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1、供应链中心采购管理实施细则第一章总则第一条为了规范采购行为，降低采购成本，防范采购风险，提 升采购质量，根据公司采购管理制度规定，结合公司的实际情况，制 订本采购管理细则。第二条 本细则适用于XXX公司及其分支机构，下简称XXX公司。第三条本实施细则所称采购，是指办公物资、销售商品、专项 物资的采购行为。第二章机构和职责第三条各公司/中心负责人负责审核各公司/中心月度物资申领 计划。第四条 人资行政中心负责收集、总体规划月度物资采购计划， 总裁办负责审批专项采购计划。第五条采购部门负责物资询价和实施采购。第三章采购方式第六条公司各类办公物资、销售商品、专项物资及服务的采购 方式包括：（一）招标
2、：指以招标公告或投标邀请书的方式邀请1-3家及以 上供应商参与投标竞争，按照综合评估法、经评审的最低投标价 法等法律法规允许的评标方法评审确定成交供应商及价格等中标 结果。具体根据中华人民共和国招标投标法、中华人民共 和国招标投标法实施条例等规定实施。（二）比选：指以比选公告或比选邀请书的方式邀请3家及以上 供应商参与比选竞争，按照综合评估法评审确定成交供应商及价 格等中选结果。（三）意向来源采购（也称为定向谈判）：指邀请1-2家事先确 定的供应商参与采购谈判，按照满足采购需求、价格合理优惠的 原则确定成交价格等谈判结果。（四）询价：指以询价公告或询价邀请书的方式邀请1-3家及以 上供应商参与
3、一次性价格竞争，在满足采购文件实质性要求的基 础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等询价结 果。（五）竞争性谈判：指以谈判公告或谈判邀请书的方式邀请1-3 家及以上供应商参与多轮谈判，在满足采购文件实质性要求的基 础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等谈判结 果。（六）电商采购：指根据公司统一引荐的电商合作资源，如：京 东、天猫或淘宝、拼多多等，在指定的电商平台，按照本单位内 控管理规定及当期平台公示价格，直接确定供应商并下单收货。（七）线下采购：指根据公司统一引荐的线下合作资源，在指定的线下门店，按照本单位内控管理规定及当期公示价格，直接确 定供应商并下单当场提货。（
4、八）符合国家规定的其他采购方式。第四章采购流程第七条办公用品、办公耗材、劳动防护用品等，各公司中心拟 制月度物资（材料）领用计划表，报各公卧中心负责人审核后， 在每月25日前交人资行政中心。第八条 人资行政中心负责物资管理的人员需在2个工作日内对 各部门上传的物资（材料）领用计划表中所写信息进行认真核实 是否有库存，并注明核实结果，据此编制公司月度物资采购计划表， 经人资行政中心负责人批准后，交由采购部门采购，原则上办公物资 在批准后5个工作日内完成采购。第九条茶叶、酒、有机食品等用于销售产品则按以下方式实施：合同（或货到付款）采购：（一）采购部门制定招标书选择供应商组织相关部门及 供应商召开
5、招标会一一确定中标供应商（1-3家）一一签订合同一一 实施采购一一根据合同验收一一办理入库手续（不合格拒绝接收或退 货）一一根据合同办理支付手续。（二）采购部门制定采购合同一一选择供应商一一供应商报价一 一确定供应商（1-2家）一一签订合同（或报公司采购部审批）一一 实施采购（依据采购申请单）一一根据合同验收一一办理入库手 续（不合格拒绝接收或退货）一一根据合同办理支付手续。款到发货采购：（一）采购部门制定招标书选择供应商组织相关部门及 供应商召开招标会一一确定中标供应商（1-3家）一一签订合同一一 实施采购（依据采购申请单）一一根据合同办理预付款手续一一根据 合同验收一一办理入库手续（不合格
6、拒绝接收或退货）一一根据合同 办理尾款支付手续（或退款手续）。（二）制定采购合同一一选择供应商一一供应商报价一一确定供 应商（1-2家）一一签订合同一一实施采购（依据采购申请单）一一 根据合同办理预付款手续根据合同验收办理入库手续（不合 格拒绝接收或退货）一一根据合同办理尾款支付手续（或退款手续）。现金采购：（一）依据采购申请及审批单一一制定采购合同一一供应商报价 选择供应商一一签订合同一一现场验货（或送货上门验货）一一 支付现金一一办理入库手续一一办理报销手续。（二）依据采购申请及审批单供应商对比选择供应商一 一现场验货（或送货上门验货）一一支付现金一一办理入库手续一一 办理报销手续。第十条
7、遇特殊情况需采购计划外或其他类别物资，参照以下流 程执行：（一）办公用品：计划外单次采购金额1000元内（含）经申请 公司/中心负责人审核、人资行政中心负责人审批后采购，1000元以 上须总裁审批后采购，且在下月采购计划中注明。（二）办公耗材：计划外采购或遇办公设备正常磨损需更换配件 的，金额1000元内（含）经申请公司/中心负责人审核、人资行政中 心负责人审批后采购，1000元以上须总裁审批后采购，且在下月采 购计划中注明。（三）饮用水、酒水：包括桶装水、瓶装水及接待用餐所需酒类 及饮料。桶装水直接购买水票；瓶装水，由人资行政中心在需采购的 当月度物资采购计划表中体现；酒水的采购需有专项计划
8、或报告， 按规定流程进行审批后实施采购（或由资产管理中心统一采购）。饮 用水、酒水的采购和使用须遵循实事求是、合理控制及节约的原则。（四）节日礼品：围绕节日时间进行计划，以专项计划或报告， 按规定流程进行审批后实施采购。（五）物资采购计划表外的大宗物资，由需求公司/中心填 写专项采购计划及询价表，并说明用途，注明所需物资的规格、 型号、材质（或指定品名品牌）、最迟到位时间，交由资产管理中心 统一采购。第五章采购管理第十一条供方选择（一）供方选择准则1、样品评价：通过评价供方提供的样品，评价供方的能力。2、经验评价：收集他人使用情况相关信息，参考相关部门使用 供方产品后的意见评价。3、资信能力评
9、价：从供方的诚信、沟通能力和办事效率等评价 供方。4、价格水平评价：通过与供方的同行进行价格对比评价。第十二条采购全程控制（一）采购实施前的管控1、全体采购成员必须严格按已经完成审批的物资采购计划表 采购，凡不符合本管理办法（试行）的申请单，一律不得采购。2、凡符合招标流程的物资，必须履行公开招标或竞争性议价招 标。其他物资采购，要履行“货比三家”的议价程序。备注：由技术研发部或其他使用部门指定的产品或供应商除外。3、凡要签定采购合同的，要严格履行合同审批流程执行。4、各采购人员要加强采购专业知识学习，针对所要采购的每项 物品要确保做到对规格、型号、质量、用途等情况掌握清楚，针对不 确定的物品
10、要充分与申购部门沟通，直至清楚。针对不经常性采购的 物品可通过联合使用部门共同采购、拿样品对照采购等方式，确保所 采购的物品符合使用要求。5、加大新供应商的开发力度，同时与技术研发部等部门相结合， 寻求廉价的替代品，以此来降低成本，提高生产效益。6、大宗的物资在已经有固定客户的基础上，必须有一个以上的 储备客户，以此来降低采购风险，这样也是为采购过程中与厂家商榷 价格的一个砝码。7、定期对合约供应商及相关市场行情进行走访调查。特别是对 原辅料、包材等大宗物资供应商要保证一年最低二次走访频率，主要 对其经营现状、生产过程的质量保证体系、信誉、售后等综合考评， 考评不合格的，要暂停合同或解除合同，
11、转由备选供应商供货。8、针对原辅料等大宗物资的市场行情，要保证每周至少一次的 市场调查，以确保在最合适时机订货；其他所有的物资采购，必须在 采购前对市场行情进行调查，对比质量、价格、供货方式等情况后， 择优合作。（二）采购实施过程管控1、符合招标流程的物资，履行公开招标或竞争性议价招标采购。2、符合采购合同管理的物资，履行采购合同管理审批后实施。3、针对现金采购、一次性采购等无合约的采购情况，必须问询 三家以上供应商报价（也可互联网比价、电话咨询等方式），在权衡 质量、价格、交货时间、售后服务、税票、资信等因素的基础上进行 综合评估，并与筛选后的供应商进一步议定最终价格后，实施采购。4、各物资
12、申购部门应该了解所需物资价格，便于掌握生产经营 成本及费用，每月至少一次与采购部进行联合采购，也便于寻找替代 物品来降低本部门生产经营成本或费用。5、在采购过程中凡遇到质量、型号、数量、价格、供货时间等 与采购申购单不一致情况时，要及时与申购部门人员沟通，共同确定 相关采购事项，采购人员不得擅自作主，自行采购。6、公司采购部人员要及时进行信息互通，对比物资质量、价格、 供应商等信息，择优合作，共享资源。7、发生未按采购程序和制度开展工作的、超量采购、超质采购、 舍近求远等现象，对工作责任心差，甚至渎职的采购人员进行处罚， 包括调离岗位及辞退。（三）采购实施后管控制度1、所有采购物资必须经品控部
13、或使用部门验收后方可办理入库 手续。采购物资入库后，必须在当天内办理手续，若因采购人员原因导致入库手续未按规定时间办理，由公司进行处罚。2、采购入库后就及时报销，报销的凭据及规定如下：（1）先款后货：资金支付审批单、采购申请单、采购合同；货 到后必须补上验收单或入仓单、发票。（2）货到后，资金支付审批单、采购申请单、采购合同、发票、 验收单或入库单。（3）账期款：资金支付审批单、采购合同、发票、验收单或入 库。（4）现金采购：资金支付审批单、采购申请单、采购合同、发 票入库单。（5）所有报销凭证，所规定填写内容及签字必须真实齐全，否 则不预报账。（6）所有报销凭证，一律不得涂改，否则不予报账。
14、3、有合约的采购活动，相关部门要严格按照合同条款规定审批 和支付资金。4、拥有备用金的采购员，要及时填写备用金使用登记表，及时 报账，做到日清日结，财务有权随时抽查其备用金。5、全体采购人员要严格将采购进度、采购价格、供应商信息（地址、电话、联系人等）等信息进行公开，有利于工作对接，也便于接 受各部门监督，增加采购透明度。做到全部采购物资，全部公开透明。第六章验收、入库、建账第十三条验收：物资到货后，采购人员须对照发票及相关计划 或报告逐一核查产品数量、型号、名称及价格，对物资进行外观验证， 核查物资是否为合格产品；如物资为固定供应商配送，且以月结、季 结等方式开据发票的，采购人员可参照其提供
15、的送货单进行验收。第十四条 入库:验收不合格的，不得办理入库手续；经验收合格 的，由仓管员完整填写入库单，完善入库手续（库存管理按存货管理 制度执行）。第十五条建账：对于验收合格并完善入库手续的物资须按照不 同的类别建立物资台账。第七章 其它注意事项第十六条 已采购的计划外物资，须在下月采购计划中注明（以 专项报告形式报总裁审批的，不再注明）。第十七条 在办理物资入库手续时，仓管员需在“存根联”右上 方及时备注“计划”或“补计划”或“专项报告”。第十八条 对于账务直接进入费用的采购如水果、鲜花、汽油、 饮用水、企划上墙海报、广告宣传品（奖牌、书刊、证书等实物类除外）等可不入库。第十九条 印刷品
16、的采购，申请部门须将电子版及分管领导审批 签字后的纸质样本提交至对接部门后方可印刷；验收时须严格参照经 审批的样本进行。第八章监督管理和问责奖惩第二十条积极推进采购信息公开化，广泛接受各方监督，营造 廉洁采购环境，实现阳光采购；严格落实反腐倡廉相关要求，加强采 购廉政建设，强化监督与问责，实现廉洁采购。第二十一条各单位及个人应当严格遵守采购招标、廉洁自律相 关法律法规。任何单位及个人不得违规从事可能影响采购公正性的活 动；不得利用职权，违规为本人及亲属经商办企业提供便利、谋取利 益；不得以任何方式非法干涉采购活动。第二十二条参与采购活动的相关人员应当严格遵守采购工作纪 律：（一）公平公正开展采
17、购工作，坚持原则，秉公办事；（二）严谨细致组织采购实施，认真踏实，一丝不苟；（三）时刻牢记廉洁从业，自觉警醒，坚守底线。第二十三条采购活动的相关人员应当严格执行以下禁令：（一）严禁私下提供业务咨询；（二）严禁泄露应该保密的采购信息；（三）严禁探听、传播与本人工作无关的消息；（四）严禁内外串通牟取不正当利益；（五）严禁收受礼品、礼金、有价证券等各种馈赠；（六）严禁接受宴请、旅游、健身等高消费娱乐活动；（七）严禁报销应由个人支付的费用；（八）严禁向供应商或相关利益人提出与工作无关的诉求；（九）严禁违反国家相关法律法规、部门规章的其他禁令。第二十四条任何单位及个人违反前款禁令之一或其他采购招标、廉洁
18、自律有关规定，触碰采购纪律和禁令红线的，由企业组织人 事、纪检监察等部门按照相关规定进行处理，构成犯罪的，移交司法 机关处理。第二十五条采购方式和采购流程的违规问责（一）依据招标项目无合法理由未公开招标的，对采购实施部门 经办人、负责人及相关领导进行通报批评、扣绩效工资等处罚，并对 该单位年度考核的内部控制项进行扣分等处罚。（二）对无需公开招标、但应公开比选未公开比选的，并且无正 当理由或未按内控流程进行审批的，对采购实施部门经办人、负责人 及相关领导进行通报批评、扣绩效工资等处罚。（三）各项目的采购方案、采购结果未按内控流程进行审批、未 经采购总裁办会签的，视情节严重程度，对采购实施部门经办
19、人、负 责人及相关领导进行通报批评等处罚。（四）因采购归口管理部门未严格履行归口管理职能，导致采购 流程不规范、采购方案违反法律法规或公司相关制度规定的，视情节 严重程度，对采购归口管理人员和部门负责人进行通报批评、扣绩效 工资等处罚。第二十六条供应商存在行贿、弄虚作假、串通投标、低价中标 后选择性供货等违法违规及严重违约行为的，按照国家法律法规、集 团公司供应商管理及相关合同条款进行处理。（一）采购实施过程中，供应商第一次应向公司相关员工支付相 当于不正当利益所涉金额的十倍或双方签订的合同约定的总金额（未 约定的，按双方已交易的总金额计算）的20%（低于20万人民币的， 以20万计算）作为惩
20、罚性违约金，XXX有权在应支付给供应商的款 项中直接扣除。（二）供应商在一年内违反二次的，XXX公司有权单方面解除双 方签订的合同，供应商应向XXX公司支付相当于不正当利益所涉金额 的二十倍或双方签订的合同约定的总金额（未约定的，按双方已交易 的总金额计算）的50% （低于50万人民币的，以50万计算）作为惩 罚性违约金，XXX公司有权在应支付给供货商的款项中直接扣除。（三）为杜绝不正当行为，鼓励举报，如供应商人员举报方上 述不正当行为，XXX公司查实后将给予供应商人员相当于不正当利益 所涉金额的十倍的奖励。供应商有违约行为，需要按照本协议的约定 承担违约责任，此种情形下，如供应商能充分认识并
21、积极纠正自身的 违约行为，配合XXX公司调查、取证工作，积极退赔XXX公司损失 或者供应商向XXX公司提供了 XXX公司尚不知情的XXX公司人员其他 违背公正廉洁的违法违规事实（无论XXX公司人员的这种违法违规事 实是和供应商之间还是和其他供应商之间），经XXX公司查证属实， XXX公司将酌情对供应商的违约责任予以适当减免。第九章附则第二十七条本管理细则（试行）解释权归总裁办供应链中心第二十八条本管理细则（试行）经总裁签署后实施。附件一X年X月物资（材料）领用计划表领用部门：人资行政中心E序号类别名称/规格申购原因材质颜色123制表人：部门负责人:物资管理员：,15附件二X年X月物资采购计划表（计划）准：心:X年X月物资采购计划表（专项）准：心:附件三X年X月份采购申请单（计划）总裁办：财务分管审核:,17X年X月份采购申请单（专项）总裁办：财务分管审核:;18,19,20,21
