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1、我国商业银行现金集中配送中心处理模式初探48内部管理IInternalManagement我国商业银行现盒集中配送中心处理模式初探夏宁中国金融改革的深入推进和国际化程度的不断提高,银行营运成本和风险管理的控制已成为各行为提高经营效益而重点管理的对象,而银行总体外部经营环境的变化亦促使银行内部结构日趋扁平化.专业管理日趋集中化.随着国有银行股份制改革向纵深化发展,业务流程再造,集约化经营等先进的管理模式越来越受到各家银行高层领导的重视其中运用现金配送中心集中调拨配送营业现金这一操作模式,能较好地依托信息科技力量,帮助银行精简机构,提高业务处理效率,越来越为各大商业银行所青睐.现金配送中心运作模式
2、(一)概念现金配送中心指在一定地域范围内,银行将部分营业网点或全部营业网点的营业现金集中到一个处理中心进行集中化调拨,配送,保管,实现一个区域内营业机构现金业务的统一管理,集中作业,并使业务处理达到规范化,标准化和快捷化,同时在规模化处理业务基础上降低成本,提高服务质量和服务效率,实现银行经营综合效益最大化的目标.也就是说,现金配送中心要从以分散布局,被动支持,保管为主的传统金库职能基础上,逐步向以一线营业网点为服务对象,主动满足一线需求,高效保障营业网点现金供给,成为提供高效,安全的集中化后台服务中心而转变.现金配送中心的运营需要依托银行数据集中的业务平台,如统一现代商业银行导刊的现金业务处
3、理系统与账务系统的支持.这一类系统能够将用户按营业机构级别或处理流程的环节设置成不同的岗位,以进行申请,审批等业务的现金调拨处理;采用标准化和流程化的清分,整点等作业手段,实现对现金业务的整理或配款处理;附有安全可靠的金库负责现金保管并且还要有准确的运钞车辆调度管理,保证现金的及时配送.现金配送中心运作模式包括两部分.一部分是现金配送中心自身的内部运作模式(后台处理模式,见图1),主要是金库的现金保管,清点整理配款,运钞车辆管理.这部分是指现金配送中心在本行会计管理机构的指导和监管下(调拨授权),在现金业务处理系统的控制下,采用流水化和标准化方式处理所辖营业机构各种现金领缴业务申请,同时对现金
4、清点整理,并通过现金业务处理系统接口与账务系统进行无缝连接,快速处理各种现金业务的请求.另一部分为现金配送中心与区域内营业机构及上级人民银行金库之间进行信息,实物传递的运作模式(前,后台信息传递模式,见图2).前台包括各对公,对私的营业机构,上级人民银行金库,后台指现金配送中心,通过现金业务处理系统传递各种业务需求信息等.现金配送中心的前,后台运作模式包括营业网点与配送中心之间及配送中心与上级中心金库(我国通常为当地人民银行金库)之间的调拨申请,调拨审批,实物出库和入库等一系列流程.需求机构通过现金作业系统发起,传递现金调拨信息,系统对不同时间申请信息进行业务处理,自动检查库存现金余额情况,辅
5、助审批人员调度现金,监控金库中心,营业网点现金实物的入账情况.整个过程通过不同环节的状态控制和联动记账,保证调拨信息,账务数据和实物的一致性.(二)业务流程目前国际主要的商业银行普遍构建了现金配送中心模式来处理一个区域内的现金调拨配送业务,例如美洲银行,花旗银行,汇丰银行等等,国外商业银行现金配送中心在整个现金业务处理流程中,现金申请,审批,调拨等管理信息均记录在现金业务处理系统中,并实时与账务系统账务信息进行同步.具体的步骤如下.1.营业网点的上缴流程(见图3):(1)营业网点向配送中心的调拨授权中心发送上缴请求;(2)调拨授权中心审查营业网点现金存量是否合理,对请求做出判断,若有必要上缴反
6、馈审批确认;(3)调拨授权中心将接款的指令发送到车辆中心,车辆中心根据各运钞车的作业状态,选择合适时间,路线分配车辆去接款;(4)运钞车与营业网点交接,完成取款;(5)运钞车返回,与配送中心的清点中心交接款项;(6)清点中心接收确认后,清分整理,由系统自动进行账务核算;(7)接款结束,反馈调拨授权中心结束指令;(8)清点中心清点整理后,交金库中心入库保管.2.营业网点的领用流程(见图4):(1)营业网点向配送中心的调拨授权中心发送领用请求;(2)调拨授权中心审查金库中心现金存量是否充足;(3)金库中心反馈调拨授权中心现金存量的情况;(4)调拨授权中心根据金库反馈信息,对营业网点请求做出判断,若
7、有可以领用,反馈审批确认;(5)将送款的指令发送到清点中心,清点中心根据营业网点的现金需求,向金库中心领取足够的现金;(6)金库中心出库,交给清点中心,由清点中心封装款箱,等待运钞车接款;(7)将送款信息发送车辆中心,由车辆中心安排运钞车选择合适时间,路线分配车辆去送款;(8)运钞车与清点中心交接,完成车辆装款;(9)运钞车送款,与营业网点交接;(10)接款结束,反馈调拨授权中心结束指令.二,我国银行现金配送中心运作模式可行性(一)信息技术因素随着我国各大商业银行数据大集中的完成,统一的业务处理信息系统平台已经建成,银行内部各项账务数据,机构,人员等信息资源得到了共享和集中管理,奠定了现金配送
8、中心运作模式的技术基础环境.同时,我国行业软件水平不断提高,I20082i49I理g管部内内部管理IInternalManagement流程管理性软件在各行业广泛使用,为现金配送集中化处理提供了技术上的有力保证.1.开发配送作业系统.现金配送中心的集中处理模式将一个区域内数十个营业网点的现金处理业务转移到一个处理中心,无疑加大了后台的工作量,同时现金业务处理的转移必然伴随后台作业风险管理控制难度的增加.如何面对剧增的业务处理量,如何将数十个营业机构的申请,审批,调拨,配款,发送等每一个业务流程环节做到井井有条,繁而不乱?现代化现金配送中心的建设,就必须依托信息技术的流程自动化管理,要建立满足全
9、区域的现金集中配送作业的系统,该系统既要考虑完善的功能和可操作性,又要满足现金调运全过程的风险控制.该系统应设计实现以下基本功能:现金调运信息传送,调运信息资料打印,现金调拨账务的自动处理,运送线路管理,交易时限管理,现金”在途”监控,现金收付统计,操作员权限管理等.以营业网点申领现金为例,营业网点通过配送作业系统向现金配送中心发送申领现金信息,中心收到信息后,打印申领单留存记录,并在配送作业系统和关联的账务核算系统中进行相关配款信息处理,由所辖金库中心办理现金出库,清点中心再按申领需求进行配款,一次性封包,并将封包交车辆中心的运钞车送营业网点,同时将封包及押运人员的相关信息发送营业网点.网点
10、收到现金封装袋(箱),核实押运人员身份,经清点无误后,在配送作业系统中进行确认处理.2.实施电子化交接控制作业过程.集中作业的现金配送中心,必然50I现代商业银行导刊导致网点机构与押运交接过程参加人员数量多,交接人员识别是现金交接安全的关键.交接人员数量多,流动性大造成的交接人员不能用传统的经验识别交接人身份的方式,一方面要防止假冒押运公司的押运员或交接双方手续,数据交接不清;另一方面,当配送中心所辖营业网点的数量多,同一时段不同网点的缴领需求交叉重合时,要防止交接网点发生交接混淆,避免造成出,入库款箱数量短缺或各营业网点间款箱混淆.建立能够识别身份的电子交接系统,对解押人员姓名,身份证号码,
11、工牌号码和照片,封包(箱)编号,押运车辆的型号,车牌号码等要素,实施系统确认,控制交接风险.现金配送交接识别系统可以通过手持式PDA机具和经授权的Ic身份识别卡,在指定时间到指定地点,经过与营业网点Ic身份识别卡进行双方身份确认,密码确认,车号确认后,方可进行款箱的交接.现金配送交接识别系统是可以安全有效地将集中调拨,配送的风险进行控制.突出强化现金配送中心,营业网点,车辆押运三方的工作职责及风险防范,有效控制交接风险.起到即时管理,即时监督,即时杜绝的作用.(二)物流理论闪素近几年来,全球物流理论在实践领域的飞速发展,在运输,配送管理,储存,保管管理,装卸,搬运管理,信息管理等方面为金融业集
12、中化管理,特别是商业银行现金业务的金库管理,配送管理提供了很好的借鉴.现金配送中心主要业务流程可以借鉴物流配送的作业原理,规范现金物流作业方式,实行现金集中配送模式.我们可以运用物流配送作业理论,将目前相对分散作业,人工监控的传统现金调拨方式,向集约化,电子化,流程化的配送模式转变,建立安全,高效,快捷的现金配送体系.1.设备标准化管理.为便于管理,规范操作,加快配送流通速度,减少处理环节,降低采购成本,配送中心可以统一营业网点尾钞箱尺寸,装卸机具的尺寸,运输设备车辆的容纳尺寸,甚至金库进出门高,门宽等一系列设施的配套性.还可以将散装的现金款箱向集装形式转换,辅以不同颜色进行快速识别款箱的种类
13、,所属地区等信息.同时,由配送中心统一购置装运现金的封包布袋,一次性封条锁等专用物品,达到一个区域内使用的一致性.2.合理编排运钞线路.为有效利用资源,节约成本,达到以尽量少的运钞车满足区域内所有营业网点现金的运送需求,可以对运钞车的装载量,尾钞箱的尺寸规格及各网点尾钞箱核定一个数量,然后利用运筹学测算出应需的线路.按照一条线路使用l辆运钞车的原则,综合考虑营业网点与配送中心间的距离,早晚营业时间等因素,合理编排运钞线路,每条线路车程控制在l小时以内.3.条形码的应用.现代物流广泛使用的条形码技术与各种电子扫描技术,电子数据交换(EDI),还有近年来,物流领域使用的GPS卫星通信的实时跟踪技术
14、等最新现代技术用以识别,处理物流信息,控制物流作业流程.这些技术可以应用于配送中心现金款箱和运钞车的管理上,可以快速实时跟踪现金款箱的处理过程,监控现金配送状态,保证每一个环节的安全可靠.(三)清点设备能力因素现金配送中心,必须具备较高效率的处理能力,特别是清点中心要有先进的现金清分设备.目前,各种人民币外币点验钞机,电动自动捆钞机,扎把机,复点机,纸币清分机,硬币清分包装机的使用,为大规模集中作业提供了机械自动化的有力帮助.有的大型高速清分机系统每小时可以处理多达l2万张钞票,而且提供多种不同的检测器和功能选项.有的清分机系统可以一次处理多个不同使用单位的混合面额钞票.清点设备的种类和功能多
15、,各类设备单机的处理能力强,都为现金配送中心的集中作业提供了可靠支持.(四)人力因素由于现金业务作业更具专业性和熟练性,因此,培养合格的现金作业人员需要较长的时间,同时,现金作业要求工作人员要有很高的道德素质,人员要保持稳定,不宜频繁流动.这一客观因素应该使各大银行将一定区域范围内的现金业务集中到一个处理中心,由专门从事现金作业的员工进行业务处理,提高作业的效率,降低人员培训的成本.三,我国商业银行现金配送中心运作模式优越性现金配送中心集中运作模式的建立与实施,对提高同区域现金配送的集约化管理水平,合理利用资源,提高资金综合利用率,降低营运成本,减少风险隐患起到了非常积极的作用.(一)资源合理
16、利用,降低管理成本在业务竞争激烈的环境中,我国各大商业银行如果能够降低投入成本,减少日常营运的费用,就是创造了新的利润源泉,必将增强在这个领域的自身竞争力.因此,商业银行可以从总体上集中利用现有的各项资源,减少银行业务范围扩大而引发的资源成本扩张.实践中,现金配送中心集中管理,有效压缩了区域内金库数量,减少了中间环节,节约了人力,物力资源投入,降低了管理成本.金库数量可以由分散布局压缩为配送中心所属的1座金库中Ifl内部管理InternalManagement心.原金库岗位人员可以全部分流,管库人员也能够大幅度减少,现金整点清分只需一小部分人即可完成.同时由于变网点分散运送为集中配送,运钞配送
17、车辆可以大幅度减少.(二)减少无效资金占用,提高资金利用效率传统分散式的金库作业,每一个金库为了保障营业网点的现金使用,都会占用一定量的备用资金,所以总体上看,整个区域内各金库的日均现金备付率往往高居不下,无效资金占用多.集中配送后,由于配送中心可以集中各营业网点现金款箱现金余额,又可以控制监控各营业网点现金备付的合理性,或根据营业网点需求灵活调剂现金余缺,及时向营业网点配送现金,增强了配送中心现金调控能力,在保证现金供应的前提下,最大限度地压缩无效资金占用.(三)降低金库管理风险,有效遏制案件发生现金配送中心集中处理后,现金业务风险由分散于各分金库变为向配送中心集中,减少了中间停留,操作和管
18、理的层级,便于有效统一和规范现金业务操作,严密现金作业的操作流程,对集中控制现金配送作业风险起到至关重要的作用.同时也减少了原来因人员不足或投入不足造成的风险隐患.四.我国商业银行现金配送中心运作模式潜在风险及应对措麓(一)非计划现金需求不易保障现金配送中心是按照营业网点的预先申请,并结合全行现金运作的总体情况来指导每一步的生产处理流程,整个现金供应链中,每一个流程环节间都是严密而紧凑的.对2.8-2l51内部管理IilJlalj:l:;于营业网点临时性非计划的现金需求(如:部分客户急需大额度现金的情况)打破了原有资源的利用计划.如果商业银行采用配送中心运作模式,就会在配送中心现金余额储备,车
19、辆调配等方面带来难度,使部分在地域上远离金库的营业网点的临时性现金需求不易得到满足,在一定程度上会降低非计划内网点现金调缴办理的效率,如果客户的现金需求不能得到及时的满足,更可能引起客户不满,严重时导致银行客源流失.因此,现金配送中心对于计划性运作的依赖程度较高,其对客户需为避免发生这类情况,前台人员在侧重营销工作的同时,也应认真学习掌握一定的现金业务处理常识,在受理客户现金业务时可以进行必要的识别和整理,将客户存在的问题当面予以说明,以保证后台员工处理业务可以畅通无阻.(三)高峰时段业务处理能力的瓶颈受营业日结时间和人员设备处理水平所限,现金的收付处理在营业时间终止前会形成处理高峰,致使配送
20、中心员工在有限的时间内整理清点大量的现钞.超负荷操作无j_琨金配送【l】心集【l】运作模式的建立与实旋.对捉高同区域璃金配送的集约化管理水平.合理利用姿源.提高姿金综合利用率.降低营运本.;鹾风险隐患起到丁非常积酝的作用._l_求响应的灵活性,及时性存在一定的风险隐患.为应对这一可能导致的不良后果,商业银行应主动与客户沟通,加强现金需求的计划管理,降低临时性大额现金需求的可能性.(-二)现钞鉴别,整点不合规风险的转移采用现金配送中心运作模式时,银行前台临柜人员将在一定程度上降低对现钞清点整理的程度,对于现钞真伪辨别或者挑残整点的操作风险向后台的现金配送中心转移.当发生现钞差错时,查询沟通或落实
21、责任的流程相对复杂,耗费了后台有限的资源,降低了后台的处理效率,也容易引起不必要的内部处置成本.52现代商业银行导刊疑增加现金配送中心运作管理的操作风险.为更有效地控制操作风险,一方面应积极培养员工的操作能力,另一方面要合理安排每日现金领缴的时间计划,充分利用设备使用率低谷的时段作业,平均每日中心的业务处理量.(四)信息传递失真或丧失及时性在配送中心模式下,现金作业形成了一条流程链.每一个环节都需要上下的配合和支持,如果各环节的分工不明确,责任不清晰,业务信息在环节间交接传递时,有关的金额或路线等关键信息传递就会不及时,不畅通,整个流程的业务处理效率就会降低,甚至由于误差而导致现金配送金额或配
22、送路线等重要的信启,在处理环节间传递失真,从而造成错误的配送信息,直接影响整个配送区域内营业网点的正常营业.为确保流程统一,责任明确,风险可控,现金配送中心必须制定相关的制度规定.对现金配送各环节进行明确和规范,特别是营业网点对调运信息的发送,现金实物调运后金库中心,车辆中心,清点中心三方的处理方式,有关工作的衔接,在途现金入账情况进行特别的要求.对新的现金配送流程涉及的每一环节要做详细,具体的要求.如规定尾钞箱必须加挂双锁和封签,现金重空封包及业务封包须加挂一次性封条锁;尾箱,封包的清点,封装,拆封及交接必须在监控下进行;交接环节采用统一的身份识别技术及方法等,还对异常情况和突发事件的处理流程进行了明确,确保现金配送中心的实施有条不紊.作为一种新兴的现金处理模式,现金配送中心以较先进的科技产品为依托,迎合了当今中国入世后的银行内,外部经营环境,利于银行实现结构扁平化和管理专业化,利于银行切实降低运营成本,不失为一条帮助银行精简机构,提高工作效率的有效途径.这种模式有利于加快后台对前台服务与支持的响应速度,增强风险控制能力,降低作业成本,是国际商业银行现金处理的发展趋势,但是建立与实施现金集中配送模式是一项复杂的系统工程,涉及多项内容,多个环节以及众多部门,还需要我们共同的研究和探讨.露作者单位/建设银行总行营运管理部嚣责任编辑/陶小兵
