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1、第2章 制作会议邀请函,2.1 案例分析,在现代商务活动中，商务会议起着越来越重要的作用。越来越多的企业和单位倾向于通过各式商务会议来推动公司之间的商务交流。而商务会议的作用总的来说主要有以下 几点。打造公司品牌，提高公司知名度。推广公司的最新产品。增强公司与客户的关系。提高公司人气，方便公司后续工作。而对于会议参加人员来说，邀请函将是他对此次商务会议的第一印象。因此一封大方美观的邀请函将有助于展示会议和主办者的良好形象，向受邀请者展示会议的水平。与其他常见邀请函一样，会议邀请函应遵循其设计的基本原则。首先，邀请函应该简洁、明确地传递出主要的信息，例如会议主题、时间、地点、议程、主办单位等。其
2、次，邀请函外观设计应美观大方，以便激起受邀请者参加会议的浓厚兴趣。最后，应该给受邀请者提供信息反馈的渠道，以便主办方能根据与会者的需求及时做好准备工作。,2.2 知识点热身,本案例主要用到的知识点有页面设置方法、页眉页脚的应用、样式应用等。这些是文档编辑的基本功，几乎所有的文档都需要进行此类操作，故在正式制作邀请函之前，先要了解这些功能的作用。,2.2.1 页面设置的作用,页面设置的主要作用为，使得打印出来的文档更加适合用户的要求。Word中，单击选项卡中的【页面布局】标签，进入【页面布局】选项卡，如图2.3所示。,2.2.2 样式的特点和作用,样式的实质就是Word中段落或字符的一组格式化命
3、令。通过样式功能，用户可以简化段落或文字的格式编排步骤，极大地节约调整文档格式的时间，并保证了文档格式的一致性。对于长文档来说，保持格式的统一是一项十分耗费精力的工作，稍不留神就会犯错，而通过固定的样式就可以解决这个问题。只要通过对某一特定样式的修改，就可以全部改变文档中所有应用过该样式的所有文本，而且用户还可以使用【替换】功能来替换样式。Word 2007中，单击选项卡中的【开始】按钮，打开【样式】选项卡，如图2.4所示。将光标置于文档中需要修改处，然后单击【样式】功能卡中的任意样式即可将该样式应用于当前段落或所选文字。,2.2.3 页眉、页脚的作用,页眉是位于页面上边距与纸张边缘之间的图形
4、或文字，页脚则是页面下边距与纸张边缘之间的图形或文字。页眉、页脚处既可以插入文本，也可以插入图形对象，一般用来放置页码、日期、标题、作者及美化内容等。图2.5及2.6是本实例的页眉及页脚截图。,2.3 具体操作步骤,对所用知识点有了初步了解后，下面进入邀请函制作阶段。为了使邀请函更加美观，将其设计为彩色版本。在输入具体内容之前，需要先对整个文档结构进行适当设置，以方便后续工作展开。首先进行页面设置部分。,2.3.1 进行页面设置,页面设置主要规定文档页面的整体框架，主要包括纸张大小、页边距等的设置。页面设置可以确定文档的结构框架，是编辑一个美观大方文档的基础。故在编辑正文前做好页面设置的工作可
5、以使后期的工作更加有条理。下面开始设置步骤：,2.3.2 修改样式,为了提高工作效率、避免格式混乱，并方便以后对文档的修改，用户需要提前设计出样式。Word 2007自带部分常用样式，如果这些样式不能满足用户需要，那么就需要自己创建新样式。本实例中主要设计会议介绍和议程所用到的样式。下面开始样式设计工作：,2.3.3 制作页眉和页脚,页眉、页脚的特点是每页都相同，故用户只需设计一次即可。这可以大大提高工作效率，所以用户可以把一些需要重复的内容放入页眉页脚，比如标题、页码位置、装饰图片等。本实例中页眉主要是会议标题，并起到美化整个文档的作用，而页脚主要用来提供会议主办方联系方式等实用信息。下面开
6、始制作页眉和页脚：,2.3.4 利用样式快速编辑会议内容,下面利用前面创建的样式编辑会议主内容。运用样式的优点是格式统一，不易出错，而且可以提高工作效率，且方便日后的修改。这里主要对会议的介绍内容、会议的议程进行编辑，使收信人可以对会议内容和安排有适当了解。下面利用样式对会议内容进行编辑。,2.3.5 编辑邀请信内容,作为一种商务信函，邀请信内容要求正式、简练、切中要点，避免口语用语。前面的工作完成了邀请函宣传页的制作，下面将进入邀请信的制作：,2.3.6 插入表格制作与会人员调查表,作为一封会议邀请函，被邀请者的信息反馈是必须的。这些信息可以帮助主办方适时掌握与会人员的信息，及时做好准备工作
7、。所以调查表需本着实用的原则进行制作。本实例中的会议属于技术研讨型会议，通常会是以公司为单位的与会团体，故调查表应该掌握与会者的姓名、单位、职务、联系方式等必要信息，以便在会议席位、食宿方面做出调整。这样才可以做到工作有条不紊，体现出一个高水平会议的风格。下面开始制作与会人员调查表。,2.3.7 美化文档结构,邀请函的主要内容基本完成。但由于缺少点缀，整体略欠生动，故而需要适当插图以使文档更加美观大方，同时使得各部分之间显得错落有致，不落俗套。下面开始插图步骤：,2.4 案例总结,本案例主要运用了Word 2007中的页面设置、页眉和页脚、样式等功能，制作了常用商务信函之一的会议邀请函。下面就
8、这些功能使用时的注意事项进行进一步说明。,2.4.1 页面设置注意事项,在实际办公应用中Word编辑的文档通常情况下需要通过打印机输出纸质文件。因此使用哪个规格的纸，以及内容如何摆放就成为页面设置的主要任务。通过本实例可以发现，前期一个适当的页面设置是方便后续工作的基础。页面设置的使用一般是以节为单位。而用户进行的页面设置工作，默认情况下是在整篇文档内进行的。这是由于Word默认把整篇文档看做一节。如果用户需要把其中某几页单独进行页面设置，那么需要在这之前插入一个分节符，方法是单击【页面布局】【页面设置】【分隔符】按钮，在如图2.61所示的下拉菜单中选择需要的分节符即可。,2.4.2 页眉、页
9、脚注意事项,页眉、页脚在实际应用中容易产生一个误区，即部分用户认为“页眉距顶端距离”和“页脚距底端距离”等同于页眉内容和页脚内容宽度。实际上这两项分别表示页眉内容距离页上边的长度和页脚距离页底边的长度，通俗的说就是页面上端和页面底端的空白边宽度。如图2.63所示。,2.4.3 样式注意事项,样式的应用可以大大方便用户的编辑工作，相当于把繁琐的重复性操作交给电脑完成。有时用户需要修改某种样式的内容，如果一段一段地改将耗费大量的人力，故用户可以用修改样式的方法来完成。单击【开始】【样式】【样式属性】按钮，打开【样式】工具栏。右击需要修改的样式，弹出如图2.64所示下拉菜单。,2.5 常见问题解答,
10、本章相关内容为文档编辑的基础，但许多长期使用Word的用户却从未使用过这些功能，比如每页都有的标题会在每页输入一次。这样做的缺点是一旦某处修改则可能使整个文档陷入混乱。而使用相关的页眉页脚功能则完全没有这样的顾虑。故而很多用户对这些功能的使用还有或多或少的疑问。下面摘录比较典型的问题予以解答。,2.5.1 如何去除页眉处多余的一条横线,在实际应用中经常会遇到这个问题，当用户删除页眉内容后会残留一条多余的横线，而这条横线无法删除。出现此问题的原因是在Word下建立的文档默认都是基于Normal模板的，键入的文字会自动应用一些特定的样式。比如文本区的文字会自动应用【正文】样式，页眉区的文字会自动应
11、用【页眉】样式。而【页眉】样式默认是带边框的，所以会有无法删除的情况。找到原因问题就好解决了。如果仅仅想去除页眉下的横线，最简单的方法就是改变页眉所用的样式。例如，用户在编辑页眉时可以把页眉所用的样式换成【正文】样式。因为【正文】样式中没有段落边框的格式内容，页眉下自然也就不会出现横线了。除了改变页眉所用样式之外，还可以直接去除样式。单击【开始】【样式】【其他】按钮，在下拉菜单中选择【清除格式】命令即可除去页眉样式，此时横线会消失。可以通过修改【页眉】样式去除横线。方法是双击页眉进入页眉编辑区，单击【开始】【样式】按钮，在下拉菜单中单击【样式检查器】按钮，打开样式检查器。单击【段落格式】【下三角】按钮，在下拉菜单中选择【修改】命令，打开【修改样式】对话框。单击【格式】按钮，选择【边框】命令，打开【边框和底纹】对话框，设置“边框”为“无”即可。,2.5.2 双面打印时的页码设置,日常应用中经常需要打印输出，而页数较多时就会用到双面打印。这时页码的设置就成为一个问题。如果按照常用的设置到右侧就会出现正反面错开的情况，居中又不利于查找。如何可以将页码正反面都在外侧呢？方法是双击页眉，进入页眉编辑区。单击【设计】【选项】【奇偶页不同】复选框，将页眉和页脚按奇偶页分别设置，如图2.65所示。然后按照需要分别设置奇偶页页码的摆放位置即可。,
