Office(Exell操作).ppt

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1、Excel 2002,电子表格软件,第5章 电子表格(中文Excel 2002),用途：以二维表格作为基本操作界面，供用户方便地填写和编辑表格内容，可对表格中的数据完成很多数据处理功能，如进行各种数学运算，制作各种统计图表和进行一些数据分析工作 本章基本内容 Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 公式与函数 图表的制作 数据管理与统计 其他有关功能,5.1 概述,5.1.1 Excel的启动和退出 5.1.2 Excel窗口 当前工作簿名称为Book1；行号栏和列标栏 工作表标签Sheet1,Sheet2等,“全选”按钮,1.工作簿 工作簿由一至多个相关的工作表组成 2.工作表 工作表是由

2、行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1，2，3来表示，列以一个英文字母A，B，C来表示 每个工作表最大可达256列65,536行 切换当前工作表的方法 3.单元格 单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号行号单元格及其地址(如A1，B3等)4.单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3，B2:D5等),5.1.3 基本概念,示例 统计学生的总评成绩,5.2 工作簿的基本操作,5.2.1 新建一个工作簿 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮 选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，可以从中

3、选择一个命令来创建新工作簿 新建的工作簿文件取名为Book2,Book3等 文件名默认的扩展名为.xls 5.2.2 在工作表中输入数据 1.选定单元格 2.输入/编辑数据 进入修改状态：按F2或双击,编辑栏用来指明当前被编辑单元的名称和编辑内容 在单元格中输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑栏中,当前单元格内容,函数按钮,确定按钮,取消按钮,当前单元格地址,编辑栏,A1,B2,当前单元格,3.数据类型,处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本(如姓名)、数值(如成绩、年龄和体重等)、逻辑值(如是否大学毕业)等等 五种基本数据类型 数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和数

4、组型(1)数值型数据(简称数字)用09和特殊字符构成的数字。右对齐 科学记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08(2)文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐(3)日期/时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间 如21-Oct-96、1999-5-29等,(4)逻辑型数据 描述事物之间的成立与否的数据 只有两个值：FALSE(假值)和TRUE(真值）(5)数组型数据 作为一个整体处理的若干个数据 通常一个数组用一个区域表示 数据两种形式：常量 固定不变的量 公式 可用于计算,输入数据时要注意的一些问题,(1)输入分数，应在分数前加入0和空格。如“0 2/3”(2

5、)如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽(3)把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如“1234”(4)在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开(5)输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入(6)在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键(7)希望以12小时制来显示时间，需在键入的时间后加AM或PM 如“8:20 PM”(8)按Alt+Enter组合键可强制在某处换行(9)在一个选定区域内输入数据，输入结束后按Ctrl+Enter组合键确认,5.2.3 保存工作簿,5.2.4 打开工作簿 例5.1 建立如下所

6、示的工作表内容,5.3 工作表的编辑,5.3.1 选定单元区“先选定，后操作”是Excel重要的工作方式 1.选定单元格 常用的方法有：(1)单击；(2)使用光标移动键 2.选定一个单元格区域 3.选定不相邻的多个区域 4.选定行或列 5.选定整个工作表 6.撤消选定,5.3.2 单元格的插入和删除,1.插入空白单元格或区域(1)选定要插入新单元格的位置或区域。(2)选择“插入”菜单中的“单元格”命令，打开对话框(3)从对话框中选择一种合适的插入方式,2.插入空白行或列 例5.3 在图5.3所示工作表中的第4行处插入2行 3.删除单元格或区域 4.删除行或列,5.3.3 数据的复制、移动和清除

7、,1.复制数据 方法一：使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据 例5.5 把A3:B4区域的数据复制到G4:H5区域中 2.移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同 3.清除数据,4.选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过“选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性 先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可,5.3.4 表格数据的查找与替换 5.3.5 撤消与恢复,5.4.1 文本格式的设置 字体、字号、字形、对齐方式等

8、5.4.2 数字格式的设置 例如，数字1234.56在格式#,#.#下为1,234.6 5.4.3 调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令 选择“格式”菜单中的“行”命令(或“列”命令)根据需要进行设置 方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽),5.4 单元格格式设置,5.4.4 表格框线的设置,使用“格式”工具栏上的“边框”各按钮，或执行“格式”菜单中的“单元格”命令，可以为表格设置线条和边框线 单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，屏幕出现“边框”各小图标,5.5 公式和函数,5.5.1 公式的使用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“

9、=”开头=5*10-20 常数运算=A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加=SQRT(10+A2)使用Excel函数，SQRT表示求开方根 1.运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符,=83*25%表示8的立方再乘以0.25，结果为128=5*8/23-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2=”计算机”&”电脑”运算结果是”计算机电脑”=A1&B2 把单元格A1和A2中的文本进行连接 而生成一个新的文本=B242 比较结果为TRUE=B2=32 比较结果为TRUE=B230 比较结果为FALSE=A1+80 假设A1为日期型数据，则A1+80表 示日期A1加上80天,公式举例,2.

10、公式的输入和复制,当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例5.9 计算出学生的总评成绩(=机试40%+笔试60%)(1)单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格(2)键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2(3)再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮(4)选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮,三种表示方式(1)相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生

11、变动，公式中的相对地址会随之变动(2)绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变(3)混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式 如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变 4.出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息,3.单元格地址表示方式,格式：=(,.)举例：=SUM(C2:C6)=AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 CO

12、UNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择,5.5.2 函数的使用,函数应用举例,例5.10 计算基本工资总数，并将结果存放在单元格C7中(1)单击单元格C7，使之成为活动单元格(2)键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键 例5.11 计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格D7和E7中(1)选定D2:E7区域(2)单击“自动求和”按钮，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一个单元格上,函数应用举例,例5.12 计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中 例5.13 利用函数MAX求出基本工资数的最

13、大值，并将结果存放在单元格C9中 例 假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为1，2，空，“ABC”，则COUNT(A1:A4)的值为2 例 若要求出基本工资数大于等于500的职工人数，可以采用：=COUNTIF(C2:C6,”=500”)例 在工作表(A1:D9)中，要求出班号为21的班学生人数，可以采用：=COUNTIF(D2:D9,”21”)或=COUNTIF(D2:D9,D3),频率分布统计函数FREQUENCY,频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)功能：计算一组数(data_array)分

14、布在指定各区间(由bins_array确定)的个数 例5.14 在成绩表A1:D9中，统计出成绩60，60成绩70，70成绩80，80成绩90，成绩90的学生数各有多少(1)在区域(如F4:F7)中建立统计的间距数组(59,69,79,89)(2)选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8(3)键入函数“=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7)”(4)按下Ctrl+Shift+Enter组合键,格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行测试，如果条件成立，则取第一个值(value_

15、if_true)，否则取第二个值(value_if_false)例 已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格=IF(E360,”不及格”,”及格”)例5.16 成绩等级与分数的关系：成绩80优良；60成绩80中；成绩60不及格。假设成绩存放在单元格D3中，则可以采用如下函数来实现判断和取得等级信息：=IF(D3=80,”优良”,IF(D3=60,”中”,”不及格”),条件选择函数IF,图表是工作表的一种图形表示，它使工作表中数据表示形式更为清晰直观。当工作表中的数据被修改时，Excel会自动更新相关的图表内容 图表的基本知识 可以生成嵌入式图表和图表工作表 数据源中的数据可

16、以按行或者按列分成若干个数据系列 依据工作表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表,5.6 图表的制作,柱形图图表。有3个数据系列，分别对应于数据源中的3个列：B2:B6(计算机系)，C2:C6(电子系)，D2:D6(信管系)。每个数据系列中都有4个数据点，因而构成4 个数据分类:99级、00级、01级和02级,图表的基本元素,Excel提供了多种图表类型，有平面图表，也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、折线图、饼图和XY散点图等(1)柱形图：柱形图是用柱形块表示数据的图表，通常用于反映数据之间的相对差异(2)饼图:饼图用于表示部分在整体中所占的百分比，能显示出部分与整体的关系(3)折线图

17、:折线图是用点以及点与点之间的连成的折线表示数据的图表，它可以描述数值数据的变化趋势(4)XY散点图:散点图中的点一般不连续，每一点代表了两个变量的数值，适用于分析两个变量之间是否相关,图表类型,5.6.2 使用图表向导来制作图表,例5.17 利用1996年的数据来制作“生产产值表”柱形图 先选定区域A1:B5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。用户可以在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作,5.6.2 在图表中增加数据系列,图表完成后，用户还可以对它加入同类型的数据系列 例5.18 将1997年某工厂各车间的生产产值加入到例5.19所生成的图表中,5.6.3

18、图表的调整,图表完成后，可以改变图表的大小、位置、类型等(1)改变图表的位置(2)改变图表的大小(3)改变图表类型(4)改变图表的图案和字体(5)删除图表,5.7 数据管理与统计,Excel数据库又称数据清单，它按行和列来组织数据(二维表)行记录；列字段5.7.1 数据清单的建立5.7.2 记录增/删/改 直接键入/修改/删除 利用“记录单”输入/修改/删除5.7.3 记录的筛选 使用到各种运算符 西文符号比较符:=,=,逻辑符:AND(与),OR(或)通配符:?(代表单个字符),*(代表多个字符),举例:成绩小于60:成绩=90 成绩在6080之间:成绩=60 AND 成绩=80 OR 班号

19、=11 B.成绩=80 AND 班号=11 班11及班21的学生 A.班=11 OR 班号=21 B.班=11 AND 班号=21 班11所有不及格的学生 A.成绩60 OR 班号=11 B.成绩60 AND 班号=11,1.自动筛选,自动筛选采用简单条件来快速筛选记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，而将满足条件的记录显示在工作表上 通过“数据”菜单中“筛选”命令的“自动筛选”来实现的 例5.20 在上述成绩表中，筛选出成绩大于等于80分的记录 选定数据清单，选择“数据”菜单中的“筛选”命令 从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项，此时在标题栏中每个字段名右边出现了一个下拉箭头 单击“成绩

20、”字段名的下拉箭头，从下拉列表单击“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框 本题筛选条件：成绩=80。设置如下,例5.21 在上述成绩表中，查找成绩在7090分之间的记录 本例题筛选条件是：成绩=70 AND 成绩=90，因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下,2.高级筛选,高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件字段标题，第二行开始是条件行(1)同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录 例5.22 查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录

21、筛选条件：成绩=80 AND 班号=11，条件区域表示：,(2)不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例5.23 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示：(3)对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例5.24 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录,判断(条件区域)班11及班21的所有不及格学生 A.(成绩60 AND 班号=11)OR(成绩60 AND 班号=21)B.(成绩60 AND 班号=11)AND(成绩60 AND 班号=21)成绩

22、 班号 60 11 60 21,判断:成绩在6080的班11学生 成绩=60 AND 成绩=60 11=80 11 成绩 成绩 班号=60=80 11,例5.25 在成绩表中，查找11班及21班中成绩不及格的所有记录 筛选条件为：(成绩60 AND 班号=11）OR（成绩60 AND 班号=21),5.7.4 记录排序,按关键值从小到大(或从小到大)的顺序进行排列 排序时，最多可以同时使用三个关键字 例5.26 将成绩表按“成绩”从高到低进行排序(1)选定数据清单(2)选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框(3)设置对话框,先要对数据清单按分类的关键字进行排序 例5.27 在成绩

23、表中，按“班号”字段分类汇总“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分),5.7.5 分类汇总,格式：函数名(database,field,criteria)database指定数据清单的单元格区域；field指定函数所使用的字段，可以用字段代号(如1，2，)表示，criteria指定条件 例5.28 求出11班的平均分,使用的函数为:DAVERAGE(A1:D9,3,F1:F2),5.7.6 数据库函数,5.8.1 重新命名 重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中选择“重命名”命令，再键入新的名字 重新命名单元格和单元格区域 5.8.2 使用多工作表 1.选定工作表 2.插入工作表 3.

24、删除工作表 4.工作表的复制和移动,5.8 其他有关功能,5.8.3 数据自动填充,使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据 1）填充序列 Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列 例如：星期一，星期二，星期日 一月，二月，十二 1，2，3，,例5.2.9 在单元格A1:A10中填入序列数字10,13,16,37,(1)在单元格A1中输入起始数“10”(2)选定区域A1:A10(3)选择“编辑”菜单中的“填充”命令(4)从“填充”级联菜单中选择“序列”选项，打开“序列”对话框(5)选择“序列产生在”为“列”，“类型”为“等差序列”，在“步长值”

25、框中输入3。执行结果如下：,2）自定义序列,用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据定义成自已的数据序列，即“自定义序列”选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”选项卡，即可在“输入序列”文本框中输入自已要定义的新序列，如“北京”、“上海”、“天津”。最后“添加”“自定义序列”定义成功以后，就可以通过“序列”对话框的“自动填充”功能，一次性地把数据输入工作表中5.8.4 冻结滚动表格标题,数据透视表是一种包含汇总数据的交互式表格 使用Excel的“数据透视表向导”，可以创建数据透视表 例5.30 对下图所示的数据清单，统计出各部门及其男女的各项金额总数,5.8.5 数据透视表

26、,1.数学函数 2.文本函数 3.日期和时间函数 4.财务函数,5.8.6 常用函数,5.8.7 宏,宏是一串命令和操作动作的集合 1.录制宏 例5.33 制作一个名称为“宏1”的宏，该宏能将当前工作表中所有“计算机”文本替换为“电脑”2.执行宏,对象的链接和嵌入(简称OLE)都是把某些对象(如文本、图、表等)从源文档(包含对象的文档)复制到另一文档(称为复合文档，即含有链接对象或嵌入对象的文档 复合文档 源文档“粘贴”（如Word）（如Excel）,5.8.8 对象的链接和嵌入,(1)一般粘贴：对象备份不因源对象改变而改变 操作：“复制”/“剪切”“粘贴”(2)嵌入粘贴：在复合文档中，可以直

27、接启动源文档应用程序（如Excel），来修改”嵌入对象“操作：“复制”“选择性粘贴”“粘贴”(3)链接粘贴：当利用源文档应用程序来修改“源对象”时，复合文档中的”链接对象”也随之更改 操作：“复制“选择性粘贴”“粘贴链接”,三种“粘贴”方式,例5.34 嵌入对象示例,(1)在桌面上左、右边分别打开Word窗口和Excel窗口(2)在Excel窗口中输入成绩表，并按要求输入公式计算总评成绩(3)选定整个成绩表，执行“复制”命令(4)在Word窗口中新建一个空白文档，并把插入点移到文档的左上方(5)执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选中“粘贴”和“Microsoft Excel工作表对象”选项(6)确认后，可将Excel成绩表嵌入到Word文档中(7)把鼠标指针移到Word中的成绩表区域内，双击鼠标，可进入Excel的编辑状态，此时可以在Word中使用Excel工具来处理成绩表,嵌入对象示例,(8)改动第2个学生的笔试成绩98为100,该生的总评成绩也随之改动，这说明已经调用Excel公式进行计算,Excel窗口,Word窗口,改动,嵌入对象,