《[PPT模板]中代精品柜长Excel培训课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《[PPT模板]中代精品柜长Excel培训课件.ppt（63页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、中代精品柜长办公软件培训课件2012年2月,2,一、EXCEL2007介绍,EXCEL是什么？Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一数据的处理、统计分析、辅助决策操作广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域,标题栏,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,行号,列标,当前活动单元格,当前工作表,工作表标签,单元格名称框,编辑栏,2007Excel的启动与退出,1Excel的启动,利用“开始”菜单启动Excel 2007。利用桌面上的快捷图标启动Excel 2007。直接利用已经创建的文档,双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。选择“文件”菜单中
2、的“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。按快捷键Alt+F4。,2退出,1标题栏2菜单栏3功能区 包括“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”“开始”，其包括的功能有复制粘贴，单元格格式设置，字体大小颜色样式设置，排序筛选，查找定位等。“插入”，其包括数据透视表，表格，图片，图表，文本框，公式等。“页面布局”，其包括表格主题，打印界面的设置等。“公式”，其包括各项函数公式及其注释说明。数据”其包括数据透视表数据源，数据表刷新，排序，筛选等。“视图”其包括工作薄视图，工作薄显示及窗口设置。,2007Excel窗口,Excel2007新特性1、面向结果的用户界面2、更多行
3、和列3、Office主题和Excel样式4、丰富的条件格式5、轻松编写公式6、新的OLAP公式和多维数据集函数,Excel2007新特性7、改进的排序和筛选功能 8、Excel表格的增强功能9、共享的图表10、易于使用的数据透视表11、新的文件格式 12、更佳的打印体验,一个工作簿最多可有1 W个工作表。（视电脑内存而定）,一个工作表所具有的单元格为1048876行16384列。行编号:1-1048876列编号:A-ZZZ(A,Z,AA,AZ,BA,BZ,IA,ZZZ),可以更改工作表的名称。方法:双击工作表标签,9,单元格格式,快捷键：CTRL+1Excel工作表中两种最基本的数据格式：常数
4、和公式常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻 辑值和错误值，每种资料都有它特定的格式和输入方法,10,输入文本,单元格中的文本包括任何中西文的文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合用于表示文本、身份证号码、电话号码等基本常量单一表格中用斜杠分出上下标方法：单元格式中-边框选择斜杠-输入字符，选择放在上标的字符，在文字编辑中选择上标，选择放在下标的字符，在文字编辑中选择下标，用空格隔开，达到较好的编辑效果,11,输入分数和负数,在Excel中用斜杠的输入方法是用来区分日期的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”表示分数的方法，举例：0/8 和分数之间要用空格号
5、在单元格中输入负数时 举例：表示负88的方法,-88/（88）,表示为0 1/2,17/2表示为8 1/2,12,输入小数,在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示需要输入大量带有固定小数字的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：,13,输入货币值、日期、时间,用户可以很方便地 在单元格中输入各种货币值 Excel会自动套用货币格式在单元格中显示出来用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分 隔日期中的年、月、日部分比如要输入“2010年1月1日”如
6、果要在单元格中插入当前日期，按“Ctrl+;”组合键如果要在单元格中插入当前时间，按“Ctrl+Shift+;”组合键,开始样式单元格样式货币样式,“2010/1/1”或者“2010-1-1”,14,批量输入、取消合并单元格,批量输入：输入后Enter，单元格右下角小十字符，拖拽不连续批量输入，先按住CTRL，然后选择要输入的表格，放开CTRL，输入字符，然后按CTRL+ENTER键，即可,15,批量输入、取消合并单元格,合并单元格有较多缺点，建议尽量不用取消合并单元格步骤：1、选中要拆分的表格，先取消合并单元格，出现空格；2、按CTRL+G组合键/F5键，调出定位框，点击定位条件，选择空值返
7、回，在第二格中输入=“第一格名称”，然后按ctrl+enter组合键，所有空格全部填满,取消合并,选中,拆分,打开定位,成功,16,排序的使用,添加新的序列：“Office按钮”“Excel选项”“常用”“编辑自定义列表”“添加”“按顺序输入”“确定”，完成排序的标准操作：在选择要的单元中，任意点击一个单元格，选择“数据”“排序”“选项”，即可在排序的使用中，可以根据主次关系、升降关系来决定排序，步骤：“数据”“排序”，在主次关键字中选择,17,每隔一行插入标题栏,插入标题栏的步骤：1、在原有的表格后，添加一列以序号方式填充的序列，同时往下复制同样序号的序列和同样行数的标题栏2、点击任意一个序
8、号单元格，选择“排序”，升降，完成,18,每隔一行插入空白行,插入空白行的步骤：1、在原有的表格后，添加一列以序号方式填充的序列，同时往下复制同样序号的序列2、点击任意一个序号单元格，选择“排序”，升降，完成,19,页面设置的方法,页面设置的主要目的是为了排版和打印的美观度、整体性打开“文件”“页面设置”进入根据相应的选项设置排版，如果打印的内容不多，可在“页边距”选项中将居中方式选择为“水平”和“垂直”，在“工作表”选项中选择打印的区域、打印标题栏（顶端、左端）等等,20,设置只读和修改密码,点击左上角的按钮或者按快捷键F12 在弹出菜单中选择“另存为”,在“另存为”界面左下角有一个“工具”
9、按钮，点击“工具”按钮右边的小三角，在弹出菜单中选择“常规选项”。,输入密码和打勾,21,引用关系的使用,单元格的引用分为绝对引用和相对引用相对引用：Excel将自动调整复制公式中的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格 绝对引用:不希望Excel调整引用，请在不希望改变的引用前加上美元符号按F4 键Excel会在以下组合间切换：,绝对列与绝对行（$A$1);相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)；相对列与相对行(A1),22,条件格式的使用,在大批量的设置中，建议使用条件格式通过对条件的限制，将限制的表格设置为要求的格式步骤：1、打开“格式”“条件格式”，在编辑框中，选择要
10、限制的条件，点击“格式”选项，对限制的表格的字体、边框、图案进行设置即可2、如果有双重条件限制，可以按“添加”选项，最多三层3、在EXCEL中，“不等于”用“”表示，注意关系的选择4、条件格式中优先级的来确定范围,23,数据的保护安全性问题,一、基于文件的保护：“文件”-“另存为”-“工具”-“常规选项”在保存选项中，输入“打开权限密码和修改权限密码”，同时可以将文件设置为“只读文件”二、基于工作表格的保护：“工具”“保护”“保护工作表”通过对允许的操作权限的设置，有效保护工作表三、选定区域-右键-设置单元格式-保护-再修改，实现锁定隐藏公式四、注意：表格格式为文本，是无法进行计算的，可以用乘
11、除1或者加减0的方法，进行校验,24,If函数的使用,If函数：用于执行真假值的判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，也称条件函数基本形式：=If（logical_test,value_if_ture,value_if_false)基本解释：当第一个参数返回结果为真实，则执行第二个参数，否则执行第三个参数。在这些参数中，如果有文本字符，全部要加”IF函数只能返回两个值，但是却可以套嵌7层，建立8个相同或不同类型的函数形式，实现复杂的条件限制,25,VLOOKUP函数的运用,Vlookup函数用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值基本形式：Vlookup(lookup_value,tab
12、le_array,col_index_num,0/1)该函数由四个参数组成，各个参数指代如下：1.要查找项，可以是常量，也可以是变量，但必须是唯一的2.查找的范围，切记查找项必须在查找范围的最左端列3.返回项，以查找表为基准，从左往右查找第几列数据4.0/1，“0”表示查找精确值，“1”表示查找符合条件的范围【请注意】在输入公式中，鼠标是不能随便乱点击的，因为在此过程中鼠标的任何一次点击都会被记录下来,26,COUNT函数/COUNTA函数,count与counta 都是计数函数：即返回非空单元格的个数【cf】：count 当单元格内容是数值时起作用；counta 无论单元格是什么内容都起作用
13、；,举例说明,COUNT(A1:A11)=10 COUNTA(B1:B11)=11,27,名称框的使用技巧,Excel中的名称框位于编辑栏左端的下拉列表框中，它主要用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。一、快速命名单元格或单元格区域 选定要命名的单元格或单元格区域，然后直接在“名称框”中键入名称，再按回车键即可快速命名选定的单元格或单元格区域二、快速移动至指定单元格如果要将活动单元格移动到指定的单元格，可直接在“名称框”中键入需要移动至相应位置的单元格标志。例如用户要将活动单元格从A1单元格移动到X1000单元格时，你只要在“名称框”中键入“X1000”，按下回车键后活动单元格就会移动到
14、X1000单元格中三、快速选定单元格区域在“名称框”中直接键入需要选定的单元格区域标志，例如“B2：H200”，然后按下回车键，这时B2：H200单元格区域就被选中了。如果需要选定工作表中不相邻的单元格或单元格区域，只要在“名称框”中使用逗号将各个单元格分隔开即可。如在“名称框”中键入“A1，C2：D10”，按下回车键后，即可将A1单元格、C2：D10单元格区域同时选中,28,分类汇总,基本概念：对所有资料分类进行汇总两种分类汇总的需求：需求一：既想分类汇总，又想分类打印解决方案：直接利用Excel内置的“分类汇总”功能来实现1、选中任意一个单元格，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排
15、序”按钮，对数据进行一下排序。注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！2、执行“数据分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。3、将“分类字段”设置为“xxx”；“汇总方式”设置为“求和”；“选定汇总项”为“xx”和“xx”；再选中“每组数据分页”选项。4、最后，确定返回，完成,29,分类汇总,需求二：不想分类打印，只是想随时查看各类数据的明细和统计情况解决方案：利用Excel自身的“自动筛选”功能来实现1、任意选中数据表格中的某个单元格，执行“数据筛选自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态2、分别选中F203、G203单元格（此处假定表格中共有200条数据）输入公式=SUBTOT
16、AL(9,F3:F202)和=SUBTOTAL(9,G3:G202)小提示：此函数有一个特殊的功能，就是后面进行自动筛选后，被隐藏行的数据不会被统计到其中，达到分类统计的目的3、以后需要随时查看某类数据的明细和统计情况时，点击“XXX”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中即可。,数据透视表的意义,您的工作表含有大量数据，但是您知道这些数字的含义吗？这些数据能够解答您的问题吗？数据透视表提供了一种快速且强大的方式来分析数值数据、以不同的方式查看相同的数据以及回答有关这些数据的问题。在这一简明课程中，您将了解数据透视表如何工作以及如何在Excel 2007中创建数据透视表。,数据透视-处理数据,
17、假设存在一个包含销售数字的Excel工作表。它展示了数千行有关两个国家/地区的销售人员及其每天销售量的数据。,有大量数据需要处理这些数据逐行列出 并分成多列。您如何从工作表中 获取信息并了解 所有数据的意义？您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为 短小简洁的报表，并准确地告诉您需要了解的 内容。,数据透视-查看源数据,在开始使用透视数据表之前，请观察一下您的Excel工作表，以确保它为报表做好了准备。,当您创建数据透视表时，源数据 的每列都将成为一个字段并且可在 报表中使用。字段概括了源数据 中的多行信息。,数据透视-查看源数据,报表字段的的名称来自源数据中的列标题。因此，请确保您具有源数
18、据中工作表第一行各列的名称。,标题下的其余各行应该包含 同一列中的类似项。例如，文本应该位于一列，数字在另一 列，而日期又在另一列。换句话说，包含数字的列不应该 包含文本，等等。,数据透视-查看源数据,最后，要用于数据透视表的数据应该不包含空列。,最好不要包含空行。例如，应该删除用于将 数据块相互隔开的空白行。,制作数据透视表,此处介绍如何开始使用数据透视表。您可以使用此处显示的“创建数据透视表”对话框。,准备好数据后，请单击数据中的任意位置。在“插入”选项卡上的“表”组中，单击“数据透视表”，然后再次单击“数据透视表”。将打开“创建数据透视表”对话框。,制作数据透视表,此处介绍如何开始使用数
19、据透视表。您可以使用此处显示的“创建数据透视表”对话框。,已为您选中“选择一个表或区域”选项。“表/区域”框显示 所选数据的范围，该范围 可根据需要进行修改。,单击“确定”。,数据透视表基础知识,这是在关闭“创建数据透视表”对话框后，在新工作表中看到的内容。,其中一侧是为数据透视表 准备的布局区域。另一侧是“数据透视表字段列表”。该列表 显示来自源数据的列标题。如前所述，每个标题都是一个字段：“国家/地区”、“销售人员”等。,数据透视表基础知识,通过将“数据透视表字段列表”中显示的任何字段移动到布局区域，可创建数据透视表。,为此，请选中字段名称旁边的 复选框，或者右键单击字段名称，然后选择 要
20、将该字段移动到的位置。,构建数据透视表,现在您已做好构建数据透视表的准备。您为报表选择的字段取决于您要了解的内容。第一个问题：每人的销售量是多少？,要得到此答案，您需要有关 销售人员及其销售量的数据。因此，请在“数据透视表字段列表”中，选中“销售人员”和“订购量”字段旁边的复选框。然后，Excel会将每个字段放置到默认的布局区域。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,构建数据透视表,图表最左侧的灰色表提供了有关报表如何根据所选字段自动显示的的概念视图。,“销售人员”字段中的数据（销售人员 的姓名，不包含数字）在报表的左侧显示为行。“订购量”字段中的数据（包含数字）正确显示在 右侧的区域中。
21、,以下为详细信息。,构建数据透视表,在“订购量”字段之前还是之后选中“销售人员”字段旁边的复选框没有关系。Excel每次都会自动将其放到右侧位置。,不含数字的字段将位于左侧，含有 数字的字段将位于右侧，而不管 您选择字段的顺序如何。,构建数据透视表,就是这样简单。只需单击两次鼠标，您就可以对每位销售人员的销售量一目了然。,刚开始的时候，只回答一两个 问题就停下来也是很不错的；报表未必非要很 复杂才有用。数据透视表可以提供一种快捷的方式来获取 简单的答案。接下来，请不必担心在构建报表时出现错误。使用Excel，您可以轻松地进行尝试并查看数据 在不同报表区域的外观。,此处提供关于该主题的最后几点提
22、示。,按国家/地区查看销售量,现在，您了解了每位销售人员的销售量。但源数据展示了销售人员在加拿大和美国这两个国家的相关数据。,因此，您可能要问的另一个问题是：每位销售人员在每个国家的销售量是多少？要得到答案，您可以将“国家/地区”字段 作为“报表筛选”添加到数据透视表中。您可以使用报表 筛选来重点关注报表数据的子集，通常是 产品线、时间跨度或地理区域。,按国家/地区查看销售量,通过将“国家/地区”字段用作报表筛选，可以查看加拿大或美国各自的报表，也可以查看这两个国家的总销售量。,该动画说明如何将“国家/地区”字段添加为 报表筛选。右键单击“数据透视表字段列表”中的“国家/地区”字段，然后单击“
23、添加到报表筛选”，并且从该处进行添加。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,按日期查看销售量,由于原始的源数据具有“订单日期”列信息，因此在“数据透视表字段列表”中有一个“订单日期”字段。,这意味着您可以按日期查找 每位销售人员的销售量。请观看动画以了解如何将“订单日期”字段添加到报表中，然后将日期数据分组 以创建更加便于管理的视图。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,虽然数据透视表已经回答了您的问题，但是需要执行一些操作以便阅读整个报表您必须向下滚动页面才能查看所有数据。,因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的 视图。对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将
24、行移动到列区域 或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,对报表进行透视,是否可以使用拖放功能？,如果您更愿意使用拖放方法构建数据透视表，就像在以前版本的Excel中一样，那么仍然有办法完成此操作。,在“数据透视表字段列表”底部存在四个框，这四个框分别是“报表筛选”、“行标签”、“列标签”以及“数值”。如同动画所显示的那样，您可以将字段拖动到 这些框以创建报表。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,二、WORD2007简介,Microsoft Word是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一Word 2007是集文字处理、表格
25、处理、图文排版于一体的字处理软件。,启动Word的方法从“开始”菜单启动直接启动双击任何Word文件或快捷方式,Word 2007的启动与退出,退出Word的方法选择“Office按钮”菜单中的“退出Word”选项单击窗口右上角的“”关闭按钮按 Alt+F4关闭Word 2007应用程序,Word 2007的窗口界面组成,窗口由快速访问工具栏、标题栏、功能区、标尺、工作区、滚动条、状态栏组成,状态栏,标尺,滚动条,工作区,Office按钮,功能区,快速访问工具栏,标题栏,字符排版,字符格式包括字符的字体、字号、颜色等等各种字符表现形式。在设置字符格式之前，选取需要设定格式的字符，即遵循“先选取
26、，后设置”的规则。,利用“开始”选项卡的“字体”组相关命令设置字符格式利用浮动工具栏设置字符格式利用“字体”组 的对话框启动器设置字符格式,设置字体、字形及字号,字体,下划线线型,颜色,效果,字形,字号,段落排版,段落对齐段落缩进段落间距与行间距分段与合段设置制表位边框和底纹分栏项目符号与编号快速格式化,案例相关知识点,文档的新建与保存查找与替换字符排版首字下沉,段落排版边框和底纹分栏项目符号和编号,本案例中应用到如下知识点：,案例1.快速新建一段草稿,【操作步骤】1)启动Word，设置每隔8分钟自动保存。2)新建一Word文档,保存为“请假条.docx”。(新建文档)3)根据文档正文内容全部
27、首行缩进2个字符，申请人和落款日期右对齐。4)将标题设为“二号、隶书、加粗、蓝色”，正文字体为“楷体GB2312、四号字”（字体设置）5)全文采用“两端对齐”方式，行间距为“单倍行距”，每段段后间距为1行。(段间距与行间距),文档视图,页面视图：所见即所得，和打印输出的效果一致。支持一些特殊功能如即点即输等。普通视图：只能处理纯文本、不支持所见即所得。如不能显示图形对象、页眉、页脚、页边距。阅读版式视图:默认情况下，阅读版式视图下不允许编辑Web版式视图:便 于联机阅读，可以段落自动换行以适应当前窗口的大小。大纲视图：根据段落的大纲级别有层级的显示。可以方便地调整段落的大纲级别，及各个级别的顺序。,三、POWERPOINT2007简介,Microsoft power point是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一。Powerpoint 2007是设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片。,62,贵在多练,Excel学习箴言,63,谢谢祝每一位都能更好地运用Excel！,
