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1、行政管理制度1 .车辆管理办法为规范公司车辆管理，特制定本办法。本办法经公司总经理办公会审议，现正式下发。第一条本办法适用于首开XX有限公司全体员工。第二条综合管理部负责该管理办法的制定与修改,总经理负责该管理办法的审核与审批。第三条原则上公司员工外出办事应自行解决交通工具，以下情况可申请公务用车，包括财务提款、业务接待、零星用车、出差机场接送、经批准的出差用车、零星采购、考察调研用车、公司集体活动、属于非常紧急外出的情况等。第四条公车使用遵循以下原则（一）紧急重要原则遇紧急需要的事情应优先安排用车。（二）预约优先原则同等情况下预约用车应优先安排。（）无车优先原则公司优先为无车人员派车，对已享
2、受公司驾车补贴的员工，其外出时原则上公司不再为其派车。第五条车辆调配使用（一）公司所有行政公务车辆统一由综合管理部调配和管理，任何部门或个人未经综合管理部批准不得擅自调用公司车辆，公司所有车辆由综合管理部建立台账，将每项费用分类记录，每月汇总年底核算。（二）用车部门必须提前一天向综合管理部办理派车手续，综合管理部根据车辆的行驶情况、申请事由的重要性和派车申请时间进行车辆的调派。（）公司特定专属领导使用的车辆，在该领导无出车任务时，则作为公务用车，归属综合管理部统一安排；安排使用前需征得专车领导的同意。（四）派车、借车流程。1、市区内申请人填写派车单f本部门负责人审批f本部门分管领导审批f综合管
3、理部审批f综合管理部指派车辆f派车单综合管理部按月收集存档f车辆口常费用记录与报销；2、市区外原则上车辆不出市区，若遇特殊情况需派车，需填写派车单一本部门负责人审批一综合管理部审批一总经理或董事长审批一综合管理部指派车辆一派车单综合管理部按月收集存档一车辆口常费用记录与报销；（五）使用人需填写使用里程及加油情况表。第六条车辆维修保养（-）根据车辆的行驶状况及行驶里程数，驾驶员应提出保养申请，并就保养项目提出建议，按流程呈报审批，未经同意，擅自送厂修理的其费用不予报销。（二）车辆因损耗或故障需要维修的，驾驶员应提出维修申请，并提供维修项目的报价与维修厂家建议；能自行修复的，可申请购买维修所需的材
4、料及相关零配件。（三）车辆维修与保养申请流程。驾驶员填写车辆维修与保养申请单一按行政审批权限审批一送厂维修或购买材料与零配件一费用的申请与报销一车辆维修与保养申请单综合管理部存档。（四）车辆用油管理1、公司车辆统一使用加油卡加油，原则上现金加油不予报销，油卡由综合管理部专人负责管理。2、司机加油时需签字，登记每张卡用油时间、金额、加油量，月底与石油公司核对账单。第七条车辆违规与事故处理（-）违反用车规定的行为包括因私出车、未经许可擅自将车辆借予他人使用、让无证人员驾驶车辆等，由此造成事故的，按实际损失追究车辆借出人及当事驾驶员责任。（二）违反交通法规而发生的处罚由当事驾驶员个人承担。（三）正常
5、派车情况下发生的事故依据交警事故责任认定，属对方责任事故的，应及时向保险公司报案，发生的全部实际损失按事故认定处理；属我方责任的，根据发生的全部费用（含车辆维修费用、对方当事人索赔费用及其他费用）在扣除保险赔付金额后的实际损失由驾驶员承担。（四）因车辆证件不全或无效而发生的罚款，罚款由当事驾驶员个人承担。第八条车辆的各类文档由综合管理部造册入档并妥善保管，行驶证随车由驾驶员保管。第九条车辆的年检、保险、公路规费的申办由综合管理部办理；其中车辆保险由综合管理部对各家保险公司进行性价比后办理。第十条申请人填写车辆外借申请单后，经综合管理部审核,报总经理、董事长审批后，方可执行。第H一条本规定自20
6、11年08月01日起实施，解释权归综合管理部，修订时亦同。附：1、派车单2、车辆外借申请单3、车辆维修申请单派车单用车部门用车人用车部门负责人综合管理部分管领导总经理/董事长派车事由具体行车路线出车时间年月日时分归回时间年月日时分车牌号驾驶员归还里程数加油量（升）过路费车辆状况确认注：车辆使用及归还时请确认车辆完好情况，及时上报综合管理部。车辆外借申请单借车部门借车人签字借车部门负责人签字借车事由具体行车路线借车时间年月日时分归还时间年月日时分车牌号驾驶员借车审批人车辆维修与保养申请单车牌号申请时公里表数驾驶员申请内容报修原因/故障说明：维修项目/更换配件费用预估上次同类维修情况维修项目/更换
7、配件时间/公里数其它说明申请审核复核批准口期:2 .固定资产管理办法实施细则第一章总则第一条加强公司固定资产管理，维护资产安全和完整，防止资产流失，提高资产使用效益，根据企业会计准则2006版和公司财务管理制度，特制定本实施细则。第二章固定资产范围、分类和计价第二条定资产，是指公司使用期限超过1年，单位价值在2000元以上的房屋、建筑物及机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元（含2000元）以上，并且使用年限超过2年的，也作为固定资产。单位价值在2000元以下，直接计入当期损益。第三条有关规定，固定资产划分为四大类：
8、房屋和建筑物；（二）办公设备；（H）运输设备；（四）其他。第四条定资产的计价固定资产在取得时，应按取得时的成本入账，取得时的成本包括买价、包装费、运输费、保险费、安装费、车辆购置税、缴纳的有关税金等相关费用，作为入帐价值。第三章固定资产折旧方法、预计使用年限、预计残值率第五条固定资产折旧方法采用年限平均法。折旧年限五年。（房屋建筑物除外）固定资产折旧残值率统一为5%o第六条固定资产实行按月提取折旧，当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。第四章固定资产日常管理第七条财务部门负责按固定资产的价值分类核算，建立固定资产卡片和明细账，计
9、提折旧，审核固定资产预算，并对固定资产管理进行监督检查。综合管理部统一负责公司固定资产的管理，包括预算编制、计划采购、验收入库、领用发放、建立实物账，对账、物进行定期清查，做好固定资产的合理配置。同时负有日常管理及维护的责任。使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理。第八条购入、自建完工交付使用增加的固定资产，应由综合管理部组织统一验收，验收合格后，由综合管理部依据发票，办理有关入库、财务报销和使用单位领用等手续。第九条综合管理部、财务部每年12月对公司固定资产进行一次全面清查，清查固定资产账账、账实是否相符。固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。第十条对固定资产要建立采购、验收、登记、领
10、用、报销等制度，未经综合综合管理部登记的，财务部门一律不予报销。第十一条固定资产日常修理费用，直接记入当期成本、费用。固定资产大修理费用采用待摊方式。第五章资产的处置第十二条包括无偿调拨、出售、报损、报废等导致的资产变动，综合管理部根据资产处置意见，填制固定资产减少通知单，办理有关调出或注销手续。第六章附则第十三条本细则由财务部负责解释。第十四条本细则自发布之口起实行。3 .印章管理办法为规范公司印章管理，特制定本办法。本办法经公司经理办公会审议，董事会批准，现正式下发。第一条本规定适用于首开XX（福州）房地产开发有限公司各部门各类印章管理。第二条公司现有印章明细：公司行政公章、公司合同专用章
11、、公司法人名章、财务专用章。今后如需增加业务用章，由经理办公会批准后按此规定执行。第三条印章管理权限。公司综合管理部负责公司行政公章、公司合同专用章的管理;财务部负责公司财务专用章及公司法人名章的管理,财务专用章和法人名章应分别由不同人员管理。今后公司各部门如需刻制各部室印章,可依据实际情况,制定具体的印章管理办法，报综合管理部备案。第四条印章的制发。各职能部门的印章制发由主管领导同意后，经总经理办公会批准后由综合管理部负责统一刻制，任何部门和个人不得擅自刻制公章。第五条公司印章的使用程序。（-）以公司名义签订的合同、协议等需加盖公司合同专用章的，由经办人员填写“合同会签审批单”后，经部门经理
12、，主管领导、总经理签字后（根据公司章程有关规定，须董事长签署的合同、协议等，在履行完上述手续后，须经董事长签字），方可到办公室用印。需多部门主管领导会签用印的不得漏签。（-）以公司名义出具相应的文件、证明、资料、报表等需加盖公司公章的，由经办人员填写“用印审批单”后，经部门经理，主管领导、总经理签字后，方可到办公室用印。需多部门主管领导汇签用印的不得漏签。（三）以公司名义出具相应的证明、资料、报表等需法人代表签字的，由经办人员填写“用印审批单”后，经部门经理，主管领导、总经理签字后，最后经董事长签字确认，并由法人代表直接在需出具的材料上签字。（四）以公司名义行文需加盖印章的，除公司领导签批，要
13、按照公文管理规定办理。（五）综合管理部负责建立公司印章的用印台帐。第六条部门印章的使用程序。以部门名义出具相应的通知、资料、报表、函件等需加盖部室印章的，由经办人员填写“用印审批单”后，经部门经理、主管领导签字后，方可用印，并建立相应用印台帐。第七条严格印章管理。（-）严格遵守印章使用的审批制度、明确审批权限，严格履行审批手续。（二）综合管理部应指定专人负责印章管理工作。根据用印内容的不同，经办人要按“合同会签审批单”或“用印审批单”上的内容逐项核查方可用印。使用过的“合同会签审批单”、“用印审批单”由综合管理部指定专人负责保管，并按年度整理归档。对违反规定的，印章管理人员应拒绝办理并及时报告
14、。（）各部部门经理为部门用章管理的第一责任人。（四）严禁出具空白介绍信。不得以任何理由在没有内容的公用信笺、空白纸张上加盖印章。（五）印章未经批准不准外借、携带外出。（六）任何未办理相关手续,偷盖或私盖公章的行为均视为严重违纪,一律以开除处理，如给公司带来损失的，还将以法律途径追究经济赔偿责任。第八条本规定由公司综合管理部负责解释。第九条本规定自印发之日起执行。4 .会议管理办法为加强公司会议管理，规范会议议程，提高各类会议质量和决策效率，特制定本办法。一、基本原则根据运营及管理需要，公司及各部门组织各类会议，原则上会议坚持精简、高效、节约的会议原则，对必须召开的会议要做到会前通知、会时签到、
15、会中记录、会后落实的四项基本要求。二、会议类别（一）公司会议1、公司年度会议、半年度会议和季度会议、月度计划分析会。主要议题包括总结与年度计划，由董事长主持，综合管理部组织，各部门副经理级以上人员及指定人员参加。2、总经理办公会根据各部门反馈需要上会内容或跨部门沟通协调工作,或是重大决策等，由总经理主持,各职能部门分管副总、部门经理及相关专业主管参加，除此项外，以下重要事项需以专题形式经总经理办公会确定。1）对于单项费用支出超过10万元以上的广告、活动策划需以专题形式召开总经理办公会；2）对于单项达到一定金额的招采事项，根据招投标管理办法规定由招标小组以专题形式召开总经理办公会；3）其他对项目
16、开发及公司经营有重大影响的。（二）部门例会定期举行，部门内部沟通、协调、跟进各项工作开展，并将公司各项工作计划进行部署传达，上报分管领导，由部门分管领导或部门负责人主持，部门全体员工参加。（H）专题会议包括公司专题会议和部门业务专题会议，协调、指导、研讨专项工作的开展。由提案人主持，相关业务部门经理与专业人员参加。（四）全体员工大会包括各种动员大会、表彰会等，由综合管理部组织，董事长或总经理或委托其它成员主持。三、公司会议程序（一）会议通知。会议通知由召集部门负责，除例会和临时召集的会议外，公司各项会议应提前1个工作日以短信、微信、QQ或电话通知。（-）会前准备。每位与会者都应就会议主题结合工
17、作进行必要准备，并在会前提交会议汇报内容给相关组织者。如有需要进行会场布置等后勤事务可由提前提出由综合管理部或是物业协助。（H）会议记录。含会前签到“会议签到表”和会议内容的记录。会议主持人指定人员负责记录。（四）会议纪要与决议。会议纪要或决议的完成一般应在会议结束之口起2个工作日内完成。（五）会议决定事项的传达与催办。需要往下传达的会议决定，应以会议纪要或决议的形式及时在会后传达。决策层会议讨论的事项，未经许可与会人员不得随意散播会议内容。（六）执行与反馈。会议召集部门负责督办会议决定的落实情况，会议要求承办人解决的工作，承办人应抓紧落实，必要时应书面反馈。（七）检查监督与总结。会议召集部门
18、负责检查监督会议决定的落实情况，必要时做出书面总结报告。四、公司会议纪律（一）会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要提前二小时向会议组织者与主管领导请假。（二）与会人员提前5分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。迟到、早退1次（含）按IOO元/次作为处罚。（）会议期间关闭通信工具或将通信工具设在静音位置，禁止在会场接打手机，如有重大事情，需到会场外接听。（四）会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。（五）与会人员不做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。（六）不得泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。五、附则（-）本规定由综合管理部负责解释，自发
19、布之日起执行。5 .公司组织架构及部门职责根据首开XX（福州）房地产开发有限公司发展规划，现将公司组织结构设置如下：经营班子中，设董事长1人，总经理1人，财务总监1人，副总经理2人。业务部门拟设7个（综合管理部、财务部、工程管理部、预算部、营销策划部、外联部、研发部）。一、公司的组织架构二、工作职责（一）总经理工作职责总经理执行董事会的各项决定，组织领导公司的日常开发、建设、销售和经营管理等全面工作，并分管工程管理部、研发部具体工作。（二）副总经理、财务总监工作职责1、副总经理、财务总监协助总经理工作；2、按照公司领导的内部分工，副总经理分管温州公司、外联部日常工作；财务总监分管财务部日常管理
20、工作；3、负责董事长、总经理交办的其他工作。.（H）综合管理部工作职责1、综合职能D组织公司规章制度的制定、检讨及修订，各种文件、计划、总结的办理工作；2）制定各部门的工作职责及各项工作的程序；3）负责公司营业执照、代码证等各类证件的办理和年检管理工作；4）负责股东会、董事会材料编制；5）上级和股份领导来公司的接待工作和会议服务工作；6）负责公司所有对内对外的法律事务工作；7）公司各类报刊、杂志、文件、邮件的订阅、收发及保管工作；8）负责公司物资（包括固定资产、低值品、办公、劳保用品）的管理工作；9）负责处理社会事务、安排对外活动、筹办、组织、保障公司的各种会议及公司车辆使用维护和保障管理工作
21、；10）合理安排公司内部的事务性管理，包括行政用品的订购管理；11）负责公司各类文书、档案、合同的收发登记及归档保管；12）接待外调、信访工作；13）负责公司工、青、妇、党务及计划生育工作；14）负责公司安全保卫工作及节假日、重要时期的安全保卫值班安排工作，以及各种突发事件的紧急处理工作；15）领导交办的其他工作。2、人力资源职能1）组织制定与不断完善企业人资源管理的各项规章制度并监督执行。2）组织人员招聘、录用和晋升等事务。3）制订年度员工培训计划并组织实施，对培训效果进行评估。4）制定公司薪酬福利管理体系，负责公司员工日常的考勤、绩效考核、薪酬福利管理。3、计划运营职能1）负责编制公司经营
22、计划的拟定和督导执行工作。2）负责组织运营会议及相关专题会议，并根据会议精神落实追踪结果并反馈结果。3）负责开发资质的办理及年审。4）及时准确完成月度、季度、年度经营开发任务的计划、编制、下达及内部考核工作。5）负责基础资料的收集、汇总及整理工作，完成各类经营指标的统计及上报工作。6）负责明源管理系统的流程制订并根据实际情况完善。4、统计职能1）收集、审核、汇总、编制定期及专项内部销售统计报表和报送工作。2）编制各类对外统计报表。3）负责根据股东要求编制专项汇报材料。5、客服职能1）负责与客户的沟通与协调工作，并仔细解答，向客户推荐解决方案，并使其接受。2）负责本部门与相关部门之间的各类文件的
23、报批传递。3）对各项目集中上报的客户资料进行整理并统计，为相关决策提供数据支持。4）跟进处理投诉事项中的工程维修类事件，上报相关部门进行维修，并对维修情况进行跟踪协调，以及对维修结果进行评估、回访工作。6、物业职能1）制订公司的管理方针、目标与计划、组织、指挥、控制和协调沟通。2）接管物业并跟进各项整改措施，落实保修措施。定期检查各部门、岗位、设备、环境等及时发现问题并解决。3）及时处理投诉、突发事件，理顺业主与公司的关系，树立公司良好形象。4）完成上级交办的其它任务。（四）财务部工作职责1、 会计核算职能：依据会计法、企业会计准则和相关财经法律法规、公司会计核算制度，及时、客观、准确地核算公
24、司生产经营过程中的一切经济事项。2、 会计监督职能：监督公司所属各部门、各单位经济事项，并负责指导其会计核算工作。3、 会计控制职能：对公司经济业务实行事前控制、事中控制、事后控制。4、 财务分析职能：对公司生产经营活动进行财务分析，发挥财务的参谋、助手作用，为公司领导决策提供有效的财务数据。5、 财务预测职能：预测公司财务状况及经营成果，科学、合理地编制公司年度财务预算及各种财务计划。6、 资金管理职能：多渠道、低成本地筹集公司生产经营过程中所需资金，组织并监控资金的正常收支活动，提高资金的使用效益。7、 税务管理职能：按时办理公司申报纳税事宜，合理运用税法，谋求公司税务成本最低化。8、 考
25、核培训职能：组织公司财务人员的业务培训、工作考核与业绩评定。9、 组织或配合各项审计工作，组织年终结算工作。10、 公司公章、法人章等印章的使用管理工作。11、 负责领导交办的其他工作。（五）工程管理部工作职责1、负责建筑安全施工检查工作。2、负责落实组织施工单位按工程进度计划完成进度，严格按规章制度落实工地现场签证工作，控制工程成本。3、负责建筑工程质量检查工作。4、负责工程进度款支付的办理工作。5、负责工程质量保修工作。6、负责工程竣工验收及配合外联其他验收工作。7、负责协调监理单位、质监单位等工作。8、负责工程的施工组织准备及开工工作。9、负责公司物业的移交工作。10、负责领导交办的其他
26、工作。（六）预算部工作职责1、负责公司各项目的工程预算、结算的编制和审核工作。2、负责公司各项目的设计变更、现场签证金额的审核。3、负责公司各项目日常工程进度款的审核。4、负责审核工程月进度报表和年进度报表。5、负责公司工程成本测算的编制和成本台帐的建立登记工作；定期编制项目成本分析报告并及时向领导提出意见和建议。6、负责造价信息的收集、整理。7、负责对造价事务的管理。8、负责进行材料、设备询价、洽谈。9、协助组织大宗设备采购的招、投标工作，协助编写相关招标文件。10、负责组织招投标及组织评标小组进行招投标的开标、评标。11、负责对合同中有关工程造价、支付方式及采购设备价格的审核工作。12、负
27、责公司设备材料采购合同的谈判和签订工作。（七）研发部工作职责1、负责组织项目设计方案的制定、设计定位与实施工作。2、负责设计各专业口招采及合同签订工作。3、负责产品生产工艺的设计工作。4、负责与设计单位的沟通协调工作。5、负责设计施工图内容审查及变更审批工作。6、负责工程技术交底及解决施工过程中存在的技术疑难问题。7、负责推广应用新材料、新技术、新工艺工作。8、负责领导交办的其他工作。（八）营销策划部工作职责1、贯彻执行公司品牌管理及推广工作。2、协助办理商品房的销售手续。3、负责商品房市场调研、市场定位及销售策划工作。4、负责对外销售管理工作，包括销售现场管理及销售统计工作。5、协调、处理客
28、户关系，做好客户服务工作。6、负责商品房买卖合同签订及产权证办理工作。7、负责商品房产权证照办理及移交给业主的工作。8、协调同政府房管部门之间的关系。9、负责领导交办的其他工作。（九）外联部工作职责1、 负责项目开发立项工作。2、 负责申请规划红线，领取建设用地规划许可证，并申请设计要点。3、 负责开发项目各阶段规划报建、初步设计报建、施工图审查（建委）、专业报建和小区管网报建。4、 负责计算和交纳各项政府收费；领取报建审核书和建筑工程规划许可证。5、 负责申报项目的有关地名及门牌号码的办理。6、 负责公司项目各类报建工作，负责公司项目的各种专业验收和综合验收工作。7、 负责公司项目拓展工作。
29、8、 负责商品房竣工测量工作。9、 负责商品房预售证办理及商品房合同报备。10、负责公司投资项目开发的可研和审批工作。11、负责核定地价并签订国有土地出让合同，按测绘面积核定退补地价。12、负责各级政府部门沟通协调工作。13、负责领导交办的其他工作。6 .工作服管理规定为树立和保持公司良好的公众形象，规范工作服的购买、发放、管理，特制定本规定：一、公司工作服的发放对象是与公司签订中长期合同的员工,临时员工（含试用）不配发。二、工作服分为夏装和冬装。男士夏装为深色西裤、短袖浅色衬衣；冬装为深色西装、长袖浅色衬衣、领带。女士夏装为短裙、短袖浅色衬衣；冬装为深色职业套装、长袖浅色衬衣。三、员工入职后
30、，首次购买配发夏装和冬装各两套，其后每两年配发一套。四、配发工装是员工在公司工作期间享有的福利待遇。员工在离职时（调任除外），应按规定向公司支付当年配发的服装费。服装费计算办法为：员工在配发当年工装后半年内离职的，需支付服装折旧费用，按原价的80%支付；在配发当年工装后1年内离职的，需支付服装折旧后价格的50%,五、员工离职后支付的服装费，由综合管理部提供数据，财务部在离职结算时扣除。六、本规定由综合管理部负责解释，并从下发之日起执行。7 .办公秩序管理规定第一条为加强公司办公区域管理,规范和树立良好的内部办公秩序,保持文明、舒适、整洁的工作环境，维护公司群体形象，特制订本规定，供全体员工遵照
31、执行。第二条公司实行每周五天工作制，平均每周工作时间不超过四十小时（营销部案场与工程项目员工依据项目部作息执行）。公司上班时间为：上午9时OO分至12时，下午13:30时至18时（公司有统一安排的除外）。第三条上、下班须到公司指定地点打卡，不得无故迟到、早退、旷工；如有特殊情况需按考勤管理办法向相关领导请假并签字确认，否则按迟到、早退、旷工论处。第四条公司员工在工作时间内应统一着工作服，无重要活动的的情况下，周五可着便装，公司召开会议时，应着工装。第五条自觉遵守办公纪律，工作时间不准干与工作无关的事、谈论与业务无关的事、阅读与工作无关的书籍，禁止玩电脑游戏。第六条维护办公区内的整洁，不得随地吐
32、痰、乱扔果皮、纸屑；，公共区域禁止吸烟，办公桌面应保持整齐有序。第七条严格遵守保密规定，妥善保管文件资料，防止文件、资料流失泄密。第八条爱护公共财物，按操作规范正确使用办公用品及设备；贵重设备设专人管理，如有故障或损坏，应及时报告管理人员；因不正确操作或疏忽大意致办公设备毁损的，应视责任轻重予以赔偿。第九条注意节约用水、用电，用完后，自觉做到随手关闭用水、用电设施，减少浪费现象的发生。第十条注意防火、防盗，下班前应关闭电器电源，关好窗、锁好门，防止失火、盗窃等事故发生。第十一条因公需将大件物品带出公司时，应到综合管理部办理相关凭证，保安有权对没有凭证或证物不符的所携物品采取扣留措施。第十二条本
33、规定由综合管理部负责解释，自发布之日起开始执行。8 .档案文件管理办法第一章总则第一条为加强首开XX（福州）房地产开发有限公司（以下简称公司）档案的管理工作，有效保护和充分利用档案资源，为企业的生产经营服务，根据中华人民共和国档案法和企业档案管理规定，结合公司档案工作的特点，制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门。第三条本办法所称的档案，是指公司从事经营、生产、管理活动以及党群工作中直接形成的、对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式与载体的历史记录。第四条公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，建立完善的管理体系，确保档案的齐全、完整与有效利用。第五条公司应加强电子文
34、件的归档与管理工作，确保电子文件的真实、完整、有效与安全。第二章档案管理体系及职责第六条公司综合管理部是档案工作的主管部门，下设档案管理岗，负责对公司档案工作实行统筹规划、组织协调、建章立制和监督指导，并定期进行档案专业技术培训。各部门设兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷与归档工作。第七条各部门自行保管的档案在部门调整等时期应按规定进行档案的清理移交工作。第三章档案工作人员的职责第八条公司各部门要确定一名主管档案工作的人员。第九条公司各部门应根据工作需要,配备兼职档案人员，并保持档案人员的相对稳定。档案人员要忠于职守，具备档案专业知识和业务能力，努力做好档案工作。新上岗档案员在一年内必
35、须经过专业培训，取得上岗资格，否则不能继续从事档案工作。第十条档案工作人员的主要职责（一）贯彻执行公司各项规章制度并掌握现代化档案管理新技术。（二）指导各部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，保证案卷质量。（H）熟悉室藏档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管与统计工作。（四）积极开展档案工作的业务指导工作，检查督促做好档案工作。（五）做好档案的提供利用，编制适用的检索工具，迅速准确地查调档案。（六）严格执行借阅制度，遵守保密规定，在热情服务的同时，不得泄露档案机密内容，确保档案的完整、安全。第四章档案管理第十一条档案的分类及其定义公司的档案可分为：文书档案、工程档案、专门档案、声像档案、实物
36、档案等五大门类。（一）工程档案：公司在工程建设中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（二）文书档案：反映公司董事会、监事会、党务、行政领导工作及业务工作，并具有保存价值的各种文件材料。（）专门档案：公司进行专门活动的真实记录，如会计档案、人事档案、资产（房产）经营与销售档案、诉讼仲裁档案、审计档案等。其中，诉讼仲裁档案、审计档案执行文书档案的管理规定。（四）声像档案：公司生产、经营管理活动中形成的录音、录像、照片及光盘等。（五）实物档案：公司在各项活动中所获得的奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗、重要纪念品应作为实物档案保存整理。第十二条工程档案的管理（-）公司工程档案
37、管理执行福建省建筑工程文件管理规程。（二）工程部门要将工程档案管理纳入项目管理，从招投标开始全程参与。在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、质量和移交期限等做出明确规定。（）施工期间与工程竣工备案前，工程相关档案人员应监督与检查各参建单位工程资料的收集、整理和立卷归档工作，做到档案工作与工程进展同步。对不符合要求的，应限期改正、补齐，直至达到要求。（四）各部门要做好基建文件的收集、整理、归档工作，尤其是要加强前期证照类档案的收集与整理归档工作。包括：1、决策立项文件2、建设用地、征地、拆迁文件3、勘察、测绘、设计文件4、工程招投标及承包合同文件5、工程
38、开工文件6、工程竣工验收与备案文件等（五）工程竣工档案编制不少于三套，其中移交首开股份公司档案室一套，移交物业管理单位一套，公司档案留一套。如地方档案管理需要则加做一套。在向综合管理部移交纸质档案资料的同时，还应同时移交电子版。所有工程的竣工档案在工程竣工验收后六个月内进行移交工作。（六）工程档案具体管理办法见首开XX公司工程档案管理实施细则。第十三条文书档案的管理（-）文书档案是公司档案的重要组成部分，各单位必须依照完整、保密、安全、准确及文书档案的相关要求，做好收集、整理、归档工作。（二）公司各部门负责本部门文书档案的立卷、归档，并按期向公司综合管理部移交。各部门向档案室移交文书档案时，须
39、将文件实物及其电子版一并移交。（H）办理完毕的文件（包括电子版文件），应在第二年六月底前完成归档工作，并向档案部门移交。（四）文书档案与电子档案具体管理办法见首开XX公司文书档案管理实施细则、首开XX公司电子档案管理实施细则。第十四条会计档案的管理（-）会计档案是记录和反映企业经济业务的重要史料，公司各单位必须认真做好会计档案的收集、整理、归档工作。（二）公司会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的会计档案管理办法的规定执行。（三）公司财务部作为会计档案的业务管理部门、综合管理部作为档案工作的主管部门，共同负责会计档案的业务指导、监督与检查工作。（四）会计档案由财务部门与综合管理部统一负责进行
40、收集、整理、立卷、归档，当年形成的会计档案由财务部门保管、使用两年，自第三年循序向公司档案室移交。（五）会计档案具体管理办法见首开XX公司会计档案管理实施细则。第十五条资产（房产）经营与销售档案的管理（-）资产（房产）经营与销售档案是公司在经营管理活动中形成的，记录和反映经营管理活动的重要史料和证据，包括资产（房屋）出售、租赁、中介营销过程中产生的合同、协议、结算通知单、房屋分配单、交款通知单证明材料等，包括经营（租赁）类档案、销售类档案两大类。（二）公司营销策划部作为资产（房产）经营与销售档案的业务管理部门，综合管理部作为档案工作的主管部门，共同负责此类档案的业务指导、监督与检查工作。（）公
41、司订立的销售合同、协议等材料，由营销部门进行整理、立卷、归档。第十六条诉讼仲裁案件档案的管理（-）诉讼、仲裁案件档案是公司在诉讼、仲裁活动中形成的，反映公司诉讼活动的重要史料和证据，包括各种诉讼文书、证据材料、裁决文件、执行文件等内容。（二）公司综合管理部作为诉讼、仲裁档案的业务管理部门和公司档案工作的主管部门，负责诉讼、仲裁案件档案的业务指导、监督与检查工作。（）诉讼、仲裁案件的承办部门负责对诉讼、仲裁档案进行整理、立卷、录入，并按规定移交。第十七条审计档案的管理（-）审计档案是指在审计活动中直接形成的、依照有关法律、法规和规定应当保存或者具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录。
42、（二）在审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案。1、审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书等审计公文。2、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。3、审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。4、有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录。5、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。（H）审计档案由财务部负责整理、归档。审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。第十八条实物档案的管理（一）实
43、物档案是反映公司的荣誉和历史、具有很强的纪念意义和实用意义的档案资料。（二）公司在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书，旧印章，在对外交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等均为实物档案，由公司综合管理部负责保管。第十九条声像档案的管理（-）声像档案是公司在生产经营管理活动中形成的各种录音、录像、照片等具有保存价值的材料。（二）声像档案的管理采取集中、分散相结合的方式。公司大型会议及重要活动，公司开发建设小区征地、拆迁、开发建设、物业管理等方面的声像资料由公司综合管理部集中保管；由摄影者或承办部门负责整理并编写说明，按规定统一向公司综合管理部移交。第二十条各类档案的文件材料的归
44、档要求（-）归档的文件材料应遵循文件形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。（二）归档的文件材料必须准确地反映公司生产、经营、科技和管理等各项活动的真实内容和历史过程。（）归档的文件材料必须齐全完整。非纸质文件材料应与其他文字说明一并归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第二十一条各部门专兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由主管领导签字核准后移交。第二十二条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册双方各留一份查考。第五章档案的保管与利用第二十三条档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防虫、
45、防鼠、防潮、防高温、防水浸、防有毒气体等安全措施。第二十四条公司建立档案借阅制度。档案管理人员要按照借阅制度的规定借阅档案，对借出的档案要及时追还，避免档案的丢失。第二十五条外单位借阅公司档案时，必须执有单位介绍信，经公司主管档案工作领导批准后，方可查阅。第二十六条档案人员应根据实际情况，编制多种切实可行的检索工具，积极开展档案编研工作，为公司生产建设、经营管理服务。第六章档案的统计第二十七条好档案统计工作,第二十八条第二十九条档案统计工作，是定性定量地分析、研究和改进档案管理的重要工作，搞有利于维护档案的完整与安全，有利于各项工作的科学管理、经营决策。档案的统计工作包括：档案工作基本情况统计
46、和档案管理情况统计。建立统计上报制度，按照上级制发的统一表格，定期或不定期地上报统计材料。（-）按期填报上级下发的各种统计报表。其中，国家、省档案局、上级下发的年度统计报表，一般在次年一月份上报，其它专项统计按规定时间上报。（二）严肃认真，实事求是，如实填报统计年报，统计数据力求做到准确，手续齐全。第七章鉴定与销毁第三十条按照国家和有关部门的规定，根据档案的价值、作用，公司档案保管期限分为永久、定期两种。第三十一条鉴定和销毁档案的基本原则（-）凡是反映公司主要工作活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案应永久保存。（二）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为定期保管。对于定期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。（）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。（四）在鉴定保存与销毁档案时，保管从宽、销毁从严，副本从宽、孤本从严。（五）确定保管和销毁期限以一次鉴定为原则，以后不再审查。第三十二条由主管领导、专业技术人员和档案人员组成档案鉴定小组，负责对档
