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1、机读目录著录标准及档案管理软件应用,http:/,简介,掌握：档案机读目录的著录格式要求（哈档发200445号）档案管理软件的一般性操作（以为例泰坦超越2000）纸质档案数字化的要求及操作（哈档发200751号）,http:/,培训大纲,第一部分：档案机读目录的著录格式要求（哈档发200445号）规范文书档案机读目录格式第二部分：档案管理软件的一般性操作（以泰坦超越2000为例介绍档案管理软件的相关功能及操作）第三部分：纸质档案数字化的要求及操作（哈档发200751号）介绍纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图像处理及存储方法,http:/,第一部分：目标,通过学习能够：掌握案
2、卷级、文件级、归档文件管理必录项目、选录项目掌握录入项目的定义及著录标准,http:/,第一部分：内容,必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必须录入的项目 选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录录入项目必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆代码 选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在柜号、利用形式等项目。,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录必录项目著录要求全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全
3、宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录必录项目著录要求目录号：是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录必录项目著录要求案卷号：是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录必录项目著录要求案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。,http:/,第一部分：内容,案卷级机读目录必录项目著录要求起止年月：是指案
4、卷内最早和最迟的文件时间著录要求：在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD-YYYY.MM.DD如2004.05.15-2005.01.05更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD如20040515-20050105,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录录入项目案卷级机读目录必录项目著录要求必录项目：文件题名、责任者、时间、页号、全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、档案馆代码选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、利用形式、摘要、所在柜（架）号等,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录必录项目著录要求：文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责任
5、者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成。,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录必录项目著录要求：责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录必录项目著录要求：时间：文件的形成时间。著录要求：在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。更改为：YYYYMMDD,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录必录项目著录要求：页号：是指案卷内该件文件首页的编号。,http:/,第一部分：内容,文件级机读目录必录项目著录要求：全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆代码要求同案卷级机读目录著录要求,http:/
6、,第一部分：内容,归档文件机读目录录入项目必录项目：文件题名、责任者、时间、页数、全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期限选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形态、利用形式、档案馆代码、摘要、所在柜（架）号等,http:/,第一部分：内容,归档文件机读目录必录项目著录要求：页数：每一份归档文件内的实有页数。,http:/,第一部分：内容,归档文件机读目录必录项目著录要求：年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年度为YYYY,http:/,第一部分：内容,归档文件机读目录必录项目著录要求：机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称,http
7、:/,第一部分：内容,归档文件机读目录必录项目著录要求：件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量达到100以上的，件号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐,http:/,第一部分：内容,文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限等项目要求与文件级档案目录著录要求相同,http:/,第一部分：内容,注意事项：著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文标点文件字号的方括号“”使用英文标点著录过程中0的问题：汉字输入用“”但不能是字母“O”如果需要在著录界面添加项目，应该留有相关文档进行记录,http:/,第二部分：目标,通过学习能够：掌握档案管理软件的著录，修改
8、，删除，检索，统计，打印等操作掌握数据备份，移交等操作,http:/,第二部分：内容,档案管理软件的数据管理操作著录修改删除,http:/,第二部分：内容,档案管理软件的数据利用操作检索统计打印,http:/,第二部分：内容,档案管理软件的数据备份操作软件本身的两种备份方式：数据备份数据移交其它手段：数据库备份,http:/,第三部分：目标,通过学习能够掌握：纸质档案数字化相关参数定义扫描仪的基本调整根据对象不同情况如何选择扫描参数扫描图像的处理扫描图像的合并及存储最终文件的上传挂接,http:/,第三部分：内容,纸质档案数字化相关参数定义黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白
9、两种状态的文字稿、线条图等。连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。,http:/,第三部分：内容,纸质档案数字化相关参数定义图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图象以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示,http:/,第三部分：内容,扫描仪的基本调整扫描仪的“锁”扫描过程中对对比度等参数的调整扫描仪驱动过程中的问题,http:/,第三部分：内容,根据
10、对象不同情况如何选择扫描参数页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。（建议）,http:/,第三部分：内容,根据对象不同情况如何选择扫描参数扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
11、,http:/,第三部分：内容,扫描图像的处理图像命名：以档案实体中的档号命名，如全宗号-目录号-案卷号-文件顺序号-页号，位数符合机读目录实际位数。纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内三分之一个文字）,http:/,第三部分：内容,扫描图像的处理去污：档案数字化图像的去污遵循不影响可读度的前提下展现原貌的原则，去除数字图像中影响可读度的杂质，包括局部去污，如去除黑点、黑线、黑框；整体去污，去除页面上的污渍拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接,http:/,第三部分：内容,扫描图像的处理裁边处理：采用彩色模式扫描的
12、图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。,http:/,第三部分：内容,扫描图像的合并及存储合并：使用工具把扫描的多个单页图像文件合并成一个多页图像文件,http:/,第三部分：内容,存储格式采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，存储为多页PDF，或多页TIFF(G4)格式，如果一份纸制文件数字化后分别存在TIFF格式和JPEG格式的图像文件，用PDF格式进行合并，并保持其中的图像页原有压缩算法不变。,http:/,第三部分：内容,最终文件的上传挂接每一份纸质档案文件存储为一个图像文件，将图像文件存储到相应文件夹，要核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等,http:/,第三部分：内容,最终文件的上传挂接通过档案管理软件按照档号进行逐一挂接,http:/,自由提问,本次学习或工作中的问题收集讨论解决,http:/,
