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1、第七章 信贷档案管理7.1 概述7.1.1 定义信贷档案管理，是指银行对在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义或具有史料价值及查考利用价值的信贷经营管理专业技术资料，包括合同、文件、帐表、函电、记录、图表、声像、磁盘等进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。凡本行经营管理的各类表内外本外币信贷业务都属于信贷档案管理的范围。7.1.2管理原则 银行信贷档案工作实行“统一领导、分级管理、逐级建档”的原则，即：在总行统一领导下，各级行负责对本行系统信贷档案工作进行指导、监督和检查，同时负责建立和保管本级行所管理和经办的信贷档案。 7.1.3 分类为便于管理和利用，信贷
2、档案可按以下两部分内容进行分类：1客户基本情况档案资料。即银行在信贷业务经营管理过程中形成的对客户基本情况、市场竞争能力、财务状况、发展潜力、生产经营活动、信用信誉等方面的档案资料。2信贷业务和担保档案资料。即银行在经营管理各类具体信贷业务以及接受客户为申请该信贷业务所提供的担保过程中形成的档案资料。包括固定资产贷款、流动资金贷款、房地产开发贷款、承兑、贴现、保证业务、贸易融资等各类表内外本外币信贷业务。7.1.4 管理部门银行信贷档案由信贷部门和档案部门分段分工共同管理。即：在贷款本息结清以前或项目竣工以前，由信贷部门负责管理；在贷款本息结清以后或项目竣工以后，由档案部门负责管理。信贷业务部
3、门和档案部门应相互支持，密切配合，使信贷档案得到完整的保存、科学的管理和有效的利用。7.1.5 管理人员信贷业务部门应指定专（兼）职人员，即信贷档案管理人员，负责信贷档案资料的收集、整理、立卷归档工作，并按规定期限向档案部门移交。7.1.6 管理要求 1保密性要求。任何人对涉及银行商业机密的信贷档案资料均不得泄密。 2专门性要求。信贷业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。 3完整性要求。档案资料要求内容完整，要素齐全。 4规范性要求。建立信贷档案要求科学、合理、规范、易于查找。7.2 信贷档案管理操作程序7.2.1 收集信贷档案资料受理信贷业务后，各级信贷业务经办人员对于每笔信贷业务都应
4、设立专用文件袋，受理、调查评价、审批、发放等各环节形成的档案资料都应存放在专用文件袋内，并在文件袋上注明客户名称、文件内容、收件日期等项目。7.2.2 移交信贷档案资料信贷业务发放后，信贷业务经办人员应将每笔信贷业务形成的信贷档案资料按下列时间、内容和要求向信贷部门信贷档案管理人员办理移交，由信贷部门信贷档案管理人员集中统一整理保管。1 时间无论是一次性提款还是分次提款，均应在每笔信贷业务发放（办理）后的2个工作日内移交。自发放（办理）至回收阶段的档案资料，随时形成，随时移交。2 移交内容。按照信贷档案资料清单（见附件3-7-1）规定的内容，形成多少移交多少，不得遗漏。3办理移交手续信贷业务经
5、办人员在信贷档案资料移交前，需认真逐笔登记台帐。然后填写信贷档案资料清单一式两份，连同全部信贷档案资料一并移交信贷档案管理人员。7.2.3 立卷归档7.2.3.1 档案资料核查信贷档案管理人员对档案资料的完整性负责。对于移交的每笔信贷业务的档案资料，必须依照清单逐份逐张地核实，并确认每份信贷档案材料是否为原件、原稿或清单列明同意存档的复印件。如果有缺项或缺少份数，信贷档案管理人员有权要求信贷经办人员及时补齐。因特殊情况不能补齐的，由信贷经办人员在清单“缺项原因”中注明。 经审查符合要求的信贷档案资料，信贷档案管理人员和信贷经办人员同时在信贷档案资料清单上签字，清单一式两份，一份由信贷经办人员保
6、留，一份作为信贷档案资料首页。7.2.3.2 档案资料整理信贷档案管理人员接收信贷档案资料后，应在两个工作日内进行整理，即将信贷档案资料划分为客户基本情况档案资料、信贷业务和担保档案资料两部分内容，分别整理与保管。其中：信贷业务和担保档案资料按照贷前、贷后两个阶段的业务操作流程，分别顺序排列。按照有关规定，抵押或质押物，包括土地使用权他项权利证书、存单、有价证券以及其它产权或收益凭证、财产保险单等重要单证由会计部门负责入库保管。信贷档案管理人员应在重要档案资料登记表（见附件3-7-2）上登记，同时复印一份装入信贷档案内，以备日常查用。7.2.3.3 立卷归档信贷档案管理人员对经审核整理的信贷档
7、案资料应及时进行立卷归档。1立卷的要求（1）每个客户的客户基本情况档案设立一个专卷，每一笔信贷业务的信贷业务和担保档案设立一个专卷，每一专卷在向档案部门移交前可不必装订，但必须按照业务操作时间和信贷管理顺序进行排列。（2）每一个案卷应抄写二份信贷档案卷内资料目录（见附件3-7-3），其中一份放在卷首，一份作为检索工具。（3）案卷卷内文件以件为单位装订，即以每一份有效档案资料为单位，每件资料首页的左上角应编写件号。同时，每件资料都在有效张页正面的右上角和背面的左上角编写页号，并将资料件号与页码登记在信贷档案资料清单上上。档案资料件号与页码必须与目录记载保持一致，以便于保管和查阅。属于国家秘密和银
8、行商业秘密的文件，信贷档案管理人员应在卷内目录“备注”栏内注明密级和保密期限，以免造成泄密、失密现象。（4）对每个客户基本情况档案案卷要根据档案部门的有关要求编制临时案卷号（用铅笔）。（5）对每笔信贷业务的信贷业务和担保档案，信贷档案管理人员要按客户、业务品种和业务发生流水号编制临时案卷号，即首先按客户编号，其次按信贷品种编号，再按当年度签订合同的时间流水序号作为档案流水号，如贷款业务按照借款合同号码编号，保证业务按出具保函协议书号码编号等。（6）编制临时案卷号后，信贷档案管理人员应填写信贷档案案卷封面。填写时，根据实际情况暂不填写“收回信贷本息”和“卷内件数”，以便补充时填写有关内容。“案卷
9、号”一栏可用铅笔填写临时案卷号。案卷封面具体填写内容和填写要求如下： 经办部门：填写本行内部经办该业务的具体部门。 客户名称：填写客户单位全称或规范化简称。 信贷品种：填写相应的会计科目名称或信贷业务品种名称。 项目名称：固定资产贷款填写项目名称，流动资金贷款及其它信贷业务品种填写用途。 合同生效日：填写信贷合同正式生效的日期。 合同到期日：填写信贷合同规定期限的止日。 收回全部信贷本息时间：填写实际收回全部信贷本息的时间。 案卷号：按照编定的案卷号填写。 卷内件数：应与卷内目录顺序号尾数相一致。其中客户基本情况档案案卷封面主要填写档案类别、客户名称、案卷号等内容。（7）每个案卷视资料的多少，
10、设立一个或若干分卷，按顺序排列。其中客户基本情况档案可按年度设立分卷。 2案卷的存放信贷档案资料以客户为基本单位，每一客户的信贷档案资料按“信贷客户基本情况档案、信贷业务和担保档案”两部分进行存放。存放方法按下列要求：（1）客户基本情况档案案卷按不同客户集中存放。（2）每笔信贷业务的信贷业务和担保档案案卷采用客户信贷品种信贷业务发生时间的分类和顺序存放，即首先区分不同的客户，每一客户再区分不同的信贷业务品种，同一种信贷品种中，再按信贷业务发生时间顺序进行排列存放。信贷业务和担保档案案卷以每笔为单位相对分开，不得相互混杂。（3）立卷后，对于信贷业务发放至全部信贷本息回收期间的接续资料，信贷档案管
11、理人员随时在信贷档案资料清单中进行登记和补充归档。7.2.4 信贷档案的保管和使用1信贷档案的保管要求（1）信贷档案资料可根据便于保管和利用的原则，自定装具。但信贷业务和担保档案资料装具封面应标有档案类别、经办部门、客户名称、信贷品种、案卷号、年度等内容。客户基本情况档案资料装具封面应标有档案类别、客户名称等内容。（注：可考虑制定统一的装具格式）（2）信贷档案管理人员有义务保证档案资料的安全，严密防火、防潮、防尘、防盗、防蛀、防腐蚀。一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的，除及时采取必要措施外，应根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。（3）信贷档案资料需要原本、原稿，不得另行编写与修改。信贷档
12、案管理人员不得违反规定提供、利用、移交资料或违法、违纪牟取私利进行涂改、伪造档案。（4）信贷档案根据工作需要和可能，采用先进的技术设备，逐步实现档案的计算机管理。（5）由于机构变动或人员变动，需要进行档案交接时，信贷档案管理人员必须进行认真交接。接收人对交接的具体文件和资料，按卷内目录逐项核对，并在文件目录下签章。 2档案资料的使用（1）任何人使用档案资料，均必须经过批准后进行，并在档案资料借/阅登记表（见附件3-7-4）上登记，未经批准不得将资料带离现场或复制。对借用或查阅资料的时间和内容、行为要做概要记录，且由借用人或查阅人签字确认。未经批准，信贷档案管理人员有权拒绝借用、查阅。（2）经信
13、贷部门负责人同意后，查阅人可对档案进行现场查阅。需要将资料带离现场的，经同意后由信贷档案管理人员为其复印，复印资料不得擅自外传。原则上不得带走档案资料原件，因特殊情况需要出借时，借用人应填写档案资料出借单（见附件3-7-5），经信贷部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借，同时将出借单作为档案附件专门保存。（3）对于司法部门及监察、工商、税务、审计等部门和单位因工作需要查阅资料，信贷档案管理人员必须查看其单位介绍信及身份证明文件，以及信贷部门负责同志在介绍信上的批署意见。需带走原件的，还应查看由信贷主管行长签字的批条。（4）信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间，应
14、保证资料的安全性、完整性和有效性，借用或查阅人均不得在信贷档案资料上涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开，对因资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。（5）归还出借的信贷档案资料时，由信贷档案管理人员负责清点归档，同时交还借用人借条，并在登记簿上登记注销。7.2.5 移交档案部门信贷档案管理人员每年3月底以前，将上一年归档的全部信贷档案进行整理，按照本行档案部门的要求将需移交档案部门的信贷档案进行移交：1对于客户基本情况档案，一般将两个年度之前的档案进行移交。2对于信贷业务和担保档案，固定资产贷款分两期移交，即在项目竣工验收后进行第一期移交，至贷款本息按期收回后再进
15、行补充归档移交；其余各类信贷业务在本息按期回收或信贷业务按期执行完毕后一次全部移交；逾期信贷的档案可比正常归档时间推迟一年移交。3补充填写信贷档案案卷封面，案卷封面要逐项补充填写清楚，根据档案部门有关规定编制和填写正式案卷号，并注销其临时案卷号。4信贷档案向档案部门移交后，档案部门对信贷档案应进行统一的分类、排列与编目。5在办理逾期信贷档案移交前，信贷档案管理人员应先登记逾期信贷统计台帐，以便于信贷部门对逾期信贷的清收。然后再按照信贷到期日的先后顺序，逐项登记移交单，并分别在移交单上注明“逾期”字样。6逾期信贷本息全部收回或呆帐贷款经批准核销后，信贷档案管理人员应在逾期信贷统计台帐上，对该笔业
16、务予以注销。然后，填写收回逾期（核销呆帐）信贷通知单，并及时送本行档案部门补充归档。7信贷档案管理人员向档案部门移交信贷档案，应逐笔登记信贷档案移交单，移交单一式两份，档案部门和移交部门各存一份。8.信贷档案的保管期限规定如下：凡国家重点项目，以及具有史料价值项目的信贷档案资料为永久保管；一般大中型项目、限额以上技改项目的信贷档案资料，保管期限为1020年；小型项目、限额以下技改项目和流动资金贷款等其他信贷档案资料保管期限为1-5年。信贷档案的保管期限从贷款本息还清或信贷业务执行完毕的第二年开始计算。7.2.6 清退销毁1对已结清债权债务关系的信贷档案，其中应退还给客户的资料，经本行主管领导批
17、准后，办理退还手续。2信贷档案的销毁工作按档案管理的有关规定执行。未经批准，任何人不得擅自销毁信贷档案资料。附件3-7-1信贷档案资料清单一、客户基本情况档案资料序号 材料名称 是否移交 交出人 接管人 移交时间 缺项原因 备注1一般客户需要的档案资料 （1）营业执照（副本或影印件） （2）法定代表人身份证明、 签字样本（原件）； （3）法人代码证 （复 印件）； （4）贷款证（复印件） ； （5）公司合同或章程 （复印件） （6）会计事务所出具的 验资报告; （7）客户近三年及近期的财会报告（原件或复印件）； （8）税务登记证明（复 印件）； （9）开户证明（复印件）； （10）有权部门批准
18、成立事业单 位机构设置的文件(复印件); （11）客户评价报告（原件） 2、建筑安装企业另外需要：（1）承建资格证书（复印 件）； （2）资质等级证书(复印 件) （3）建筑安装企业施工 安全资质证(复印件) 3、房地产企业另外需要：（1）资质等级证书（复 印件）； （2）投资许可证(复印件) （3）建筑许可证(复印件) 4、外贸企业另外需要：（1）进出口经营权许可证 （2）允许持有外汇限额的 批文 5、三资企业另外需要：（1）外商企业投资登记 证书； （2）合资外方的资信 调查材料； 6私人客户另外需要：（1）身份证件（复印件）； （2）借款人稳定收入证明 （3）纳税证明材料 二、信贷业务受
19、理至发放(办理)阶段：1、信贷业务一般需要的档案资料:（1）信贷业务申请书及 附件(原件)； （2）法人授权委托代理 人证明(原件)； （3）贷款证（复印件）； （4） 董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明（原件）； （5）有效的商品（原料）购、销合同（复印件）； （6）同意保证意向书(原件) （7）董事会同意提供保证的决议或具有同等效力的证明(原件) （8）保证人基本情况 资料（内容同上）； （9）同意抵、质押意向书（原件） （10）抵押(质)物评估报告(原件). （11）评估单位资格证明(复印件) （12）抵押物（质物）清单（原件或复印件） （13）抵押物（质物）权利证书，如土地
20、使用权证、房屋产权使用证（复印件） （14）有处分权人同意抵押（质押）的证明文件，包括： 董事会同意抵（质）押的决议或具有同等效力的证明（原件） 第三人同意提供抵（质）押的书面申明（原件） 全体共有人同意抵（质）押的证明（原件） 海关同意抵（质）押的声明等（原件） 国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明（原件） 其它有权机构同意抵（质）押的证明（原件） （15）抵（质）押人有关身份证明（原件或复印件） （16）抵押（质）物保险单据（原件或复印件） （17）抵(质)押登记证明(原件) （18）质物不予挂失的证明(原件) （19）信贷调查评价报告（原件） （20）信贷审批决策文 件(原件)；
21、 （21）各类信贷合同(副本或复印件) （22）各类保证合同、抵押合同、质押合同（副本或复印件）； （23）合同审计表（复印件）； （24）核定贷款指标通知单 （25）贷款转存凭证 （提款通知单） 2、固定资产贷款另外需要：（1） 项目建议书及批准文件（原件）； （2）可行性研究报告（或设计任务书）及批准文件（原件）； （3）初步设计及批准文件（原件）； （4）项目概算资料（原件或复印件）； （5）项目融资意向（原件）； （6）贷款意向书贷款承诺书（原件）； （7）项目年度投资计划及贷款计划下达文件（亦可在“调查评价报告”中注明下达贷款计划的文号）； 3、储备贷款另外需要（1）初步设计书及批准
22、文件(原件或复印件) （2）有权机关批准项目开工的文件(原件或复印件) （3） 项目概算资料（原件或复印件） （注：以上三项若属固定资产项目可免于归档）（4）有权部门下达的下年度投资框架计划或单位提出的下年度投资建议计划(复印件) （5）委托银行代理拨、贷款业务的部门保证下年度安排投资，归还储备贷款的承诺文件（原件） （6）设备、材料储备计划表(原件或复印件) （7）设备、材料订货合同清单 4、房地产开发贷款另外需要（1）购建住房合同、协议或其他证明文件（原件或复印件）； （2）开发项目可行性研究报告及批准文件(原件); （3）开发项目扩计及批准证件(原件); （4）有权部门批准的项目、实施和
23、开发的文件和计划（原件）； （5）开工许可证(复印件) （6）预售许可证(复印件) 5、科技开发贷款另外需要（1）项目建议书及批准文件（原件）； （2）可行性研究报告及批准文件（原件）； （3）国家或省级科技成果鉴定证书（复印件）； （4）开工报告（原件或复印件） （5）有权部门批准纳入科技发展计划的批准文件（原件）； 6、商业汇票承兑另外需要（1）承兑汇票留存联(复印件) （2）银行承兑协议(副本或复印件) （3）交存保证金的会计凭证(原件) 7、 商业汇票贴现另外需要（1）申请贴现的商业汇票（复印件） （2）申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据（复印件） （3）会计部门对票据合法有
24、效性审查 的反馈意见 （4）贴现凭证(复印件) 8、保证业务另外需要（1）交存保证金的会计凭证(原件) （2）出具保函协议书(复印件) 9、个人住房贷款另外需要:（1）房屋预售许可证(期房)或楼盘的房地产权证(现房)(复印件); （2）开发商或售房单位的阶段性连带责任承诺材料(原件); （3）商品房预售合同或商品房出售合同 （4）借款人稳定经济收入或偿债能力证明(原件); （5）批准动用公积金存款的证明; （6）住房保险单(原件及复印件) 10、银团贷款另外需要银团贷款有关文件(原件) 银团贷款合同(原件) 11、外汇贷款项目另外需要：（1）外汇项目贷款项目推荐函（原件）； （2）进出口贸易融资额度申请书(原件) （3）一级分行推荐外汇贷款项目情况表； （4）外汇贷款项目备选通知书； （5） 外汇项目贷款报批函； （6）地方外汇管理局委托我行筹资的函； （7）地方外汇管理局委托我行筹资的批文； （8）不可撤销现汇担保书； （9） 不可撤销人民币担保书； （10）不可撤销外汇额度担保书； （11）外汇贷款工贸协议书； （12）设备技术等进口的商务合同（英文）； （13）外汇借款合同； （14）转贷协议(原件) （15）进出口贸易融资合同(原件)
