认识exel——表格信息加工.ppt

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1、1,4.2表格信息加工信息的表格化表格数据的处理表格数据的图形化通过本节学习，你可以：选择恰当的软件加工表格信息利用表格处理数据，并结合图形化揭示事物的性质、特征、规律等学会不同的角度挖掘表格数据所蕴含的信息,2,计算机 一计算机的发展一、计算机的发展,三、计算机中数据的表示方法,四、计算机病毒与防治,本 章 重 点,Excel 2003 基本操作Excel 工作表编辑与格式化Excel 公式与函数的使用Excel 图表Excel 数据清单管理,3,4.2.1 Excel 2003 概述,Office家族成员之电子报表软件,4,4.2.1-1 Excel 2003 简介,Excel工作表,数据

2、的编辑、修改、保存、使用计算与分析表格公式与函数的应用,Excel 图表,创建各式图表分析与修饰图表,数据管理,对数据统计、分析和数值预测添加图形、图像数据排序和筛选分类汇总数据透视表,5,4.2.1-2 Excel 2003的启动,1.从“开始”菜单启动,单击任务栏上的“开始”按钮,将鼠标指针移动到“程序”选项，将“程序”子菜单打开。,单击“Excel”选项,6,2.文档驱动：在资源管理器窗口中双击工作薄文件（扩展名.XLS）的图标，启动Excel2003中文版，并将工作薄文件打开。,4.利用“启动”在“开始/程序/启动”中添加Excel2003中文快捷方式，则每次启动WindowsXP时，

3、系统会自动启动Excel2003中文版。,3.从桌面启动 将鼠标指针指向桌面上的 Excel快捷图标，双击鼠标左键，即可启动（如桌面没有 Excel快捷图标，可以自己创建该图标）。,7,公式编辑栏,名称框,行号,当前单元格,工作表标签,工作表,4.2.1-3 Excel 2003 窗口,工具按钮,此处会显示单元格地址,列标,8,工作簿（Workbook）工作簿是处理和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件(.xls)。每一个工作簿最多可由255张工作表组成，在默认的情况下由3个工作表组成。,工作簿,行号：从上至下按数字编码，依次为1、2、3、65536，共 65536行 列标：从左至

4、右按字母编码，依次为A、B、AA、IV，共 256列,工作表,工作表（Worksheet）它是工作簿的一页，它由单元格组成，单元格是由行和列组成的矩形块。用来存储数据信息。,9,4.2.1-4 Excel 2003 的退出,二、从“文件”菜单中，选择“退出”命令,一、单击Excel标题栏右上角的“”（关闭）按纽,四、按Alt+F4键,三、双击标题栏左上角的控制菜单图标,10,4.2.2-1 工作簿的新建和打开,4.2.2 Excel 基本操作,1新建工作薄（1）在启动Excel后，将自动建立一个新的工作簿Book1（2）单击“文件”“新建”，通过“新建”对话框来创建（3）单击“常用工具栏”上“

5、新建”钮，直接新建空白工作簿,2打开工作薄（1）单击“文件”“打开”，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮（2）单击“常用工具栏”的“打开”钮，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮,11,4.2.2-2 工作簿的保存和关闭,1保存工作簿（1）单击“文件”“保存”（2）单击“常用工具栏”上的“保存”钮（3）单击“文件”“另存为”，确定好要保存的文件名和保存位置后，按“保存”按钮,2关闭工作簿（1）单击“文件”“关闭”命令（2）单击工作薄窗口右上角的“关闭”按钮（3）双击窗口左上角的“控制菜单”图标（4）快捷键：Alt+F4 都可以将当前编辑的工作簿

6、关闭并退出Excel,12,4.2.2-3 工作表的操作,（1）选定单个工作表：单击工作表标签（2）选取多个工作表：按住“Shift”键,可以选择连续的多个工作表 按住“Ctrl”键,可以选择不连续的多个工作表（3）选定全部的工作表：右击工作表标签 全部工作表,1、工作表的选取,(1)双击工作表标签 输入新名 回车(2)右击工作表标签“重命名”输入新名 回车,2、工作表的更名：,右击标签,13,(1)插入工作表：“插入”菜单“工作表”命令(2)右击工作表标签“插入”菜单“工作表”命令(3)删除工作表：选定工作表标签“编辑/删除工作表”(4)右击工作表标签 删除,3、工作表的插入和删除,4、工作

7、表的移动和复制,1）到同一工作簿：选定工作表拖到目的位置(即改变其位置)2）到另一个工作簿：选定工作表“编辑/移动或复制工作表”选取目标“工作簿名”,1）同一工作簿：选定工作表Ctrl+拖,2）到另一个工作簿：选定工作表“编辑/移动或复制工作表”选取“工作簿名”选“建立副本”项,（2）复制工作表,（1）移动工作表,14,4.2.2-4 数据输入,2.输入原始数据（中英文字符、数字）和公式,步骤1：明确输入数据的单元格 当前活动单元格,步骤2：输入数据（注意观察编辑栏）,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,1.数据类型：数字、文本、日期和时间,一、三种类型数据的输入,15,输入文本选

8、定单元格 输入文字 回车输入字符型数字 在数字前加单引号,输入时间日期输入日期，要按“年/月/日”的格式输入时间，要按“时分”的格式Ctrl+;输入当前日期Ctrl+Shift+;输入当前时间,输入数字选定单元格 输入数字 回车.,单元格中可以输入：文字、数字、日期、时间、图形、公式,16,l输入数值时可以用逗号“,”分节 如：“7，357，542”l输入纯小数值，以“.”开头，数值前自动补“0”l正号省略，负数前面输入负号l数字以（%）结尾，则按百分数处理输入分数时前面加0和空格。如：“0 1/4”带分数用整数加分数的形式。如：“3 2/5”,（1)输入方法：选定单元格输入数值按回车键（2)

9、数据宽度：数值超过11位，自动以科学计数法输入。例：输入“123456789012”系统显示“1.23457E+11（3)其他：,1、输入数值,17,（1）输入方法：选定单元格 输入文字 按回车键（2）注：数字作为字符串输入时，字符串前面加单引号例：输入电话号码时：02364095528,2.输入文本,注意:输入以0开头的数字时，系统会自动截掉首部的0解决办法:先输入单引号,再输入数字.,18,（1）输入方法：选定单元格 输入日期(时间)按回车键（2）日期格式：,l年/月/日（年-月-日）如：2005/12/15（2005-12-15）,3、输入日期、时间,（3）时间格式：,l时:分 am(p

10、m)时间与字母之间加空格 如：10:23 aml时:分:秒 am(pm)如：1:34:16 pml时:分 如：20:15l时:分:秒 如：15:13:24,注：可同时输入日期和时间，日期和时间用空格分隔Ctrl；可输入当前日期、CtrlShift；可输入当前时间,19,（1）同时在多个单元格中输入数据 1）选定要输入的单元格区域 2）输入数据 3）按下Ctrl 键不放并回车,（2）同时在多个工作表中输入数据 1)按住Ctrl 键，单击选定多个不连续的工作表 或 按Shift键，选多个连续的单元格 2)在其中一个工作表中选定某个单元格,输入数据,4.一些特殊的输入,20,1.填充相同的数值序列

11、填充柄：实现数据的自动填充（1）使用鼠标填充：选定单元格光标至填充柄处成“”拖到序列末单元格（2）使用菜单填充：选定范围“编辑填充”确定填充方向（3）快捷方式：选定范围输入数据按住Ctrl，并回车,二、数据的自动输入,（1）使用鼠标填充：选定单元格光标至填充柄处成“”Ctrl拖 到序列末单元格（2）使用菜单填充：选定范围“编辑填充”“序列”确定“类型”和“步长值”,2.填充不同的数值序列,21,不相同数列,相同数列,不相同数列,相同数列,不相同数列,相同数列,22,4.2.3 工作表格式化,4.2.3-1 工作表的编辑,1.选取单元格及单元格区域,（1）选取单个单元格,1)单击所需的单元格2)

12、在“名字框”中输入单元格名字,（2）选取多个单元格,1)选取一行：单击行标2)选取一列：单击列标3)选取整个工作表：单击行号、列标的交叉处4）选取矩形区域：单击首单元格 Shift最后一个单元格 也可用“拖”的方法,5）选定多个不连续的单元格：单击首单元格Ctrl+单击其他单元格6）多个不连续矩形区域：选取第一个区域 Cctrl 单击其他区域,23,（1）拖动：1)左拖:光标指向单元格边界,拖到目的地,2.数据的移动、复制,（2）剪切（复制）粘贴 1)“编辑/剪切(复制)”“编辑/粘贴”2)(常用工具栏)“剪切(复制)”钮“粘贴”钮 3）(右击)“剪切(复制)”“粘贴”4）CtrlX(C)Ct

13、rlV,2)右拖：将光标指向单元格边界，右拖到目的地，选择选项,注:如果单元格中含有公式，则公式内容不会发生变化，但其中的相对地址会自动调整,24,清除是删除单元格中的数据，而保留单元格的位置。（1）选定单元格或区域，按DEL键。（2）选定单元格或区域，鼠标右击在快捷菜单中选择“清除内容”命令。（3）选定单元格或区域，单击“编辑”“清除”命令。,3.数据的清除,删除是将单元格中数据连同单元格一并删除（1）选定单元格或区域，单击“编辑”“删除”命令，在“删除”对话框中选择一项进行删除。（2）选定单元格或区域，右击出现快捷菜单，选择“删除”命令,4.数据的删除,25,4.2.3-2 工作表,1调整

14、行高 方法一：用“格式”菜单命令调整行高。（1）选定调整行高的区域“格式/行”命令“行高”，屏幕出现行高对话框。,（2）在“行高”对话框中，输入要设定的高度“确定”,方法二：用鼠标调整行高。将鼠标指针移到行号的下方边界，当光标变成带上下箭头的“+”型时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，调到适宜的高度时，松开鼠标左键。,26,2调整列宽 方法一：用“格式”菜单命令调整列宽。（1）选定调整列宽的区域“格式/列”命令“列宽”，屏幕出现列宽对话框。,（2）在“列宽”对话框中，输入要设定的宽度“确定”,方法二：用鼠标调整行高。将鼠标指针移到列标的右侧边界，当光标变成带左右箭头的“+”型时，按住鼠标左键不放，

15、拖动鼠标，调到适宜的宽度时，松开鼠标左键。,27,3设置工作表的颜色方法一：使用工具栏 选定要设置颜色的单元格区域 单击工具栏上的“填充颜色”下拉按钮 在“填充颜色”下拉窗口中选择要使用的颜色。,方法二：用菜单方式 选定要设置颜色的单元格区域 选择“格式/单元格”选择“图案”选项卡 选择填充颜色和图案。,28,4设置表格框线,方法一：用菜单方式 选定要加上框线的单元格区域 选择“格式/单元格”单击“边框”选项卡 选择“线条”、“颜色”选择“预置”或“边框”项下的各个按钮“确定”。,方法二：用“格式”工具栏 选定要加上框线的单元格区域 选择“格式”工具栏上的“边框”右边下拉列表 单击下拉边框列项

16、。,29,4.2.3-3 设置字符的格式,1设置字体和大小方法一：使用菜单中的“格式”命令 选定要设置字体的所有单元格 单击“格式/单元格”命令 在“字体”选项列表中，选择字体 在“字号”列表中，选择所需字体的大小“确定”,30,方法二：使用格式工具栏中的“字体”命令。选定要设置字体的所有单元格 在格式工具栏的“字体”列表中选择字体 在格式工具栏的“字号”列表中选择字号大小。,2设置字符的颜色,选定要设置字符颜色的所有单元格 单击工具栏上的“字体颜色”按钮 在调色板上，单击要使用的颜色。,3单元格数据的对齐方式,（1）常用对齐 Excel 2003默认将文本左对齐，数字右对齐方式，但可以自行改

17、变数据的对齐方式。1）先选定单元格 单击“格式/单元格”命令 选择“对齐”选项卡 在“文本对齐”组合框中，从“水平对齐”和“垂直对齐”下拉式列表框中选择对齐的方式。,31,2）Excel在常用工具栏中还提供了四个对齐按钮，它们依次是：左对齐、居中对齐、右对齐和合并居中。操作与Word基本一样。,（2）标题合并及居中对齐,表格的标题一般要居中，可使用“合并和居中”钮进行设置：选定标题范围“合并和居中”钮,32,4.2.3-4 设置数字的格式,不同的应用场合需要使用不同的数字格式。因此，要根据需要设置单元格中的数字格式。Excel2003提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、百分比、分数、

18、科学记数、文本、特殊以及自定义等数字格式。可以利用命令或格式工具栏，将单元格加以格式化。其操作步骤如下。1设置单元格数字格式,方法一：利用菜单 选定单元格或区域 选择“格式/单元格”命令 选定“数字”选项卡 在“分类”列表中，选择“数值”在右边选择数字格式“确定”,33,利用“格式/单元格/数字”中的选项（先选定单元格）(1)数值：确定小数位数(2)日期：确定日期的各种格式(3)百分比：自动添加百分号(4)分数：确定各种分数类型(5)文本：可输入字符型数字(6)特殊：可将数字转换为文字,方法二：利用格式工具栏,34,自定义数字格式,Excel 2003 提供了许多预设的数字格式，但是有时还需要

19、一些特殊的格式，这就需要自定义数字格式，操作步骤如下：选定单元格或区域 选择“格式/单元格”命令 单击“数字”选项卡 在“分类”列表框中选择“自定义”选项 在“类型”列表框中选择需要的类型“确定”。,3格式刷和样式的使用 与Word一样，在Excel 2003中同样可以使用格式刷和样式来快速对选定单元格进行格式化。,35,4自动套用格式 对于一些常见的表格，可以利用Excel 2003的“自动套用格式”功能。它是系统已预先定义好的表格格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性，只要单击一些按钮，就能完成工作表的格式化，从而大大简化格式化的设置过程。其操作步骤如下：

20、,选定要套用的区域 单击“格式/自动套用格式”命令 在“自动套用格式”对话框中，选择表格样式“确定”,36,5条件格式 Excel 2003的工作表中可以利用“条件格式”，根据一定的条件来突出显示某些单元格。其操作步骤如下：,选定要设置条件格式的单元格区域 执行“格式/条件格式”命令 在“条件格式”对话框中输入设置的条件，并可确定数据显示的格式“确定”,37,（1）公式：由连续的一组数字和运算符组成的序列。该序列必须由等号开头。公式是对数据进行分析与计算的等式，它可以对工作表中的数值进行从简单的四则混合运算直到复杂的财务计算、统计分析。,选定单元格在编辑栏（或单元格）中输入等号输入公式回车,（

21、2）输入公式并计算,1、输入公式,SUM(B3:E3),4.2.4-1使用公式,38,2公式的复制,计算过程中为了同时使用其它单元格的类似公式，可以通过移动或复制公式达到这一目的。当移动公式时，公式中的单元格地址不会改变，但在复制公式时，单元格地址会自动调整。复制公式的方法是：先单击已有公式的单元格，然后拖填充柄至最后一个单元格。,39,（1）自动计算求 和：选取求和区域 状态栏显示和2）其他计算：右击状态栏 选择计算式 显示结果,注：自动计算结果显示在状态栏，自动求和结果显示在单元格中,3、快速运算,（2）自动求和 行求和：选取求和行（“常用”工具栏”）求和钮 列求和：选取求和列（“常用”工

22、具栏”）求和钮,40,函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,=Average（B2:B10）,例:求平均,4.2.4-2 使用函数,为了适应各种计算要求，Excel 2003提供了常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学和三角函数、统计函数、查找和引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等10类函数，每一类有若干个不同的函数，一共有几百个之多，基本能够满足各种领域内绝大多数人的使用要求。,41,Excel的任何函数都有一样的标准结构，即：都是由函数名和参数两部分组成。参数可以是数字、数组、文本、逻辑值或单元

23、格引用，参数也可以是常量、公式或其他函数，将函数作为另一个函数的参数也称为嵌套函数。,在公式里，任何函数都直接跟在“=”，或者其它运算符号后面，首先是函数名称，然后是括号，括号表示其中括住的内容是此函数必需的参数。如果函数对应的参数不只一个时，就必须按照规定的顺序依次排列各参数，并且用逗号把它们隔离开来。,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数引用：函数名（参数1，参数2，）,代表函数功能,1函数语法,42,函数区域的表示法：独立地址：各地址用（，）隔开。例如，=SUM（A1，A8），表示A1和A8两单元格的和。连续地址：首尾地址用（：）连接。例如，=SUM（A1：A8），冒号表示计算范围

24、从A1到A8单元格之间区域。混合地址：例如，=SUM（A1：A6，A8），表示计算A1到A6再加A8的和。,（2）引用运算符：冒号（:）：连续单元格区域。如 C2:H2逗号（,）：不连续单元格区域。如 A5,B10,F8,（1）公式中引用单元格的方法：l直接使用键盘输入 用鼠标单击单元格,43,（1）手工输入：选定单元格“=”输入函数 确定（2）函数向导：1）“插入/函数”选择类别 选择函数输入参数 确定 2）单击“插入函数”钮 选择类别 选择函数 输入参数 确定,输入函数一般可以采取手工输入和“函数向导”两种方法,44,4、部分常用函数（1）SUM：求和函数 格式：SUM（参数1,参数2,）

25、功能：求各参数的和（2）AVERAGE：求算术平均值函数 格式：AVERAGE（参数1,参数2,）功能：求各参数的平均值（3）MAX：求最大值函数 格式：MAX（参数1,参数2,）功能：求各参数中的最大值（4）MIN：求最小值函数 格式：MIN（参数1,参数2,）功能：求各参数中的最小值（5）COUNT：统计个数函数 格式：COUNT（参数1,参数2,）功能：求各参数中数值型参数和包含数值的单元格个数,45,（6）ROUND（）：四舍五入函数 格式：ROUND（数值，位数）功能：对数值项进行四舍五入。（7）INT（）：取整函数 格式：INT（A1）功能：取不大于数值A1的最大整数（8）条件判断

26、函数：IF 格式：IF（条件式，值1，值2）功能：若满足条件，则结果取值1，否则，取值2,=IF(条件式,值1,值2),条件式,条件为假时,结果值,条件为真时,判断条件是否满足，满足则返回值1，不满足则返回值2,46,（9）COUNTIF（）：条件计数函数 格式：COUNTIF（取值范围，条件式）功能：计算某区域内满足条件的单元格个数（10）RANK:排名次函数 格式：RANK（参数，数据区域，升降序）功能：计算某数值在数据区域内相对其它数值的大小排位（11）VLOOKUP：搜索函数（搜索表区域首列满足条件的元素）格式：VLOOKUP（比较值,搜索区域，取值的列号，是否精确判断）功能：搜索表区

27、域内首列满足条件的元素，找到时返回所在行指定列的值,47,4.2.4-3 单元格引用,引用的作用是标识工作表上单元格或单元格区域，并指明公式所用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同单元格中的数据，或同一工作簿的不同工作表的单元格。,对单元格的引用有三种方法：相对引用、绝对引用和混合引用,（）相对地址引用：例如：A3、B4、C5 相对引用的特点当公式移动、复制到一个新位置时，公式中的相对地址会随之发生变化。（）绝对地址引用：例如：B2的绝对地址为$B$2 绝对引用的特点当公式移动、复制到一个新位置时，公式中的绝对地址不会发生变化。（）混合地址引用：例如：B2的混合地址为$B2或B$

28、2 在单元格中既有相对地址引用，也有绝对地址引用（4）三维地址引用：例如：Sheetn!B2 三维地址引用的特点引用不同工作表中的单元格。,48,单元格地址在公式中的作用,相对地址：A2绝对地址:$A$2混合地址：$A2 A$2,E4=B1+A2+C2,按F4，可在以上三种地址引用之间进行切换,49,三维地址引用,50,4.2.5 数据的图表化,数据图表就是将单元格中数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更加直观。当工作表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式

29、图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。,数据表格,51,常用图表,1.柱形图2.条形图3.折线图4.饼形图5.XY散点图,52,创建步骤：选取数据插入图表嵌入式图表独立式图表编辑图表修饰图表,4.2.5-1 建立图表,（1）菜单法建立:“插入/图表”进入“图表向导”（2）工具栏按钮:单击(工具栏)“图表向导”按钮,53,建立图表（在图表向导中）,选择图表类型选取数据源指定图表元素图表标题X轴(类型)标题Y轴(数值)标题图表标记数据标签图例刻度线,确定图表位置 选“作为新工作表插入”，则为独立式图表,54,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴(X),刻度线,数值轴（Y）

30、,55,1、改变图表类型 l选定图表“图表图表类型”选“子图表类型”选“图表样式”确定,4.2.5-2图表的编辑,56,2、修改图表中的数据 在工作表中将数据修改并确认后，嵌入图表会随之发生相应变化。,3、移动嵌入图表并改变其大小 移 动：按住鼠标左键拖动到目标位置 改变大小：先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动,57,4修改图表中的图形（1）两次单击要修改的数据结点，重新输入新值。此时图形随之更新。（2）鼠标指针指向该柱形图的顶端，当变成双箭头时按住左键上下拖动。图形变成新的大小，工作表中的数据也会自动相应改变。,5增加和删除数据系列 增加数据系列：选定图表，再选择“

31、图表”菜单中的“添加数据”，在“添加数据”对话框中确定数据系列所在的区域（可输入，也可在原数据表拖动选定新数据区域），最后单击“确定”按钮。删除数据系列：在图表上单击所要删除的数据系列，再按Delete键。,58,4.2.5-3 格式化图表,图表格式的设置主要包括对标题、图例等重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等设置以及对坐标轴的格式重新设置等。双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。,59,1.数据清单：一个典型的二维表，它是由工作表单元格构成的一个矩形区域,矩形区域的每一列叫一个“字段”，每个字段包含相同类型的数据。第一

32、行为各字段标题，叫字段名。字段名不能相同。以后每一行的数据表示一条记录。所以数据清单是由多条记录组成的。,4.2.6 数据清单的管理,5.6.1 建立数据清单,60,正确创建数据清单规则：列名唯一纯数据（杜绝空行、非法数据）同列数据的数据类型和格式应完全相同避免在一张工作表上放置多份数据清单数据清单可以是整个工作表，也可以是工作表的一部分。数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用,数据清单的作用：用户可以通过“数据清单”对表中的数据进行排序、筛选、分类和汇总等操作，以实现日常所需要的统计工作。,61,使用“数据记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作：添加记录

33、修改记录 删除记录 查找记录,2.使用数据清单,单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如：列出“平时成绩”“80”的学生。最后单击“上一条”或“下一条”按钮，可查看到符合给定条件的所有记录,63,选定范围“数据排序”确定排序关键字和顺序,排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。,设置两个以上的排序约束条件。,4.2.6-2 数据排序,64,4.2.6-3 数据筛选,大表,明晰的小表,1.自动筛选：“数据/筛选/自动筛选”设定条件,筛选：实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据暂时被隐藏起来。,65,2自定义筛选

34、,“自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系，同时，该对话框还提供“等于”、“大于”、“起始于”等许多条件选项。,66,3高级筛选,“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据,或,与,（1）确定筛选条件，并创建条件区（注意：要与数据清单用空行隔开）,（2）“数据/筛选”“高级筛选”命令,67,4.2.6-4 分类汇总,先分类(排序)“数据/分类汇总”按类汇总(指定分类字段、汇总方式等),对已排序的数据，进行求和、计数、求平均值及最大、最小值等,68,分级显示数据,分级显示可以具有至多八个

35、级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示、隐藏细节行。,69,由于嵌套汇总可创建两层分类汇总，因此要对文档“嵌套分类汇总.xls”查看每分公司的人工费用支出情况和查看每一部门中最高薪水额，我们应使用“嵌套分类汇总”命令。嵌套汇总命令的使用前提：数据已按两个以上关键字排序（这里要对“分公司”和“部门”进行排序）。嵌套分类汇总步骤：1）首先针对两列或多列数据进行排序。这例中要对“分公司”列和“部门”列排序。2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据分类汇总”命令。3）在“分类字段”框中，选择需要用来分类汇总的数据列。这

36、一列应该是对数据排序时的“主要关键字”，即“分公司”数据列；“汇总方式”框中，选择“最大值”；但在“选定汇总项”框中，选定“薪水”。4）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（“部门”）重复步骤2和步骤3（在“分类字段”框中，选“部门”；“汇总方式”框中，选“最大值”；在“选定汇总项”框中，选“薪水”）。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。,嵌套分类汇总,70,嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类。,例：查看每分公司、每一部门中的最高薪水,71,数据透视表是一种特殊的工作表。它从工作表中抽取需要的信息，经处理后再汇总成新的交叉表。它广泛应用于数据分析。,如，我

37、们不仅要查看每部门、各分公司的薪水总额，那么我们可以使用“数据透视表”或“数据透视图”。步骤如下：1）在要进行数据透视的工作表中，单击任一单元格，使用“数据/数据透视表和数据透视图”命令；,2）选择生成数据透视表还是数据透视图；3）确定数据源区域，选择数据透视表显示的位置；4）将所要字段拖到数据透视表中适当位置。,4.2.6-5 数据透视表和数据数据透视图报表,72,例：在“职工登记表”中建立数据透视表来查询各部门各职称的平均年龄（即指定布局以“所属部门”为行字段，以“职称”为列字段，以“年龄”为平均值项）,5）双击数据区域内的数据项“年龄”，选择“平均值”,1）“数据/数据透视表和数据透视图

38、”命令 选择“生成数据透视表”；2）在“数据透视表和数据透视图向导”对话框中，单击“选定区域”右侧的按钮 在“数据源”工作表中选定数据区域；3）单击右侧的按钮，按“下一步”钮，进行布局 4）单击“布局”钮，将所要字段拖到数据透视表中适当位置（将所属部门拖到“行”、职称拖到“列”、年龄拖到“数据”）；,6）单击“确定”和“完成”钮,73,4.2.7 页面设置和打印,4.2.7-1 页面设置,单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中可进行“页面”、“页边距”、“页眉和页脚”、“工作表”等的设置,“页面”、“页边距”选项卡“页面”选项卡可以设置纸张方向、缩放比例、纸张大小、打印质

39、量、起始页码；“页边距”选项卡可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法同Word2003类似.,74,“页眉/页脚”选项卡 单击“页眉/页脚”选项卡，或者选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，都会出现“页眉/页脚”对话框。如果设置页眉和页脚，可单击对话框中的“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式,75,3工作表选项卡（1）打印区域：若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖动选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话框，单击“确定”按钮。（2）打印标题：如果要使每一页上都重复打印列标志，则单

40、击图中的“顶端标题行”编辑框，然后输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入行标志所在列的列标即可。（3）全页都打印行号和列标：选中图中的行号列标复选框即可,76,4.2.7-2 设置分页符,1人工分页 选择工作表中一单元格，使其作为新页的左上角的单元格，单击“插入”菜单中的“分页符”命令，则可把整个工作表分成四个部分。若只想分成上、下或左、右两页，则只要选择行号或列标即可。2调整分页 当插入分页符后，表格中会有虚线显示出来。我们还可通过“视图”菜单的“分页预览”命令来查看分页情况，在查看时可以拖动分页符来调整分页。3删除分页符 选定要删除的分页符右边或下边的任一单元格，单击“插入”菜单中的“删除分页符”命令，就可删除相应的分页符。,77,4.2.7-3 打印预览和打印,1“打印预览”窗口的工具栏中有几个按钮，它们的功能如下：（1）缩放：可使预览区域变大或缩小。（2）打印：可设置打印选项，并开始打印。（3）设置：会打开“页面设置”对话框，可进行页面设置。（4）页边距：可观察视图中表示页边距的虚线，拖动它们可改变页边距大小。（5）分页预览：切换到“分页预览”视图。（6）关闭：退出“打印预览”。2打印选择“文件”菜单下的“打印”命令，或在“页面设置”对话框和“打印预览”窗口中选择“打印”按钮。,