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1、业务宣传管理办法(V1.0)二零一二年伍月目录第一章总则4第二章职责管理4第三章宣传物料管理及设计流程7第四章宣传资源投放规划及原则 12第五章宣传资源投放流程13第六章宣传费用管理17第七章宣传工作监控及评估19第八章宣传执行考核管理21第九章宣传管理核心控制点21第一章总则第一条 为加强业务宣传管理，规范业务宣传的组织管理，梳理 业务宣传的各项工作流程，特制定本管理办法。第二条本管理办法对业务宣传工作在组织管理、分工职责、预 算管理、宣传资源规划、宣传资源投放、宣传资源监控、对外合作管 理等方面做出规定，作为业务宣传工作开展的依据。第三条本管理办法将根据业务发展需要、政策或市场变化适时 进
2、行修改，其修改权和解释权属。第二章职责管理第四条本着明确职责、理顺关系、注重效率的原则，营销策划 组、商务拓展组、省内运营组及其它需求项目组应指定专人作为宣传 对接人员，负责项目组之间宣传项目。第五条品牌传播组负责全国大众传播宣传规划、业务制定、宣 传预算、业务宣传指导、整合传播等与宣传和品牌相关的管理职能， 确保宣传工作有效进行，具体职责如下：一、对各类宣传项目，进行统一需求管理，统一审核把控、统一 投放管理、统一费用管理。（一）统一需求管理：对宣传广告设计、传播策略制定、业务宣 传推广活动、媒体资源投放规划、媒体专项合作、各组宣传碰头会等 各类业务宣传需求进行统筹管理及把关，以及对项目审批
3、流程进行把 关。（二）统一审核把控：对各项目的广告设计内容、传播内容及计 划、媒体投放方案等进行审核。审核内容包括：是否符合该阶段整体 传播主线、是否符合品牌调性、是否符合统一 VI规范、对外传播内 容所涉及的业务、资费等是否经客服组、版权组审核确认、媒体选择 是否合理等。（三）统一投放管理：包括常规媒体投放及专项媒体合作的投放 计划、投放内容、投放版本、投放时间、投放媒体选择、投放考核等 的统一管理。（四）统一费用管理：对的广告宣传预算进行统一把控、监督和 管理，包括年度宣传预算编制、按季度或按月预算进度把控、中期预 算调整等。二、负责制定全国统一宣传主线、统一宣传重点、统一宣传模板， 每季
4、度以正式文件形式下发宣传指导意见，对各片区进行督导及支撑 工作。三、负责对所有对外发布的宣传稿件（平面稿、软文、广播稿等） 进行审核后，根据最终确认的每月媒体排期与新闻媒体安排档期及相 关费用结算工作。四、根据需要，负责牵头统一购买全国战略性广告资源。负责对 营销策划组、省内运营组、商务拓展组等提交的所有大众媒体合作方 案及相关媒体需求（媒体包括报纸媒体、广播媒体、电视媒体、杂志 媒体、网络媒体等）进行评估，与相关小组进行沟通确认后，牵头联 系相关媒体进行沟通，确认合作方案后，根据不同的额度执行媒体框 架协议或是提请财务部物供中心安排谈判购买，并牵头合作方案的执 行及相关费用结算工作。五、牵头
5、组织对大众媒体发布的广告内容、广告质量、投放效果 等进行监控、考核及评估。做好大众媒体广告投放的跟踪监控。主要 负责对报纸、广播、电视、网络等大众媒体宣传活动监控，监控广告 发布的日期、版面、时长等，是否漏播误播等情况，以及对媒体负面 报道的监测工作。六、负责合作广告公司的引入、考核、评估、结算。七、负责对各片区业务宣传日常管理工作进行监督指导，各片区 应按照相关传播要求落地执行，并对本片区宣传计划及重大传播方案 提前报备。八、建立过程监测评估及通报考核制度，每月下发通报考核情况， 内容涵盖：上月及片区宣传执行情况;合作广告公司考核情况；宣传预 算、进度、切块费用等情况；全国宣传广告资源投放情
6、况等。第六条其他小组工作职责如下：一、客服组主要负责宣传及宣传表述审核、营销案报备、业务开 通方式审核等。版权组主要负责相关物料的版权审核。二、营销策划组、省内运营组、商务拓展组根据本部门自身项目 推广需要，每月向品牌传播组提交媒体投放需求，配合品牌传播组制 定每月媒体排期、具体投放项目的执行和公文流转。第七条片区经理工作职责如下：一、根据宣传指导意见及规划，向各省公司提供设计的宣传物料、 并结合本地化需求向各省公司建议业务的传播渠道和传播方式，结合 本地需求向品牌传播组提交宣传物料需求。二、对于要求的阶段性重点大传播计划，各片区应充分调动本地 相关宣传资源，按时限按要求积极贯彻落实，确保各片
7、区宣传工作的 统一调性。第三章宣传物料管理及设计流程1=1第八条常用平面广告设计原则：（一）宣传单页广告应由醒目主题+详细内容构成，画面美观但 不复杂，内容精炼，适度配衬主题，并注重加强整合传播宣传。（二）海报/X展架广告相对单页广告应更多以图为主，文字为辅， 凸显大字报风格，主题要突出。X展架应考虑文字位置不可过下，否 则不符合目标受众站立阅读的习惯。（三）条幅广告要充分体现文字的精炼、易懂、能快速引人关注。 还应根据不同位置的大小相应调整文字的长短。（四）设计风格应该符合的品牌调性，具有较丰富的元素和特征， 并贯穿年度主题或季度主题标，配合使用公仔形象。第九条宣传物料设计、审核流程：一、需
8、求方负责人根据具体的需求，向品牌传播组项目经理提交 宣传物料的设计需求。项目经理安排组内相关负责人进行文案写作和 广告公司进行广告设计。1、普通的PUSH语、尾帧语、一线推广口径、软文、广播稿等文 字宣传需求一般需求提前一星期、临时需求提前3天申请，需求人填 写文字需求申请单并请需求方项目经理、品牌传播组项目经理审 批，审批通过后提交品牌传播组项目经理，品牌传播组项目经理安排 组内相关人员撰写并通过信息评审提交需求方。流程如下：2、对于设计类和视频类宣传物料，设计类一般需求提前10-15天， 紧急需求提前5天，视频类一般需求提前30天、临时需求提前20天 申请，需求人填写设计类需求申请单、视频
9、类需求申请单并请 需求方项目经理、品牌传播组项目经理、运营室室经历审批（单项目 总额3000元（含）以下）、总经理或副总经理审批（单项目总额3000 元以上），审批通过后提交品牌传播组项目经理，设计初步定稿后，经 过品牌传播组内部预审并发起信息评审，根据意见修改后或通过后， 品牌传播组打印彩色稿件提交品牌传播组项目经理、需求方项目经理、 运营管理室室经理、部门领导审批签字确认。非紧急的视频类宣传物 料需通过比稿方式在框架协议内确认制作方。流程如下：埴写由请单单项目3000 （舍）以下运营室 多曲；即目3000心戴领导瓠第十条传播物料印制、配送流程为规范印刷项目管理流程，推进印刷品统一管控，省公
10、司范围内 的印制项目根据省公司入围印刷厂各印制项目分工进行安排，对于少 量的喷绘需求（单项目2000元以下），通过向广告公司询价确认接单 公司。对于大批量（单项目2000 （含）元以上）的印刷品配送完成 后续反馈接收单。具体流程如下：办法iai享第十一条1、建立宣区域更有效率和快捷地的目的是为了便于各类传播物料在不同亩更顺签收单.如无SL 斋片区经理彩签咬单2、FTP共享内容包括各类宣传物料设计稿，包括单页、折页、展 架、实体卡等；各类文字传播物料，包括传播文案、PUSH/短信模板、 软文、广播稿等；各类视频广告、宣传片等；具有使用版权的素材库 和标识库等。3、FTP分类使用：FTP素材库分为
11、省内通用、全国通用两个文件 夹，省内通用仅限省内使用，全国通用可全网使用。4、FTP账号管理。帐号管理科室：运营管理室品牌传播组帐号配置对象：省市项目人员、片区经理、其他相关人员账号配置申请流程：如需申请账号，填写宣传物料共享FTP账 号申请单，逐级审批后品牌传播组协调系统室配置账号。5、FTP账号使用权限（1）管理员帐号：上传、下载、修改、删除（2）普通帐号：下载6、FTP的日常管理（1）管理员必须将实时更新的“上传、删除文件”记录文档存放 在显眼位置，并确保所上传文件的完整性和可靠性。（2）管理员需对有使用期限的物料在物料文件夹上标注使用期 限，管理员要定期管理FTP上的文件，删除过时、无
12、效的文件。（3）管理员将新物料上传后需在当天邮件通知省内、片区支撑负 责人，由负责人传达至各地市、省市项目经理下载使用，并每星期更 新一次物料支撑进度表，邮件通报相关负责人。（4）建议各省市在使用时有任何疑虑或在规模使用及印刷前向相 关片区支撑负责人确认。7、FTP使用要求（1）FTP账号保管人员应该确保FTP上的物料资源合理规范地 使用，不泄露给与无关的第三方使用。（2）在宣传物料共享FTP上开展文件传输服务，应当遵守法律、 法规，同时加强自律，接受有关主管部门依法实施的监督检查。（3）FTP用户应当遵守有关法规的规定，不得制作、复制、发布、 传播含有下列内容的信息： 违反宪法所确定的基本原
13、则的。 危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一 的。 损害国家荣誉和利益的。 煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的。 破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的。 散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的。 散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的。 侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的。 含有法律、行政法规禁止的其他内容的。第十二条传播物料设计归档库管理办法1、路径：E盘/共享宣传物料2、台账路径：E盘-共享宣传物料-共享宣传物料登记台账3、归档要求： 建立项目文件夹 物料命名：项目名+物料名+尺寸+格式（如省内包年套餐banner700x100.jpg） 归档内容：
14、jpg或png图、原稿、压缩包4、台帐登记要求： 定稿时间 归档及登记时间（定稿后三天内） 适用范围（全网、省内、内部、某一活动等） 是否放入FTP:统一填否，将是否要放入FTP的需求告诉FTP 管理员并由其更改状态 失效时间：如果是营销案的物料，请表明活动结束时间即失效 时间。第四章宣传资源投放规划及原则第十三条宣传资源的投放应与营销案紧密结合，每个阶段（以 月、季度为单位）的广告资源投放须明确宣传主线，要突出重点，避 免宽泛无效。原则上每个季度的广告投放只体现1个大主题、35个 小主题。投放内容及投放方式应依据不同类别资源载体的自身特点、 所处位置等进行相应调整，从而确保投放效果的最理想化
15、。第十四条宣传资源分体系投放原则一、媒体广告投放原则：（一）选择的报纸和杂志应当尽量贴近目标受众。在报纸和杂志 上投放的硬性广告应注重版面内容的直观易懂，应根据版面的大小调 整相应文字结构，文字尽量简洁，画面风格尽量清晰。同时还应注意 投放位置是否醒目、恰当，避免与周边内容混为一体，影响广告效果。 软文形式来投放的广告，需要、了解客户心理，增加阅读的趣味性。（二）在电视上投放的广告应注重视觉与声音效果搭配是否恰当， 画面要生动，语言要精炼，卖点要突出。（三）在广播电台投放的广告应特别注重传播内容的口语化，要 简单易懂，听起来无歧义。（四）在网络媒体上投放的广告应注重内容标题的短小精悍，能 瞬间
16、抓住人眼球，吸引目标受众点击观看详情。（五）以PUSH和彩信尾帧投放的广告应注意内容的精简和吸引力，多尝试使用反问句，激发目标受众的兴趣，吸引目标受众回访。（六）在官方微博上发布的广告信息，要注意图文结合，以互动 性、趣味性、直观性为指导原则，做好与粉丝群的沟通。第十五条年度/季度/月度宣传规划制定：一、年度宣传规划制定：品牌传播组根据战略规划和业务发展方 向，负责拟订下一年度的传播策略，经领导及相关部门讨论明确后， 发文下发执行。二、季度性宣传规划制定（一）运营室各小组根据年度宣传规划安排，综合考虑本部门下 一阶段业务发展重点，拟订下一阶段（下季度）宣传重点和投放需求， 经本小组项目经理确认
17、后，于季度末前提交品牌传播组；由品牌传播 组汇总本小组及各小组的宣传重点，发文下发执行。（二）要求：阶段性宣传重点即阶段性宣传主线及对外宣传内容， 包括网络、报纸、电视、广播、报刊杂志等大众媒体投放指导意见， 及PUSH、尾帧等自有资源宣传等。每一阶段需目标明确，重点突出， 主次分明，所有宣传内容围绕同一主题展开，为同一宣传主题服务。三、月度性宣传规划制定每月月底，品牌传播组根据传播指导意见及本地规划安排，拟定 下月宣传重点和投放需求，品牌传播组牵头召开宣传碰头会，确定全 国宣传资源投放规划。第五章宣传资源投放流程第十六条 各相关负责人职责一、需求发起人：负责给出明确的需求描述，包括需求截止时
18、间、 文字内容规划，设计要求等。二、和品牌传播组项目接口人员：负责文字内容的规划、广告公 司对接和需求描述、跟进设计进度确保按时反馈至需求发起人、负责 审核设计的美观性等。二、客服小组：负责审核版面表述是否通俗易懂、是否完整，相 关资费、注意事项等细节是否标注明确、是否会引起客户投诉等。三、宣传管理人员：负责审核版面VI规范，设计排版、审核是 否符合大众观看需求，二次审核其数量及费用的把控。四、版权小组：负责版权方面的法律把关。第十七条传播渠道发布流程传播渠道泛指PUSH、尾帧、网络、报纸、网络、广播、电视、 软文、实体渠道等。一、需求发起每月7日前，营销策划组、省内运营组、商务拓展组根据指导
19、意 见向品牌传播组提交次月媒体投放需求（需注明传播活动内容、活动 时间、目标客户群、传播目的等内容，且对广告资源的使用提出建议， 如种类、数量（频次）、面积大小、时长等。）二、需求确认并制定排期（一）PUSH需求确认及排期（二）彩信尾帧需求确认及排期提前一尾桂眄目经理、客服、运莒室经理内部评审信息评宙尾侦需淑嘲申请割直写尾瞄理、需求方项目朝 需朽传取目经 理.运莒室经理谷垠亩批彩信组审核下爰（三）官方微博需求确认及排期（三）其他媒体需求确认及排期每月10日前，品牌传播组负责对各部门下月需求进行汇总整理， 按照各项目需求、目标客户群特征、媒体资源情况，进行媒体选择， 并根据每月传播重点以及省公司
20、、集团总部相关投放要求拟定媒体排 期初稿。汇总修改后提交运营管理室经理及部门领导确认后，将每月 媒体排期最终稿提交投放执行单位。导审批后，将定稿版面交由相关执行单位统一投放。（二）项目负责人提交的定稿版面名称格式统一为“+投放日期- 媒体-内容简称”，以便查阅，避免差错。四、需求变更：（一）对于临时需要变更宣传需求的，业务部门根据缓急情况至 少在计划实施前5天需及时反馈给品牌传播组人员，由品牌传播组联 系执行单位对媒体排期进行重新安排及调整。（二）对于投放时间、版式、版位不变动只在替换投放内容的情 况需提前3天。（三）品牌传播组将在接到调整需求当天，向品牌传播组项目经 理反馈，确认后通知执行单
21、位进行相关改动。第六章宣传费用管理U*第十八条业务宣传及广告费预算由品牌传播组集中管理。年度 宣传预算制定：由品牌传播组负责制定下一年度的宣传预算计划，经 领导确认后，提交综合室。各单位业务宣传及广告展览费使用范围品牌传播组印刷费、设计物料制作费、户外广告发布费、媒体 发布费用（电视、电台、报纸、网络）、活动项目 费、其它零星广告第十九条项目费用的审批所有涉及项目结算的物料设计、制作需求或者礼品申请均 需有项目经理和运营室领导签字，金额大于或等于二千元的项目 需由领导签字通过，跨科室的需求需由该科室的室经理签字审 批，以把控费用的使用方向。审批流程如下：费用结算需求方报 电子详细台账1r经办人
22、初次签字确认需走厦门公司账 目第二十条 项目费用下单把控如项目需求在合同框架内的，可适当选择合作较好的承办 商，或者根据项目情况而定，保证项目费用与框架协议一致； 不在合同框架内，均需由厦门公司市场部进行公平公正地正式 询价，可根据“质量合格、价格最低，交期符合”的原则选择 承办商，以节省不必要的成本。每一单项目的下单在经过领导审批之后，必须由传播组内 人员下单，且下单人员需在与需求人以及选定的承办商核对项 目和价格后填写下单表，再通过邮件下单，抄送给项目经理和费用管理人员。第二十一条项目费用上会当月产生的费用需在次月10日前进行更新整理费用使用 情况，并需整理成一份X月份项目结算ppt材料进
23、行上会， 便于掌握每个月的费用情况。第二十二条费用结算环节把控1、当月产生的费用，承办商最迟需在次月的3日前报各 项目费用详细台账。由各经办人初次对账确认2、在8日前将纸质台账寄送至。3、费用项目管理人员需在15日前整理好纸质台账并找相 关经办人、项目经理、运营室经理、领导签字，交由厦门市场 综合部盖章。4、每月16日前将需报账的材料交给财务。第七章宣传工作监控及评估III第二十二条 宣传工作监测效果评估小组由宣传人员、财务部招 投标及集中采购组人员、党群监察部审计人员共同组成，可根据具体 情况适当调整成员。第二十三条 过程监测、效果评估内容一、过程监测（一）品牌传播组执行监测宣传人员是否按宣
24、传要求执行工作，上报数据是否按严格要求、 资源数据是否做好更新、执行是否出现延迟、投放版面是否出现过期、 广告资源使用是否合理、广告资源是否未管理、未使用、宣传发布是 否有经审批流程、立项/签报/合同签订是否规范、付款是否及时等。（二）广告公司/宣传入围合作伙伴执行及维护监测广告公司是否按照合同约定，按照我公司要求及时完成设计制作， 投放是否出现延迟、未投放或投放其他公司广告、未尽维护义务的行 为；媒体是否按要求保质保量进行广告投放，是否有漏播、少播、误 播等不良行为；广宣传入围合作伙伴在执行物料制作、大型营销活动 时，是否严格按我公司要求落地执行。二、效果评估对超过10万/年以上的重点项目或
25、重大活动做总结、评价，结合 对合作方执行情况的考核，形成专项评估。第二十四条过程监测流程及管理市场、财务、综合、审计负责联合开展宣传广告定期监控检查， 同步引入第三方公司对相关项目进行监控、评估，确保实际可操作性。 过程监测每月实施一次以上，纳入通报考核制度。满分100分，广告 公司每出现一次违规行为，根据违规程度进行扣分，每月对分数进行 加总一次，得出月份得分、季度得分、年度得分。每月将在通报考核 情况中作出具体奖罚措施。第二十五条 宣传入围合作伙伴的引入须遵循项目沟通、招标、 商务谈判、项目签报、合同会签等流程，原则上两年引入一次。财务 部招投标及集中采购供应组牵头负责该项目，品牌传播组协
26、办该项目。 对于宣传入围合作伙伴，一年中若出现两次评分不合格，则立即终止 合作关系。除此之外，评分还将做为合同履行、费用结算、后续合作 引入的重要依据。第八章宣传执行考核管理第二十六条为进一步规范宣传工作流程及顺利有效执行，加强各 项负责人责任感，现对宣传考核做明确：每月执行通报考核制度。每 出现一次违规行为，根据违规程度进行扣分，每月对分数进行加总一 次，得出月份扣分、季度扣分、年度扣分。每月将在通报考核情况中 作出具体奖罚措施。第九章宣传管理核心控制点第二十七条 对于没有完整需求单的项目，不安排广告公司提案 及后续执行。一经发现，公司通报并相应扣减广告公司、印刷厂评分。第二十八条 项目负责人对宣传版面内容正确性审核负主要责任。若出现文字、业务内容、开通短号等内容出错情况，在内部进行 通报批评。第二十九条宣传人员对费用结算审核负主要责任，要及时、准 确，需在每月15日前完成上月报账，避免影响结算周期。第三十条宣传资源投放及使用应特别重视做好后期管理、维护、 及数据规整，避免重建设轻维护。第三十一条 如出现异常的项目，必须要相关需求室经理出面沟 通协调，对项目的走向提出明确意见，报运营管理室相关领导同意后， 安排后续流程。
