间内首先是它的形成单位最需要查考利用，档案对其形成者的首要作用形成了它的第一价值；档案作为社会的财富，具有社会性的需要和利用，档案对其形成者以外的社会作用构成了它的第二价值。档案的作用向多元化扩展。意义：要全面的估计档案对现实工作和将来的作用，正确处理好档案管理上局部与整体、当前与长远的关系，根据档案室与档案馆的不同特点，采用不同的管理和利用服务方式。2、机密性的递减律和社会性的递增律机密性的强弱与保存时间的长短是成反比率的，随着机密性的减小，社会性则相应增强。意义：正确处理好利用和保密的关系，既使保密的档案得以控制，又逐渐扩大档案开放的

6、范围，广泛的实现档案的价值。3、档案的行政作用的弱化律和科学作用的强化律作用的主要方向是行政作用逐渐向科学作用转化，随着时间的推移，利用者更多的是从科学文化和历史研究的角度利用档案，从而使档案的科学作用居首位。意义：针对不同时期，作用的不同侧面，使档案作用得以充分发挥。4、实现档案价值的条件律社会发展水平，社会制度以及方针政策，对档案的需要和可能提供利用的程度有很大的制约作用；人们对档案的认识和档案管理水平直接影响档案发挥作用的程度，档案作用的发挥，随着档案意识和管理水平的提高而逐步扩大八、国家档案全宗及其实质1、国家档案全宗：也称为国家全部档案，是指归国家所有，统一管理的全部档案财富的总和，

7、它是社会主义国家档案工作中通用的专业术语，是社会主义国家的重要原则和制度。2、实质：档案的所有权以及管理原则和体制问题，即建立国家档案制度和实行社会主义国家档案工作统一领导、分级管理的原则。九、我国国家档案全宗的构成1、按历史时间划分为两大部分：中华人民共和国建国后的档案和中华人民共和国建国前的档案；2、建国前的档案按照其政权所属性质划分为：革命历史档案、旧政权档案。革命历史档案又称革命政权档案，时间为1919年五四运动到建国；旧政权档案包括建国前的历代王朝和国民党、日伪政权的所有档案。3、在全宗构成中历史时间和政权性质两级层次的划分方法经常被省略和并排使用，简称中华人民共和国建国后的档案、革

8、命历史档案和旧政权档案三个部分第三章档案工作一、档案工作及其内容1、档案工作：是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息，为社会实践服务的一项工作，广义的档案工作泛指档案的事业，狭义的档案工作指档案业务工作。通常指的是狭义的档案工作。2、内容：（1）档案的实体管理：对档案原件实施集中、有序、安全管理，是整个档案工作的基础，由四个环节构成：档案的收集接收和征集的总称，包括档案室对业务部门归档案卷的接收，档案馆对具有长远保存价值档案的接收；档案的整理将零散文件分门别类，组成档案有机体的过程。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面编目、案卷目录编制、案卷排列；档案的鉴定鉴别档案价值的大小，确定保管期

9、限，决定档案保存和销毁的工作环节；档案的保管保护档案安全，延长档案的寿命的工作，包括档案的保护技术和库房管理制度。（2）档案信息开发：对档案信息进行输入、处理、输出的过程，是实现档案的价值，充分发挥档案的作用，为社会各项事业服务的关键性工作。档案的编目对档案的内容和形式进行分析、选择和记录，并按照一定的次序编排出各种目录的过程；档案的编研编辑档案文献汇编，编写综合参考资料；档案的提供利用通过信息传递媒介，将档案信息传递给利用者的过程。（3）档案的信息反馈档案统计以表格、数字形式全面反映档案工作状况的业务。二、档案工作的基本矛盾基本矛盾：档案管理水平与社会对档案需求的矛盾1、我国社会主义档案的初

10、建阶段：1949年到1956年；矛盾表现：档案的分散状况与档案的社会利用及其要求的矛盾。2、社会主义档案工作的发展阶段：1957年到1966年；矛盾表现：集中统一、科学管理程度不高和社会利用广泛性之间的矛盾。3、社会主义档案工作破坏阶段：1966年到1976年；矛盾表现：破坏档案的集中管理和反破坏之间的矛盾。4、社会主义档案工作重新恢复和发展阶段：1976年至今；矛盾表现：档案的科学管理与广泛的社会利用之间的矛盾。三、档案工作的发展规律1、档案工作的分化和整合规律：文档管理一体化，图书、档案、情报管理一体化；2、智能化发展规律；3、档案工作发展和社会环境变化的互动性规律；4、档案工作的社会化发

11、展规律；四、档案工作的性质1、管理性：是一项管理档案的专门业务，是管理的组成部分；2、科学性：采取科学的理论和方法管理档案；3、服务性：通过提供档案材料为社会各项事业服务；4、政治性：档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现；5、机要性：机要性是政治性的一种表现形式，要正确处理好利用与保密的的关系。五、档案工作基本原则及其基本思想1、基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。2、基本思想：确立了我国档案工作的组织原则和管理体制；提供了档案管理的基本要求维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作效果的标准便于社会各方面的利

12、用。六、档案工作基本原则的内容1、统一领导、分级管理档案工作国家全部档案按规定分别由各级各类档案保管机构集中管理，其中各单位档案由各单位档案室集中管理，各单位形成的需长远保存的档案由各级各类档案馆集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；对党政档案和党政档案工作实行统一管理。2、维护档案的完整与安全（1）维护档案的完整：数量上完整、齐全，不残缺短少；质量上完整，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散、零乱堆砌。（2）维护档案的安全：物质（实体）安全，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；政治安全：保护档案免遭有意破坏，机密不被盗窃，不泄

13、密。3、便于社会各方面的利用第四章档案事业一、中央档案馆和国家档案局的职能1、对国家档案工作实行统筹规划、宏观管理；2、集中统一管理党和国家机密、维护档案完整，确保档案资料的安全；3、负责接收、征集、整理、保管党和国家中央机关的重要档案资料，推进档案工作的科学化管理和现代化建设，做好档案编研出版工作，为社会提供利用；4、制定档案工作人员队伍建设规划，组织档案专业教育和档案专业干部培训工作，负责指导档案专业干部评聘工作；5、统一组织领导全国性档案工作外事活动和国际交流；6、完成党中央、国务院交办的有关事宜。二、我国档案事业体系的特点我国档案事业在中国共产党和人民政府的领导下，实行党政档案的统一管

14、理以党的理论、路线、方针、政策和国家关于档案工作的法律为依据；以档案行政管理部门为组织协调中心；以机关团体、企事业单位及其他组织的档案工作为基础；以各级各类档案馆为主体；以档案专业教育为保证；以档案的宣传出版工作为喉舌；以档案理论与技术研究工作为先导；以档案工作的国际交流活动为对外开放的窗口。建立起了具有中国特色的社会主义档案工作体系并在为社会主义各项事业服务的过程中得到不断地充实、完善和发展。三、档案事业的管理体制1、定义：是档案事业管理机构的体系和组织制度，主要有集中式和分散式两种形式。2、（1）集中式：一个国家在首都设有统一管理政府档案的中心，这个中心可以是专门的档案业务管理机构档案局，

15、也可以是监管业务指导工作的机构国家档案馆。地方各级档案馆接受其管，是其隶属机构。集中制的形式有：中国式、法国式、瑞典式。（1）分散式：一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督，大多为联邦制国家；分散式的形式主要有：英国式、美国式、瑞士式。3、两种管理体制的比较：无论是采用集中是还是分散式都是由该国是否实行中央集权所决定的；不能把集中制的管理形式与社会主义国家档案工作集中统一管理混为一谈。一般地说，集中制比分散制更有利于发展档案工作、事业，它在全国范围内组成统一的档案机构体系，便于开展档案学研究和提高档案工作水平。不过，应当从各国的不同国情出发，不能绝对说集中制优于分散制。四、

16、档案事业管理机构的职责1、基本职责：在统一管理党政档案工作的原则下，分层负责的掌管全国档案事务，对全国工作进行指导、监督、检查。2、具体任务：（1）制度建设：拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案制度；（2）指导和监督各单位档案工作，在业务上指导档案馆工作；（3）研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准；（4）组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和科学研究等。五、档案室的职责或任务，综合档案室1、基本任务：集中统一管理本单位全部档案，为本单位各项工作和生产服务并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。2、具体任务：督促、协助本单位的业务部门，在工作活动中产生和形成文件

17、的归档工作；接收和保管本单位业务部门移交的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目等，并积极开展利用工作，同时收藏管理一些内部有关的资料，配合档案利用；定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。3、综合档案室：是企事业单位建立的综合性档案管理机构，统一管理本单位各个门类的档案，也是企事业单位档案室设置的趋势，便于综合开发利用档案信息资源。六、档案馆及其职责或任务1、档案馆是专门保管档案的机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面综合利用档案资料的中心。2、基本任务：集中统一管理党和国家需要长远保存的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为国家各项事业和历史长远需要服务。3、具体任务：接受与

18、征集本级各机关团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案及有关资料，科学的管理；通过多种方式，积极的开展档案资料的利用工作；参与编史修志。七、我国现代档案事业发展的体现1、开放的档案，档案馆社会化；2、档案法颁布，开创以法治档的新时期；3、档案学学科发展；4、科技档案工作全面发展，成为推动科技进步，促进科技向现实生产力转化和与经济相结合的重要环节；5、我国档案教育长足发展，形成了较完备的教育体系；6、积极推广对外交流和合作，参与国际档案事务和进行区域合作；7、档案部门实行专业技术职务聘任制度。第五章我国的档案学研究一、我国档案学产生与形成时的历史背景1、萌芽时期，档案学的经验积累为档案学的产

19、生奠定了历史基础；章学诚的档案学思想；清朝雍正文书档案改革中的有关档案学思想；辛亥革命对档案的改革。2、二十世纪二、三十年代的以机关档案工作为主体的档案工作的发展为档案学的产生和发展奠定了客观基础；3、以文书档案工作为中心的行政效率运动开展的客观需要是直接原因；4、史学界和学术界掀起了整理明清档案的高潮，更近一步促进了我国近代档案学思想的产生。二、萌芽时期档案学的特点1、由于当时档案工作发展迟缓，人们对档案工作的认识简单、零散；2、这时档案学思想处于萌芽之中，对档案学的概念没有科学的概括和总结；3、这一时期档案学思想只是某一机关档案工作的总结；4、档案学没有形成体系，只是各种观点的萌芽。三、何

20、鲁成档案管理与整理及其主要观点1、档案管理与整理：是一部从全国着眼，在集中统一指导思想下编写的著作，是这一时期的代表作。该书共分为十章：概论、行政、文书档案连锁法之理论与实施，点收与登记、分类、编目、归卷与调卷、庋藏、旧卷之整理、行政参考资料。构成了旧档案学的体系。2、主要观点：引用了中外材料，论述了档案的基本概念；研究了中外档案管理的两种制度：集中制和分散制；总结了文书档案连锁法的经验；对档案分类问题作了理论上的探讨；概括了当时机关编目工作，强调了编目的重要性；详细论述了归卷问题；把档案入库后的排列、存放档案的器具、保存年限和销毁方法、案卷装订、档案防护等工作概括为档案的庋藏问题；专门论述了

21、行政参考资料的问题，以补档案室档案之不足。四、我国档案学产生与形成时期史学界、学术界的代表观点1、更多的强调档案是史料；2、提出档案要集中和鉴定的思想；3、总结了整理明清档案工作中的一般经验和教训；4、在档案系统化和分类问题上提出了一些未曾有人提出的思想原则5、出现了研究档案文献编辑和公布工作的萌芽五、我国档案学产生与形成时期文华图书馆学专科学校代表观点1、突破了当时档案学局限于研究现行机关档案的小圈子，从全国出发，提出了国家档案馆网的建设意见；2、明确提出档案分类中必须采用法国档案学的尊重档案群原则；3、西洋档案学实际上是欧洲档案工作简史，是我国研究外国档案工作的开始，开创了外国档案史的研究

22、。六、我国档案学产生与形成时期研究的主要内容1、档案的定义、性质、种类、作用；2、档案管理的原则和方法；3、档案行政问题；4、档案人才问题。七、我国档案学产生与形成时期的特点1、从总结现行档案机关工作改革和实际经验而产生和形成的，以机关档案室工作为主要内容；2、档案学研究从萌芽时期总结某一具体机关经验为范围提高到某一类型，更提高到从全国着眼来总结整个档案改革运动的经验；3、档案学萌芽对文书与文书工作的研究，在产生与形成时期已逐渐从文书工作研究中分离出来，加以独立研究，形成了自己的基本体系；4、受欧美档案学影响较大，特别是档案分类，受欧美图书分类法影响更为深刻；5、史学界、行政界和档案界一起积极

23、参与档案学研究，成为互相促进、互相补充的档案学研究力量。八、我国现代档案学研究的主要热点问题1、档案定义与属性问题；2、档案价值与鉴定问题；3、档案全宗与全宗理论问题；4、档案工作与市场经济问题；5、档案商品性与有偿服务问题；6、两个一体化问题；7、文件生命周期理论与文件中心的问题；8、新兴学科与档案教育趋向问题；9、企业档案工作改革问题；10、新技术的应用问题。九、我国现代档案学建设和发展时期的特点1、以马列主义为指导，对档案工作实践经验加以全面总结和科学的抽象概括，对档案工作具有普遍指导意义；2、以国家规模档案事业，特别以各级各类档案馆为研究对象和范围；3、我国档案学的分类整理和系统化原理

24、是根据辨证唯物主义和历史唯物主义原理和根据档案工作的特点，并以国家档案全宗为出发点而科学制定的；4、建设了较完整的社会主义档案学科教育体系第六章欧美的档案研究一、二元主义方法在奴隶社会时期，由于档案数量不多，也没有专门的保管机构和人员，在保管方面，古罗马时期，出现了把同一事由的收文和发文分开保管的二元主义方法；在封建社会初期，封建庄园、教会档案馆仍然承袭了二元主义方法，把档案按重要性分为开式和闭式两类。公元11世纪15世纪，欧洲封建社会进入经济繁荣时期，纸张的使用使档案的数量迅速增多，出现了许多新型档案馆，它们抛弃了二元主义的保管方法，使档案管理进一步发展。二、拉明根欧美档案学的鼻祖；1571

25、年在海德尔堡出版了世界上最早的两部档案学专著：综合报告怎样才算是一个完美的登记室，登记室及其机构和管理；拉明根建议把档案分为三类：君主、臣民和外交事项类；强调了登记室的重要性，认为它是一切权力、财产、利益的顶点。三、法国资产阶级档案改革的内容1、确立档案馆事业是国家的一项独立事业使世界上有了一个近现代意义的国家档案馆，从而使档案保管机构从机关内部机构转变为国家档案保管机构；使中央和地方档案馆形成了网络，成为档案馆系统，有了真正的国家档案事业；使档案馆转变为保管来源于各国家机关，各时代的档案，实现馆藏档案来源的多样化。2、确立了档案事业要实行集中统一管理原则；穑月七日档案法。随着法国档案改革的深

26、入和各地档案馆的建立；1794年，穑月七日档案法颁布，不仅肯定而且发展了集中管理思想；档案法规定：国家档案馆是中央及档案馆，地方档案馆作为国家档案馆设在地方的分馆，接受地方政府和国家档案馆的双重领导。从而逐步形成了集中统一管理思想，成为欧美档案学形成的一个重要标志。2、确立了档案馆要实行向社会开放的原则档案开放原则的提出和实施，标志着档案馆性质的根本变化，结束了利用档案只是少数统治阶层人物的特权的历史。四、欧美档案学形成和发展时期的名著1、档案的整理与编目手册由三位荷兰档案学者、缪勒、斐斯和福罗英合著，1898年于荷兰海牙出版，1920年再版；全书分为6章，分为100个问题论述了档案整理与编目

27、的基本理论和实践。系统而深刻的阐述了全宗理论，提出了档案全宗的有机联系和不可分散的原则；该书被译成多种文字传播到了世界许多国家，被誉为“档案的圣经”。2、档案管理手册该书作者是英国著名档案学家詹金逊，1922年于英国牛津出版，1937年修订再版，1966年在伦敦重印；全书分为四大部分，并附有附录和索引；第一部分：绪论；第二部分：档案的起源、发展以及保管规则；第三部分：近现代档案的问题；第四部分：档案的制造。被用作英国档案工作者的工作指南和档案专业培训教材，至今仍是专业工作者的参考书目之一。3、档案学作者是意大利著名档案学家卡萨诺瓦；1928年在都灵出版，1968年再版。全书分为四个部分：实用档

28、案学、纯粹档案学、档案馆和档案学的历史、档案的法定期限和利用。对西欧各国有巨大影响，被称为对欧洲档案学思想库的一大贡献。4、档案学或称档案学欧洲档案工作的理论和历史作者是德国档案学家布伦内克，该书出版于1953年，1970年重版；全书分为两编：档案理论、档案通史概述。既是一部档案学史的著作，也是讲述档案事业史的著作。该书至今仍有很大参考价值，不仅因为内容、材料十分丰富，而且他的某些观点具有很大的价值。5、现代档案原则与技术作者是美国著名档案学家谢伦伯格；1956年在美国、澳大利亚出版。全书除了绪言、参考书目、索引外分为三编：导论、文件管理、档案管理；被翻译成多种文字，传播到了世界许多国家；开创

29、了比较档案学的萌芽，他的双重价值理论对档案鉴定有重大理论贡献。五、尊重全总原则的确立与发展。（卡缪、多努事由分类法）1、对是由原则的否定事由原则是档案的分类理论之一，其特点是按照预先拟定的主题类别划分和整理档案，保持档案之间的逻辑联系，法国国家档案馆成立之前，事由原则被欧洲各国档案馆普遍用于档案的分类。卡缪、多努事由分类法是法国国家档案馆第一任馆长卡缪和第二任馆长多努所采用的归纳和演绎相统一的分类法。卡缪任馆长期间，把档案馆的档案分为四大事由门类，是实用归纳法的一个变种。多努接任馆长后，仍不顾档案的来源。把原有的四类扩大到二十四类，集合理演绎法的大成，为法国国家档案馆创造了一个包罗万象的档案分

30、类法，造成了严重的后果，破坏了档案自身的历史联系。违背了档案的形成规律，使档案的管理和查用都极为困难，后为法国的尊重全宗原则所替代。2、尊重全宗原则的确立尊重全宗原则是法国国家档案馆整理和划分档案的基本原则，在1841年4月24日颁布的各省各地区档案整理和分类基本条例中首次提出。尊重全宗原则体现了档案整体的思想，与图书分类划清了界限。这一原则的确立具有划时代的意义，它使档案学有了自己的核心理论，为独立的档案学学科的形成奠定了基础。3、来源原则的提出来源原则是档案馆把档案按照其来源或形成单位进行整理和分类的原则，由德国的档案学家冯.西伯尔提出。德国档案人员经过实践，1881年提出了适合本国情况的

31、登记室原则，并写入国家机密档案馆档案整理条例。来源原则的提出和在德国的运用，很快显示出它旺盛的生命力，并迅速传播到其他国家。荷兰的档案学家率先著书，对这一原则做了理论概括。第七章档案工作的标准化和现代化一、档案工作的标准化及其内容1、档案工作的标准化：在档案工作领域内，由事业管理机关和标准化主管机关及有关部门共同协商，对档案管理业务与技术在数量、质量和方法等方面确立统一的规则和技术规范；2、标准化的内容：（1）档案工作的基础标准：名词术语标准化；档案馆代码编制标准；档案种类划分标准；档案计量单位标准。（2）业务技术标准：收集标准；整理标准；鉴定标准；编目与检索标准；保管与保护标准。（3）与档案

32、工作标准相关的标准：文件制成材料质量标准；国家机关公文格式；CAD文件管理标准；立卷规则；技术文件格式；专门文件格式；底图与蓝图制作规范，等等。二、ISO/TC461、全称：国际标准化组织第46（文献工作）技术委员会；2、研究文献工作标准化的专门机构，下设17个委员会和7个工作组。我国于1978年9月正式成为成员国参加。三、档案工作现代化及其内容1、档案工作现代化：用现代化的技术设备、服务手段及先进的科学管理方法管理档案和组织档案工作。2、内容：（1）技术与设备的现代化：运用计算机技术实现档案管理现代化；运用现代通信技术实现档案信息传递网络化；运用现代光学技术实现档案微缩化；运用现代技术和设备

33、延长档案寿命；（2）机构布局和馆（室）藏档案结构合理化：在全国范围内建立一个纵向上多层次，横向上多门类的，分工协调、布局合理的档案管理组织系统；要有自身收管范围内优质而丰富的档案，全面反映历史真实面貌，满足社会需求。（3）档案信息服务的社会化：有明确的面向社会办馆的宗旨，各项工作都要有利于档案信息资源的开发和利用；有便于社会利用的档案政策，在保密的前提下，使利用者尽可能方便的利用所需要的档案；有完备的服务手段和较高的服务水平，使档案馆和社会各方面建立广泛而密切的联系；（4）档案工作组织管理的科学化。按照客观规律，安排协调档案馆工作，使工作效率质量得以不断提到。四、电子文件及其特性1、电子文件：

34、是以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体，依赖于计算机系统存取，并在通讯网络上传输的文件；2、特性：信息形态的数字化；对硬件、软件、数据标准的依赖性；载体的机读性；信息与载体的相分离性；易更改性；物理结构与逻辑结构关系的复杂性，对原数据的依赖性；信息共享性及不安全性；逻辑归档。五、数字档案馆及其特征1、数字档案馆：是以一个数字化的信息系统，把分散在不同载体、地理位置的信息资源，以数字化的形式存储，以网络化的方式相互连接，从而实现资源共享，提供及时利用。2、特征：档案馆自动化；馆藏信息数字化；档案信息组织标准化；档案信息存储海量化；档案信息传递网络化；生存空间虚拟化；档案信息服务社会化。-下面是

35、赠送的excel操作练习 不需要的下载后可以编辑删除（Excel 2003部分）1. 公式和函数1. （1）打开当前试题目录下文件excel-10.xls；（2）利用函数计算每个人各阶段总成绩，并利用函数计算各阶段的平均成绩；（3）“平均成绩”行数字格式都为带一位小数（例如0.0）格式；（4）同名存盘。步骤：a) 文件在各阶段总成绩单元格内，点插入，点函数，在对话框中选择求和函数“SUM”，在对话中Number1内点右侧的按钮，将出现另外一个对话框，在文件中选择需要求和的单元格，然后点该对话框的右侧按钮，点确定（完成一个总成绩求和后，利用填充柄完成其他的总成绩求和，或者重复上面的顺序）在平均成

36、绩单元格内，点插入，点函数，选择算术平均值函数AVERAGE，出现对话框后，采用求和时的相同方法，完成操作选中平均成绩行，点右键点设置单元格，点数字，在分类项下点数值，设小数位为1，b) 确定保存2. （1）打开当前试题目录下文件excel-13.xls；（2）根据工作表中给定数据，按“合计=交通费+住宿费+补助”公式计算“合计”数，并计算交通费、住宿费和补助的合计数；（3）所有数字以单元格格式中货币类的“￥”货币符号、小数点后2位数表现（如：￥2,115.00格式）；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-13.xls在合计下的一个单元格内输入“=交通费（在该行的单元格，假如说是E

37、3）+住宿费（同上）+补助（同上）”，回车（其他的合计可以采用填充柄完成，或者重复上面的顺序）利用求和函数，参考1中的方法完成交通费、住宿费和补助的合计选择文件中的所有数字单元格，点右键，点设置单元格格式，点数字，点货币，选择货币符号为“￥”，设置小数点后为2位，确定保存文件本题完成3. （1）打开当前试题目录下文件excel-2.xls；（2）根据工作表中数据，计算“总成绩”列的数据。总成绩=一阶段成绩0.3+二阶段成绩0.3+三阶段成绩0.4；（3）“总成绩”列数据格式为小数点后2位小数（例：6.20）；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-2.xls在总成绩下的一个单元格内输

38、入“=一阶段成绩（在该行的单元格，假如说是E3）*0.3+住宿费（同上）*0.3+补助（同上）*0.4”，回车（其他的合计可以采用填充柄完成，或者重复上面的顺序）选中总成绩列的数据单元格，点右键，点设置单元格格式，点数字，点数值，设置小数点后为2位，确定保存文件本题完成4. （1）打开当前试题目录下文件excel-3.xls；（2）计算“审定费”和“税后款”，“审定费=全书字数10003，税后款=审定费-审定费5%”；（3）利用菜单将“审定费”和“税后款”列格式设置为货币类的“￥”货币符号、小数点1位（例￥1,280.0）；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-3.xls在审定费下

39、的一个单元格内输入“=全书字数（在该行的单元格，假如说是E3）/1000*3”，回车（其他的审定费可以采用填充柄完成，或者重复上面的顺序）在税后款下的一个单元格内输入“=审定费（在该行的单元格，假如说是F3）-审定费*5%”，回车（其他的税后款可以采用填充柄完成，或者重复上面的顺序）选中审定费及税后款列的数据单元格，点右键，点设置单元格格式，点货币，选择货币符号“￥”，设置小数点后为1位，确定保存文件本题完成5. （1）打开当前试题目录下文件excel-8.xls；（2）利用函数计算“总成绩”，利用公式“平均成绩=总成绩3”来计算“平均成绩”；（3）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-

40、8.xls在总成绩下的一个单元格，点插入，点函数，在对话框中选求和函数“SUM”，在对话中Number1内点右侧的按钮，将出现另外一个对话框，在文件中选择需要求和的单元格，然后点该对话框的右侧按钮，点确定（完成一个总成绩求和后，利用填充柄完成其他的总成绩求和，或者重复上面的顺序在平均成绩下的一个单元格内，输入“=平均成绩（在该行的单元格，假如说是B3）/3”，回车（其他平均成绩可以采用填充柄完成，或者重复上面的顺序）保存文件本题完成6. （1）打开当前试题目录下文件excel-1.xls；（2）利用公式计算每个项目的“合计”；（3）“合计”列数据的格式和其它数据的格式相同；（4）同名存盘。打开

41、当前试题目录下文件excel-1.xls在合计下的一个单元格，点插入，点函数，在对话框中选求和函数“SUM”，在对话中Number1内点右侧的按钮，将出现另外一个对话框，在文件中选择需要求和的单元格，然后点该对话框的右侧按钮，点确定（完成一个总成绩求和后，利用填充柄完成其他的总成绩求和，或者重复上面的顺序利用格式刷将合计的列的数据格式刷成与其他数据格式相同的格式（使用格式刷的方法是，先选中合计列外的其他任意一个单元格，点格式刷，然后再点需要刷成该样格式的单元格即可）保存文件本题完成7. （1）打开当前试题目录下文件excel-6.xls；（2）计算出“净资产收益率”，净资产收益率=净利润净资产

42、总额；（3）“净资产收益率”行以保留三位小数的百分数形式表现（如：32.310%）；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-6.xls在净资产收益率下的一个单元格，输入“=净利润（在该行的单元格，假如说是B3）/净资产总额”，回车（完成一个单元格后，可以利用填充柄完成其他的单元格的操作，或者重复上面的顺序）选中净资产收益率列下的数据单元格，点右键，点设置单元格格式，点数字，单百分比，将小数位数设为3位，确定保存文件本题完成8. （1）打开当前试题目录下文件excel-7.xls；（2）分别利用函数计算出“总成绩”、“平均成绩”；（3）平均成绩设置带两位小数格式（例如：78.00）；（

43、4）同名存盘。打开当前试题目录下的excel-7.xls文件在总成绩对应的单元格内，点插入，点函数，在对话框中选择求和函数“SUM”，在对话中Number1内点右侧的按钮，将出现另外一个对话框，在文件中选择需要求和的单元格，然后点该对话框的右侧按钮，点确定（如果有多个总成绩项，完成一个总成绩求和后，利用填充柄完成其他的总成绩求和，或者重复上面的顺序）在平均成绩对应的单元格内，点插入，点函数，选择算术平均值函数AVERAGE，出现对话框后，采用求和时的相同方法，完成操作选中平均成绩对应的单元格，点右键，点设置单元格，点数字，点数值，设小数位为2，确定保存文件本题完成9. （1）打开当前试题目录下

44、文件excel-16.xls；（2）计算出“全套优惠价”，公式为：全套优惠价裸机价+入网费-送话费；（3）所有数字都以单元格格式中货币类的“￥”货币符号、小数点后1位小数表现（如：￥1,450.00）；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-16.xls在全套优惠价对应的单元格，输入“=全套优惠价裸机价（在该行的单元格，假如说是B3）+入网费（同上）-送话费”，回车（如果有多个全套优惠价项，可以利用填充柄完成，也可以重复上面的顺序）选中所有的数字单元格，点右键，点设置单元格格式，点数字，点货币，选择货币符号为“￥”，设小数位为2位，确定保存文件本题完成10. （1）打开当前试题目录下

45、文件excel-71.xls；（2）利用函数计算奖金项的值，公式是“满工作量为40，满工作量的奖金为800元，工作量不足的奖金为600元”；（3）利用公式计算实发工资项的值，公式是“实发工资为基本工资加奖金，再减去住房基金和保险费”；（4）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-71.xls选中奖金项下的一个单元格，点插入，点函数，点IF函数，在对话框中，第一个条件格式内输入“该行工作量项下的单元格（比如是E3）=40（即E3=40）”，在true内输入800，在false内输入600，确定（其余行可以采用填充柄完成，或重复上述的顺序）选择实发工资项下的一个单元格，输入“=基本工资（在该行

46、的单元格名）+奖金（同上）-住房基金（同上）-保险费（同上）”，确认（回车）（其余单元格采用填充柄完成，或重复上述顺序）保存文件本题完成11. If函数的应用：根据教师工作表教师职称确定其职务津贴练习Excel2003P140：Excel2003电子表格的编辑操作2. 排序3. （1）打开当前试题目录下文件excel-24.xls；（2）在B4单元格内键入数字“45637”；（3）表格所有数字格式为带1位小数格式（如：23456.0）；（4）将Sheet1的所有内容复制到工作表Sheet2的相应单元格内，并以“电器”为关键字，对四个季度所有数据递减排序；（5）同名存盘。打开当前试题目录下文件excel-24.xls点B4单元格，输入“45637”选中表格内的所有数字格式，点右键，点设置单元格格式，点数字，设小数位为1，确定全选SHEET1（即当前的文件），点复制，点开SHEET2，点当前页面的左上角的单元格，点粘贴点“电器”单元格，点表格，点排序，主要关键字下选择电器，点降序，确定保存文件本题完成4. （1）打