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1、公文写作的几点注意事项在日常的公文处理过程中，发现有很多常见错误，在此大致归纳一下，希望引起大家注意。特别说明一下，这里的“公文”不仅包括平常大家所说的“红头文件”，还包括计划、总结等非红头并以单位或部门名义发送的文件。1“请示”及“报告”这是平常最容易混淆的两个文种。请示及报告都是发给上级单位的，但请注意：请示是需要上级审批或批复的，而报告则仅是汇报工作或事项，不需要上级审批或批复，这是它们最根本的区别。“请示”必须一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。我们到政府机关或上级单位去办事的时候，经常听人家说“这个问题你们先打个报告上来吧”，这时候就需要自己判别一下，这个问题需不需要上级审批或批复
2、？如果是需要审批的，那就用“请示”，而不是“报告”。日常工作中错将“请示”写成“报告”的是最常见的公文方面的问题。2.结构层次序号在公文写作中错误使用结构层次序号的人也很多，按照国家行政机关公文处理办法的规定，正确的使用方法是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。请注意，这里有两个问题，一是序号的选择，二是标题符号的选择。日常写作中，有的人在“一、”之后就用“（1）”，这是不规范的，而象“1）”“”这样的用法更是不规范的；另外，“一”的后面应跟顿号，“1”的后面应跟点，“（一）”和“（1）”的后面不跟标点符号。我们经常看到的“1、”“一.”“（一）、”“
3、（1）. ”等写法都是错误的，尤其是“1、”“2、”这样的写法是最常见到的。正确的结构层次序号范例如下：一、 2005年工作总结及回顾（一）行政管理工作1.公文处理工作（1）收文工作3.数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。如“3月2日我们”就不应该写成“三月二日我们”。而文件最后的成文日期，如“二六年三月八日”就不应该写成“2006年3月8日”。这里还要强调一下，年份中的“”，有人经常以阿拉伯数字“0”或者英文字母“O”来代替，这些写法是错误的。打字时应该在输入法的软件盘区点击鼠标右
4、键，再选择“单位符号”，在出现的软件盘中选择正确的“”，见下图：选取此符号点击右键或者可在“Word”文档中选择“插入”，“时间和日期”。选择应填写日期。4.公文引用方法文件中引用公文应当先说明发文机关，再引标题，后引发文字号。如“根据煤制油公司关于印发（试行）的通知（中煤油办2005116号）”，我们经常看到的错误引用方法是“根据中煤油办2005116号文关于印发（试行）的通知”，有的甚至连发文机关、标题都不引用，直接列文号“根据中煤油办2005116号文”，令不知内情的读者不知所云。5.发文字号提醒大家注意，发文字号如“煤油办2005116号”中的年份代字外的括号为六角括号“”，而不是方括
5、号“”，在公文写作中不要写错。6.公文标题中的标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7.计量单位公文中应当使用国家法定计量单位，并且注意大小写。下面列出几个常见的错误：千伏kVKv, Kv, kv兆帕MPaMpa，PA兆瓦MWMw,mW,mw米mM千克kgKg，Kg，kG公里kmkM，Km单位 正确写法 错误写法 单位 正确写法 错误写法8.发文会签拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动及有关部门协商，办理会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并及有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。9.公文的文风公文属特殊的应用文，不同于小说、散文、诗歌，也有别于普通的应用文。公文写作不需要华丽的辞藻堆砌，文风应简练、平实，以把事情说清楚为原则。公文是代表单位立场的文件，有其严肃性，写作时应注意不要用不规范的或者口语化的文字。根据行文方向的不同（向上级机关报送的为上行文，同级或不相隶属单位行文为平行文，向下级单位发文为下行文）还应注意用词的口吻，以免失礼，影响公司形象。
