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1、个人与团队管理,张保全,第二单元 时间管理,提高效率时间规划克服障碍,1.提高效率,活动跟踪表活动时间有效/无效侧重点优先级别,工作方式,Michael 和 James 风风火火 和 慢条斯理时间利用效率1.时间观念差的人2.压力才有动力的人3.拖拖拉拉的人4.虎头蛇尾的人 5.缺乏灵活的人6.过于忙碌的人,寻求平衡,思考与行动的平衡双子星座思考和行动之间保持完美的平衡，既不强调也不忽略，保持恰如其分的平衡效率和效果的平衡效率 正确准确的做事效果 工作是否完成 方法是否奏效,非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就
2、有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。,工作和工作维持能力之间的平衡马儿跑 马儿也要吃草压力不足和压力过度之间的平衡压力不足：散漫 不上进 压力过度：误解 忧虑 信仰态度差异 冲突,案例二,三枚硬币财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？通常
3、人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。,如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。,如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有
4、任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。,点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间。,工作和生活之间的平衡,1.不要过多预订。2.分清主次。3.定制计划 4.利用选择权 5.管理时间 6.学会说不 7.合理组织,8.利用技术 9.但是不要过分依赖 10.慢下来 11.不要拘泥小事 12.不要总是追求完美 13.获得足够的睡眠 14.依靠你的支持15.获得专业的帮助,任务 团队 个人之间的平衡,完成任务建设团队发展个人活动跟踪表 工作的侧重点无效工作的分析,2.时间规划,1.制定计划再好的头也比不
5、过烂笔头2.检查目标3.时间管理矩阵B重要不紧迫 A重要而紧迫D不重要也不紧迫 C不重要但是紧迫,A类工作：又重要又紧急的事情假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。,B类工作和C类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期
6、处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。,B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。,如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工
7、作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。,热气球的难题,一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球还是太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。,在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，
8、统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就可以达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。,箩筐任务测试,美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：一个箩筐中有10件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行挑
9、选，并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作还没有做完，测试的时间就到了。,箩筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是，这6件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。,假设你午饭后回到办公室，你计划着下午的日程。你有两项工作要做：第一项是处理一大堆琐碎又重要的
10、事：口述信件、查看日常事务备忘并处理它们，给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题，这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握，因为它刚好属于你特长的领域。你有两个助手，他们都能做好第二项工作，原则上你可以让他们中的任何一个去完成，而琐事只能你自己处理，并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。请从下列选项做出自己的选择，并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权威。选择先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。选择先处理那堆琐事，让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。C，把那堆琐事划按照
11、是否要自己亲自处理划分出来，自己集中精力处理率需要自己处理的琐事，另一部分有自己的一个助手处理；另一个助手来解决那个重要的富有挑战性的技术问题。,1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李9、你要在周五交计划书前把它复印一份10、明天下午2：004：00你有一个
12、会议11、你欠某人200元钱，他明天也要参加那个会议12、你明天早上从9：0011：00要听一场讲座,13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时17、你身上只有5元钱，需要取钱18、大家明晚聚餐19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛
13、光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下周二你要参加一个业务考试,讨论题：对上述事件你如何分类？请为你未来一周的工作做一个计划表,案例,这个案例实际上是一个时间管理和利益的博弈过程。我们分别来分析一下这三种选择的优劣。如果选择A，可以得到的好处就是：处理了有挑战性的、重要的有挑战性的技术问题，可以在属下面前显示自己的才能，增加权威感；在后来的升职过程中，这也是一笔笔较大的功劳，可以说服上级让自己升职；可以减少属下的成长机会，降低属下对自己的威胁。可能带来的坏处就是：处理事务效率非常低，让自己生活在疲惫之中，自己永远都是救火队员，如果增加一点任务就力不从心；属下得不到锻炼的机会，优秀的会离开团队，不
14、优秀的会混日子；自己没有了学习提升的时间和精力，无法在专业技能和人脉关系上获得提高。这种领导属于那种不很自信的领导。毫无时间管理可言。,如果选B，可以得到的好处：在较短的时间内把各种事务处理清晰，是自己的工作变得相对轻松；给属下成长的机会，让属下认为自己是个好领导，并且当自己升职的时候有人接替自己此时的岗位；让自己有一定的时间交际和用于自我提升；能够使自己成为上级的左膀右臂。可能的坏处：属下能力成长，并且有了功绩，可能对自己产生威胁。这种领导我的能力等于我部下的能力再加上我对他们的领导力，所以领导者类型的人不会去做那些他下级能胜任的工作，使自己有足够的时间解决自己的事情。有一定的时间管理。如果
15、选C，可以得到的好处：使自己长期处于一种清闲状态，办事效率极高，有大量的空闲时间用于交际和自我提升；属下成长很快，而且会比较拥护你的领导。可能的坏处：上级会认为你什么事情都没做，可有可无，白拿钱；你的能力可能得到上级的忌惮，在各个方面对你进行打压，免得你取代他的位置。高效的时间管理。当你在一个成熟的企业，企业有了官僚作风，人有些浮于事的企业，请你选择A，至少你可以在这个企业安稳的渡过；当你在一个稳步发展求实的企业，请你选择B，你会在企业的进步中不断进步；如果你在一个快速发展求实的企业，请您选择C，相信你能够在不长的时间升职到高级管理人员或者成为股东,如果选C，可以得到的好处：使自己长期处于一种
16、清闲状态，办事效率极高，有大量的空闲时间用于交际和自我提升；属下成长很快，而且会比较拥护你的领导。可能的坏处：上级会认为你什么事情都没做，可有可无，白拿钱；你的能力可能得到上级的忌惮，在各个方面对你进行打压，免得你取代他的位置。高效的时间管理。,当你在一个成熟的企业，企业有了官僚作风，人有些浮于事的企业，请你选择A，至少你可以在这个企业安稳的渡过；当你在一个稳步发展求实的企业，请你选择B，你会在企业的进步中不断进步；如果你在一个快速发展求实的企业，请您选择C，相信你能够在不长的时间升职到高级管理人员或者成为股东,时间管理的四个发展,（一）竞赛以快趋强竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急
17、剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。【案例】中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。,（二）你有多少资本如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。50岁的中年人与20岁的年轻人，怎么去
18、衡量他们所拥有资本的多少呢？通常情况下20岁的年轻人不会拥有50岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中，时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少年最大的优势。,（三）72岁人的一生活动内容 所消耗时间睡觉 21年工作 14年个人卫生 7年吃饭 6年旅行 6年排队 5年学习 4年开会 3年打电话 1年找东西 1年其他 3年,四）效率与效能龟兔赛跑乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤
19、奋努力，懂不懂啊？”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。,点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要
20、高、成本要低，效能和效率相均衡。21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。,第七章 克服障碍,自信果断1.学会拒绝：直接或委婉相结合2.说出需求：分时 分场合3.不要浪费时间：一针见血 直截了当4.学会应付打扰：暗示 明说,三种管理时间,受老板制约的时间用于完成那些老板要求的工作，而且经理若不完成，将迅速受到直接的处罚。受公司制约的时间用于处理来自其它经理的求助。忽略这些要求，也将受到处罚，尽管不那么直接或迅速。受自己制约的时间用于处理经理自己想出或同意做的工作。,背上的猴子,1.跳跃的猴子Jones打招呼道，
21、“早上好。顺便说一下，我们出了个问题。你看”。经理说，“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我考虑一下，再通知你。”经理和另一位下属Johnson的谈话的。他离开时说，“好的。给我一份备忘录。”和另一个下属Smith会面结束的时候经理说，“需要帮助尽管告诉我。”我们来就此作一分析。第四个下属，Reed，经理说订出一套新的工作目标，并补充说，“我会草拟一个跟你讨论的大纲。”,2.谁为谁工作？如果这4个下属都能为他们上司的时间周全地考虑，从而尽量使每天跳到经理背上的猴子不超过3只。在5天的工作周里，经理就会得到60只尖叫的猴子 经理现在知道谁是真正为谁工作了。而且，他现在也明白了，如果他这个周末
22、完成了他要完成的任务，他的下属就会士气高涨，从而每个人都会提高跳到他背上的猴子数量,3.摆脱猴子经理这样解释基本规则：“任何时候当我帮助你解决这样或那样的问题时，你的问题都不应成为我的问题。这次面谈结束后，问题应该由你带出去正如由你带进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可以共同决定下一步谁应采取什么行动。在偶尔需要我采取行动的情况下，我们俩要共同决定，我不会单独采取任何行动。,4.猴子的喂养问题,规则1：猴子要么被喂养，要么被杀死。否则，他们会饿死。规则2：猴子的数量必须被控制在经理有时间喂养的最大数额以下。下属会力所能及地尽量找到时间喂养猴子，但不应比这更多了。饲养一只正常状况的猴子时间不应超过5到15分钟。规则3：猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。规则4：猴子应面对面或通过电话进行喂养，而不要通过邮件。规则5：应确定每只猴子下次喂养时间和主动性级别。,
