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1、和平区物业企业档案整理指南 和平区档案局编制2007年7 月物业企业档案整理指南一、 档案整理的标准文件1、文书档案按照归档文件整理标准（DB12/T127-2001）2、基建、设备档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）3、会计档案管理办法（财会字199832号）4、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）5、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）6、企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。二、 整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、 分类方案的
2、编制根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。就我们这些企业可参照天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表制定分类方案。大类为11个，在每一个大类下按照文件材料归档范围及保管期限表者之若干个二级类目；部分二级类目下设置三级类目。（见附表一）四、 文书档案的整理方法与要求（即党群、行政、经营、物业管理四类档案的整理）采用单份文件整理方法进行整理。1、 件的确定原则（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。（2）正文（正本）与定稿为一件。（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。（4）正文娱文件处理单为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。2
3、、文件材料归档年度的确定（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。（4）会议文件归入会议的开幕年度。3、文件材料保管期限的划分企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具体到每份文件的保管期限请参照天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表。4、文件材料的排序在分类方案的第二级类目下，先按年度分开，在年度下按照不同 保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从1排序顺序。文件材料排列需要注意的几方面问题 （
4、1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照时间结合时间和重要程度排列。（2）不同级别类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。（3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。（4）处理材料结论性材料在前，依据性材料在后。（5）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。5、文件材料的装订文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物，对于装订成册的刊物、书籍、表册等，不在拆订重装。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉。（1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。（2）文件页数少的采取塑料曲别针的装
5、订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。6、文件材料的编号归档的文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章项目包括：机构（问题）、年度、保管期限、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号、全宗号。归档章格式全宗号机构问题室编件号馆编件号01.011年度保管期限室编盒号馆编盒号2006C17、归档章各项的填写要求（1）机构（问题）：填写按分类方案划分的该份文件的类别号。由一、二级类目序号组成，中间用“ ”隔开，例如：0101表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。（2）年度：文件型呈粘度。以四位阿拉数字标注。（3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”
6、。（4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。（5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。如党群管理安排一个流水号，其顺序为，在同一年度内，按照永久、长期、短期的顺序进行排列。（6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。8、文件材料编目编目是指编制归档文件目录。也是盒内目录。其项目包括：室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。见附件一（1）归档文件目录的编制要求归档的文件材料应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录，即按照分类排列的结果，逐类、逐件编制目录。编目以件为单位进行，在目录中一件只编一条条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件
7、目录中只对复文进行编目。（2）归档文件目录各项填写要求 件号：依归档章件号填写。用阿拉伯数字表注。 责任者：制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者，责任制者需填写全称或规范化简称，不可填写“本公司”、“本单位”等，联合发文有本单位参与的只填写本单位，无本单位的只填写第一责任者。 文号：文件的发文字号。应照实抄录，并用阿拉伯数字表注，年度、代字顺序号都不能省略，文号中的年度以4位阿拉伯数字表注，代字顺序号用阿拉伯数字表注，并用 括起来。津房200612号。 题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。 日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字表注。如20050215
8、页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。 备注：主食文件需要说明的情况，一般情况下不填。 （3）归档文件目录的装订与目录索引的编制。按一级类目依年度保管期限装订成一册（用、长、短装订在一起）。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称（二级）、年度、保管期限、起止件号、页码等项。（格式见附件二） 8、装盒 按照本盒的文件目录，整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。（1）盒内备考表的编制：盒内文件情况说明：说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检
9、查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。（2）档案盒的填写要求封面：单位全称（3）盒背脊的填写要求：全宗号：向档案馆移交时按要求填写。年度：填写盒内文件的形成年度，并以4位阿拉伯数字表注。如2006保管期限：填写盒内文件所属保管期限，以汉字表注。机构问题：填写盒内文件所对应的一级类目的名称。起止件号：用阿拉伯数字表注，填写盒内第一份文件爱女和最后一份文件的件号，中间用“-”连接。如135盒号：用阿拉伯数字表注。五、基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理要求 1、材料的分类组卷 （1）具体项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷 （2）基建项目、设备仪器
10、设施方面的文件材料按期构成或阶段分别组卷。 （3）基建项目维修、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。 （4）设备维修、技术改造形成的企业文件材料单独组卷饼排列在原设备案卷之后。 2、卷内文件的排列(1)管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。（2）案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。（3）基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。（4）设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。 3、案卷的编目（1）卷内文件材料页号的编
11、写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）卷内目录的编制序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。文件编号：应填写文件材料的文号或图样的土豪、设备代号、项目代号等。责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：
12、应填写文件材料的形成日期。页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。（3）案卷封面的编制案卷题名应简洁、准确的解释卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或袋子、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：应根据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号是指档案按一定顺序排列后的流水号。（4）案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。
13、（5）卷内备考表的编制说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷日期：应填写完成立卷的日期。检查人：应由部门或项目负责人签名。互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。4、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。（2）案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为同一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm）或国家通用16开型（260mm185mm）.图样折叠时标题栏露在右下角。（3）案卷内不允许有金属物。（4）不
14、装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、序号。六、业主档案的整理业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以件为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档案章、，档案章、页号、卷内文件目录、备考表的编写同基建、设备档案。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写小区名称、楼栋号、房间号及业主姓名。档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写小区名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。七、会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理1、会计档案管理办法（财会字199832号）2、照片档案管理规范（GB/T11821-2
15、002）3、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）4、企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）附件一归档文件目录 类别年度期限盒号件号责任者文号题 名日期页数备注 附件二归档文件目录索引类目名称年度保管期限起止件号页码附件三：档案制度物业管理公司档案管理规定为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本规定。（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中星城的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）企业档案工作时企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法利益和历史面貌的一项工作。（三）企业档案工作实
16、行统一领导、分级管理的原则。（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保
17、存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。（十）企业综合档案室对接受的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努
18、力实现企业档案管理信息化。（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。物业公司各类文件材料的归档制度为了完整，系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制订本制度。（一）归档范围1、党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其他有关会议文件材料；党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。2、行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料；企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部
19、机构构成、变更文件材料等。3、经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料；计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。4、物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料；各专项业务管理有关文件材料等。5、基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料；基建项目的设计文件材料等。6、设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同；设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。7、会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿
20、；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。8、职工个人档案。9、特殊载体档案。如：声像类；实物类等。10、物业项目形成的文件材料。如：小区规划相图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。11、其他应归档的文件材料。（二）归档时间1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后第二年上半年归档。2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收时即
21、时登记，安装调试后归档。4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料。（三）
22、归档要求1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。2、文件材料归档后不得更改。3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。4、归档的文件材料自己要符合长期保管需要、严禁使用易退色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝（红）墨水等书写。5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，
23、按其要求执行。8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（四）归档份数归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（五）归档手续向档案部门移交档案时，必须填写档案文件移交清单一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚；确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。物业公司档案利用制度为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制定本制度。（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。（二
24、）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行借阅。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。 （四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。 （五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 （六）摘抄或复印档案材料的有关内容，选有关规定，经主管领导批准后方可复制。 （七）借出档案只限在本部门有关人中查询，不得转接其部门或个
25、人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。 （八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 （九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。物业公司档案保密制度为确保企业档案信息的安全，制定本制度。（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德，遵纪守法、保守本企业和业主的机密。（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的 档案采取相应的保管措施和借阅制度。（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的
26、机密情况，不得泄露。（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。物业公司档案保管制度为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和
27、规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。（四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。（五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。（六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。（八）每年要对库藏档案进行一次全面地检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。物业公司档案鉴定销毁制度（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。（二）企业各部门在文件材
28、料归档时，应根据本企业制定的档案保管期限表，准确区分档案的保管期限。（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。（七）档案销毁后，应将销毁
29、清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。物业公司档案人员岗位责任制为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。（一）主管档案工作指导1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家档案法和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。2、及时协调解决档案工作中存在的问题。3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。（二）档案部门负责人1、认真贯彻执行上级关于档案
30、工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。3、适时地召开全公司档案工作会议，总结部署档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法。4、负责组织企业专（兼）职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。（三）档案室专职（专责）档案人员1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统
31、。2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。3、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。（四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的
32、负责人1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门的完整、准确进行审查。4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。（五）各部门（物业
33、管理项目）兼职档案人员1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。2、熟悉本部门个阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷（预立卷）工作。3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。（六）本企业各专业技术人员、行政干部1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统负责。2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为己有或久拖不交。3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，
34、并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。附件四：和平区物业管理企业档案分类方案一级类目二级类目三级类目代号名称代号名称代号名称01党群管理01.01党务综合性工作或党组织其他有关会议01.02党组织建设、党员管理、纪检监察01.03思想政治工作、精神文明建设01.04职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作01.05参加有关协会和群众团体活动文件材料01.06其他02行政管理02.01企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照02.02企业物业管理资质等级认证文件02.03企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机
35、构构成、变更文件材料02.04董事会、股东会、监事会产生的文件材料02.05企业发生分离、合并、破产、鞋业等变更适宜的文件02.06各项企业内部管理制度、规定02.07综合性行政事务、文秘、机要、保密工作文件材料02.08会务工作文件材料02.09法律事务、公证工作文件材料02.10审计工作文件材料02.11人力资源管理文件材料02.11.01岗位职责02.11.02员工录用，招聘文件材料02.11.03劳动合同管理02.11.04劳动工资和社会保险文件材料02.11.05员工教育、培训工作文件材料02.11.06员工的考核工作文件材料02.11.07职务任免，职称评聘文件材料02.11.08
36、工服、工装管理文件材料02.11.09其他02.12行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等）02.13其他应归档的行政管理性文件材料03经营管理03.01企业改革，经营战略决策文件材料03.02计划于统计工作问津材料，企业发展规划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材料03.03统计报表03.04企业综合性统计分析03.05资产管理文件材料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资文件材料03.06属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料03.07企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料03.08合同管理文件材料：物业管理委托、物业租赁及其他商务合同正
37、本及与合同有关的补充才来哦，有关的自信调查，工作协议03.09财务管理文件材料：资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料03.10物资管理文件材料：物资采购、保存和供应文件材料03.11营销管理文件材料：营销组织管理、网络建设、市场调查与分析文件材料，客户信息管理，多种经营管理03.12服务质量管理文件材料03.13其他应归档的经营管理文件材料04物业管理04.01各物业项目招投标文件材料04.02各物业项目验收有关文件材料04.03各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料04.04各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料04.05各物业项目环境卫生管理有关文件材料04.06各物业项目绿化管理有
38、关文件材料04.07各物业项目社区文化管理有关文件材料04.08其他应归档的物业项目管理工作形成的文件材料0505基本建设基本建设05.01可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料05.02基建项目的设计文件材料05.03基建项目的施工文件材料05.04基建项目的监理文件材料05.05基建项目的竣工和验收文件材料05.06基建项目的使用、维修、改建、扩建文件材料05.07其他应归档的基本建设工作形成的文件材料06设备仪器06.01购置设备、仪器的立项审批，购置合同06.02设备、仪器的开箱验收或接收文件材料06.03设备、仪器的安装调试文件材料06.04设
39、备、仪器的使用、维护和改造、报废文件材料06.05其他应归档的设备仪器管理形成的文件材料07会计档案07.01会计凭证（原始、记账、汇总）07.02会计账簿07.02.01总账（包括日记账）07.02.02明细账07.02.03现金和银行存款日记账07.02.04其他日记账07.02.05固定资产卡片07.02.06辅助账簿07.03财务报告类07.03.01月、季度财务报告07.03.02年度财务报告07.04其他类07.04.01会计移交清册07.04.02会计档案保管清册07.04.03会计档案销毁清册07.04.04银行余额调节表07.04.05银行对账单07.05其他应归档的会计文件
40、材料08职工档案09特殊载体档案09.01声像类09.01.01录音带09.01.02录像带09.01.03光盘09.02实物类10物业项目管理10.01基础管理文件材料10.01.01小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件材料10.01.02竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料10.01.03物业质量保证文件和使用说明等材料10.01.04供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料10.01.05接管验收手续等文件材料10.01.06各种机电设备出厂合格证
41、、使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料10.01.07业主购房合同文本10.01.08维修基金缴纳明细10.01.09维修基金管理、使用、续筹等文件材料10.01.10前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其他协议等文件材料10.01.11房屋使用手册等文件材料10.01.12装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录10.01.13业主告知物业管理企业函10.01.14物业管理企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件材料10.01.15与业主会往来文件材料10.01.16申报达标、市优、国家示范项目的目的争创规划、实施方案等文件材料10.01.1
42、7各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件材料10.01.18业主公约10.01.19业主档案 长期10.01.20房屋及其配套设施权属材料10.01.21投诉记录及处理、回访等文件材料10.01.22业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料10.01.23特约服务等文件材料10.01.24项目管理的年度计划、总结10.01.25与公司往来的各种请示报告批文10.01.26与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料10.01.27醒目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料10.01.28员工管理文件材料（
43、1）员工花名册 短期（2）员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖惩记录 短期（3）员工培训记录（培训计划、教案、签到单、考核试卷等）短期10.01.29钥匙管理文件材料10.01.30各种提示、通知资料留存（或照片等）10.01.31其他应归档的综合性10.02房屋管理与维修养护10.02.01公共区域巡查记录10.02.02报修记录10.02.03维修派工单10.02.04领料单10.02.05客户回访记录10.02.06其他应归档的维修文件材料10.03共用设施设备管理10.03.01各种设施设备操作规程10.03.02各种设施设备管理规定10.03.03各种设施设备管理制度各种设施设备维修、保养记录10.03.04
