外贸流程手册及说明(调整).ppt

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1、流程图及制度说明,斯凯柏箱包制品有限公司,2009年10月,公司组织结构图,公司核心流程图,业务沟通流程,订单确认流程,物料供应流程,生产流程,出货流程,品管流程,财务流程,业务沟通流程,询价、报价流程,样品跟踪流程,订单确认流程,样品制作流程,寄样流程,接单流程,下单流程,采财汇总表流程,材料入库流程,物料采购流程,物料验收流程,物料供应流程,材料出库流程,生产流程,生产计划准备流程,包装流程,领料、上料流程,流水线作业流程,二级流程图,出货流程,出货确认流程,出货通知流程,出货操作流程,出货单证流程,品管流程,二级流程图,样品检验流程,成品检验流程,物料检验流程,半制品检验流程,包装检验流

2、程,出货前检验流程,财务流程,日常采购流程,对账流程,合同管理流程,采购审核流程,收款流程,付款流程,报表制作流程,业务流程及制度,业务人员应尽可能多机会收集客户信息，每天至少要用二个小时时间搜寻客户，发布信息。业务人员应对每个客户进行建档管理业务人员每周六应将本周的业务开发进度及订单进度及下周的工作计划上报总经理。业务人员每月30日前应对新搜寻的客户信息进行分类，整理并上报总经理备案业务人员应针对不同的客户进行联系，开发对公司安排的每个询盘要认真研究后回复,业务开发要求,业务核心流程及相关联系人,询价、报价流程,样品跟踪流程,样品制作流程,寄样流程,接单流程,下单流程,跟单流程,出货流程,陈

3、锦虎,陈锦虎 左小明,刘梅英,客户，业务员,客户,洪秦平,吴艺鸣,陈锦虎，刘梅英，胡智权，吴艺鸣,刘梅英，胡智权,刘梅英，胡智权，吴艺鸣,客户询盘,业务员整理客户询盘内容,厂部跟单,回复客人,回复询盘前，应该思考以下几个问题：客户是谁？做什么业务的？请先做好客户的背景调查（可通过网络及客户网站）客户想要什么？客户期望什么样的回复？我们有什么可以满足客户的需求？客户给我们合作有什么好处？怎样表达比较简洁而又能吸引客人回复？,与客户进行沟通,询价单及样品,报价单,对外报价单,与客户的初步接触,向跟单部或厂部询价,制作对外报价单,报价前，应该思考以下几个问题：客户可能的目标价是多少？其他工厂可能报多

4、少？其他的附注说明是否说清楚？有没有达到目标利润？怎样表达比较简洁而又能吸引客人回复？,总经理审核,发报价单给客户,OK,否,报价流程,业务人员收到客户询盘后，情况紧急的限当日回复，最晚不得超过两日若客户需求非我公司业务范围，应于当日告知客户接到客户询价之邮件或传真，业务人员应当日依客人的要求制作询价单，并将询价单转交跟单部进行成本核算或向相关的厂商询价跟单部按成本核算或收到厂商的报价后，结合具体情况，加上公司核定的基准利润率将对外报价报给业务人员。重要询盘须报总经理审核通过后方可对外报出业务人员收到跟单部的报价后应反馈给业务经理业务经理审核报价后确认对外报价，通知业务人员业务人员依业务经理审

5、核确定的价格打报价单给客户，必要时修剪样品图片，附于报价单上。报价单传真或E-MAIL给客人后归入客户档案,询价报价制度,客人要样，业务人员应依客户样品要求开出打样通知书，由跟单部安排打样室打样收到样品后业务人员应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应通知打样室重做，并嘱咐注意改善及小心包装。若符合打样要求，应当即将样品传交办公人员寄送如果是新客户，样品寄出前须要求客户确认邮费到付，收到客户的确认后方可寄出样品业务人员寄样时须附详细的报价单，快递单号并当日传真或E-MAIL给客户样品寄出后业务人员应及时通知客户并通知办公人员进行跟踪确认客户收到样品后，业务人员应及时发函请客人确认并追踪

6、落实订单所有寄出的样品都需有详细的记录。（每个业务人员都须有样品寄送记录表）如果打样时未满足客户需求，需在留底样报告上写明,总经理,业务人员,厂部跟单,开发室,审核通过,打样申请书,打样通知,打样通知书,审核后的正确样品,样品,打样及送样制度,客户,客户,送样并同时将报价单和快递单号发给客户确认,要样,业务部门收到样品，不论是外送样或生产样品都需认真检验、核查，不得有任何细节上的差错，避免因留底样的错误而导制生产的错误。检查要点如下：,面料及配件的使用是否正确配色是否正确尺寸是否正确手工是否好包体是否干净整洁LOGO,刺绣或丝印的位置、内容、颜色及质量是否与客人要求同客户所要求的细节是否都得到

7、满足,新客人送样原则：对于国外客户，免费送样但要求快递费到付对于国内贸易公司及国外公司在华办事处，要求每个预付100元人民币押金。此押金可在下单时退还对于国内品牌公司要求开发样品的，须签订样品开发协议,业务部门样品验收,付款原则：出口业务:L/C at sight or T/T(30%预付款，余款收到提单传真件后付清，确认收到款后寄单)国内业务：T/T(30%预付款，余款收到后发货)公司品牌销售及品牌加工业务的付款方式具体由总经理确定接单时注意事项：审核客户的价格，交货期，付款条件等合同细节是否可以接受，不能接受的要及时与客人沟通更改制作的要求及细节是否完整？不完整或不清楚的要马上与客户确认清

8、楚。3.金额要核算准确4.形式发票上要有银行资料5.开信用证之前最好要求客人先将信用证条款跟我们确认，避免正式收到信用证后有些条款不能接受再更改,客户下单,催证或预付款,制作销售合同及形式发票给客户确认,财务部备案,下单给工厂,总经理审核,与客户协商,Yes,No,接单流程,在收到订金或L/C后制作生产合同附件，合同附件一式五份：一份业务员留底，一份交跟单部，一份交生产部或生产厂家，一份交财务部，一份交采购部。若本厂生产的，由跟单部转生产部进行生产。其他部门需要的，另行打印或复印。若需下单其他工厂的，跟单部依据合同附件与工厂落实价格及合同的其他条款。跟单部将内合同，合同附件送总经理审核后向工厂

9、签发订单。合同应由总经理签名方可生效。如境内合同上数量，价格，包装，规格，唛头，装运期等有变更时，业务人员即发出订单更改通知，由跟单部通知生产部或生产厂家，订单更改通知并与原订单所留底联装订在一起。境内合同必须严格依照S/C及L/C的要求开出。除价格外，不得与S/C及L/C有出入之处，有特殊情况需经总经理确认。有关境内合同的管理办法依有关的合同管理规定处理。,跟单部与工厂确认合同,下达跟单指示给跟单部,财务部备案,总经理审核,与工厂协商,Yes,No,与工厂确认订单,Yes,No,提供供货合同附件和确认样,如确认样有更改需出具联络单书面形式,下单流程,业务员制作合同附件,制作合同附件时需要注意

10、的问题：合同附件的各个项目要标注清楚，特殊要求特殊注明（内外标有无，唛头包装方式要确认清楚）布料的颜色要进行明确的区分对于织带扣具等辅料的颜色要列明对于刺绣、丝印LOGO的配色、图案、类型要确认清楚（最好有版图发给刺绣丝印厂）对于材料的要求要列明对于车线的颜色要列明，必要时车线的单双线情况要分清楚制作完毕后要检验是否客户的所有要求都有列明对于供货合同附件的更改要第一时间通知工厂及跟单部,供货合同附件制作,生产部,采购部,提供样品,供应商,仓库,制作采购汇总表,经财务签字,仓管，业务，跟单员验收材料,注意材料配色质量等是否有问题,材料入库 仓管，业务，跟单要把握好材料验收的第一关,材料验收,产前

11、样品需确认生产单据要审核生产会议要召开材料入库要验收生产过程要检验刚出成品要验收包装产品要合格包装方式要确认出货之前要抽箱发现问题要报告,质量管理十要点,生产部安排上线生产,生产部把控质量,品管部把握质量,业务部全程跟踪质量,有问题 当场说明,需要时出具 问题报告,总检检验良品,生产部须在裁剪前由组长制作首件样交业务审核,业务员品管过程,业务人员在检验成品时应特别注意以下问题：包体的内外部是否端正，清洁，特别要检查是否有扭曲、歪斜、凹凸不平等手工缝制是否符合标准，特别检查是否有浮线、串线、跳针等问题线头是否修剪干净LOGO是否干净，位置是否端正，线头是否修剪完整拉链是否紧凑平直配色是否正确车线

12、，材料是否牢固滴塑等为防止积色，需采取必要的防护手段如添加保护膜等,业务人员在检验包装时应特别注意以下问题：塑料袋及纸箱尺寸是否正确唛头是否正确包装的每箱数量、配色是否严格按客户的要求进行产品是否折叠整齐后，再装入包装箱如下单颜色、样式多样，应注意用必要的防护手段防止混色积色，特别如冰袋内里与面布，浅色布与拉链织带等,质量检验时需注意的问题,总之，质量、包装检验要确保合格，为客户提供高质量的产品和优质的服务,提前10天制定 订舱及单证通知 单交予跟单部,跟单部与厂部 确认出货事宜,跟单部订舱,出货审核,制作出货明细及出货通知 给客人,提单核对及制作所需的单证,单证备齐后扫描单证给客人,制作付款

13、通知催客人付款,与财务部确认余款,若无客户投诉索赔情况则完成该批货的出口流程操作！,出货及收款流程,出货通知,送货或装柜作业,制作寄送报关资料,寄单,资料整理上报,收到余款,（一）国际业务：1、租船订舱：业务部必须于出货前十天确定船公司，船期，并将货代联系方式,包装明细及其他相关资料（如收货人，通知人，目的港等等）书面通知跟单部（填写订舱及单证制作单）。跟单部依据业务部提供的资料，于出货前7天填写 Shipping Order 订舱,同时联络货代确定装柜日期及地点，若需要拖柜，应通知其拖柜的详细地址及联系人，联系电话。跟单部必须于装船前三日内将清单及发票等相关报关资料制作完整并转交财务部核准后

14、寄货代，以备报关之用。若客户要求其他单证，业务部也应一并通知跟单部一并办理。2、出货：跟单部须予出货前三天内做出货审核表给总经理审核，审核后通知工厂送货时间，详细地点，联系人，联系电话。出货装柜时品管部必须派人到厂清点数量，检验质量及包装状况。送货当天早上跟单部必须联络工厂确定出货时间，卡车号码，司机电话及到达时间，等确定时立即通知货代公司。如货未能依时间送达，所发生的海关费用及其他费用应有记录，并于签订单货款支付核准单时填上应扣数额，注意付款时扣除。若是本厂生产的，扣货运公司的相应运费，若其他工厂生产的，则在相应的货款中扣除。若是下单别的工厂的，跟单部必待货物已确定送达无误，方可制订单货款支

15、付核准单，送财务人员备案。若因特殊原因，工厂未能及时出货，跟单部应立即上报业务员。经业务员与客户沟通后，应及时通知跟单部修改并及通知船货代公司。所产生的费用应有记录，并予签订单货款支付核准单时填上应扣数目。3、出货通知及押汇：确定货物出口后，跟单部应立即通知船公司传提单副本，详细核对，经业务人员确认无误后，通知船公司及时开出正本提单。跟单部须在结关三日内缮制相关的单证，经业务人员核准无误后将整套单证转财务部。业务人员须在出口结关三日内将相关单证的副本传客户，做相应的出货通知并要求客户付款。,出货注意事项,（二）国内业务1、出货确认：1）业务人员应在交货期5天前与工厂确认交货时间。2）业务人员须

16、严格按照合同要求，若需收款后发货，业务人员应在出货3天前通知客户付款，并在确认款到我司账号后才发货。3）跟单部须在出货前制作出货通知书，经总经理或财务部经理签名确认后通知生产部或外厂出货。2、国内出货：1)交货时，跟单部须要求司机在出货清单上签字并要求司机送到客户手里时要客户签收确认。2）出货后三天内，跟单部应要求司机将客户签收的出货清单送交公司。3）若是现金付款，跟单部应在卸货前要求客户付清款项后才能交货。3、催款：1）若是出货后收款的，业务人员应在付款期限到达时要求客户付款。2）若客户及期限到达后7天内未能及付款，业务人员应通知财务人员书面向客户催款。3）若客户及期限到达后15天内未能及付

17、款，业务人员应上报总经理采购相应的措施。,出货注意事项,业务人员应对每个客户建立档案，档案内要求有客人的资料，询盘，报价资料，合同资料等。业务人员应对每个订单建立档案，档案内要求有相关订单的内外合同附件，出货文件的副本及其他相关的资料。业务人员在每个订单执行完毕后7个工作日内，应将相关的订单档案整理并转交财务部保管。业务人员须按公司的要求存储文档。,资料整理,外贸跟单流程及制度,收到合同附件及样品，进行审核及标注要点,与厂部 确认生产进度事宜,参与生产会议,材料验收,成品验收,纸箱检验,包装方式检验,出货前抽检,出货时监装，拍照,若无客户投诉索赔情况则完成该批货的跟单流程操作！,外贸跟单流程,

18、LOGO验收,半成品检验,首件样检查,资料整理上报,品管流程及制度,为保证本公司质量管理制度的推行，并能提前发现异常，避免质量问题及迅速处理改善质量借以确保产品质量符合市场及客户的需要，特制定本规定,目的,依据本公司质量检验标准，并参考 国家标准 同业标准 国外标准 AQL标准 客户需求 工厂本身制造能力 原物料供应商水准，分原物料、在制品、成品填制质量 标准及检验规范设计，并交有关单位凭此执行。,质量标准,产前样品要确认生产单据要审核生产会议要召开材料入库要验收生产过程要检验刚出成品要验收包装方式要确认包装产品要合格出货之前要抽检发现问题要报告,质量管理十要点,样品检验流程,样品检验要求如下

19、：面料及配件的使用是否正确配色是否正确尺寸是否正确手工是否好LOGO，刺绣或丝印的位置、内容、颜色及质量是否与客人要求相同客户所要求的细节是否都得到满足,业务部,跟单部,打样通知书,开发部,打样通知书,总经理,样品,审核后的正确样品,打样申请书,审核通过,生产前准备流程,生产单审核内容：制作的特殊要求是否符合公司规范。客户的特殊要求有否特别注明。质量要求-各项质量要求是否明确，并符合本公司的质量规范，如有特殊质量要求是否可接受，是否需要先确认再生产。包装方式-是否符合本公司的包装规范，客户要求的特殊包装方式可否接受，外销订单的Shipping Mark及Side Mark是否明确表示。是否使用

20、特殊的原物料。,跟单部,生产部,合同附件,正确样品,生产单审核,业务部,生产会议：开始生产前生产厂长必须召开生产会议，就订单应注意的要点及容易出现的质量问题进行说明及通告。与会人员包括业务，裁剪人员、仓库人员、生产组长，半检，总检，品管人员及其他生产厂长认为必要与会的人员。,生产进度跟踪表,材料入库要验收,检验时，如无法判定是否合格，则即请业务人员送样给客户确认检验人员执行检验时，取样应随机，不得以个人或私人感情认为合用为由，予以判定合格与否。进料属客人自行订料的，判定不合格，应请业务部门与客户联系处理,供应商,仓库,原材料及辅料配件,入库单,材料验收单,根据材料管理办法,业务部、采购部、品管

21、部,三日内（验收确认）,且检验结果记录于“供应厂商质量记录卡”并统计于“供应商质量统计表”，予每月评核“供应商评价表”提供采购作为选择厂商的参考资料。,生产过程要检验,组长拿到生产单、样包，应首先审核研究，认真核对材料与样包是否一样，这样就可以预防仓库及检验所遗漏的东西 品管部对各制程在制品均应依在制品质量标准及检验规范的规定派人员巡回抽验，以提早发现异常，迅速处理，确保制品质量。车间组长应依操作标准要求，于每一批的第一件加工完成后进生首件检查，等检验合格后才能继续加工。不合格品需经检修后再经检验合格后才能继续加工。制程中每一位作业人员均应对所生产的制品实施自主检查，遇质量异常时应即予挑出，如

22、系重大或特殊异常应立即报告组长，并开立异常处理单。,组长,1、检验生产单，样包及材料2、发料,合包,下道车工,车工,成品,合格,质检合格,不合格,质检合格,组长、业务、品管、生产部审核,总检,包装部,生产线返工,一式四联。填列异常说明、原因分析及处理对策、送质量管理部门判定异常原因及责任发生部门后，依实际需要交有关部门会签，再送总经理室拟定责任归属及奖惩，如果有跨部门或责任不明确时送总经理批示。第一联总经理室存，第二联品管部第三联生产部第四联业务部。,异常处理单,检验注意事项：,成品检验流程,车间开始出成品时，业务及跟单人员应对所出成品进行检验。加工完成的产品要经过成品检验合格后，才能入库或出

23、货。遇到有成品验完后再加工的，如打拉杆，必须再次检验合格后才能入库或出货 成品检验人员严格按验货要求进行检验外，还要特别检验是否符合客户的要求，对有缺陷的产品应及时发现并纠正。经返工的产品需再经成品检验合格后，才能入库或出货。,包体的内外部是否端正、清洁，特别要检查是否有扭曲、歪斜、凹凸不平、破包、缺陷等。手工缝制是否符合标准，特别检查是否有浮线、串线、跳针等问题。线头是否修剪干净。LOGO是否干净，位置是否端正，线头是否修剪完整。拉链是否紧凑平直。配色是否正确。各个受力部位是否牢固,检验成品应特别注意,包装成品流程,若无特别要求，包装纸箱一律采用5层双瓦纸箱，并打好包装带。在产品包装时，业务

24、跟单部门应到位检验。检验时注意：塑料袋及纸箱尺寸是否正确唛头是否正确包装的每箱数量、配色是否严格按客户的要求进行产品是否折叠整齐后，再装入包装箱纸箱是否有凹凸不平，是否有破损,车间,生产部,采购部,纸箱厂,成品入库,包装成品,包装车间,仓库,成品包,试箱合格,订购单,纸箱,纸箱,品管部、业务部检验合格,出 货 流 程,每批产品出货前，跟单部应依出货检验标示的规定进行抽箱检验，并将质量与包装检验结果填报出货检验记录表，呈主管批示后依综合判定执行 出货装箱时要做好拍照留底工作，拍照时要求：1.空柜时，2.装一半时，3.装80%时，4.装完后，5.合柜门后 6.封铅号及柜号,业务部,生产部,总经理,

25、跟单部,财务部,出货通知,出货单,核准出货单,出库单,出货单,出货明细表,出货通知,质量异常反应及处理,原物料质量异常反应与处理：1）原物料进厂检验，在各项检验项目中，只要有一项以上异常时，无论其检验结果被判定为合格或不合格，检验部门的主管均须于说明栏内加以说明，并依据资材管理办法的规定呈核与处理。2）判定合格，即将材料加以标示“合格”，填妥检验记录表及验收单内检验情况，并通知仓储人员办理入库手续。3）判定不合格，即将进料标示“不合格”，填妥检验记录表及验收单内，并通知采购部门及请购部门依实际情况决定是否需要特采。不需特采，即将进料标示“退货”，并于检验记录表及验收单内注明“退货”并由仓管人员

26、办理退货手续需要特采，则依核示进行特采，将进料标示“特采”，并于检验记录表及验收单内注明特采处理情况，以及通知相关人员办理入库，部分退回或退款等相关手续对于检验异常的原物料经核决主管核决使用时，品管部应依异常项目开立异常处理单送生产部，安排生产时通知现场注意使用，并由现场主管填报使用状况、成本影响及意见，经生产厂长核签呈总经理批示后送采购部与提供厂商交涉,在制品与成品质量异常反应及处理：在制品与成品各项质量检验的执行过程中或生产过程中有异常时，应填报异常处理单，并应立即向有关人员反应质量异常情况，使能迅速采取措施，处理解决，以确保质量。异常处理单一式四联，填列异常说明、原因分析及处理对策、送质

27、量管理部门判定异常原因及责任发生部门后，依实际需要交有关部门会签，再送总经理室拟定责任归属及奖惩，如果有跨部门或责任不明确时送总经理批示。第一联总经理室存，第二联品管部，第三联生产部，第四联业务部。制造部门在制程中发现不良品时，除应依正常程序追踪原因外，不良品当即剔除，以杜绝不良品流入下一道制程。质检人员对所发现质量问题应进行记录、总结，避免以后类似问题的出现。,采购管理流程,采购汇总表的制作流程,跟单部,合同附件、生产样、纸板,审核后的生产单,生产厂长,总经理,采购部,经生产厂长审核的采购汇总表,审核确认,采购汇总表,财务部,审核确认后采购汇总表,流程说明:业务人员将合同附件、生产样交给生产

28、厂长 厂长根据合同附件，生产样，纸格开出生产单及采购汇总表 采购部根据采购汇总表询价议价并交给总经理审核 总经理审核确认后交由采购部采购 采购部向财务部交审核确认后的采购汇总表,制作采购汇总表注意事项：所有的材料是否记录完整不同规格的材料是否分清楚。同一种规格但不同样式的材料 是否分清楚数据汇总是否正确,物料询价流程,总经理,采购部,供应商,询价、议价,确认OK,价格询价,供应商,报 价,供应商,询价、议价,报 价,报 价,询价、议价,流程说明:总经理将要询价的材料交采购部 采购需选三家以上的供应商比价 采购部将供应商最后报价汇报给总经理审核,询价注意事项：向供应商询价时须留下有余地。注意议价

29、方式方法，熟练掌握各种议价方法有同种条件下优先向长期合作伙伴采购,物料采购流程,总经理,采购部,供应商,询价、议价,确认OK,价格确认审核,供应商,订购单,报 价,财务部,订购单,流程说明:生产部将采购汇总表提交采购部 采购部向供应商询价,议价后,将价格报给总经理审核 总经理审核价格并确认供应商 采购部将订购单交给财务部备案及确认订购单 采购部凭订购单向供应商订购物料,采购部,采购汇总表,生产厂长,采购汇总表,注意事项：财务部需认真审核订购单，确认数量及价格没有超出审核标准订购单须经财务部盖章方为有效,样品采购申请流程,开发部,打样通知书，请购单,跟单部,采购部,供应商,请购单，样品,材料样品

30、,流程说明：开发部根据打样通知书写请购单给跟单部跟单部审核后将请购单及材料样品并交采购部采购部根据样品向供应商购买原材料交跟单部跟单部将原材料交由开发部签收,原材料,原材料,原材料,注意事项：采购人员需认真核对正确的材料样，必要时与跟单部确认材料及辅料的质量及颜色，避免采购不符合要求的材料跟单部要求采购时须将时限向采购人员交代清楚材料采购后须由开发室签收以便报销原则上所有版料由协作厂免费提供，若需要付版费，需征得总经理助理及副总同意才进行作业，并在调料采购单上注明客户户，样版单号，以备财务作账作用采购针对调回的板料请跟单部及时确认，并加编到原物料色卡内 采购无原则及时提供相应原材料报价单与跟单

31、部，以备成本预估与分析用,物料入库验收流程,供应商,仓库,采购部、业务部、品管部,原材料,验收单,验收单（合格）,入库单,流程说明：供应商将货送到仓库仓库开凭验收单给采购部、品管部、业务部验收验收合格后，仓库开入库单给供应商并将原材料入库验收不合格的按相关的规定处理（参见物料管理规定,注意事项：1.仓管必须依采购单或采购汇总表的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量登记入库2.如发觉所送来的材料与采购单或采购汇总表上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非采购单或采购汇总表上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等

32、材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并要求采购部门签名确认,物料出库流程,仓库,裁剪组,备料组,车间组长,凭发料单（生产单）发料,原辅料,领料单,领料单,备注:仓管必须严格按生产单要求的数量发料，不可多发。发料时仓管与领料人须办理交接，当面点交清楚，防止差错出门。所有发料凭证，仓管应妥善保管，不可丢失。属于补料的，须按补料规定处理，没有按规定的，仓管不可擅自补料。,仓库,车间组长,凭发料单发料,领料单,流程说明:仓库凭发料单（生产单）发料给裁剪组、备料组及车间组长 车间组长凭领料单向裁剪组、备料组领料 裁剪组、备料组将领料单交给仓库,供应商对帐流程,供应商,财务部,采购部、

33、仓库,对帐单，订购单，入库单,确认OK,结算单或结款,流程说明：供应商将对帐单、订购单、入库单提交给财务部财务部与采购部，仓库进行核对财务部核对正确后交与总经理审核总经理审核后并送财务部安排结款或开结算单,总经理,对帐单,审核OK,对帐单，订购单，入库单,注意事项：财务部须认真审核所有单据的真实性，发现有异常的要马上上报财务部要向供应商说明我司的对账流程及所须手续，对不符合规定的要要求改进或不予对账,采购报销流程,采购人员,财务部,总经理,确认OK,结 款,流程说明：采购人员将采购收款收据提交给财务部 财务部核对后交与总经理审核 总经理审核后并送财务部 财务部付款给采购人员,请购单、凭证,请购

34、单、凭证,注意事项：财务部审核时须认真核对单据的真实性，必须时与使用部门进行确认。对于有异常的资料数据要及时上报及在凭证上注明,人事管理流程,人事招聘流程,用人部门,应聘人员,用人申请,公司领导审核,同意,发布招聘信息,面试技能考核,应聘（提供相关资料）,确认录用及经理审批,通过考核,通知录用及办理入职手续,告知是否通过应聘,通过,部门责任说明,1、用人部门：1）提供所需招聘人员的具体要求及相关条件。2）做好招聘准备，制定面试、笔试题目。3）部门经理面试、考核、分析应聘人员。4）部门经理审批确定录用人员并上报上级核准。2、人事部：1）确定招聘的渠道、面试的时间及地点，发布招聘信息。2）做好招聘

35、接待，通知各个部门做好招聘准备。3）收集整理应聘资料表交给部门经理。4）通知录用的应聘人员。5）办理入职手续。,招聘渠道,一、外界招募 张贴求才海报 委托现职员或亲友介绍 通过有关就业机构求才（如网络、中介等）挖墙角 二、内部选拔 公司中遇有扩充或各级主管出缺时，人才的最大来源常自公司内部，这样可缩短主管探索时间及同事间相处融洽且可提升士气。部门人员升迁要以联络单的形式告知人事部备档。主管提拔 公开竞选 将停职、离职人员复职,录取了要做些什么呢？,报到材料的准备：1）公司人事部开具的录用通知书；2）毕业证书、学位证书、职称证书、身份证等复印件各一张；3）一寸彩色标准像片两张。,报到并填写员工资

36、料表,办理宿舍入住手续,办理员工证考勤卡,发工作说明书,部门经理面谈,人事部面谈,报到总流程,试用期制度,（一）目的：建立晋级考核制度是为提高员工个人的综合素质和综合业务能力，提升社会竞争力，为企业发展规划提供坚实有力的技术力量（二）原则：考核部门和考核人必须本着公平、公正、公开的原则进行考评（三）申报资格审定：（以下申报条件违反任何一条，不予申报）1.企业文化方面：1)认同企业文化和企业核心价值观；2)管理人员必须尽到执行官、检察官、教练官的义务；3）工作态度积极，自动自发，能找事，想做事，能做事。2.日常表现方面：1)新入职员工：申请考核转正任职期限为1-3个月内；2)考勤：考核期内无旷工

37、纪录，事假累计申请不超过3天/月；3)奖惩：考核期内未给企业造成重大经济损失和重大过失纪录。3.工作业绩方面：（各部门负责人考评）1)考核期内工作任务总完成率达80%以上；2）具备胜任工作的基本技能及素质。4.团队协作能力：1）能与他人友好相处，乐于助人；2）能与他人良好的沟通与配合。,试用期转正流程,申请：申请人提出转正或晋级书面申请,考核：由人事部及部门主管进行考核,执行：转正执行由各部门经理负责完成，人力资源部负责督导、复核。考核不合格者由人事部通知其延长考核期或予以辞退,审批：员工转正考核达到标准，由部门负责人、人力资源部审批 即可。部门主管转正须送公司总经理审批,备档：申请员工考核结

38、果及鉴定，由人力资源部负责备档,1,2,3,4,5,员工晋升图示,员工档案管理,入职,整理,归档,查阅,离职,人事档案管理说明：接收员工的应聘资料，查看资料是否齐全 对接收的人事档案进行分类整理 除公司领导人外，未经许可任何人不得查阅档案,离职流程,离职申请,离职审批,离职交接,薪资核算,离 厂,离职手续办理,1.离职申请：辞职由员工本人书写离职申请，其他离职形式由其直接主管提出。正式员工辞职需提前1个月申请（以部门负责人批准离职申请提交到人力资源部之日起算）。2.离职审核：员工离职申请书经相关人员审核后生效。3.离职交接：离职到期之日，由人力资源部通知离职员工办理离职交接手续，并由相关人员填

39、写员工离职交接表。离职交接主要包括以下内容：所在部门：工作、工具、资料等交接，由经办人及部门负责人签名确认。财务部：对离职员工借支状况进行审核，由经办人及财务部负责人签名确认。人力资源部：收回离职员工员工证、考勤卡、钥匙、工作服等物品，办理退宿手续，计算员工考勤（实际工作日截止到通知离职日前一天），由经办人及人力资源部负责人签名确认。离职员工：在员工离职交接表上对离职交接内容签名确认。4.薪资核算：辞职人员统一在每月实际发薪日结清所有薪资。辞退和开除人员在离职3日内结清所有薪资，如造成公司损失的，在薪资中扣除。由人力资源部填写离职员工工资发放通知单，报给财务部，由财务部统一造册发放。5.离厂：

40、离职员工办理完上述手续后，由人力资源部开具放行条，离职员工凭放行条携带私人物品离开公司；当班保安在放行条上签名后，交回人力资源部存档。,备注：获准离职后应按离职通知书内容办理手续,离职通知书模板,工作移交清单,车间员工离职流程,员工,申请,组长,上报,厂长,批准,员工,组长,移交工具、工作,人事部,计数单,考勤卡,开放行条,办公用品及针车配件的管理,行政部,采购部,所需物品人员,申购单,物品,说明：如果需采购物品，需填写申购单，申购单需厂长签字。然后交给采购人员采买（办公用品现在是吴艺鸣在买，针车配件是洪振钦在买）。采购回来交给行政部保管，有需要的人员再找行政人员领用。有领过的东西再次领用都要

41、拿来换。,员工生日安排,参与人员：斯凯柏全体人员时 间：每月最后一个星期六地 点：食堂具体方案：每个月的最后一个星期六把当月过生日的人员召集在一起。根据人员的数量在食堂炒几份菜订购蛋糕一份，围坐一起共同庆祝。,集体活动,目的：为了促进各部门员工之间的了解，增强大家的团体合作精神，使员工之间能和睦融洽相处，同时也丰富员工的空闲时间，调节员工的工作压力。时间 地点 活动的各项具体负责人 活动的具体安排 活动的具体内容 活动的经费预算,部门经理提出,总经理审批,行政安排,财务出资,通过,活动计划书,工资核算流程,厂长,排工序,车间,做报表,审核工价总经理审批,结算工资,审核,财务,注意事项：车间每月

42、5号前要把上个月生产的报表交到办公室 厂长每月10号前要把上个月生产的工价表审核好 总经理每月15日前要审批工价好 车间每月25号前要把上月的工资表核对OK.每月25号要把核算好的工资表交到财务部,大型会议流程,明确会议时间、地点、主要内容、与会范围及相关要求,按要求通知相关人员，做好通知记录（大型会议须提前上报与会人员名单）,提前30分钟做好会场各项准备工作（会场卫生、材料、话筒、音响、多媒体设备等）,会议签到及与会人员就座,会后清理会场、整理归档相关资料做好会议总结,财务管理流程,材料采购制度及手续,采购部下订购单,供应商送货及材料入库,在订购单上加盖采购章,采购部与供应商确认订单,与供应

43、商对账,财务部审核,与采购部确认情况,Yes,No,付款,流程说明：手续不齐全且汇总表没有总经理等人签字确认的不予盖章采购订购单数量超过汇总表数量采购应说明原由（切捆、刀模等要有部门联络单且有厂长及相关人确认签字）如需先付款，采购应提前做好相关的审批手续，如有供应商签字回传合同及送货单传真件等，对于预先付款金额较大应事先口头说明，以便财务提前安排资金材料库存既保证生产需要，又无积压材料采购之前必须手续齐全确保按时下单，便于仓库及时打印入库单，入库单一式三联，白联为存根联，供货商绿联，财务为黄联采购部门必须保证材料及时、保质、保量、价优到位并能取得增值税票,补数注意事项,注意事项：生产车间补数应

44、查明补数原因，如由于人为造成的材料损失，应由当事人承担该材料费用(各生产管理员应控制好补数材料）未经厂长确认，仓管不得私自补数 财务部应根据补数原因做好相关的记录，若有扣款的，在工资发放或付款时记得给予扣除,车间开补数单,申购单签字确认,向经办人说明情况,Yes,No,厂长审核,财务部审核,给予补数,No,仓库开申购单给采购,仓管确认是否有材料,Yes,将补数单上交财务部,日常报销,经办人整理报销资料,财务部付款,财务部审核,向经办人说明情况,Yes,No,部门经理审核,总经理审批,向经办人说明情况,No,退回财务部确认,No,报销注意事项：日常用品及材料采购报销时需提供申购单、入库单、有签字

45、或盖章的收据或发票及相关使用部门或管理部门的签字招待费要注明招待人数，名单，时间，地点等明细差旅费报销要提供出差审核单并注明出差目的，时间，路线等明细车辆油费报销单要正规的油票否则视为无效(油费报销要做好日常行车记录，便于随时抽查、了解日常的行车路程）报销凭证跨月不与报销（特殊情况除外）各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务不予报销：无正规发票或收据审批手续不全的票据内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据无公章、无私人签章（字）的白条收据,注：不符手续不予报销,仓库盘点,注意事项：盘点要求真实，资料清楚，不同材料，颜色，规格要分清楚。仓库按季度盘点 财务要根据上期盘点表及当本期的材料

46、出入账进行账面核对 财务须对盘点的材料进行现场抽验 盘点表一式两份，由仓库与财务存档,将盘点表上交财务部,制作报表上报总经理,仓管与采购进行盘点,财务部审核,与仓管确认情况,Yes,No,供应商对帐流程,供应商,财务部,采购部、仓库,对帐单，订购单，入库单,确认OK,结算单或结款,流程说明：供应商将对帐单、订购单、入库单提交给财务部财务部与采购部，仓库进行核对财务部核对正确后交与总经理审核总经理审核后并送财务部安排排款或开结算单,总经理,对帐单,审核OK,对帐单，订购单，入库单,注意事项：财务部须认真审核所有单据的真实性，发现有异常的要马上上报财务部要向供应商说明我司的对账流程及所须手续，对不符合规定的要要求改进或不予对账,供应商付款流程,会计,财务总监,供应商,付款,增值税发票,注意事项：财务部须认真审核付款资料的真实性非经总经理签名确认，任何人无权付款，对于私自付款的将追究其责任对于有扣款的项目财务部务在付款时予以扣除,总经理,审核OK,付款确认书及附件单据,付款确认书及附件单据,工资发放,注意事项：工资审核注意要点：生产的数量是否与出货的数量相同总工资额有无超出核准总工价总和离厂员工的工资有无扣除有扣除的项目是否扣除,发放工资,制作报表上报总经理审批,办公室将工资表提交财务部,财务部审核,退回办公室重审,Yes,No,月报表体系,THE END,