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1、当前我国秘书人员现状分析摘 要2关键词2一、我国秘书人员的现状 2（一）秘书制度不完善 2（二）秘书工作不规范 2（三）公文运行标准不一2（四）工作手段不够现代化3二、当前我国秘书人员的职业素养及道德现状3（一）职业素养不高道德观念淡薄3（二） 分析现状的原因4（三）强化秘书职业建设的措施4三、秘书专业的就业需要与前景分析5（一）秘书专业人才的需求情况5（二）秘书专业人才的素质要求情况5（三）秘书专业人才的职业能力和知识结构需求5（四）企业对文秘专业人才的需求的特点与趋势6（五）秘书专业人才的就业前景6四、观月改进我国秘书人员现状的方法7（一）加强秘书专业人员的培养7（二）建立创新型秘书人员培
2、养的模式7（三）提升文秘专业学生的综合素质8参考文献8当前我国秘书人员现状分析（涉外文秘091班 轩莉莉 ） 摘要: 秘书既是一个古老的职业，又是发展前途十分广阔的质押，可以肯定的说，21世纪秘书工作将会有较大的发展。文秘职业是一个传统的人文类基础性职业,随着市场经济的迅速发展,整个社会对秘书人才的需求状况正在发生深刻的变化。作为一种全球性的职业，文秘工作也越来越趋于现代化、科学化和专业化。为适应现代秘书职业的需求，本文将从多方面分析我国秘书人员的现状。从而能使我们更加清楚地认识我国秘书工作，明确自身的优点与不足，顺应自身的发展方向。关键词:秘书职业；文秘工作；需求；现状；发展一、我国秘书人员
3、的现状（一）秘书制度不完善源于英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规范并且促进了秘书工作的发展。相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘书没有法律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。(二)秘书工作不规范秘书的职业化是世界性的潮流，所谓“职业化”是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一行业，但又为任何一行业所必需的职业。我国秘书工作受我国民族文化背景和思维习惯的影响，缺乏创造性和超前性。我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书
4、专业委员会开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措，故很难适应秘书工作职业化的要求。(三)公文运行标准不一公文运行标准不一是当前秘书工作不规范的具体表现之一，从世界范围来看，秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了国家行政机构公文格式，使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实际操作过程中，
5、由于秘书人员对新的标准的重要性认识不够，货业务不熟，常出现“上报公文新格式，下发公文老面孔”，或新旧公文格式混用、使用不规范的情况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。(四)工作手段不够现代化信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。由于秘书工作中产生的大量文件特别是行政公文，具有规范化、规模化的特点，所以更容易被计算机所接受。至此，秘书工作的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输，“无纸办公”的物质条件已经具备。但是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅成为打字的工具。秘书工作现代化是实现管理
6、工作现代化的重要保证条件之一。因此，秘书工作必须与管理工作联系起来。二、当前我国秘书人员的职业素养及道德现状（一）职业道德观念存在的问题1.秘书职业道德观念淡薄 不少秘书人员缺乏职业理想和敬业精神,总认为自己平时工作忙,事情多,不关注、不学习秘书法规,更谈不上遵纪守法,依法办事了。有的秘书人员思想上竟然没有秘书职业道德的概念,对职业道德规范和政策法规似懂非懂,十分模糊。这是现实中秘书职业道德思想基础的严重缺失。 2.财会业务水平偏低,缺乏钻研业务精神 我国1000多万秘书人员中,中高级职称人员占20%,其余大部分都为初级职称人员,知识结构、学历水平和业务水平偏低。现实中不少秘书人员缺乏基本的业
7、务素质,秘书工作频于应付差事。他们业务知识贫乏或知识老化,对秘书准则、秘书制度知之甚少,专业技术能力较差,职业胜任能力明显不够。 3.追求私利,监守自盗。一些秘书人员个人主义、拜金主义、享乐主义膨胀,丧失了最起码的法制观念,秘书职业道德沦丧,故意伪造、变造、隐匿、毁损秘书资料,利用职务之便贪污、挪用公款,以身试法,甚至走上了违法犯罪的道路。 4.违背准则,弄虚作假。一些秘书人员在国家、社会公众利益与单位利益发生冲突时,不能够坚持准则,甚至通同作弊,为违法违纪活动出谋划策,直接参与伪造、变造虚假秘书凭证、秘书账簿、秘书报表。另一方面,秘书人员在单位的地位具有天然的从属性,其职业道德在单位秘书工作
8、中能否发挥作用和作用的大小,不可避免地从属于所在单位的文化层次及单位负责人的道德水准。当单位负责人授意秘书人员提供虚假秘书信息时,秘书人员未能坚持实事求是、客观公正的原则（二）分析素养不高和职业道德观念淡薄的原因1.社会不正风气的影响。随着市场经济的确立和改革的深入,人们的观念发生了很多变化。拜金主义、实用主义流行、社会公信力下降、欺诈赖帐、偷税漏税等屡见不鲜。这些不良的社会现象直接影响了一些秘书人员的道德天平,滋生了腐败的土壤,产生了不良的行为。有的秘书认为大家都在造假,我不做假,岂不吃亏?甚至对做假行为感到“心安理得”。所以引发了社会对秘书的诚信危机,降低了公众的信任度。 2.“不当利益”
9、的诱惑。部分单位领导为了追求政绩,有向上爬的资本,不惜牺牲公众利益,暗示或逼迫秘书人员造假帐,甚至私设“小金库”,利于自己的活动。而许多秘书人员为了保住饭碗,不敢和领导顶,屈服于压力,违心造假。有的秘书人员甚至认为这是“合法”行为,是为单位“谋福利”,心安理得。 3.法律意识淡薄。目前,大多秘书人员法律意识淡薄,对可能产生的法律后果没有清醒的认识,当违法被判刑时,后悔莫及。因此,有必要加强法律知识的学习。(三) 强化秘书职业道德建设的对策措施1.加强政治学习,提高对秘书职业道德建设重要性的认识。努力学习政治,提高思想觉悟,这是财务人员做好工作的前提。要组织财会人员认真学习江泽民同志关于讲政治的
10、重要讲话,学习时事政治,教育广大财会人员牢固树立共产主义信念和全心全意为人民服务的思想。2.加强职业道德教育,增强财会人员的使命感。秘书人员要使职业生活更有意义、更有价值,首先必须树立正确的职业道德观,遵循秘书职业道德规范,自觉提高专业品德修养,增强热爱本职工作的意识,讲求对事业的献身精神,维护秘书职业的尊严,保持良好的社会形象。秘书人员承担的工作任务越来越复杂繁重,责任更大,遇到的问题更复杂,需要投入的精力也更多。在新形势下,秘书人员应在工作中坚持遵守秘书职业道德。认真贯彻执行国家有关的法规,依法办事。优质服务也是秘书职业道德的主要内容。作为一名秘书人员,对所服务的对象都要做到文明礼貌、热情
11、接待、周到服务。 3.建立监督机制,以法做事。监督机制包括两个方面:一是秘书人员监督业务经办人;二是社会监督秘书人员。它们由两个不同的主体构成。 4.建立秘书岗位轮换制度,保证秘书工作质量。实行有计划的秘书轮岗制度,有利于加强秘书工作的内部监督,在秘书机构内部形成换岗交接清查的内部检查和牵制机制,防止贪污腐化行为的出现;有利于提高全体秘书人员的业务素质,使他(她)们能掌握多种岗位技能,促使本单位秘书管理水平的整体提高;还有利于调动秘书人员的工作积极性和创造性,通过接触不同内容和形式的业务岗位,激发秘书人员创造和提出业务工作的新思路和新思想。 5.建立健全选拔和激励约束机制,提高秘书人员业务素质
12、建立健全选拔机制。在方针政策和法规制度确定以后,秘书工作质量的高低,秘书人员业务素质是决定因素。因此,要选择政治素质好、事业心强、具有秘书知识和技能的人从事秘书工作。建立激励约束机制。在日常秘书工作中,要对秘书人员职业道德情况建立检查、考核、评价、奖罚制度,并与岗位资格、聘任专业职务、提职、晋级、精神与物质奖励等结合起来。三、秘书专业就业需要与前景分析（一）文秘专业人才的需求情况从需求数量上看，被调查的企业100均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90以上的单位选12个，另有近10的单位选了35个或更多。这说明企业对文秘人才的需求有一定的空间。 从需求层次上看，
13、80以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，企业对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少企业认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。 从需求的秘书类型上看，65的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书 (15)、创新型秘书(10)，另有5的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。（二）文秘专业人才的素养需求情况调查反映，企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专
14、业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质 (33)、文化素质(27)、业务素质 (13)、心理素质(8)、团队协作精神和沟通协调能力(5)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。 文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，企业对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38)、掌握宽阔的专业知识(28)、了解一般的人文科学知识(26)、掌握相关学科知识(16)、了解一般的社会科学知识(4)。 良好的心理素质也是
15、企业关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。 值得一提的是，团队协作精神与沟通协调能力越来越为企业所看重。（三）文秘专业人才的职业能力和知识结构要求很多企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水平”(26)，其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19)；再次是“社会实践经历”(18)。此外，“外语水平”(15)和“计算机水平”(9)，而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。 大部分企业认为高职学生最需要进一步培养的
16、能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时，85的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。（四）企业对文秘专业人才需求的特点与趋势据调研显示，很多企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质
17、、能力，属复合型通才。 企业需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。 （五）秘书人才的就业前景专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而
18、从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。 从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关
19、键在于秘书自身的发展因素。秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉的工作。因为他们与各个部门都打交道，对于公司的架构和业务都比较了解，所以未来发展方向也是这些，“对企业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，身为人事主管，依视路光学的李小姐认为，“当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。四、关于改进我国秘书人员的现状的方法（一）加强秘书专业人才的培养 1.加强专业认识。大学教育是“授之与渔”,而不仅仅是“授之与鱼”,学生在学校教育过程中不仅要学到专业知识,更要学会在有限的时间里扩展知识视野,按照自己的
20、专业理想夯实专业能力和技能。文秘专业比不是人们所想象的那样,仅仅是端茶倒水,干杂活,事实上,它对从业人员的职业素质,如人际沟通协调能力,口头、笔头表达能力都有很高的要求。那么,作为文秘专业学生,就应该把视野从“专业”提升到“职业”的高度,着力打造自身的职业素质,为将来的求职就业奠定基础。 2.面向市场。企业面向市场必须要生产出适合市场需要的产品,而学校面向市场必须要培养出适合市场需要的人才。如何培养出适合市场需要的人才,首先要做好专业年度市场调研与分析。其次,要采用适合的教材和教学方式方法。例如,大部分毕业生就业于民营经济较为发达的江南地区,那么,档案管理这门课程的教材就必须从针对国有企业向针
21、对民营企业转变,探讨一套适合民营企业特点的档案运行、管理机制。再次,提倡多证多能,要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上,持有多种能力证书,如文秘职业资格证,普通话证书,外语、计算机等级证书,汽车驾驶证以及电子商务、报关员等资格证书,提高毕业生的就业竞争力。 3.实践性。实践性表现于以下四个方面: (1) 课程体系。不强调学科的系统性、完整性、理论性,而以实用性、技能性为特点。保留优势专业课程,删除不必要课程,调整不合理课程,增设社会急需课程。(2) 课堂教学。课堂教学作为实践教学的第一个环节,应将理论与实践结合。采用互动式案例教学的方法,融案例、情境、讨论于一体,让学生分析与解决案例中存在的
22、问题,在分析解决中有效地培养和提高学生分析解决问题的能力、与人共事的能力及创新能力。如, 档案管理课程可以不讲档案学概论的内容,仅介绍档案管理的基本内容和科技档案管理及一些专门档案管理(如财务、人事) 等的内容。(3) 模拟实训。开设实训课,建立实训室,是高职教育区别于本科教育最大的特点,也这是高职教育的优势所在。 (4) 强化实习。文秘专业主干课程文书学、档案管理学是两门实践性很强的学科,学生如果没有一定的专业感性认识,是很难理解的。（二）建立创新型秘书人才培养的模式在瞬息万变的现代社会，新思想、新方法和新技术层出不穷， 对秘书工作产生着深刻的影响。作为现代秘书， 首先必须时刻跟踪社会动向的
23、新趋势，当一种新观念、新事物刚刚出现的时候，能及时发现它所隐含的巨大价值，迅速产生认同感和向往欲，并将其融入秘书工作之中。其次， 应主动将接受的新知识和信息和头脑中已经储存的知识形成对照， 二者之间存在的差别， 不仅会使人产生一种因吸收了新的知识与信息而带来的愉悦心情， 也会激起一股弥补这种差别的创造冲动，即产生创造的意识与欲望。这种创造意识， 是在秘书工作中进入创造状态并调动所有创造力发挥的前提条件。因此，思维的超越性是所有创意的来源， 而思维开放是思维超越的基础， 也是创新型秘书人才的一个重要特征。从学生学习的心理过程来看， 新知识是通过接受、领会、思考、顿悟等过程将存在于头脑中的混沌模糊
24、的知识、想法、认识和理解综合为一个有序的知识信息结构而建立的。要密切跟踪秘书工作内容的变化，不断地推陈出新，把与环境的多方位信息交流作为教学原则， 向经济、语言、管理等相关学科吸收营养，并借鉴其方法论精髓。充分调动学生作为学习主体的主动性、积极性。以课堂教学为中心向学生生活的各个领域开拓、延展，全方位地把学生的学校生活和社会生活有机地结合起来。据统计，人的一生中，学校阶段只能获取所需知识的10%， 而其余的90%的知识要在以后的工作中不断地学习才能获得。所以，作为未来的秘书人才应该不断接受吸纳并主动地去搜集与之相关的新知识与信息，开阔视野扩大知识面，不断从外部环境引入“负熵”流，吐故纳新，使自
25、己的知识结构始终处于更新状态。（三）提升文秘专业学生的综合素质 1.抓好综合素质阶段性教育这种综合素质阶段性教育即在文秘学生大学三年期间，结合学生专业需求、生理特点，合理设置好阶段性的综合素质教育。如在文秘专业大一新生期间，我们可以发放告同学书、课程指导书，进行专业入学教育、人生观与价值观教育、职业理想教育讲座以及通过军事训练等方式，帮助学生培养积极心态、建立诚信素养、学会有效沟通、优化人际关系、锻炼吃苦能力、培养团队精神等基本的秘书职业道德及职业素养意识。 2.合理开设专业限选课库这是由秘书工作涉及面广的特点决定的。它要求秘书人员对于方方面面的东西都要有所掌握。因此，文秘专业除了强化专业知识
26、与技能培养之外，还要结合文秘人员今后岗位需求特点，合理设置专业限选课库，由学生结合自身兴趣自由选课，如设置古典诗词欣赏、排版设计与图像处理、摄影摄像、财会基础、汽车驾驶、演讲与口才等选修课，为岗位核心能力培养打下坚实的基础。 3.积极开展各类专业活动 （1）积极聘请校内外专家讲座。聘请校内外专家、优秀毕业生等为文秘学生进行专业角色认知、文化常识、职业生涯规划、女性生活知识、企业管理与文化等系列讲座，起到拓展学生视野，丰富学生人文素养和职业素养的作用。 （2）大力开展专业职业技能比赛。将课外活动与专业学习紧密结合起来，积极开展专业技能比赛等活动。如自主举办秘书节如:“PPT制作大赛”、“汉字录入
27、比赛”、“职业形象设计大赛”、时装秀、演讲辩论比赛、西餐礼仪体验、朗诵大赛、普通话大比拼等活动等。 （3）鼓励学生创办或参与社团活动。积极鼓励文秘专业学生自主创立或参加校内各种社团组织，如成立秘书事务所，使学生在社团活动中不仅丰富课余生活，而且使之成为锻炼学生组织、管理、协调能力，培养学生素质的重要阵地。 参考文献:1柳靓南：商业经济J，中文科技期刊数据库,2010(13).2 田军: 办公室业务J, 中文科技期刊数据库,2010(4).3 李力: 秘书之友J, 中文科技期刊数据库,201010.4高莉: 文秘专业学生社会实践能力培养J,职业教育研究,20066.5姚亚琳: 高职高专文秘专业教学改革研究J , 法制与社会,2006 ,8.6王育：秘书实务M，北京高等教育出版社,2007 3.7季水河：秘书心理学M,上海复旦大学出版社，2007108张雯：浅析新时期我国秘书素质状况J,秘书，20108.9张宗英：从高校秘书角色谈其素质要求J,世纪桥，20065.10
