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1、归档文件整理实施细则1、总则为适应档案管理应用计算机和网络技术的需要，改革传统文书立卷方法存在的繁琐、复杂、工作量大，物资消耗大的弊端，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准（DA/T2000归档文件整理规则，结合云安县实际，制定云安县归档文件整理实施细则（以下简称实施细则2、归档文件定义2.1 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸制文件材料。2.2 归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架入柜，使之形成有序化的过程。2.3 件：归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定
2、稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文为一件；会议记录为一件。为一件是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。3、归档文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4、质量要求4.1 归档文件应齐全完整。对于破损、规格不一致的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制（应将被复制件附在复制件后）。对过大的文件进行折叠。去除文件上易锈蚀的金属物。4.2 整理归档文件所使用的书写材料。纸张（A4纸）、装订材料等要符合档案长期保管和保护的要求。5、整理方法5.1装订归档文
3、件的装订应按“件”装订，也称自然件，一般以每份文件为一件。装订时，正本在前、定稿在后，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；正文与附件，正文在前、附件在后，如附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；正文与文件处理单，文件处理单放在文件最前面；原件与复制件，原件在前、复制件在后；转发文与被转发文，转发文在前、被转发文在后；来文与复文，复文在前、来文在后，来文与复文包括请示与批复、报告与批示、函与复函等；报表、名册、图册、会议记录等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式，一册（本
4、）作为一件；汉文本在前、少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。5.1.1 装订前，应将“件”的各页按一定的方式对齐，便于利用。采用左侧装订，应将左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。5.1.2 装订方式与装订材料。对原件所装订的金属物要拆除，采用无酸纸封套，不锈钢书钉（夹）或线装。52分类分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。根据本单位实际情况制定适应工作需要的分类方案。归档文件统一采用复式分类法中的保管期限-年度-机构分类法；保管期限-年度-问题分类法；保管期限
5、-年度分类法。同一全宗应保持分类方法的稳定性。5.2.1 凡单位内设机构比较健全，职能分工明确，按保管期限-年度-机构分类法。先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下按机构进行分类。5.2.2 内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限-年度-问题分类方法。先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类,再在年度下按问题分类；按问题分类可分为党务类、行政类、业务类；上、下级文件不多，可与本级同一事由、同一保管期限的文件归在一起；上、下级文件较多，且需要单独归档整理的，在最下级一级类目内，可上、下级文件与本级分开，按上、本、下级依次排列。5.2.3 单位规
6、模小，年度形成归档文件数量少的，可采用保管期限-年度分类方法。先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。5.3归档文件的排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。5.3.1 同一事由归档文件排列。应遵循事由原则，按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前面，形成日期在后的文件排列在后面;或按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前，其他文件排列在后面。5.3.2 不同事由归档文件排列532.1 按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由形成时间即事由的办结时间，按其办结时间的先后
7、顺序排列。532.2 .2按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。532.3 按事由具有的共同属性分别集中排列。包括按责任者或承办部门分别集中排列，按照不同问题分别集中排列。会议文件、会议记录、统计报表、简报、内部刊物等在形式上较有一致性和成套性，利用时需要相互参照、查证，应予以集中排列，便于查找和利用。532.4 文件编号归档文件在经过分类和排列顺序后逐件编号，即归档文件编号。在每份文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。532.4.1 件号应在分类方案的最低一级类目内，文件排列顺序从“
8、1”开始标识。采取保管期限-年度-机构分类法，室编件号应在同一保管期限同一年度的一个机构内从T开始逐件编流水号。如办公室、业务一处、业务二处、业务三处等，归档文件各从T”开始编一个流水件号。532.4.2 件号馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果档案室阶段整理基础比较好，价值鉴定也较准确，进馆时档案变动不大，则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号，只要在目录相应处注明断号、跳号等情况，无须重编馆编件号。室编件号和馆编件号统一为“件号如果进馆前只对某一个或几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其它的不动，重编的件号定为“馆编件号”532.4.3 号的必备项目编件号
9、的必备项目包括全宗号、年度、保管期限、件号、盒号和页数。532.4.3.1 号：档案馆给各立档单位的代号。新组建的单位及二级立档单位暂未列入档案馆接收计划的单位，档案馆未给代号，可将此项空、不填写,留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。5.432 年度：指归档文件的形成年度。填写此项时，一律采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。5.433 保管期限：仍按照现行的国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行，保管期限为永久、长期、短期三种。5.434 件号：归档文件的编排顺序号。5.435盒号：将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒后，档案盒所编的号为盒号。5.435 .6页数：归档文件每一件文件的总页数
10、。5.4.4编号的选择项目5.441机构（问题）为选择项机构：应按照分类方案，填写作为分类方案类目的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。5.44.2问题：应按照分类方案直接填写类目名称，归档文件应与上一年度归类相一致。5.4.5归档章的项目与填写方法5.451 归档章的项目：全宗号、年度、保管期限、件号、盒号和页数。5.452 填写方法：填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，碳素墨水和蓝黑墨水等。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可直接刻在归档章上进行加盖。5.453 归档章的
11、格式归档章的格式长60mm、宽32mm,分别填写归档章的项目，各项在归档章的位置不得打乱（见图一）。5.454 盖归档章的位置归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。机关发文有文件签发单的或收发文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件必须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也不宜与批示文字或收文章等交叉。5.5归档文件的编目归档文件的编目应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多机关联
12、合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。5.5.2 归档文件目录设置件号、盒号、责任者、文号、题名、日期、页数和备考等项目。归档文件可以编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构（问题）、起止件号、所在页数等项。552.1 件号：在机关档案部门整理归档时编制的目录中，件号是指室编件号，室编件号以求与档案室整体相吻合。552.2 盒号：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，档案盒所编的顺序号，即为盒号。5.523责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写此项时一般应使用全称或
13、通用的简称，不能使用“本局、本处、本单位”等含义不明的简称。1.1.1.1 .5.2.4文号：文件的发文字号。填写时照实抄录、代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写诸如“情况反映”等刊物名称。5.5.2.5 题名：文件标题。文件一般只有一个题名（正题名），填写时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录：并列题名即以其它语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“口”，填写在目录中。5.5.2.6 日期：文件的形成
14、时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填写两行，如（）o5.5.2.7 页数：页数项填写每一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按折叠前的页面数计算页数。来文与复文、正文与定稿等作为一件时，计算页数应将构成该件的各文件页数相加。5.5.2.8 ：注释文件需要说明的情况。5.5.3 归档文件目录的格式，按实施细则规定的标准执行。归档文件目录幅面尺寸统一为国际标准A4型（长X宽为297mmx210mm）,归档目录一律打印（见图二
15、）。5.5.4 归档文件目录应单独装订成册，并加归档文件目录封面。目录编制成册的方式视需要而定，可以每年按不同保管期限装订3本目录。每本目录中可用口取纸来区分不同机构（问题）。也可以以每个机构（问题）装订一本目录。通过在目录表格的右肩上标注保管期限来区分每本目录中的不同保管期限。5.5.5 归档文件目录封面的用纸及格式：目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、分类体系等项。其中全宗名称栏即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。封面幅面尺寸统一为国际标准A4型（见图三）。封面用硬式纸壳目录皮进行装订，选择质地优良、耐磨损纸壳，以保证其使用寿命。5.6装盒：将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。5.6.1 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后，能对应地找到盒号及找到文件。档案利用完毕后能及时按盒号进行文件的归位。5.6.2 装盒的要求：不同年度的归档文件不应放入同一个档案盒。不同保管期限的归档文件不应放入同一个档案盒。分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒。
