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1、采购作业流程文件编号TGPR20101118-3修订及生效日期修订次数编订人审核人批准人OI、目的：规范采购作业流程及审批程序、提高采购作业效率与效能、满足公司及时对外部物料等供应的需求、使采购总成本最小化、完善采购供应物流管理、完善对供应商的管理、提高采购竞争力、提高完善供应链服务与管控能力，从而促进公司整体管理水平的提高与公司经营效益的提高。2、定义：2.1、 需求申购：是指公司内各部门依据当时或未来近段时间内，为了能使本部门正常运营、维护和管理本部门所有活动处于最有利位置的所需货物（服务、能力和知识）（必须从外部目标市场获得的）时，及时或提前以标准的书面方式提出需求申请，并经相关管理人员
2、审批签名后及时报送给采购工作人员的过程。2.2、 从传统或狭义上讲，采购：是指一个组织（如：公司）从目标市场取得满足质量、数量和价格要求的相应资源的购买过程，即包括确定采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款。2.3、 从现代或广义上讲，采购：是指买方（如：公司）从外部目标市场（供应商）获得的使运营、维护和管理公司的所有活动处于最有利位置的所有货物（或服务、能力和知识）的过程。3、适用范围：本公司及与其有发生采购业务往来的外部目标（如：供应商）及其相关工作人员。4、采购作业流程：4.1、 需求申购审批程序：1.1、 1、需求申购审批流程图（详见：图表1）：1
3、.2、 2、需求申购审批描述：4.121、 销售（或销售安全库存）订单对生产物料（主要是用于产品上）需求的申购计划：主要是依据销售部门提供的“销售订单”来制定“订单生产物料需求计划表”（计划员经认真核算无误后，必须要取得“原辅料库”或“产成品库”扣减“可利用库存量”，再经生产总监审批后，报送供应部经理分配采购任务）；4.122、 安全库存对物料（既有用于产品上，也有用于办公、后勤等服务上）需求的申购计划：原辅料库依据物料安全库存表内容安排12次/月批量申购，经仓储科长审批后，报送供应经理分配采购任务；4.123、 机台等设备需求申购计划：公司内所有部门内由于业务量的增加对设备的增加或设备更新所
4、需时，填写“申购单”，经各部门负责人审核，经总经理批准后，再报送供应部经理分配采购任务。4.124、 紧急情况下对物料需求申购：可以经总经理或供应部经理直接电话或口头受权分配采购员执行采购任务。事后，采购员必须及时要求相关部门补齐申购手续。4.125、 5订单生产物料需求计划表、其它需求申购单使用说明：一式四份（第一联：需求部门，第二联：采购，第三联：仓库，第四联：财务）；需求部门填写完整后，到相关部门签名时，该部门就留下该部门的联次（财务联：由仓库先留下，有待采购入库后，与“采购入库单”一起粘贴再报送财务部）。4.2、 采购作业流程图（详见：图表2）：4.2.2、 采购作业流程描述：4.22
5、1、物料需求申购：参照以上“4.1”o422.2、 采购计划：依据各部门（特别是生产部门）对物料的需求（如：年需求、月需求、周需求、甚至日需求），主要是参考各部门提供的订单生产物料需求计划表与其它需求申购单的内容，及供应市场情况与公司资金状况、原辅料库库容情况、原辅料库存表等来做综合性的采购计划的。422.3、 筛选供应商（采购报价）：422.3.1、 当作好采购计划后，供应部采购工作人员首先必须依据现有供应商资料进行综合（供应商业绩、产品质量、技术服务能力、开发能力、交期、物流能力、财务状况、付款方式、价格、信誉等）对比（至少选择三家对比）；当在供应商资料表中没有供应的物料时，必须采取多种方
6、法通过多种渠道开发新供应商并进行综合评审后确定为合格供应商。同时生成“采购报价单”。1.1.232、 开发供应商：平时，依据公司开发部门的新产品的开发所需新材料的预计情况及淘汰不合格供应商所需，而要作好新供应商的开发工作。1.1.233、 供应商评选的操作步骤（供应商评选标准一般应该参考的方面：供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、物流能力、客户满意度、交货协议等）：详见图表3o42234、供应商的管理：要管理好现有供应商就必须建立供应商考核管理制度，再依据考核（供应商考核评分表：详见图表5）结果对现有供应商采取“优胜劣汰”或培养等措施与方法，来提高对供应商的管理
7、水平。4.224、 采购合同/订单管理：4.224.1、 签订采购合同：合格长期合作的供应商供货（特别是主材供应商），采购员必须要求对方签订长期合作的“采购长期合同”，或单批次（未形成长期合作）的“采购合同”（具体内容参考：采购合同样式）。4.224.2、 签订采购订单：依据“采购报价”审批结果生成“采购合同/订单”，并经审批盖公章后及时传送给相应供应商，并分发给仓储科、品管部（主要是物料检验要求）、财务部O4.224.3、 采购合同/订单的存档管理：依据每次签订的采购合同/订单必须分门别类地给予造册标识管理。4.225、 采购进货：4.225.1、 采购进货的方式：委托运输（第三方物流公司）
8、进货难度与风险大时的首选进货方式，供应商送货进货难度与风险小时的首选进货方式，自提货一般在需求紧急或现金或数量少或路程近的物料采购进货方式。4.225.2、 采购进货跟踪：一般要建立“采购进货进度表”，及时跟踪采购进货实况，并及时与供应商保持联系，把进货实况及时反馈给需求部门，以减少甚至杜绝缺断货而影响公司正常运营。4.2.253、 采购进货的验收（具体参考“品管部门对采购进货的检验标准”与“原辅料仓库对采购进货的要求”）：4.2.253.1、 依据采购进货采取不同的方式，验收的方法与地点也不同。4.2.253.2、 依据采购不同的物料采取验收的方式与方法也不同。422.6、 采购付款：422
9、.6.261、 付款的种类：现金、转帐、汇票；或现金、预付（全额与分期）与月结转帐等。422.6.262、 采购货款：采购工作人员要按公司财务“采购付款管理”要求配合财务部门对采购货款认真详细地进行核对，并及时跟踪采购进货货款的支付实况。422.7、 采购信息数据汇总统计分析：最后，收集各时段的采购作业产生所有有关采购信息数据，采取一定方法进行汇总统计分析，逐步改善采购作业管理水平。422.8、 流程执行措施：422.8.261、 采购作业点纳入“岗位工作绩效考核”（详见供应部岗位工作绩效量化考核管理办法），并给予“采购作业流程”再培训指导教育。422.8.262、 工作人员被发现或被投诉有商
10、业贿赂或“采购暗箱操作”等不良操作行为时，经核实（视情况的严重性），给予经济处罚300-1000元人民币并给予相应行政处分通报执行，或送交公安机关处理。不管严重性如何都取消直接当事者当月绩效考核奖。5、附件：主要用到的一些表单（如：订单生产物料需求计划表、其它需求申购单、采购报价单、采购合同、采购订单、采购收货通知单、采购入库单、请款单等）。6、本规定经批准人签名后即日生效。7、本规定的解释与修改权归属供应部所有。8、呈送：董事长、总经理，分发各部门，人资部存档，供应部张贴。需求申购审批流程图工作重点简述要用到的表单责任部门/岗位完成时间1需求申购计划1、需求申购计划要本着实事求是的原则；2、
11、订单生产物料需求计划表、其它需求申购单填写内容要求完整齐全订单生产物料需求用购计划表、其它需求申购单、库存表、采购周期表需求部门申请人于当天下午14点之前送交需求部门负责人12填写需求申购内容重点审核“需求”的必要性与合理性订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单需求部门负责人1个工作日（特殊需要可延长）3需求部门审核仓库管理员必须详细核查库存情况，对有可利用部分库存物料必须给予扣除库存量订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单、库存表仓库当日4核查库存状况重点复核“需求计划”的合理性与可替代性、采购时点的合理性、要否再报批准订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单、库存表供应部负责人当
12、日5分配采购任务重点批示要否有必要采购，或采购时点是否合理，或增加大批量采购，或指定供应商进货订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单总经理12个工作日（特殊情况可延长或由委托人代批准或电话受权）6免批准7批准重点核对填写内容与审批手续完整齐全与否；合理分配采购任务订单生产物料需求用购计划表、其它需求申购单、库存表采购工作人员及时进货（最好是不延迟/不提前）8进入采购作业需求申购审批流程图（图表1）采购作业流程图作业重点简述要用到的表单责任部门/岗位完成时间1需求申购3采购计划11、“需求申购单据”填写要求完整、审批手续要求齐全；2、仓库管理员必须核查库存情况；3、要依据申购需求的“紧急性、
13、重要性、常用性、市场紧缺性、公司资金情况、当前依据库存状况等”来进行合理的作采购计划。订单生产物料需求计划表、其它需求申购单、库存表、采购计划表、采购周期表需求部门、仓库于当天下午16点之前送交采购/2库存表/采购工作人员当天4新供应商开发5筛选供应商1、本着“性价比高、交货及时、同等条件下旧供应商优先”的原则来选定供应商；2、本着“互利互惠、遵纪守法”的原则来签订规范化的采购合同；3、“采购合同管理”要“档案化管理”；4、支付预付款时，手续要办完整齐全；5、“供应商管理”要有考评体系O报价单、采购合同、采购合同管理登记表、请款单、供应商基本资料表、供应商管理考评记录表、新供应商开发记录表1-
14、4个工作日（特殊需要可延长）17采购合同管理6签订采购合同1个工作日8预付款支付9供应商A10供应商管理采购工作人员、财务部、供应商1个工作日111采购进货跟踪I1、注意采购进货的及时性；2、采购跟踪的积极性；3、采购进货质与量的管控；4、尽量选择“第三方物流或供应商送货”，特殊需要时才选择“自提货”采购合同、采购进货跟踪表、承运商基本资料表、送货清单、承运单、IQC检验报告单、入库单采购工作人员依交期而定12采购进货A13进货承运管理采购工作人员、供应商、承运商及时进货（最好是不延迟/不提前）J141QC检验品管部1-6个工作日15入库管理仓库管理员当天16采购付款1、采购付款时，手续要办理
15、完整齐全；2、每份采购合同货款付清后，必须关闭合同管理采购合同/订单、入库单、送货清单、请款单等采购工作人员、财务部依“采购合同”17采购作业数据汇总分析注意：采购相关数据收集要完整齐全有效以上所有表单、采购信息数据统计分析表每月统计分析一次。次月IO日之前采购作业流程图（图表2）物料类别需求部门执行部门编码名称具体物料名称举例计划/申购分配采购任务采购报价签订5E购合同/订单传发采购合同/订单填写审核批准报价审核复核批准拟订审核批准A订单类电机类（如：减速机、风机、空压机等）、钢材类（如1：圆钢、型钢、各种钢/铁板、各种管类（如：无缝管等）、各种轮类（如：皮带轮、链轮等）、各种螺丝螺母类、电
16、控房/箱类、各种电器类、等等计划员生产经理生产总监供应经理采购专员供应经理生产总监总经理购员采文供应经理总经理采购文员B全存类安库芟参照物料安全库存表内容申购人供应经理II/IC设备类生产设备类、办公设备类等申购人部负人各门责总经理/ID其它类办公用品、劳保清洁用品、设备维修配件类、包装材料类、广告宣传品类、赠送品类等申购人II采购审批工作流程表（图表一3）注明：1、采购物料单批次报价审批后采购专员即可执行采购任务的岗位：供应经理为（现金：元内/单品，元/单批次；月结：元/单品，元/单批次），高于此情况者都必须取得总经理签批，否则采购文员有权拒绝人均收入传发“采购合同/订单”；2、对长期合作的
17、供应商下发采购订单时，只要有“采购员、供应经理”签批，并取得公司“合同专用章”盖章即有效。供应商评选操作步骤（图表一4）供应商名称：供货系列：序号项目优秀良好较好差极差40分30分20分10分0分1产品质量2技术服务3交货速度4能否对用户的需求作出快速反应5供应商的信誉6产品价格7延期付款期限8销售人员的素质9人际关系10产品说明书及使用手册的优劣供应商考核评分表（图表5）精品文档精心整理一、目的提高生产效率，降低次品的返工返修成本；提高材料利用率，降低边角料的价格差异损失；改进工艺，提高工人操作技能，减少料废（采购的不良来料）、工废（人工造成的料废）损失。二、范围1、采购或生产过程中发现的经
18、检验确认的废品与次品。2、仓库存储过程中发现的已经变质不可使用或经返修可以使用但返修成本太高在经济上不合理而形成的废品、次品。3、业务订单取消而生产已经完工形成的报废品、次品。三、定义1、废品：指在采购、存储、生产过程中发现的经检验确认已不具有使用价值的物料；或经返修可以使用但返修成本太高在经济上不合理的物料；或在生产过程中产生的超过材料标准利用率的下角料。2、次品：指在采购、存储、生产过程中发现的经检验确认不符合标准但可以进行返修且返修后可以降价出售的物料。四、责任部门、责任岗位1、责任部门：生产车间；责任岗位：操作工人2、责任部门：仓库；责任岗位：保管员/记帐人员3、责任部门：品管部门；责
19、任岗位：品管员4、责任部门：采购部门；责任岗位：采购员5、责任部门：销售部门；责任岗位：业务员6、责任部门：财务部；责任岗位：成本小组/材料会计7、责任部门：行政部；责任岗位：行政监督人员五、操作程序及责任承担（一）生产过程中发现或生产的废品、次品。1、摆放（车间/操作工/品管员、）：各车间在生产过程中发现的经检验不符合标准的采购来料，应精品文档精心整理及时办理退库；对生产任务完成后结余下来的物料、与生产过程中产生的不符合标准的废品、次品，生产料部门要对物料做好归类细分并做好物料标识，分类放置规定的区域，由品管员在合理的时间内进行检查，原则上一个月必须检查一次，并由品管员确认并写明物料的处理方
20、式后，如实填写退料单或报废申请单，其中报废申请单必须要有填单车间负责人与品管员的签字、生产计划确认、采购经理审核、生产副总审批，选定合理的入库周期，一般每个月24日为废次品入库期，至仓库办理入库。2、计量、确认（仓库保管员、废次产生部门）：仓管员根据不同车间产生废品、次品进行清点，回签退料单或报废单并作相关入帐处理。将废次品放置规定的仓库存储保管。3、记录（仓库记帐员、车间统计员、成本小组）：仓库记帐员根据废次品入库单登记废次品台帐并编制废次品月报表（月末送财务成本核算小组）；废次品产生部门根据废次品入库单编制废次品月报表（月末送财务成本核算小组）；成本核算小组根据废次品入库单汇总并与仓库、废
21、次品产生部门编送的月报表进行核对，确认无误后进行成本核算。（二）采购过程中发现的废品、次品1、摆放（仓库管理人员）：仓库管理人员对于采购形成的经检验不符合标准的外购原辅材料、半成品，应放置于规定的区域，与合格品分开摆放，并及时通知采购人员办理退货。2、计量、确认（品管员、仓库保管员、采购人员）：对于生产中发现的不良来料，经品管员确认后，由品管员编制质检报告单（一式三份：品管、采购、仓库），仓库管理员根据质检报告单开具退货单（一式三联：仓库、采购、财务），采购人员根据质检报告、退货单及时通知供应商办理退货。3、记录（仓库记帐员、材料会计）：仓库记帐人员根据退货单登记实物保管帐和进货退出备查帐，材
22、料会计根据退货单登记材料帐。（）存储过程中发现的废品、次品。1、计量、确认（仓库保管人员、品管员、采购员、业务员）：仓库应根据物料的保质期限，不定期点检产品并编制呆、滞物料报告单（一式三份：品管、财务、采购或业务）；品管员在收到呆、滞物料报告单十天内进行实地检验，对于已经变质并影响其使用价值，应根据物料的用途，编制精品文档精心整理废次品质检确认单（一式三份：采购或销售、财务、生产），对于已经没有订单或者客户已经对该物料放弃业务的，由业务员在呆滞物料报告单上签字确认2、记录（仓库记帐人员、财务部成本会计）：仓库记帐人员根据经品管部与业务员确认的呆、滞物料编制呆、滞物料月报表一份送财务部一份采购部
23、一份送生产副总，并将物料转移至废次品仓库，报请采购部进行处理。（四）业务订单取消形成的废品、次品（业务员）已经下达的生产任务单，在生产过程中或者已经完工的时候接到订单取消的通知而积压下来的成品、半成品，业务必须马上报请生产部进行处理，对能够继续在其他客户中使用的产品或者经过稍微的再加工可以继续使用的产品，应由车间开具退料单经车间主任与品管员签字，业务员确认，生产计划审核返回仓库；由于包装、品牌等原因而无法正常销售的，车间开具报废申请单经车间主任与品管员签字，业务员确认，生产计划与采购部审核，送废次品仓库。（五）对废次品、呆滞品的处理（财务部/仓库/采购/行政）：根据废次品、呆滞品的数量，结合仓
24、库的储存空间和存放时间，由仓库管理人员提出处理建议，由采购部在合理的时间内进行处理，原则上每个季度处理一次，处理时由公司行政部人员现场监督并有废次品仓库保管员陪同。（六）责担（车间/仓库/采郎诩业务）属于超计划采购而形成的废次品，应由相关采购人员负责；属于超计划生产而形成的废次品，应根据不同性质问责相关人员；由于计划安排不准形成的废次品，应由计划人员负责；由于车间没有按计划要求数量生产而形成的废次品，应由车间相关人员负责；因销售人员的过错，致使已按期生产的产成品、半成品不能及时发出而形成的废次品，应由销售人员负责；由于仓库保管不当造成的废次品，应由仓库保管员承担责任。根据各责任人所造成废次品的损失情况，给予扣除月考核工资100元以上的处罚，造成损失严重的，处罚金额不封顶。（七）对造成废次品的车间以及其他责任人不按以上规定操作，而直接将废次品私自处置或者乱放乱扔的，由人事行政部负督查责任，对车间主任及责任人给予100元以上的处罚，查到一次处罚一次。精品文档精心整理31）各车间废周转箱必须挑拣以后摆放指定地点，对能够修理回用的，必须修理回用，由人事行政部负责督查，假如在废周转箱堆放处有发现可用的与可维修利用的，一经发现，对责任人处以每一个箱子50元的罚款，找不到责任人的由车间主任承担罚款。分发：口生产部口品管部技术部口销售部财务部口采购部口仓库呈报：口黄晋口王巧珍口万金国
