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1、归档文件材料的整理,一、概述 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）两种方法 3、标准依据：归档文件整理规则(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施),4、件：归档文件的整理单位。1、文件正文与定稿为一件。2、正文和附件为一件。3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。5、转发与被转发件为一件。6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。7、
2、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。,5、归档文件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。7、质量要求：（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件
3、应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。,二、归档文件整理的步骤 收集鉴定装订划分保管期限分类排列编号编目装盒上架排列,（一）文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料（二）文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。,文件材料的归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有
4、利用价值的文件材料；2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。,不属于归档范围的文件材料：1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材
5、料；3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料等。,（三）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,装订方法：1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。4、特殊情况，如装订成册不便拆钉
6、的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。,（四）划分保管期限 1、永久 2、定期：30年、10年 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布起施。）,永久保管的文件材料：1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度3、本单位召开的重要会议材料4、本单位制发的方针、政策性和规范性文件5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件7、本单位干部职工、党员花名册和统
7、计年报8、本单位签定的合同、协议文件9、本单位重要的请示、报告、批复文件10、上级单位或领导对本单位的重要批示11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件,定期（30年）保管的文件材料：1、本单位制发的一般性的文件2、半年、季度工作计划、总结、报告3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结4、上级单位发来的需要贯彻执行的文件5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表6、本单位编印的刊物7、本单位的重要典型、汇报材料定期（10年）保管的文件材料：1、本单位一般事务性、临时性的文件2、本单位每月的工作安排3、上级发来的有价值的普发性文件4、单位之间协商工作的来往文书,（五）分类,1、年度分类法2、问题分
8、类法3、保管期限分类法,1、保管期限年度问题分类法此时分类方案为：永久：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类30年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类10年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类,2、保管期限年度分类法此时分类方案为：永久：2009年、2010年、2011年30年：2009年、2010年、2011年10年：2009年、2010年、2011年,一般机关文件材料分类纲目,一、党务类1.党组（委）会议记录、会议纪要2.党组（委）
9、民主生活会议记录3.党员大会、支部会议记录、材料4.党组（委）工作计划、总结5.党组（委）决议、规定、报告等6.领导讲话、批示等7.评选、奖惩材料8.党员管理9.党组织关系介绍信10.党组织、党员统计报表、名册11.其它（党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、群团工作包括工会、共青团、妇联及其他社团组织）,二、政务类1.综合性工作会议材料2.行政办公会议记录、纪要3.一般工作会议、专题会议材料4.本单位工作规划、计划、总结5.领导讲话、批示6.上级机关、领导检查、视察形成的材料7.上级对本单位的奖惩材料8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执
10、行的材料9.本单位制发的政策、法规性文件材料10.本单位的请示与上级的批复11.下级单位的请示与本单位的批复12.本单位制发的一般性工作文件13.人大代表建议、政协提案办理材料14.工作制度、大事记15.工作信息、简报16.机要、保密、档案、信访、统计等材料17.其它（教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫（治安、消防、法律事务等）、后勤福利（房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等）、对外交流（出国、外出考察、接待来访等）,三、劳动人事类1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料2.人事任免、奖惩材料3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料4.离退休、死亡、抚恤等材
11、料5.人事考核材料6.行政关系介绍信7.干部、职工统计报表、花名册8.工资定级、晋级、调资、统计报表等9.其它四、业务类1.2.3.,（六）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（七）编号归档章,（八）编目,（九）装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。,（十）上架排列 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案
12、排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。,档案的排列方式,文书档案（永久）,文书档案（30年）,文书档案（10年）,归档文件整理的步骤回顾 收集鉴定装订划分保管期限分类排列编号编目装盒上架排列 1、收集、划分保管期限：国家档案局8号令；2、分类、排列：一般机关文件材料分类纲目,党的群众路线教育实践活动文件材料的收集整理,（一）收集范围 纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件、实物等，纸质文件材料主要包括：1、关于成立教育实践活动领导机构和工作机构的文件；2、领导同志有关教育实践活动的指示、批示和讲话；3、教育实践活动领导小组及办公室印发的各种文件印制稿、签发稿
13、；4、教育实践活动领导小组及办公室召开的各类重要会议的会议纪要、录音、录像、照片；5、教育实践活动领导小组及办公室作出的决定，以及教育实践活动的实施方案、总结、报告、简报、大事记等；6、教育实践活动督导组在工作中形成的工作方案、情况报告等；7、党委（党组）和党员干部个人的对照检查材料、整改方案（措施）等材料；8、教育实践活动领导小组及办公室制作、受上级表彰的实物；9、其他具有保存和利用价值的文件材料。,（二）整理方法 需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。（三）工作要求 1、活动办公室应明确专人负责文件材料的
14、收集，确保完整、系统；2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；3、档案工作人员应主动配合活动办公室做好文件材料的收集、整理、归档等工作。,档案管理违法违纪行为处分规定（30号令）,由监察部、人社部和国家档案局联合发布，自2013年3月1日起实施。共22条。第二条 有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；（
15、三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事业单位工作人员处分暂行规定执行。,第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第五条 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关
16、责任人员，给予撤职或者开除处分。第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。,第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第九条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）涂
17、改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。第十条 携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十一条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。,第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设
18、施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。第十三条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。第十四条 在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。,第十五条 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第十六条 拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。第十九条 有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。,谢 谢！市档案局法规业务科电话：8869196 联系人：佘峰 杜臻 张贵峰 电子信箱：,
