商务应用排版技巧与范例 (I).ppt

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1、商业PPT排版技巧及范例,规范商业PPT写作的益处,培训目的,令报告写作过程简便、快捷、有序,对外提升公司的专业形象,形式趋于一致可令听者更专注内容本身,实现不同部门、时期、内容的PPT文件无缝拼接,用规范要求锻炼员工逻辑性与条理性,建立龙湖PPT模板体系 及 本次培训的目的,培训内容：,A、商业PPT写作的基本特点P 5 B、商业PPT写作的六大写作要领P 14C、商业PPT写作推荐的5个工具P102D、商业PPT写作练习P104,A、商业PPT写作的基本特点,商业PPT 有效的沟通工具 其唯一目的是商业组织内部及组织间的沟通,A、商业PPT写作的基本特点,沟通和征求意见的场合需要陈述较为复

2、杂的信息需要阐述过程方法需要信息接受者深刻理解并作出判断要表达的不仅是事实，还有大量分析和判断需要讲演举例：分析报告、培训教材、理论方法演示、项目报告等,入题快，迅速建立概念清晰、直观、便于理解逻辑性强说服力强，利于读者主动观看便于浏览利于“分割”使用和快速组合便于讲解演示,运用的范围,Chart写作拥有的优势,商业PPT并非能运用于所有商业写作场合,具有法律效力的文件企业规章制度需要精确把握大量细节的场合,合同 西安曲江新区园中园项目、大唐不夜城F地块合作协议 制度文件 地区地产公司绩效奖金管理办法财务报表 万科2007年报利润表统计 北京08年3月新开工项目统计表项目计划西苑样板间装修工程

3、进度计划,A、商业PPT写作的基本特点,Chart 是PPT写作的基本单元,Chart英文原意：航海图，图表,A、商业PPT写作的基本特点,每页Chart是一个自成逻辑的信息系统,标题（Action title）,注释,导航条,正文,支持/索引信息,A、商业PPT写作的基本特点,好的Chart具备几个特点：,每页Chart 表达一个独立的观点简洁、结构化/标题化 的 Action title结构化/图表化 的正文，且正文内容是Action title的论据或阐释有效利用 导航条/注释/支持、索引信息 良好的编辑规范和排版布局,A、商业PPT写作的基本特点,通常来说，Chart在PPT文件中分为

4、,Chart,A、商业PPT写作的基本特点,Chart写作比文本写作更有优势,竞争对比分析地缘环境地理方面：公司总部位于福建省厦门市，地处沿海。文化方面：由于地处沿海，受国外及港台发达地区影响较深，人的品位较高。城市形象：厦门作为旅游城市，城市形象较好。对品牌形象的建立有不可低估的作用。企业发展历程 公司的企业理念“致力营造美好舒适的，为世界级中国化作出不懈努力”。在实际的企业发展中，公司产能利用 2000年度净资产收益率：为52.68%,我公司为10.03%。差异之所以如此悬殊，是因为的资产规模远小于我公司，同期生产组织 为了扩大生产能力，98年开始公司采取了低成本扩张的战略，先后。配套供应

5、体系 公司配套供应的策略是：能够外购的零部件绝不自己生产，将生产成本降到最低，这可能和公司的货币资金不足，不能将摊子铺得过大有关。对配套商的管理模式：配套件均选择2家以上的在用配套商和1家以上的备选配套商。对2家在用配套商同时进货，进货比例可能不同。一旦有配套商出现损害公司利益的,1,2,3,4,基本特征,由此可以发现商业PPT写作的四个基本特征,逻辑化,结构化,图表化,观点化,B、商业PPT六大写作要领,六大写作要领,为什么会有这次写作，我们要干什么？,这次写作会运用于什么场合，读者是谁？,写作结果被认可最关键的因素是什么？,明确基本目的，建立最基本的假设目的类型：决策建议、情况汇报、宣传、

6、培训目标要求：深刻理解、一般了解、学会运用,明确接受者的人群属性身份上：内部、客户、供应商级别上：是领导、同事、下级专业程度上：专家、一般了解、门外汉相关度上：决策者、参与者、一般了解者,被接受的基本要求是什么？准确、详实、客观、逻辑性强、通俗易懂,作用,明确我们写作要达到的目的和目标,1,写作目标与听众,语言,写作目标,内容,观点,结构,论证连接,格式风格,基本目的,接受者的人群属性,成功 要素,目的类型,目标要求,级别,专业程度,相关度,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,要求？,目的和目标对写作的各个方面提出了不同的要求,1,写作目标与

7、听众,目的和目标,根据写作的目的和目标搭建起作品的结构,2,结构与逻辑,举例：市场状况报告,2,结构与逻辑,举例：内容甄选的原则：保证内容的真实和清晰剔除掉无用的内容努力寻找需要的但是还没有的内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,具体内容,根据作品的结构填充内容,2,结构与逻辑,事实和逻辑被认可是结论被认可的基础,无可争辩的事实严密正确的逻辑正确的结论我们必须找到能让读者接受的逻辑,2,结构与逻辑,a 逻辑链,我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点,2,结构与逻辑,举例：观点1 每天都加班到深夜会导致身心疲惫 观点2

8、过于疲劳会导致没有精力经营与家人的共处时光 观点3 家人因不满被忽视而颇多怨气，导致家庭气氛紧张 观点4 家庭不和睦会影响工作状态 结论 即便为了工作本身，也应当注意休息！,2,结构与逻辑,我们的作品可以被认为是由逻辑用不同方式连接起来的一群观点,举例：,逻辑组合的原则、要领,“铺地砖”,2,结构与逻辑,Collectively Exhaustive,Mutually Exclusive完全覆盖 相互排斥,我们的作品真正要表达的是观点而不是描述或者数字,3,观点和内容,举例：向总经理汇报历年来A和B两公司的竞争情况,恐怕难以达到沟通目的,3,观点和内容,举例：在过去4年中，B公司的发展速度高于

9、A公司,B公司起步比A公司落后B公司已于2001年超越A公司4年间，AB两家公司都维持了强劲增长，但是B公司的增长速度远大于A公司,结论：B公司比A公司更好地把握了市场增长点,4000,8000,12000,16000,1999年,2000年,2001年,2002年,A公司,B公司,3,观点和内容,每一页Chart的标题应该是该页的核心观点,标题（Action Title)必须表达一个相对独立的观点，而且通常不多于一个观点如果无法为一页Chart 找到合适的标题，那么要认真考虑这一页存在的必要性好的PPT报告，将所有的标题串起来，就基本是一篇简洁的文章保持标题的精炼，不要超过两行,3,观点和内

10、容,运用结构化的语言进行Chart写作,1,2,3,4,A,B,C,结构化语言就是赋予我们语言一定的结构,结构化语言的特点,1,每个语言信息都拥有自己的定义,2,信息之间的关系明确,3,确保信息都是有用的,4,一定程度上打破了顺序的限制,4,结构化语言,举例：结构化语言与一般语言的区别,用结构化语言组织这段话：星期天的早上，天气晴朗，我来到公园，这里已经有了很多人，天很蓝，草很绿、空气清新，人们都很快乐，小鸟欢畅，微风吹过，我心情很好，高兴极了,4,结构化语言,练习：运用结构化语言写作,成都公司重庆公司在第一时间的反应很棒，不论是对员工安全，业主安全，工地安全都处置得力，紧接着还投入抢险救灾。

11、上海公司和北京公司西安公司的员工互通信息，是“龙湖一家人”的真情流露。集团品牌部秦总和公关部王桐立即布署捐赈和信息沟通以及新闻报道，顾伟坐镇牵头发稿，集团房总和林总倡导发起员工捐赈，负责法律的夏云鹏提醒捐款收集时的注意事项。各地物业公司维护小区业主安全，让业主明白什么是顶级的物管，什么是患难见真情。龙湖这种迅速反应的自适应能力值得骄傲,4,结构化语言,龙湖地产在5.12地震中表现突出,4,结构化语言,反应迅速自适应力强,安全：有力保障员工、工地安全,关爱：物业维护业主安全体现患难见真情,沟通：保持信息沟通，部署新闻报道,动员：迅速发动员工捐款投入抢险救灾,图表有各种类型,5,图表选择,线柱图,

12、散点图,气泡图,表格,饼图,横柱图,组织架构,地图,甘特图,流程图,雷达图,矩阵图,数据图的基本逻辑关系,5,图表选择,数据图规范,5,图表选择,5,图表选择,非数据图也叫概念图，帮助我们结构化PPT中的Chart,三大因素支持中间结论,四大因素支持中间结论,5,图表选择,三大因素共同作用/构成稳定关系,5,图表选择,五大因素 支持中间结论 或 分析中间现象,5,图表选择,Success factors,四大因素 实现愿景/成功,5,图表选择,A,B,C,A 传递到 B，B 通过 C 反馈给 A,5,图表选择,A,B,A部分 经过 过滤/筛选 达成B部分,5,图表选择,A,B,A、B 两个因素

13、影响了 C,C,5,图表选择,六大因素影响/达成/证明 中间观点,5,图表选择,.,.,正、负面分析、比较（1）,5,图表选择,正、负面分析、比较（2）,A、B两方面压力共同作用于C,5,图表选择,A,B,C,若干因素循环作用,5,图表选择,weeks,weeks,Phase I,Phase II,4,3,1,2,项目计划图,5,图表选择,未完成/未确定/待补充,5,图表选择,三大要素支撑一个体系/构造一个系统,5,图表选择,多方作用 弹性适应,5,图表选择,分程序/分步骤/分阶段/分项目,5,图表选择,逻辑推演,5,图表选择,四大方面,5,图表选择,五大方面,5,图表选择,六大方面,5,图表

14、选择,五大方面共同作用/支持 中间现象/观点,5,图表选择,五大方面得出最终结论,5,图表选择,整体和部分（4大因素）,5,图表选择,交叉/重叠部分（3大方面）,5,图表选择,冲突/拉紧,5,图表选择,跨越障碍/超越,5,图表选择,作用力/反作用力,5,图表选择,急转方向/曲线前行,5,图表选择,特殊矩阵 平衡,5,图表选择,路径选择,17 point slide title,Title,Title,Title,5,图表选择,筛选&发散/推演,5,图表选择,筛选,5,图表选择,拼图（可作目录页 or 表述若干元素构成某物）,5,图表选择,除了电脑软件应用外，六点格式要领,6,格式,1,每一页C

15、hart都建立布局的概念,布局,圣诞节前夕。天气真冷，还下着雪，刮着北风。有位失去母亲的小女孩，为了养活生病的爸爸，冒着风雪去卖火柴。“火柴，谁要火柴。”她没有棉衣，穿着一条旧裙子，头上围着一条破头巾，脚上穿着一双拖鞋。她沿街叫卖，可是没有一个人理好。人们都在准备圣诞礼物，高高兴兴，欢欢喜喜，小姑娘多可怜啊！她有许多火柴，全部都包在一个旧围裙里，手里拿着几根。已经中午了，她一根火柴也没卖掉。她又饿又冻地向前走，雪花落在金黄的长发上。她走到一幢楼房的窗前，朝里张望。啊！屋里那棵圣诞树多漂亮啊，一位母亲正和两个孩子在玩耍，那孩子该多幸福啊，桌子上还点着许多彩色的蜡烛，有红的、黄的、绿的、白的，她最

16、喜欢那些红色的蜡烛，在桌上格外显眼。看到这里，小女孩想起了她的祖母和妈妈，她们最疼爱她，可是，她们都去世了，想着想着，小女孩哭了。,一页Chart不是仅仅作为书写文字的空间,而是天然地表达了一种结构,1,举例：罗兰贝格Chart布局,布局,1,布局的一般规则,布局,1,母板使用的几点建议,布局,1,举例：专业的布局和不太专业的布局（1/4）,完成系统图的范例如图所示：,布局,1,举例：专业的布局和不太专业的布局（2/4）,布局,注：满意度有效因素效果为结构方程模型分析结果。,举例：专业的布局和不太专业的布局（3/4）,举例：专业的布局和不太专业的布局（4/4）,注：满意度有效因素效果为结构方程

17、模型分析结果。,满意度影响因素效果图,0.151,0.429,总体满意度,品牌影响力,销售服务总体满意度,楼盘影响力,销售中心内外部设计,销售服务表现,持续关注,样板设计吸引力,业主尊重,0.043,0.227,0.149,0.447,0.030,0.240,0.185,感觉舒适,环境整洁,安排有序,节日问候,业主活动,通知进度,认真负责,实事求是,热情友善,解决问题,设计新颖,装修细致考究,0.095,0.506,0.393,0.191,0.200,0.328,0.300,0.240,0.155,0.212,0.206,0.169,1,布局,2,字符使用的一般建议,建议,不建议,统一,颜色,

18、字体,大小,每个作品的里面的字符格式保持一致,因为想特别强调一下就改变其格式,黑色，少量深色背景下使用白色,使用其他任何颜色的字符，尤其是红色,标准的宋体、黑体，宋体可加黑，英文使用Times New Roman或Arial,其他字体，字体变形、斜体，缩放等,根据内容和布局属性自1224号,太大或者太小,字符,2,对字符格式的定义是为了帮助读者理解,在一个作品中，对不同作用的字符的格式进行定义，有助于读者根据格式快速理解这些字符的作用，如果没有这样的定义则会造成混淆。,举例：某咨询公司的定义规则,报告题目每页的标题,副标题,小标题,重要陈述内容,一般陈述内容,24号，华文楷体，加粗,20号，华

19、文楷体，非加粗,18号，华文楷体，非加粗,14号，华文楷体，加粗,1218号，华文楷体,举例：龙湖的定义规则,字符,2,练习：这是具有专业水准的Chart吗？,团队成员的职责与能力要求,二、决策形成团队领袖：与大家充分交流，听取大家对各种方案的意见，做出决策。客观公正，良好的判断力，办事果断团队成员：积极发表意见参与决策过程，一旦决策形成，应服从决定。大公无私，胸怀宽阔,字符,3,颜色的使用应尽量简单和一致,保持整个作品颜色的统一，每页Chart颜色协调一致，避免杂乱、突兀,建议,不建议,种类,母版背景,色块线段,布置,整个作品不超过8种颜色，每页颜色控制在5种以内，尽量用一个系列的颜色,太多

20、的颜色和图片,白色，在做演讲时可采用比较素净的深色，如灰色、黑色或者深蓝色,其他颜色、尤其是过于鲜艳的颜色,色块尽量使用浅色，线段使用深色,大面积深色块，浅色的线段,独立的对象尽量使用一种颜色,多种颜色混合在一个对象上,图案,除一些渐变外不使用,各种纹理等,以冷色调为主和基本纯色为主，,太多暖色调和混合色，太过鲜艳,色调,颜色,3,颜色,举例：,3,推荐常用色+企业标准色,颜色,4,图形的使用是逻辑一部分,情况1,导致,结果,任何一个图形都表示了一种逻辑关系,如果不存在这种逻辑关系，那么考虑将它删除,情况1,并列,情况2,图形,4,使用规范的图形,作品中的图形应注重前后统一，每一种图形表达一种

21、含义，尽量使用通用的、利于理解的图形,图形,关于制图专业化的一些特别的建议,用括号代替箭头,1,2,3,4,1,2,3,4,BACKUP,尽量不使用椭圆，而使用,尽量不用加上划线和下划线方式，而是加重字体或者改变颜色来表示强调,尽量不使用圆形序号，而是用色块表示,4,图形,关于制图专业化的一些特别的建议,4,图形,5,风格是格式特点的总和,风格体现了个性和区别，在商业Chart写作中，风格上有四个建议,风格,5,各公司有不同的风格波士顿咨询1,风格,各公司有不同的风格波士顿咨询2,5,风格,5,各公司有不同的风格麦肯锡英文1,风格,5,各公司有不同的风格麦肯锡英文2,风格,5,各公司有不同的风

22、格麦肯锡中文1,风格,5,各公司有不同的风格麦肯锡中文2,风格,5,各公司有不同的风格罗兰贝格：报告版,风格,5,各公司有不同的风格罗兰贝格：演讲版,风格,5,各公司有不同的风格科尔尼,风格,各公司有不同的风格金地集团,5,风格,6,合理,页面是否合理是一种逐渐培养的感觉，综合了对所有前五个要素的理解、实践和审美,C、商业PPT写作的五项工具,介绍五项工具：,信息列表示意信息列表示意.xls,D、商业PPT写作练习,判断+写作训练,这是一页合格的商业PPT么？,某项目销售周报示范,内容：标题应表明观点 或结论 图表选择不妥 格式：布局 颜色,来访总量保持稳定，口碑传播仍是主流；“和院”项目开盘加大“路过”访客量,修改后的某项目销售周报,比较复杂的PPT目录可采用图文结合的方法表明结构,值得推广的细节示范,内容体系复杂时，恰当的导航条可以大大提高听者接受信息的效率,值得推广的细节示范,表格中的强调，可以用加框的方式实现,值得推广的细节示范,也可添加动画增强效果,为集团拓展训练撰写总结,提纲逻辑/思路关键事实和材料写作地图,分组完成：,感谢聆听 欢迎指正,