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1、1,常用公文及写作技巧,2,3,什么是公文,*在日常公务活动和内部管理工作中 形成的、依照规定格式制作的文书 或文件皆称为公文。,4,哪些是公文 文书,*文书包括：令、公告、通知 由上至下 签呈、报告、出差报告 由下至上 联络/备忘单(FAX/MEMO)、会议记录,5,哪些是公文 文件,*文件也称为制度，包括：集团/事业群/公司制定的各种 管理规章 制度流程 操作规程,6,怎样写公文基本要求,对公文制定者的基本要求：应该具有工作实践的基础，懂得处理工作中各个相关环节，同时需要具备一定的文字语言能力。,对公文语言上的基本要求：简明准确 简单清晰，不被误解 庄重朴实 自然严肃，恰如其分 概括规范
2、符合语法与逻辑习惯,7,怎样写公文基本要求,日常公文的制定应当根据使用需求，选定相应格式进行撰写。对外发文之公文，一律以打字为准。,8,怎样写公文公文语言的选词,公文语言的核心环节是选词,一、要反映客观实际的需要 二、要符合明晰、确切、简练的标准 三、要根据具体的语言环境，为避免上下文重复应选择不同 的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。四、多使用书面用语和文书用语，少用形象和描绘性词语和 口语，不用方言及土语。,9,怎样写公文公文结构用语之1,公文结构用语包括：,开头用语 称谓用语 过渡用语 经办用语 结尾用语,10,怎样写公文公文结构用语之2,开头用语 如：为（了）、关于、由于、根据、按照
3、、查、奉、兹等 称谓用语 如：我、本；你、贵；该等 过渡用语 如：为此、因此、鉴于、总之、综上所述等 经办用语 如：经、现经、办理、责成、执行、切实落实等 结尾用语 如：为盼、是荷、特此通知、以上报告等,11,怎样写公文公文的制定步骤之1,一、明确公文的主题与目的,1 确定公文的中心内容,2 根据中心内容，确定采用公文之类型,3 确定公文发送范围和对象,4 确定公文的具体要求,12,怎样写公文公文的制定步骤之2,二、收集资料、调查研究,13,怎样写公文公文的制定步骤之3,三、拟订提纲、安排结构,14,怎样写公文公文的制定步骤之4,四、制定正文,15,怎样写公文公文的制定步骤之5,五、认真修改、
4、通过发布,16,17,公文的内容文书的基本属性之1,一、日期 以公历方式进行编定，顺序为年、月、日，年4位、月2位、日2位。,二、文号 纸型方式：以“年度-组织编码-流水号”方式进行编定。年度4位，组织编码4位，流水号4位，以阿拉伯数字表示。OA系统中：以“OA年度-组织编码-流水号”方式进行编定。年度2位，组织编码4位，流水号5位，以阿拉伯数字表示。制定人提交时系统自动产生文号。组织编码依总部制度组发布为准。组织编码根据总部及事业群人资发布之“组织运作图”进行随时修订，并登录于“集团网页-制度管理-组织编码表”及时予以更新。流水号为该年度部门公文流水号。,18,公文的内容文书的基本属性之2,
5、三、机密等级（一般、机密）,四、紧急程度（一般、紧急）,五、重要程度（A级/很重要、B级/重要、C级/一般）,六、允许代理人代理（是、否）（OA系统中）,七、允许部门联络人处理（是、否）（OA系统中）,八、开放目录查询（是、否）（OA系统中）,九、附件 文书如有附件，应在行文中或在正文末尾处注明附件顺序和名称。,19,公文的内容文书之“令”,令用于发布重大的强制性行政措施、撤消下级单位的不当决定、任免有关人员时使用的一种文书格式。,20,公文的内容文书之“公告”,公告用于向集团内外宣布重大事项时使用的一种文书格式。,21,公文的内容文书之“通知”,通知用于转发上级机关或同级机关或不相隶属机关的
6、公文、传达上级主管的指示、需要有关单位周知或配合办理或要求下级单位执行事项时使用的一种文书格式。,受文者、副本、发文者应写全称或者规范化简称。文内如果使用简称，一般先用全称，并注明简称。受文者与副本为文书的发文与抄送对象，发文者为文书的签办基本单位。正文以“主旨”、“说明”二段式斟酌考虑。,22,公文的内容文书之“签呈、报告”,签呈用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种文书格式。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况或问题、提出意见或者建议、答复上级领导的询问或要求时使用的一种文书格式。,签呈以“主旨”、“说明”、“拟办”三段式斟酌使用。报告以“主旨”、“说明”两段式斟酌使用。如需会办或转知其
7、他非直属单位，应于“拟办”文末，以“会办”标明所需会办或转知的相关单位。,23,公文的内容文书之“出差报告”,出差报告用于出差人汇报出差目的达成结果时使用的一种文书格式。,*出差目的*结论收获*详细工作说明*问题发现与解决,24,公文的内容文书之“FAX/MEMO”,联络/备忘单(FAX/MEMO)用于上下级单位、平级单位、不相隶属单位或与外界之间，询问、商洽和答复问题时使用的一种简便联络性文书格式。,*部门间的联络除正式行文、会议与电话协调沟通外，得以联络/备忘单为辅助工具。*“TO”为受文者，“CC”为副本，“FM”为发文者，“RE”为主旨。*联络/备忘单一般以各制定单位主管签核为准。内容
8、重要者，由部门主管转呈集团总裁/事业群总经理/公司总经理签核后，得发出。,25,公文的内容文书之“会议记录”,会议记录用于记载、传达会议情况和议定事项的一种文书格式。,*总部/事业群/公司各项例行会议以及部门内、部门间工作会议，一般由会议召集单位 或指定专人负责会议记录工作，以利会后备查或呈报。*会议记录的内容要求真实、准确、全面、重点突出。会议内容可以以摘要或结论方式条列，并要尽快整理完成。*会议记录经会议主席核准后，分发给与会人员。*会议记录如需呈报或会签，应另以签呈说明并附于会议记录之上。,26,公文的呈核文书的签核之1,*文书签办的基本单位*总部为各部（组）、事业群为各本部、公司为各部
9、（处、科），以组织运作图为准。*基本单位（含）以上单位皆可作为文书制定单位；基本单位以下单位，需以直属之 基本单位作为文书签办单位，经主管签核过方可呈核或发行文书。,*签办单位以上之直线主管（组织架构中具直接指挥及考核权的主管），为文书的核决 者，若超出其核决权限则该主管为审核者。主管处理公文时应态度明确，当拟有两种以上意见供以选择时，应明确择定一种或另行 批示处理方式，不能模棱两可。,*拟办、会办（用于签呈、报告文书格式中，非必须项目，一般用一句话概括之）拟办，指制定单位对所说明事项的处理方式。会办，如需会办或转知其他非直属单位，应于“拟办”文末，以“会办”标明所需会办或 转知的相关单位。,
10、27,公文的呈核文书的签核之2,*会签的原则*涉及各功能事宜，由事业群总经理/集团总裁核准的需先会事业群 本部/总部幕僚单位；由公司总经理核准的需先会公司相关部门。*涉及跨部门事宜，需会相关单位意见时以会平级单位为原则。,*会签核决顺序 部门内平行单位会签部门主管审核或核决部门主管平行单位会签 公司总经理审核或核决事业群本部/总部幕僚单位会签事业群总经理 审核或核决集团总裁/集团董事长裁示,28,公文的使用文书的使用,*文书的传递*各部门应制定一名人员负责文书管理,负责本部门日常文书的收发、登记、归档工作以及文书送审过程中的传递工作*需审核、会签之文书，应以签呈夹进行递送，避免污损、撕毁或被
11、他人翻阅,*文书的归档*具有查考利用价值的文书，一经办理完毕，由各部门负责文书管理的 人员及时整理归档（电子档案+书面档案）*文书保管年限一般为三年，重要文书则依档案管理程序规定执行,29,公文的使用文书的使用,*OA系统,30,公文的内容完善的制度的标准,权责清晰 流程合理 管控突出 运作便利,完善的制度的标准,31,公文的内容制度的基本属性1,一、概念1 封面用纸：文件封面书写标准格式之用纸2 文件修正履历表：用以记录文件修订情况的表单3 文件标准用纸：文件书写标准格式之用纸4 文件版本：以数字1,2,3顺序排列，版本1表示第一版；当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文编号作废，另行订
12、定文件编号，版本重新定为1版，版序均为A5 文件页序：以字母A表示,32,公文的内容制度的基本属性2,二、文号 文件编码依照：第1位为文件类别 M手册文件；P程序文件；W作业文件 第2位为文件功能 JN境内人事；XS销售功能；SC生产功能 第3位为组织编码 制定单位组织编码，依总部制度组发布为准 第4为为流水号码 该制定单位撰写文件的流水号码,33,公文的内容制度的基本属性3,三、表号 表单号码编制原则依照：第1位为表单类别 R表单文件 第2位为组织编码 制定单位组织编码，依总部制度组发布为准 第3位为流水号码 该制定单位撰写表单的流水号码 第4位为表单版本 第1个为数字，第2个为字母,34,
13、公文的内容完整制度涵盖的项目,完整制度涵盖的项目,1 目的2 范围3 名词解释4 职责5 作业内容（含流程图）6 注意事项7 相关文件与表单8 附件,35,公文的内容制度章节叙述的要求,制度的章节叙述，条文必须依据下列数字排列方式,1*1.1*1.2*1.2.1*1.2.2*A*B*a*b*,36,公文的内容制度的分类,制 度 的 分 类,37,公文的内容集团各功能制度1,集团管理手册（275个文件）,8个 26个 48个 11个 5个 7个 32个 13个 4个 26个 56个 33个 6个,38,公文的内容集团各功能制度2,事业群R3系统细则（159个文件）,方便群R3功能细则 财会11个
14、、营业21个、生产23个三大功能共计55个文件 糕饼群R3功能细则 财会9个、营业15个、生产25个三大功能共计49个文件 饮品群R3功能细则 财会11个、营业21个、生产23个三大功能共计55个文件,39,公文的内容境内人事功能制度,40,公文的内容销售功能制度,41,公文的内容营业功能制度,42,公文的内容企划功能制度,43,公文的内容生产功能制度,44,公文的内容经营功能制度,45,公文的内容饮品R3细则,46,公文的呈核制度的呈核1,标准文件的制定：集团总部与事业群本部负责标准文件的制定；集团各单位皆负有撰写标准文件的责任。标准文件的审核：由审议委员依审议委员会运作办法审核。标准文件的
15、核准：集团发行的标准文件由集团总裁核准；事业群内部发行的标准文件由事业群总经理核准。标准文件的发行：新订及修订文件的发行由档案管理单位负责。标准文件的保管：集团各部门皆应对本单位的标准文件妥善保管。,制 度 管 理 的 职 责,47,公文的呈核制度的呈核2,48,公文的呈核制度的呈核3,职责：集团总裁：审议康师傅控股发行的涉及重大策略调整与规范之文件 核准康控股有限公司发行的文件与集团直属子公司制定并 发行的文件事业群总经理：审议康控股发行的涉及重大策略调整与规范之文件 核准事业群内部发行的文件审议委员会：审议新订、修订与作废的文件制度管理组：审议委员会的召集、审议与文件的签核作业,审议委员会运作办法,审议方式：会议审议：视需要随时召开书面审议：视需要随时进行,49,公文的使用制度的使用,发行自2006年03月起，全部制度于OA系统发行自2007年01月起，制度发行通知同时于OA系统中发布,网上管理 提高效率 信息共享 安全经济,50,公文的使用制度的使用,*OA系统,
