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1、ERP系统用户操作手册Account Payables模块文档作者:创建日期:确认日期:2005-10-11控制编码:AAVID/TR100/AP文档版本: 1.0 审批: 拷贝数_文档控制记录更改日期作者版本更改参考2.0审阅人姓名职位分发拷贝号姓名职位1234目录文档控制2目录3编写说明1使用对象1参考文档1概述2业务操作流程内容2第一章、创建银行3操作说明3适用范围3主要业务3注意事项3操作过程3一.整理内部银行资料3二.银行资料录入3三.银行财务信息录入5四.定义银行付款单据7五.整理外部银行资料8六.外部供应商银行资料录入8七.员工供应商银行资料录入10第二章、创建供货商12操作说明
2、12适用范围12主要业务12注意事项12操作过程12一.整理外部供货商信息资料12二.供货商信息录入12三.供货商银行信息分配18四.整理员工信息资料18五.员工信息资料录入18六.员工供货商资料分配18七.员工供货商财务信息录入21八.员工供货商银行信息分配22第三章、预付款及付款23操作说明23适用范围23主要业务23注意事项23操作过程23一. 核对预付款资料23二. 预付款发票录入及核销23三. 整理到期付款资料29四. 实际支付到期货款(整批支付)29五. 实际支付到期货款(单张支付)39六. 反寫付款的支票號碼42第四章、费用报销45操作说明45适用范围45主要业务45注意事项45
3、操作过程45一. 核对借支单45二. 借支单发票录入及核销45三.新建费用模板49四.新建费用报销模板51五.将费用报销生成发票53第五章、发票及付款、月结事务处理62操作说明62适用范围62主要业务62注意事项62操作过程62一. 核对供货商发票信息62二. 核对退货单据信息62三. 供货商发票及退货单录入(采用接收匹配方法)62四. 发票调整66五付款调整73六月结事项82七审批MRO及月底查询无PR的PO87已解决和未解决的问题94未解决问题94已解决问题9458b4c25b300c21c7829132b693f4f13c.doc AAVID and HAND Confidential
4、- For Internal use only Page 4 Of 98编写说明应付模块最终用户培训手册共分7章，每一章都按照日常业务中涉及的基本操作类型展开，主要包括创建银行、创建供应商、预付款录入及付款、费用报销业务、发票事务处理及维护、付款事务处理及调整、其它常用功能以及月末会计处理等内容。本手册每一章都将分两个步骤介绍，分别为：1. 操作说明：对本章操作内容进行概述。2. 操作过程：对本章操作内容进行按步骤的操作介绍。使用对象最终用户培训手册适应于爱美达电子的销售订单管理人员、库房管理人员、财务管理人员以及其它需使用本系统相关功能的人员。参考文档AAVID_TT010_AP_V1概述应
5、付模块是整个Oracle财务系统的核心构成模块。应付款系统是供应链管理的最后一个环节，它使公司能够支付供应商提供的货物和服务的费用。供应链管理的目标是保持低库存量但又有充足的存货以满足要求，仓库中的库存就等于钱，因此，应付款管理的目标是尽可能地推迟付款，但同时又要保证及时付款。应付模块（Oracle Payables）的目的就是帮助用户管理采购过程，使用户能够处理大量地业务并对现金流量进行控制，它还向用户提供了更好地处理与供应商地关系和进行价格比较地能力。通过配置和使用应付模块，用户可以利用以下策略节省资金：u 按时向供应商付款，但只是在必须时才付，不能提前u 仔细地利用付款条款打折u 防止重
6、复付账或开票u 避免自己的银行账户透支Oracle 应付模块包括以下一些主要功能和特性：u 供应商管理u 匹配、输入和审批发票u 输入或自动产生付款单据对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：u 供应商工作台 用来管理、调整客户信息u 发票工作台 用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等u 付款工作台 用来复核供应商应付款项和开单付款业务操作流程内容创建银行创建供应商预付款录入及付款费用报销业务发票事务处理及调整付款事务处理及调整其它常用功能以及月末会计处理审批MRO第一章、创建银行操作说明适用范围本操作适用于所有类型的银行，包括内部银行、供应商银行和客户银行。主
7、要业务1. 整理内部银行资料：在ORACLE系统外，整理需要新增的内部银行。2. 银行资料录入：在ORACLE系统中,将整理好的银行资料录入系统。3. 银行财务信息录入：在ORACLE系统中，将内部银行的财务信息补充完整。4. 定义银行应付单据：在ORACLE系统中，定义应付单据信息。5. 整理供货商银行资料：在ORACLE系统外，整理需要新增的供货商银行。6. 供货商银行资料录入：在ORACLE系统中,将整理好的银行资料录入系统。7. 员工供货商银行资料录入:与外部供货商银行录入一样。注意事项1. 银行信息的填写必须要符合操作手册的规范，需要选择的字段必须全部选择正确。2. 新增银行完成后必
8、须进行保存，请在付款界面确认新增是成功的。操作过程一.整理内部银行资料业务背景：公司在某个银行某支行新开设一个账户，会拿到包含相关账户信息的文件，将这些信息整理成ORACLE需要的格式。操作步骤：系统外操作。二.银行资料录入业务背景：应付会计人员拿到包含银行账户信息的文件，确认无误后将其录入ORACLE系统。操作步骤：1. 从主菜单中进入银行录入界面。进入的路径为： NavigatorSetup PaymentBanks。2. 进入Banks窗口后，在Banks窗口中，录入银行的主要信息，黄色区域为必填字段：操作说明：Banks的主要信息包括 银行名称、支行名称、银行地址、银行代码 等。3.
9、当完成Banks的填写后，进入Bank Accounts界面。三.银行财务信息录入业务背景：将要新增的银行账户的信息录入系统，并将财务信息补充完整1. 填写账户的基本信息操作说明：Banks Accounts的基本信息主要包括 账户名称、账户用途、账号、币种 等。2. 当完成Banks Accounts基本信息的填写后，输入GL Accounts标签的财务信息：操作说明：GL Accounts的主要信息包括 现金账户、现金结算账户（主要在现金模块对帐用，为避免总弹出提示框，请将它填成与现金账户一致）。3. 填写More Receivables Options标签的财务信息：操作说明：More
10、Receivables Options的主要信息包括 未核销账户、未标识账户、预收账户、未得折扣账户、已得折扣账户 等。4. 还可根据需要，填写其它几个标签的字段。填写好了以后，点击保存按钮或者快捷键CtrlS。操作说明：如是否允许多币种收款、内部账户联系人信息等。四.定义银行付款单据业务背景：在做付款业务的时候，选择银行账户后，还要选择相应的付款单据，如支票等操作步骤：1. 点击Payables Documents按钮进入Payment documents界面2. 输入Document Information标签的信息：操作说明：Document Information的主要信息包括 单据名
11、称、支付类型（统一选Combined）、付款格式（统一选Payment Method为Check的Payment Format）等。3. 输入Additional Information标签的信息：操作说明：Additional Information的主要信息包括单据编号从10000开始、单据最后可用的编号、Document Category（请务必检查此字段是否已成功分配了单据序列）等。4. 上述操作完成并确认无误后，点击保存按钮或者CtrlS保存操作。五.整理外部银行资料业务背景:采购部提出新增供应商需求,并提供已核准的供货商及银行资料,财务据以录入系统操作步骤：系统外操作。六.外部供应
12、商银行资料录入业务背景：应付会计人员拿到包含银行账户信息的文件，确认无误后将其录入ORACLE系统。操作步骤：1.从主菜单中进入银行录入界面。进入的路径为： NavigatorSetup PaymentBanks。2.进入Banks窗口后，在Banks窗口中，录入银行的主要信息，黄色区域为必填字段，包括银行名称,分行名称,地址,点击Bank Accounts帐户信息;3.进入Bank Accounts窗口后，在此窗口中，录入银行的主要信息，黄色区域为必填字段，包括帐号,在Account Use中选择Supplier,分行名称,币别及电话等信息后,点击Account Contact输入电话号码后
13、再点击Account Holder进入银行地址输入4.进入Account Holder窗口后，在此窗口中，录入银行的地点信息后按Ctrl+S保存.七.员工供应商银行资料录入业务背景：应付会计人员拿到包含员工供货商银行账户信息的文件，确认无误后将其录入ORACLE系统。操作步骤：与供货商银行信息的录入方法相同,故略.第二章、创建供货商操作说明适用范围本操作适用于所有供货商录入，包括外部供货商、员工供货商的录入。主要业务1. 整理外部供货商信息资料：在ORACLE系统外，整理需要新增的外部供货商。2. 供货商信息录入：在ORACLE系统中,将整理好的供货商信息录入系统。3. 供货商银行信息分配:
14、在ORACLE系统中,将已录入的银行信息分配到对应的供货商中.4. 整理员工信息资料：在ORACLE系统外，整理需要新增的员工信息。5. 员工信息资料录入: 在ORACLE人事系统里, 将整理好的员工信息录入系统.6. 员工供货商资料分配: 在ORACLE财务系统中,将人事系统里的员工信息分配到员工供货商信息中.7. 员工供货商财务信息录入: 在ORACLE系统中,将员工的财务信息补充完整.8. 员工供货商银行信息分配: 在ORACLE系统中,将已录入的银行信息分配到对应的员工供货商中.注意事项1. 供货商信息的填写必须要符合操作手册的规范，需要选择的字段必须全部选择正确。2. 新增供货商完成
15、后必须进行保存，请在发票界面确认新增是成功的。操作过程一.整理外部供货商信息资料业务背景:采购部提出新增供应商需求(备注:按照财务部提供的固定格式),将已核准的供货商及银行资料,财务据以录入系统。操作步骤：系统外操作。二.供货商信息录入业务背景：应付会计人员拿到包含供货商详细信息的文件，确认无误后将其录入ORACLE系统。操作步骤：1. 从主菜单中进入供货商录入界面。进入的路径为： NavigatorSuppliers Entry。2. 进入Supplier Entry窗口后，在Entry窗口中，录入供货商的主要信息，黄色区域为必填字段，包括供货商名称,别名,税务登记号等信息后,点击Class
16、ification的弹性域进入供货商的分类设置;3. 进入Classification的弹性域窗口后，在窗口中，录入供货商分类的主要信息，Situation录入供货商所处地理位置,Type录入此供货商供应的产品类别,Status录入地点,这些资料由采购部新增供货商时提供.按Ctrl+S保存.并点击Sites进入供货商地址录入:4. 进入Sites窗口后，在Sites窗口中，录入供货商地址的主要信息，黄色区域为必填字段，包括地址, 详细地点,所属市区、省区,邮编,电话等信息,还需标注是否为主要付款地址,是否是采购地点,是否是只询价地址点后按Ctrl+S保存,并点击Contacts进入供货商联系人
17、录入: 5. 进入Contacts窗口后，在Contacts窗口中，录入供货商联系人的主要信息，黄色区域为必填字段，包括姓名,电话,部门,email地址,如果此人失效,并填写失效日期后按Ctrl+S保存,如果新增的供货商是关联公司,需点击Accounting变更往来段,外部供货商则不需变更:6. 进入Accounting窗口后，在Accounting窗口中，变更关联公司应付帐款的内往段,关联公司的内往段(第四段)如下表:Supplier Name（English）Supplier Name（English）AAVID THERMALLOY LLC - Trading Co (Trading)3
18、03.000.100100.105.0000.0000AAVID THERMALLOY LLC - Laconia (Laconia)303.000.100100.101.0000.0000AAVID THERMALLOY LLC - Canada (Canada)303.000.100100.110.0000.0000AAVID THERMALLOY LLC - ETS Division (AC)303.000.100100.100.0000.0000AAVID THERMALLOY (S) PTE LTD303.000.100100.301.0000.0000AAVID THERMALLO
19、Y TAIWAN INC.303.000.100100.300.0000.0000AAVID THERMALLOY(SWINDON UK )303.000.100100.200.0000.0000Hotmon International Corporation AAVID303.000.100100.305.0000.0000外部供货商:7. 进入Payment窗口后，在Payment窗口中，录入供货商付款条件的主要信息，黄色区域为必填字段，包括Terms, Invoice Currency, Payment Currency, Payment Priority, Terms Date Bas
20、is, Pay Date Basis, Payment Method 等主要信息后按Ctrl+S保存,并点击Bank Accounts进入供货商银行分配:三.供货商银行信息分配业务背景:将已录入的供货商银行信息分配到对应的供货商信息中.操作步骤：1. 进入Bank Accounts窗口后，在Bank Accounts窗口中，分配已录入的供货商银行信息,黄色区域为必填字段，包括银行帐号,帐户名称,并选中主要付款银行Primary,如果此银行信息变更,需填写失效日期,并按银行新增方法填写新的银行信息(备注:银行币别必须与收款银行的币别保持一致)等主要信息后按Ctrl+S保存,并将系统自动产生的号码
21、书写到供货商信息表中,新增供货商信息就完整了.四.整理员工信息资料业务背景:新进员工,人事部整理成ORACLE需要的格式,包括部门,工号,职务等信息操作步骤：系统外操作。五.员工信息资料录入业务背景：人事部系统操作员根据核对无误的员工信息资料,包括中文名字+英文名字等 ,将其录入ORACLE系统。操作步骤：略六.员工供货商资料分配业务背景：应付会计人员拿到人事部提供的新进员工详细资料,包括姓名,工号,部门等.据此将员工信息新增成员工供货商,操作步骤：1. 从主菜单中进入供货商录入界面。进入的路径为： NavigatorSuppliers Entry。2. 进入Supplier Entry窗口后
22、，在Supplier Entry窗口中，录入的员工的详细信息,黄色区域为必填字段，包括姓名(工号+中文姓名),别名(英文名字)等后按Ctrl+S保存,并点击Classification进入员工供货商分类:3. 进入Classification窗口后,在Classification窗口中,录入的员工供货商分类的详细信息,黄色区域为必填字段，包括Type,并选择员工姓名.保存后点击Sites进入地点录入窗口:4. 进入Sites窗口后，在窗口中，录入员工供货商地址的主要信息，黄色区域为必填字段，包括地址(统一为东莞市),详细地点(统一为东莞市横沥镇裕宁工业区),所属市区、省区,邮编,电话等信息后按
23、Ctrl+S保存后点击Payment进入付款条件录入窗口;5. 进入Payment窗口后，在Payment窗口中，录入员工供货商付款条件的主要信息，黄色区域为必填字段，包括Terms(统一为DG1-0 Days), Invoice Currency(统一为CNY), Payment Currency(统一为CNY), Payment Priority, Terms Date Basis, Pay Date Basis, Payment Method等详细信息后按Ctrl+S保存. 七.员工供货商财务信息录入业务背景：变更员工供货商的会计科目操作步骤：1. 从主菜单中进入供货商录入界面。进入的路
24、径为： NavigatorSuppliers EntrySites Accounting。将应付科目变更“100109” 其它应付款，将预付款变更为“120043”其它预付款。八.员工供货商银行信息分配业务背景:将已录入的员工供货商银行信息分配到对应的供货商信息中.操作步骤：与供货商银行信息分配方法相同,故略第三章、预付款及付款操作说明适用范围本操作适用于所有付款录入，包括预付款、正常付款及费用报销录入。主要业务1. 核对预付款资料：在ORACLE系统外，相关业务部门提供需要预付款的付款单据。2. 预付款发票录入及核销：在ORACLE系统中,将已核准的预付款发票录入及核销系统。3. 整理到期付
25、款资料：在ORACLE系统外，整理到期需要支付的货款信息。4. 实际支付到期付款: 在ORACLE系统中,将实际已经支付的货款信息在系统里采用整批支付。5. 实际支付到期付款: 在ORACLE系统中,将实际已经支付的货款信息在系统里采用单张支付。注意事项1. 预付款及付款后,必须再次核对付款金额及供货商,币别是否正确。2. 预付款及付款后,必须核对付款银行是否正确。3. 预付款及付款后,必须核对现金或银行存款的余额是否正确。4. 预付款及付款后,必须将支票号码反写到系统里。操作过程一. 核对预付款资料业务背景:相关业务部提出预付款申请,并经批准后送应付会计人员支付,核查后入帐并支付。操作步骤：
26、系统外操作。二. 预付款发票录入及核销业务背景：应付会计人员拿到核准后的预付款发票,经检查后将其录入ORACLE系统。操作步骤：1. 从主菜单中进入预付款发票录入界面。进入的路径为： NavigatorInvoices Entry Invoice Batches。2. 新增Batch Name,要求:固定资产采购一年只建一个批名(如2005FA),费用报销一次新建一个批名,年+月+日+现金报销,其它的按需要一个月新建一个批名年+月+日+说明.点击Invoices进入Invoices录入窗口;3. 进入Invoice录入窗口后,在Invoice中录入预付款发票, 黄色字段为必输区域,包括Type
27、, Supplier Name, Invoice Date, Invoice Num, Invoice Currency, Invoice Amount. Po No, Description等信息后点击Distributions进入预付款发票分配窗口;4. 进入Distributions进入预付款发票分配窗口后,在Distributions中录入预付款金额, 黄色字段为必输区域,并确定预付款会计科目是否正确.按Ctrl+S保存后记录系统自动产生的编号并关闭此窗口.5. 验证预付款发票,会计主管拿到预付款发票后进入Invoice查询窗口,将此笔发票找出来后核对,无误后进行验证,点击Action
28、s进入验证窗口,并点击Validate并OK.6. 创建会计分录:验证预付款发票后,点击Actions进入创建会计分录窗口, 选中Create Accounting并点击OK.7. 全额支付:验证预付款发票后,点击Actions进入全额支付窗口, 选中Pay in Full并点击OK进入付款窗口.8. 进入付款窗口后,在付款窗口内填写主要的付款信息,黄色区域为必填地段.包括 Type, Bank Account, Payment Date, Payment Amount, Currency, Supplier及支票号码等信息后按Ctrl+S 保存并将系统自动产生的号码记录在预付款发票上.9.
29、在Invoice查询窗口查询此笔预付款,其状态已从Never Vaildate变为 Available.三. 整理到期付款资料业务背景：应付会计人员统计系统里到期应付款货款明细,并呈财务总监及总经理核准。操作步骤：提付款报表即可,故略四. 实际支付到期货款(整批支付)业务背景：每月中旬支付全部供货商已到期未付款,应付会计人员根据出纳已经付款的银行回单,分不同的银行及币别在系统里进行整批支付。操作步骤：1. 从主菜单中进入批付款录入界面。进入的路径为： Navigator Payment Entry Payment Batches。2. 进入Payment Batches窗口后,在Payment
30、 Batches窗口中录入批付款的主要信息,黄色区域是必输字段.包括Batch Name, Payment Date, Bank Account, Pay through date, Currency, Exchange Rate Type并选中Allow Zero Invoice 及 Include Only Due等信息.点击Actions运行批付款请求。3. 点击Actions运行批付款挑选发票请求,点击OK确定,并刷新请求。4. 待请求完成,Status变成Built后,点击Payments进入付款发票挑选窗口,如果某个供货商的货款实际没支付,则将Pay的状态变更成No;如果供货商的某
31、张发票未支付,则将此发票对应的Pay变更成No, 并点击Actions运行批付款格式化请求,点击OK确定,并刷新请求。5. 待请求完成,Status变成Formatted后,点击Actions 进入Confirm窗口,点击OK并填写Status 及 付款No, 并点击Requery Batch 刷新请求,待Status变更成Confirm后点击Payment进入已付款窗口;6. 进入Payments窗口后,在Payments窗口中反写支票号码,确定付款银行是否正确,并将系统自动产生的付款号码填写在付款单据上,再创建会计分录.即完成了批付款的整个流程. 五. 实际支付到期货款(单张支付)业务背景
32、：平时应付会计人员根据出纳已经付款的银行回单,分不同的银行及币别在系统里进行单张支付。操作步骤：1. 从主菜单中进入批付款录入界面。进入的路径为： Navigator Payment Entry Payment 。2. 进入Payment窗口后,在Payment窗口内填写主要的付款信息,黄色区域为必填字段.包括Type, Bank Account, Payment Date, Payment Amount, Currency, Supplier 及支票号码等相关信息后点Enter/Adjust Invoices窗口。3. 进入Enter/Adjust Invoices 窗口后,在Enter/A
33、djust Invoices窗口内选择需要付款Invoice No后按 Ctrl+S 保存,确定付款银行是否正确,并在付款单据上记录系统自动产生的付款号码.4. 点击Actions进入Create Accounting 窗口后,选中Create Accounting 并点击OK,创建会计分录.六. 反写付款的支票号码业务背景：平时应付会计人员根据出纳已经付款的银行回单,分不同的银行及币别在系统里进行单张支付。操作步骤：1. 从主菜单中进入批付款录入界面。进入的路径为： Navigator Payment Entry Payment 。2. 反写批付款的支票号:选中已确定的批付款名字,并点击Pa
34、yments进入付款查询窗口.3. 进入付款查询窗口后,点击弹性域输入支票号码即可。4. 反写单张付款的支票号:输入付款银行,日期及金额后,点击弹性域输入支票号即可。第四章、费用报销操作说明适用范围本操作适用于所有费用报销，包括费用报销、借支及核销借支的录入。主要业务1. 核对借支单：在ORACLE系统外，相关业务部门提供需要借支款的付款单据。2. 借支单发票录入及核销：在ORACLE系统中,将已核准的借支单发票录入及核销。3. 新建费用模板：在ORACLE系统中，新建费用模板信息。4. 费用报销模板: 在ORACLE系统中,新建费用报销模板信息。5. 将费用报销生成发票: 在ORACLE系统
35、中,将新建的费用报销模板信息生成发票。注意事项1. 预付款及付款后,必须再次核对付款金额及供货商,币别是否正确。2. 预付款及付款后,必须核对付款银行是否正确。3. 预付款及付款后,必须核对现金或银行存款的余额是否正确。4. 预付款及付款后,必须将支票号码反写到系统里。5. 费用报销生成发票后,必需核对发票与报销单是否一致操作过程一. 核对借支单业务背景:相关业务部提出借支申请,并经批准后送应付会计人员,核查后入帐并交出纳支付。操作步骤：系统外操作。二. 借支单发票录入及核销业务背景：应付会计人员拿到核准后的借支单,经检查后将其录入ORACLE系统。操作步骤：1. 从主菜单中进入预付款发票录入
36、界面。进入的路径为： NavigatorInvoices Entry Invoice Batches。2. 新增Batch Name,要求:固定资产采购一年只建一个批名(如2005FA),费用报销一次新建一个批名,年+月+日+现金报销,其它的按需要一个月新建一个批名年+月+日+说明.点击Invoices进入Invoices录入窗口;3. 进入Invoice录入窗口后,在Invoice中录入预付款发票, 黄色字段为必输区域,包括Type, Supplier Name, Invoice Date, Invoice Num, Invoice Currency, Invoice Amount. Po
37、No, Description等信息后点击Distributions进入预付款发票分配窗口;4. 进入Distributions进入预付款发票分配窗口后,在Distributions中录入预付款金额, 黄色字段为必输区域,并确定预付款会计科目是否正确.按Ctrl+S保存后记录系统自动产生的编号并关闭此窗口.验证并创建会计分录后点击Actions进入Pay in Full窗口5. 全额支付:验证预付款发票后,点击Actions进入全额支付窗口, 选中Pay in Full并点击OK进入付款窗口.6. 进入付款窗口后,在付款窗口内填写主要的付款信息,黄色区域为必填地段.包括 Type, Bank
38、Account, Payment Date, Payment Amount, Currency, Supplier及支票号码等信息后按Ctrl+S 保存并将系统自动产生的号码记录在预付款发票上.三.新建费用模板业务背景：应付会计人员根据需要,在ORACLE系统中新增费用模板。操作步骤：1. 从主菜单中进入新建费用模板录入界面。进入的路径为： NavigatorSetupExpense Report Templates。2. 进入Expense Report Templates窗口后,在Expense Report Templates窗口中录入新建费用模板的主要信息,黄色区域是必输字段.包括Te
39、mplates Name, Expense Item, Expense Category, GL Account等信息,其中,部门段留空,以便于费用报销模板时根据员工的部门段自动带过来。四.新建费用报销模板业务背景：相关业务部门提供已签准的费用报销单据,应付会计人员据已录入ORACLE系统中。操作步骤：1. 从主菜单中进入新建费用报销模板录入界面。进入的路径为： NavigatorInvoiceExpense Report。2. 进入Expense Report窗口后,在Expense Report窗口中录入新建费用报销模板的主要信息,黄色区域是必输字段.包括Employee Name, GL
40、 Account, Expense Date, Invoice No, Invoice Currency, Invoice Amount, Invoice Description, Template, Item, Amount, 等信息,如果本次报销须核销借支款,选中Apply Advances,并填写借支单号及金额进行核销,填写完成后运行Expense Report Import 请求,将费用报销生成发票。3. 运行Expense Report Import 请求,提交参数:Batch Name, Summarize Report, Source, Transfer Descriptive
41、Flexfield 将费用报销生成发票,请求运行完毕,进入Invoice 查询窗口。五.将费用报销生成发票业务背景：将费用报销生成发票,在ORACLE系统中进行补充录入。操作步骤：1. 从主菜单中进入Invoice录入界面。进入的路径为：NavigatorInvoices Entry Invoice Batches。2. 查询运行生成发票请求的批名,点击Invoices进入Invoices录入窗口;3. 进入Invoices录入窗口,核对发票是否正确,并将费用报销单据提交到财务主管,对进行验证及创建会计分录;4. 创建会计分录后,进入Distribute窗口,已经显款此笔费用报销已核销了借支款
42、;5. 此笔费用报销金额少于借支款金额,仍需退回现金200元.必须在AP模块开一张虚拟发票200元及一张虚拟借项通知单发票200元.其借方科目统一为AR OTHER,未冲销之借支款用虚拟发票核销, 虚拟借项通知单发票做退款处理虚拟发票入帐同正常发票匹配的方法相同,此处略6. 虚拟借项通知单发票入帐:同正常发票匹配的方法相同,只需将金额以负数表示.此处略7. 核销虚拟发票:同正常发票核销的方法相同,故此处仅以图片显示.8. 对虚拟借项通单进行退款处理: 进入付款窗口后,在付款窗口内填写主要的付款信息,黄色区域为必填地段.包括 Type(选择Refund), Bank Account, Payme
43、nt Date, Payment Amount(金额为负数), Currency, Supplier及支票号码等信息后按Ctrl+S 保存并将系统自动产生的号码记录在虚拟借项通单发票上,创建会计分录.第五章、发票及付款、月结事务处理操作说明适用范围本操作适用于所有采购发票、退货发票的录入。主要业务1. 核对发票信息：在ORACLE系统外，采购部门提供核对无误的供货商的发票及相关单据。2. 核对发票信息：在ORACLE系统外，采购部门提供我司的退货单据。3. 发票录入：在ORACLE系统中,将采购部提供核对无误的发票及退货单匹配至系统中。4. 发票调整: 在ORACLE系统中,将审批被暂挂的发票
44、列示出来,进行调整。5. 付款调整：在ORACLE系统中,将实际未付或退汇的付款,进行调整。注意事项1. 发票验证后,必须检查被挂起之发票,查明原因进行调整。2. 费用采购的会计科目,财务无法更改,故如发现会计科目错误,则必须从总帐进行调整。操作过程一. 核对供货商发票信息业务背景:采购部提供核对无误的供货商发票,订单,验收单等其它相关必须单据,应付会计人员据此录入系统。操作步骤：系统外操作。二. 核对退货单据信息业务背景:采购部提供我司开出的退货扣款单据及其它单据,应付会计人员据此录入系统。操作步骤：系统外操作。三. 供货商发票及退货单录入(采用接收匹配方法)业务背景：应付会计人员拿到核对无误的供货商发票,订单,验收单等其它相关必须单据及退货单据,据此将其录入ORACLE系统。操作步骤：1. 从主菜单中进入发票录入界面。进入
