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1、1目的为满足质量要求或为体系各要素运行提供有效的客观证据，达到检验的再现，必须对质量体系所有记录进行有效的控制和管理，为验证、预防措施和纠正措施提供依据。2范围本程序适用于质量体系活动中所产生的所有记录的收集、识别、检索、存取、储存、维护和处理的管理。3职责和权限3.1 办公室负责记录的印刷、编号、借阅、归档、储存和维护。3.2 办公室负责与检定质量相关的记录的编制。3. 3各有关部门负责各自部门质量活动与体系运行记录的控制和管理。4工作程序4. 1记录格式的编制、审定4.1.1 记录格式的编制、修改由有关职能部门根据工作的实际需要提出，填写记录编制/更改申请表，由部门领导审核，属质量管理类表
2、格报质量负责人批准；属技术类表格报技术负责人批准后由办公室编号、备案。申请更改其它部门编制的记录需要相关部门会签。4.1.2 记录格式应能体现记录的完整性、各类表格之间的统一性及内容的系统性。防止记录内容的重复。4.2记录的使用4.2.1 记录应在进行工作时及时填写，填写要正确、完整、清晰、明了。4.2.2记录发生错误时，只能划改，不能涂改。对记录的所有改动应有改动人员的签名或盖章。4.2.3本公司检定工作的原始记录（技术记录）的使用管理：a）原始记录可包括记录表格、检定证书等。b）保存记录的范围包括原始观测数据和导出数据、检定记录及检定证书的副本。c）记录内容应包含足够信息，以便识别不确定度
3、影响因素，并保证该检定在尽可能与原来条件下能够复现。d）记录应包括负责检定的执行人员和验证人员的签名。e）如果检定规程对记录有明确规定的，应按规定的要求执行。4.3记录的标识4.3.1记录应予以标识，标识内容为：a）记录的名称（标题）；b）记录的编号，按文件控制程序中的体系文件编号规定办理；c）记录的序号。4.3.2记录的序号的编写4.3.2.1记录序号的编写由三部分组成：a）部门名称的汉语拼音缩写（两个字母组成）；b）月份数（两位）；c）流水号以业务室为例：YW-02_OlI流水号月份号业务室汉语拼音缩写4. 3.2.2各部门代码如下：a）办公室（含财务室）：BGb）业务室：YWc）业务大厅
4、（含仓库）：YWd）检定室：JD5. 3.3磁带、照片及软盘等声像记录，在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间等相关信息。4.4 记录的收集及发放4.4.1 记录的填写：记录中凡有内容要求的，必须按格式要求填写；记录中如空格无内容要求，例如在水表检定记录中，如果不要求检最小流量,则该项内容的空格不用填写任何内容，也不应该划斜杠。4.4.2 4.2各部门按管理体系文件规定而形成的记录和传送来的质量信息记录，由各部门指定专人负责收集、整理，重要的记录要及时将记录原件送办公室存档，办公室填写记录归档登记表部门存放复制件。4.4.3 收集与整理的时间，由部门根据不同的记录按月、季、年的时限整理、汇总
5、、立卷。4.4.4 原始记录分项目按证书号的次序以年装订成册，封面打印原始记录名称、起止时间等。4.4.5 4.5体系运行的记录经审批后由办公室统一印刷，发放时在文件领用登记表中做好记录。4.5 记录的查阅4.5.1一般的记录需要查阅时,经记录保管人同意，由查阅人填写记录查阅/借阅登记表，部门盖章，部门领导批准后方可查阅；4.5.2需要查阅办公室存档的重要记录时，由查阅人填写记录查阅/借阅登记表，部门盖章，质量负责人批准后方可查阅。4.5.3外单位人员需查阅记录时，必须凭其单位介绍信或身份证，经记录保管人同意，填写记录查阅/借阅登记表，质量负责人批准后方可查阅;4 .5.4记录一律不得外借、复
6、制、遗失或毁坏，查阅时不得涂改，阅后立即归还，且只限于现场查阅。5 .5.5属于顾客保密的原始记录，必须经质量负责人同意，本公司经理批准后方可查阅。4. 6记录的保存5. 6.1记录的保存期a）仪器使用记录和环境条件监测记录保存期为36个月；b）仪器设备的损坏、故障、更新、修理记录长期保存直至仪器报废为止；c）人员培训、考核记录长期保存，直至人员调离本系统为止；d）原始记录保存期限为24个月。4.6.2记录应保存在资料柜或橱柜中，存放整齐，应能防盗、防蛀、防潮、防尘。4.7记录的保密及销毁4.7.1查阅人员未经许可，不得查阅无关的记录，不得擅自摘抄，不得失密和泄密；4.7.2记录保管人对所保管
7、的记录负有保密责任，谨防发生失密事故；4.7.3存放在计算机中的原始记录必须采取加密措施，并用磁盘或光盘备份副本；4.7.4记录保管人工作调动时，必须办理移交手续；4. 7.5发现失密、泄密现象，应立即向质量负责人汇报，并采取补救措施,并对事故责任人进行严肃处理，后果严重的给予纪律处分。5. 7.6业务室应定期鉴定、清理超过保存期和保存价值记录。若需销毁的,应填写记录销毁审批表报质量负责人同意后，由办公室派专人监督销毁。5相关/支持文件6. 1PG/LYJCB501-20XX文件控制程序6记录记录名称编号存放/使用地点记录领用登记表PG/LYJCD50201-20XX计量科记录归档登记表PG/LYJCD50202-20XX计量科记录查阅/借阅登记表PG/LYJCD50203-20XX计量科记录销毁审批表PG/LYJCD50204-20XX计量科记录编制/更改申请表GLYJCD50205-20XX计量科
