企业行政管理实务.ppt

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1、企业行政管理实务,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的内容 企业的业务部门:生产销售研发企业的非业务事务:企业行政规划;办公室事务管理;文书档案管理;总务后勤事务;公共关系等,YOUR SITE HERE,广义企业行政管理工作内容明细,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,广义的行政管理事务,简单理解就是企业中除去基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务 狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管理”与“财会管理”工作独立出来所剩下的工作事务。,

2、YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的产生 比较:日本企业同欧美企业对企业行政的认识差异(差异源于日本、美国的企业文化)企业的行政管理的概念可以理解为:企业为了自身的生存发展,依据一定的法律、制度、原则、方法对内部开展职能性管理的总和。第一,企业行政管理的目标是全局性的;第二,行政管理职能是企业领导主要管理内容,处于企业系统的中心位置;第三,行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术等具体职能而产生出的管理服务平台。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理同政府行政管理的不同,独立性与一体性官僚与服务性非盈利性与盈利性制度性

3、与灵活性,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,四、行政管理人员的工作职能 企业行政管理属于企业的综合管理部门,人员涉及的主要工作职能包括:行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,五、行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律;人际技能;Office,办公技能;身心健康;思考:还有那些细节是反映行政管理人员素质特点的?,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,六:行政管理岗位职责的素质要求 行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、ISO9000专

4、员思考:还有什么企业行政管理的工作岗位,介绍一下这些岗位负责的工作。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,实践实训环节,(1)组织学习小组,58人自定;各组自行设计作业册一份。(2)选择一个研究的企业,最好可以贯穿本课程的学习。(选择知名企业可以便于得到信息),题目1:了解一个具体企业的组织结构,行政部门在其中的地位。题目2:了解一个具体的企业行政管理工作岗位(可以找些比较特别的),说明这个岗位的素质需求。完成:组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事

5、务,一、办公室工作的认识 办公室涵义:(1)办公的房子,是工作人员办理公务的地方;(这种理解比较大,非行政人员也有办公室)(2)机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构,是设在上司身边直接为上司服务的综合部门;协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,办公室的地位和作用 中心的地位和作用 枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,办公室的外部职能 服务职能 指导职能 管理职能 监督职能 协调职能 办公室的内部管理 办公室制度规范 办公室文化 办公室员工管理,YOUR

6、 SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,二、对外联络、接待工作(1)企业对外联络的对象政府管理部门 业务相关单位 社会媒体供应商 经销商 客户 竞争对手 行业协会 联络方式:日常联络(节日、庆典)任务宴请或拜访,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,(二)处理政府关系,地方村、镇、区、市政府及所属部门;行业主管政府部门;省市、中央政府;,处理政府关系的技巧:了解政府的工作方式讲规格、讲形式、务虚不务实制度程序性强,有时个人说了不算,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,(三)接待工作事前准备接待后续工作重点技巧技能:建立好第一印象(介绍、明片、

7、形象);寻找话题:既要围绕工作,又要交上朋友;用心注意细节;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,外事接待:注意有关国家主权等敏感问题的说法;注意尊重国家、民族的习惯;内外有别,注意保密工作;对外事务的管理、手续都较为复杂,要提前办理留有余地。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,技能点:赠送商务礼物(1)商务礼品的意义作用(2)商务礼品的选择(3)把握赠送的时机(4)商业礼品的赠送要领(P32),思考:邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会有什么特色礼物?,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,三、行政会议的组织案例分析:三星的“

8、沙漏会议”企业行政会议的特点?,讲究效率:减少时间,减少成本,增加效果,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,会议组织环节:会前准备会中服务会后工作,列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领:,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,四、差旅管理含义:对员工外出工作的管理或协助,包括:交通安排、食宿安排、出差经费、各类手续主要问题:管理太严,影响员工工作积极性;管理太松,产生漏洞,成本上升。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,(一)交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞机、轮船等六种。事先根据出差级别规定好可选的范围

9、;留好票据以供报效;商务活动要避免过分节俭耽误工作;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,(二)食宿安排酒店的级别:15星级酒店 兴新的快捷酒店,阿联酋迪拜的七星级酒店,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,住宿注意:根据工作需要选择酒店:方便,配套服务酒店价格浮动很大,争取优惠;注意酒店各项规定:退房、自费项目、免费项目等;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,(3)办理出国手续基本流程:办理护照签证(申请、面试)注意问题:护照的性质与限制;提前的时间;拒绝签证的可能;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,

10、(四)差旅费用报效一般流程:,个人垫付(公司预借),消费、保留票据,凭票据,领导签字报帐,领款,冲低借款,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,报销上的注意:健全报效制度,加强监管;简化流程,服务员工;加强审查,杜绝作假;经大细算,鼓励节俭;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,差旅管理的新趋势(1)外包,专业化的解决方案;(2)信息化,高科技运用方案;(3)集中化管理,全球大企业的选择;(4)费用承包,鼓励节俭;,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,技能点:差旅省钱方案买到廉价机票提前订票;淡季出行;选择航空公司;留意航空信息;网上订票,注意:,不要太节约,耽误了生意。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,实践实训环节制作一份行政会议的策划方案会议背景:公司年度业绩发布及业绩问题分析方案基本内容包括:(参考)拟定会议主题:确定会议的主要内容,知道思想,目的任务。会议内容:时间、地点、议程、形式、人员等。准备会议文件:列出文件清单。时间允许可以列出文件内容。拟发会议通知:将参加会议需要知道的事项以通知的形式告诉参加会议的人员。会议布置及服务准备事项。应急预案:对会议可能发生的意外事项进行遇见和准备。,Thank You!,

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