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1、（职业发展）提高个人成效的方法介绍第四讲提高个人成效的方法（下）四、办公室的5S（壹）办公室5S的内涵办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。如图2-4所示：图2-4办公室的5S示意图1整理整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。于办公桌上摆放的壹般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前仍未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天均要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色
2、、绿颜色等标签标识标记起来。2整顿整顿自己的工作作风和工作流程，让壹切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，壹般要于中午午餐吃饭前的时间做简单整理，于下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放于每次工作结束之后，这样能够快速进入工作状态，提升工作的效率。3清扫将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的
3、整洁，也是对工作时间的整理。4清洁保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单壹点，没有靠背也能够。壹般于总经理室、部门经理等处，经常会见到大班台和中班台，前面要放俩张椅子，这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这俩张椅子均撤掉，让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，壹般会泡壹杯茶，先寒喧壹番，然后慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会于这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自
4、己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。于工作时间，如果有必要应将它们收于柜子里面，且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放于伸手可及的地方。统计表明人于多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如壹见到环球时报的封面，认为第壹个消息很有趣，决定要花5分钟时间见壹下。结果往往是见完这壹个，会接着再见另壹个更好玩的消息，如此壹来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为了阅报时间，当扎进到这些和工作无关的新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。5素养养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，
5、让时间成为自己所能掌控的有形资源。于办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝壹杯咖啡”，“来来来，小周来抽根烟”。于职场能够喝茶、喝咖啡、甚至能够到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这样的邀请时，明明手头有壹个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工作而和别人壹起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。壹旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，和别人能打成壹片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。不断受到干扰和打断，也包括
6、接打电话。必要时壹定要让助理接电话，自己如果要打电话，壹定要拿着话筒站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要于接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，壹般情况下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟壹到就要果断结束电话。（二）办公室的5S行动综上所述，办公室的5S行动应该做到：于办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；每天均整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；及时处理文件，建立相应的文档系统；整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。（三）办公室5S的适用范围文件档案；办公区域；办公室管理。管理者时刻要牢记，自己工作中
7、最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。五、计划的杠杆原理（壹）计划的重要性计划是非常重要的管理措施，对于工作，管理者应该多花时间去做详细的计划，让下属加倍努力，不断地完善计划。对于计划的理解，有壹个非常经典的口号“慢慢计划，快快行动”，即于分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花壹些时间，多浪费壹些时间是能够容忍的，因为从本质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不误砍柴功，多花壹些时间把刀磨得快壹些，砍起柴来就会更顺当。可是有很多经理人正好和此相反，急于行动，疏于计划。有条件要干，没有条件也要干，创造条件干。于战争中学习战争，
8、于战争中积累战争经验，干中学。这个理论本身是没有错的，可是如果于行动之前不假思索，不做任何的备选方案和计划，这样采取的行动就可能要多交学费，多走弯路。于开始行动之前，壹定要先坐下来想壹想，作为经理人，和员工最大的区别就于于做计划，员工只要被动的服从和执行就能够算作是壹个合格的员工，最多只不过是壹个优秀的员工。可是经理人于行动之前，要做尽可能详细的计划。如果没有于详细和简单之间求得平衡，没有具体的操作方法，没有具体的数量，没有制定三个之上的计划就开始行动，这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划，壹定要让其多花时间完成计划的制订工作。中国古人讲“三思而后行”，其中包含俩层意思：
9、第壹是要多花壹些时间思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。【案例】基辛格：“是最好的计划吗？”美国前国务卿基辛格的下属每壹次拿工作方案或工作计划上来的时候，基辛格总是要问他壹句话，“你确信，这是最好的计划吗？”如果下属支支吾吾，基辛格会见均不见，要求其拿回去重新做，甚至于第二次、第三次，基辛格均会问同样的问题，直到下属拍着胸脯确信这是100%完美的计划时，基辛格才会开始见这个工作方案或工作计划。（二）帕累托原理（二八原理）做计划有壹个杠杆原理，称作帕累托原理，也被称为二八原理，即80%的结果往往取决于20%的努力，花费20%的努力，能够创造80
10、%的成绩。于这种情况下，效果不见得是最好的，但成本是最低的，于生活中，用20%的努力，也可能会达到80%的效能。图2-5帕累托原理示意图【案例】分数和努力的比例有壹些于校大学生读书不用功，往往是到临考试的时候连续突击俩天俩夜开夜车，这样的大学生，他复习壹天可能考个30分，而要想考个6070分，只需要俩天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，似乎效率很高，但实际上是不可能做到的。真正要考个70分，大概需要复习俩个礼拜，如果要考80分就需要复习俩个月，如果要想考90分就需要每壹节课均认真听讲。1巅峰期人于每天的工作时间中，总会有壹段时间的工作效率最高，这就是巅峰期，如果能将最重要的工作放于工作
11、成效最高的巅峰期来完成，就能够取得非常好的效能。壹项关于巅峰期的研究表明，很多人是于上午9点11点时处于巅峰状态，而下午3点钟以后则处于低谷期，对巅峰时间段的高效利用，需要每个人结合自己的实际情况来把握。【自检2-4】于下图中，根据个人的实际情况，于时间段中标记自己每个小时工作效能的情况，找到工作效能最高的点和工作效能最低的点，以了解自己时间使用的巅峰期。如果图中时段太少，能够自己延长时段轴。2每天15分钟每天用15分钟进行闭门思考，即全封闭自己形成独立的空间，壹个人非常冷静地独立思考、反省，能够不断进步。34D原则面对ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作，要采取不同的原则，例如对A类重要
12、且紧急的工作要马上去做。可是，于所有需要处理的工作中，也需要进行区分，有些A类突发事件需要自己马上处理，而有些A类突发事件能够交给别人做；有些工作能够以后再说；有些工作需要授权给别人做；有些工作则干脆就不做，这个策略就是4D原则。Doitnow马上就做Doitlater以后再说Delegate授权Dontdoitnow不做4提高效率的三问法美国人伯纳姆认为，为了提高时间的效率和效能，做每壹项工作任务之前均应该认真问以下三个问题：第壹个问题是“能不能取消，可不能够不做，为什么壹定要做？”如果工作不能取消，则需要问第二个问题“这个工作能不能和其他的工作合且？”第三个问题是“能不能用更简便的东西去代
13、替这个工作？能不能用壹个其他的任务达到相类似的效果？”伯纳姆认为不是所有的工作任务均要做，面对工作，要“有所为，有所不为”，要能够有所取舍，没有办法取舍时要想办法合且，不能够合且时要思考有无替代的方案。5善用每壹段空闲时间善用人生的10分钟等车约会善用每壹段空闲时间，例如坐车的时间，能够同时用MP3或其他设备收听学习课程，或认认真真地想问题，或见“口袋书”。利用好生活的点滴时间不断积累知识，自己的信息量就会越来越大，自己掌握的资讯就会越来越多。现实生活中的专家且不比常人多懂什么，只不过是多读书、多见报、多吸收信息，而且把他所需要的信息记下来积累起来而已。专家会把报纸上自己需要的内容剪下来做成剪
14、报，所以不断收集需要的信息，通过长期的不断积累，自己必然会成为某壹方面的专家。关掉电视，扔掉报纸关掉电视，扔掉无聊的报纸，尤其对有些刊登“东城的壹个美丽少女失恋”、“西街有壹只疯狗”、“明星穿了花短裤”等花边新闻的报纸要坚决抵制，报纸要少见，要学会用很快的速度浏览报纸的主要内容，最重要的是要订阅和自己专业相符的报纸。当下是信息爆炸时代，有用和无用信息互相充斥于壹起，每天均能够从电视、报纸、互联网上见到大量的垃圾信息。于有用信息中，也常常大量充斥了广告内容，尤其是报纸的发展趋势是越来越厚，版面越来越多。以致有人惊呼今天的壹份巴黎时报上所刊登的信息比20世纪壹位法国人的壹生经历仍要多。早起1小时早
15、起早睡，晚上不能加班太晚，壹定要多睡觉。女人每天的睡眠要超过8小时，男人每天的睡眠要保证7小时之上。于保证睡眠时间和睡眠质量的同时，要于早晨早起1小时，中国俗语说“早起壹时，轻松壹天”，讲的就是这个道理。6快速的节奏感养成快速的节奏感是时间管理中的重要措施。借助于手表等工具，让自己时刻清楚自己的时间指针到了什么位置，自己计划干什么，而当下正于干什么，如何协调自己当下的工作状态等。只有快速的节奏感，才能时刻提醒自己时间管理的重要性，才能体会到时间的紧迫性，所以自己要给自己做人生的导师，做时间安排的先知。7日本人中之杰的六快日本人于二战后快速崛起，期间的发展速度惊人。日本人最讲究速度，其时间讲究六
16、快“快食、快便、快睡、快行、快思、快记”，这种时间管理方法于环境快速变化的今天，非常实用。快食；快便；快睡；快行；快思；快记。六、时间管理法则（壹）时间管理的法则时间管理的实质是对生活方式和方法的管理，时间管理的法则也就是寻求最有效的生活方式和方法。于日常工作和生活中，浪费时间的往往且不是大块头的工作，而恰恰是壹些不良的生活习惯和工作方式吞噬了时间。因此，从壹个个微小的细节开始做起，把工作的时间安排和利用好，同时也对业余时间的管理，例如睡眠、学习、娱乐均要管理起来，专心致志，不虎头蛇尾，这就是时间管理取得成效的要点，而这些处理生活的措施也就是时间管理的法则。具体包括以下几个方面：每壹分每壹秒做
17、最有生产率的事；有效授权，换来轻松；用金钱换取时间；把重要的事情变成紧急的事情；要不断地行动；遇事马上做，当下就做；第壹次做好，次次做好；明确目标，制定计划，写成清单；设定完成期限；分秒不浪费，工作日志法；业余时间管理，睡眠、学习、娱乐；专心致志，不虎头蛇尾；采用节省时间的工具、通讯和交通方式等；封锁时间；不听、接电话；不见客访客；不闲扯聊天；让同事知道自己的封闭时间和地点；不离开现场；挂免打扰牌。【自检2-5】1请找出上周35件没必要的事情或约会。 2请分析自己当时为什么没说“不”？ 3请找出更多的反驳和拒绝的理由 4当下要开始对这些没必要的事情或约会坚决地说“不”，那么，您准备如何说“不”呢？请将自己的设计记录如下，且对照镜子进行练习。 （二）第四代时间管理的10个赢得时间的锦囊妙计于时间管理中，第四代时间管理提供了10个赢得时间的锦囊妙计，它们是：为重要任务或同类任务设立工作时间；有针对性地回避，设立安静时间，随后进行回话；于会议和个人约会中设立时间限制；把优先权作为所有工作的基本原则；尽可能久地做那些确实关键重要的工作；充分利用委托授权完成服务性工作；将较大任务拆分成子部分进行（蚕食战术）；和自己商定完成A类任务的期限（数量、日期、事件）；尽量完成重点任务（成熟感）；按效率、有针对性地规划。
