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1、秘书资格考试 秘书四级 工作实务题主要考点复习资料一、文书处理与拟写1、信息收集工作程序 特征：客观、时效、可塑、共享、依附、传递、开发、无限 （1）明确信息收集范围 %考*试大%（2）熟悉信息来源 （3）选择信息收集方法 （4）查找信息 2、如何筛选信息 对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。 （1）看来源 （2）看标题 （3）看正文 （4）决定取舍 3、如何校核信息 对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。 （1）确定校核的内容 （2）选择校核的方法 （3）核实、分析信息 （4
2、）做出判断 4、信息存储程序 （1）登记：建立信息的完整记录 （2）编码：存储的信息要进行科学的编码 （3）排列：经过编码的信息要进行有序化的存放排列 （4）保存：手工、计算机、电子化、缩微胶片等存储手段 （5）保管：有序化包寻的信息要进行保管 5、文书拟写 批转转发性通知、报告、请示、问答函、简报、意向书、订货单、商品说明书 以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。二、事务管理 1、制定接待工作计划的程序 主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 （1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况 （4）与来访者沟通情况 （5）报请上
3、司审批 2、安排来访的工作程序 （1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。 （2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。 3、安排参观工作程序 （1）初步确定活动的内容 （2）征求对方的意见 （3）修改、确定方案 （4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。 4、办公室隐患 （1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患 （2）室内光线、温度、通风、噪
4、音，通道方面的隐患 （3）办公家具方面的隐患 （4）办公设备及操作中的隐患 （5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患 （6）工作中疏忽大意造成失密的隐患 （7）火灾或消防中的隐患 5、健康、安全办公环境的要求 （1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修 （2）光线应充足 （3）温度要适宜 （4）布局应注意通风 （5）办公室空间及座位空间要适当 （6）办公室噪音要低 （7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求 （8）办公设备的安装、操作要符合要求 （9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置 （10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求 （11）办公区或办公室
5、设置急救包并定期更换 （12）建立相应的规章和制度 （13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物 6、印章的刻制 印章管理工作的一个首要环节 （1）得到上一级主管单位的正式公文 （2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续 （3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务 （4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样 7、印章的启用程序 （1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。 （2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。 （3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。 8、印章管理的注
6、意事项 （1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理 （2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁 9、介绍信使用的注意事项 （1）严格履行批准手续 （2）介绍信的内容要明确具体 （3）要填写有效时间 （4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章 （5）一份介绍信只能用于一个单位 （6）持信人不能将介绍信转借他人使用 （7）存根内容要同正文内容相符 （8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改 （9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写 （10）用印要谨慎 10、值班工作规范
7、（1）坚守值班岗位 （2）认真处理事务 （3）做好值班记录 （4）热情接待来访者 （5）加强安全保卫 11、值班实务处理的方法 （1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理 （2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理 （3）对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理 12、值班实务处理的技巧 （1）问明情况，做好记录 （2）重要情况，及时报告 （3）谨防假冒，避免失误 13、商务费用的报销步骤 （1）申请人填写费用申请表并签字 （2）交相关负责人审核并签字批准 （3）商务工作中要向对方索取发票 （4）商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门 （5）提交财务部门领取现金或支票借款或
8、先由申请人垫付 14、安排上司差旅事务的程序 （1）制定商务旅行计划 （2）制作旅程表 （3）准备上司在不同场合的发言提纲 （4）办理出国手续 （5）落实上司出行前的工作 15、办理上司交办事项应注意的问题 （1）要态度和蔼，协商解决 （2）要坚持原则，按章办事 （3）要一视同仁，不分亲疏16、秘书应怎样有效利用工作时间 （1）接受工作任务要弄清“三要素”：内容、时限、要求 （2）优化办事成果“三比较”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小 （3）把握好办事“三形式”：单一办事，交叉办事，穿插办事 （4）检查办事效率“三标准”：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响 （5）向上司复命
9、“三注意”：不失真，不吹嘘，不邀利 （6）精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错 17、如何编制工作日志 至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等 （1）手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，%考*试大%也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划 （2）电脑输入：使用专用软件MS outlook，方便快捷 18、如何管理上司的工作日志 （1）秘书应确保上司日志信息的保密 （2）要保持两本工作日志信息一致和准确 （3）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 （4）熟悉上司用餐和休息的时间
10、，以便安排约会避开上司的休息 19、库存控制卡的内容 （1）项目 （2）单位 （3）库存参考号 （4）最大库存量 （5）再订货量 （6）最小库存量 （7）日期 （8）接收 （9）发放 （10）余额 20、办理进货的程序 （1）使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 （2）将购货订单与实物认真核对 （3）在办公用品库存卡的接收项中填入所接收的每一类货物的详情 （4）更新库存卡中的库存余额 （5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 21、数码相机的性能指标(1)分辨率。 (2)光学与数码变焦。 (3)镜头。 (4)测光系统 。 。 (5)相当感光度（等效ISO额定值）。 (6)图像的存
11、储格式。 (7)存储卡。 (8)光学取景器。 (9)LCD显示屏。 (10)闪光灯。 (11)电池。 (12)连接方式。 (13)白平衡 。 (14)色彩位数（色彩深度）。 (15)连续拍摄。 22、数码相机使用的注意事项 （1）不适宜拍摄自然风光 （2）拍摄时要尽量靠近被摄体 （3）取景要准确 （4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光 23、刻录机主要性能指标1、数据传输速度 2、缓存容量 3、兼容性 24、刻录机使用的注意事项 （1）安装时注意散热 （2）保持清洁 （3）避免刻录机长时间工作 （4）刻录过程中尽量不要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进行操作，不要随意关闭刻录软件 （5）及时
12、取出盘片 25、投影仪操作步骤（笔记本电脑+投影仪） 1安放投影仪 2连接投影仪与电脑 3接通电源，设置好输出方式 4对焦 5设置分辨率 6关闭投影仪 正确的关机顺序是：先按下 Lamp 按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时，再按一下 Lamp 按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮 ，橙色指示灯闪烁 。 过2 3min后，等到投影仪内部散热风扇完全停止转动，黄色信号灯停止闪烁时，再将投影仪关闭，切断电源。 26、投影仪使用的注意事项 （1）保持投影仪镜头的清洁 （2）投影过程中不能用镜头盖遮挡画面 （3）不要关机后立即断电 （4）不要带电插拔电缆 （5）不要频繁开、关机 27、扫描仪故
13、障及解决方案 （1）扫描仪发出的噪音很大：把扫描速度设置成中速或低速即可 （2）找不到扫描仪：检查是否开启扫描仪的电源；如果指示灯不停闪烁则表明状态不正常，%考*试大%先检查与电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了驱动程序，还应检查是否与其他设备冲突，若有冲突可更改SCSI上的跳线 （3）扫描仪指示灯为橘黄色：关闭电源检查电源是否插紧在插座上以及是否接地 （4）扫描仪的READY灯不亮：检查内部灯管或是与室温有关 （5）扫描仪扫出来的画面颜色模糊：擦拭平板玻璃；检查分辨率；检查显示器设置 28、摄像机的主要操作步骤有： 开机装录像带拍摄回放检查关机。 29、数码摄像机摄像基本技巧 （1）开始
14、拍摄第一个镜头时应使用广角的方式 （2）保持数码摄像机处于水平状态 （3）不要过多地使用变焦 （4）拍摄同一主体的时间要适当三、会议管理 1、会议议程的制定程序 为完成议题而做出的顺序计划 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式 2、布置会场的程序 包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面 （1）确定会场形式 （2）合理摆放桌椅 （3）布置附属性设备 （4）布置装饰 3、会场座次的安排程序 （1）安排主席台的座次。职位高者居中，然后先左后右、由前至后。 （2）安排场内其他人员的座次。常见的安排方法有横
15、排法、竖排法、左后排列法。 4、发布会议信息的程序 内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。 （1）会议信息的收集 （2）会议信息的筛选 （3）会议信息的加工 （4）会议信息的报送和审核 （5）信息的发布 5、发布会议信息的注意事项 （1）发布会议信息前要进行报审，审核会议新闻稿以及提供给新闻单位的图片、表格和音像资料。 （2）要对媒体进行选择。发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息，还要了解各种媒体需求的重点和偏好。 6、会议礼仪服务的程序 （1）选
16、择会议礼仪服务人员 （2）分解工作程序 （3）培训会议礼仪服务人员 （4）准备服装用具 （5）礼仪执行 7、会议礼仪服务的要求 （1）突出重点 （2）尽量满足合理要求 （3）从小处入手，注重细节 8、会议信息的分类 （1）按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息 （2）按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息 （3）按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息 9、收集会议信息的程序 （1）确定会议信息的搜集范围 （2）选择会议信息的搜集渠道 （3）确定搜集会议信息的方法 10、会议纪要工作程序 是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。 （1）完善会议记录 （2）起草、编写会议纪要 （3）确定引发范围 （4）接受者确认 （5）领导签字 （6）打印成文 （7）印制、分发或归档保存 11、会议经费结算程序 （1）通知与会人员结算时间地点 （2）清点费用支出发票 （3）核实发票 （4）填写报销单、将发票贴于报销单背面 （5）请领导签字 （6）到财务部门报销 （7）与相关部门及人员结清费用
