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1、教学秘书的职业能力发展-从意识到实务,目录,1.人才培养是学校的中心工作 哈尔滨石油学院人才培养目标定位：培养适应经济社会发展需要的，德智体美全面发展，掌握必需的学科专业基础理论、基本知识，具备从事专业相关方面工作的基本能力和相应实践技能，具有社会责任感、创新创业精神和务实作风的高素质应用型一线工程师。,一、教务管理地位谈,2.教学管理是学校管理的核心和基础 人才培养是一项系统工程，需要细致、规范的管理来保证。教学管理的水平，直接关系到学校的教学秩序和教学质量，直接影响学校的生存和发展。,一、教务管理地位谈,3.教务管理的实质 设计和保持教学模式，维持必要教学秩序，提供良好教学环境，组织教学相
2、关人员进行正常教学活动，使教师和学生在教学活动中实现既定目标：确保教学质量、培养合格人才。教务管理的最终目标：通过谋划和协调，最大限度地发挥人力、物力、财力的作用，以达到最佳的教学状态和效果，取得最大的工作效益。,4.教学秘书的素质决定了高校管理的水平和质量 教务管理兼有学术管理和行政管理的双重职能，是一门需要长期学习和实践才能掌握的重大学问。教学院长与教学秘书孰轻孰重？,教学秘书除负责日常事务性工作，还需要规划设计、出谋划策、工作落实、分析总结、形成制度和模式；教务管理人员职责范围更加宽泛，工作内容更加复杂，要求也更高。,一、教务管理地位谈,5.教学管理的主要内容 院（部）教学管理，涉及学院
3、、部、专业建设，教学研究和教学建设、教学组织和教学管理、教学服务等诸多方面。,教学秘书是承上启下的中枢,一、教务管理地位谈,教务处,教务科,教材科,实践科,考务科,教学质量科,人事处,财务处,资产处,一、教务管理的地位谈,集千头万绪于一身，责任重大，地位关键。不宜妄自菲薄。,一、教务管理的地位谈,教务管理是维护学校教学秩序，具体实施教学计划、组织教学活动的重要管理岗位；教学秘书是保证学校正常教学秩序，保证学校实现人才培养目标的重要力量。,不宜妄自菲薄！,二、教务管理意识谈：十种意识,责任意识服务意识参谋意识计划意识管理意识,6.创新意识 7.评估意识 8.信息意识 9.档案意识10.法制意识,
4、由于教务管理的中心地位和关键作用，要求教务管理人员要具有高度的事业心、强烈的责任感。（1）认识责任。教务管理是学校的关键性工作，处于学校管理的中心地位。不能把教务工作简单化为排课、排考、成绩管理等日常琐碎的工作。教务管理人员必须明白“教务无小事”的道理，激发事业心和责任心，做到恪尽职守。,二、教务管理意识谈：1.责任意识,（2）意识责任。由于责任重大，教务管理人员必须努力增强工作的预见性、全局性、计划性、主动性。努力做到干一行、爱一行、钻研一行，成就一行。,（3）履行责任。统筹安排好各项工作，凡事适度超前安排，防止因忙乱而误事。对老师和同学反映的问题，要及时处理、及时反馈，不推诿、不拖拉，让老
5、师、同学满意。落实工作要扎实、细致，通知邮件、短信、电话确认。执行力！,（4）承担责任。能够独当一面，具有独立处理问题以及应对突发事件的能力，勇于承担责任，不能让分管院长事必躬亲。事后应及时汇报。（5）关爱师生。有责任心才能有关爱，例如在排课过程中，应该均衡安排教师的授课时间和顺序，便于教师授课、辅导和作业批改；考虑学生的学习特点，交错安排不同类型的课程，有助于学生的复习、巩固和提高。细节处见真情,二、教务管理意识谈：1.责任意识,（6）做好教育者。教务管理人员是与学生沟通交流最多的人员之一，是最一线的学涯指导者。教务员可以通过自身较高的思想政治素质以及爱岗敬业、无私奉献的精神感染和教育学生；
6、可以通过自身的学识和经验帮助学生，引导学生发展。,（1）尊重教师和学生。把教师和学生当亲人和朋友，多换位思考。（2）熟悉相关业务。能够提供及时、准确的咨询、指导和帮助。熟悉教务、考务、学生管理等诸多方面的管理制度，做到既不“一问三不知”又不“信口开河”；,二、教务管理意识谈：2.服务意识,（3）必须主动积极。对工作要有预见性，做到主动、超前、高效。开会先到半小时！（4）处理好坚持原则与人性化管理的矛盾。要善于倾听，解释要清楚到位，杜绝冰冷生硬，在不违反原则的基础上，尽量从老师和学生的角度考虑问题，提供尽可能的帮助。,二、教务管理意识谈：3.参谋意识,（1）信息的调研者。了解国内外改革与发展的情
7、况和趋势，能够提供及时、准确的信息。（2）方案的谋划者。能够根据学院和专业的特点，提出专业综合改革、培养方案修订等的预案或者建议；（3）过程的参与者。积极参与培养计划和专业改革方案等的制订，了解设计的初衷，保证落实的准确无误。（4）执行的建议者。能够提醒一些计划、工作中容易导致问题，做到防患于未然。能够设定预案，及时化解和处理可能遇到的问题。,二、教务管理意识谈：4.计划意识,（3）安排日程。教务管理的很多工作具有循环性，对于常规性工作，应制定日程表，做到谋划在前，从容以对，做到不遗漏、不耽搁，高效率地完成日常工作。,有目标、有规划、有措施、有考核，才能保证工作扎实推进。（1）确立目标：明确目
8、标，引领工作。防止“差之毫厘谬以千里”。（2）制订规划。参考国家和学校的规划制订中长期规划（5-10年），包括学院、专业甚至课程的规划；制定年度、月度、周的计划（可参考教务处下发的“学期教学管理工作进程表”），保证重点工作能够扎实推进。不集跬步，无以致千里。,凡事预则立，不预则废,（4）个人发展。制订个人的学历、研究、职称、职衔等职业发展规划，不断丰富提高自身。不急躁、不盲从，扎实前行。-跑得快vs.跑得远（5）应对变化。为解决“计划没有变化快”的问题，首先要尽量减少自己工作的随机性、任意性，尽量做到有预见和有计划，另外还要留出一定的空间的余地，便于调整应对。,二、教务管理意识谈：4.计划意识
9、,对于非常重大的工作，自己难以胜任时，一定要及时向领导反映，补充必要的力量，防止因忙乱而误事。不能以借口的心态处理问题。,对于重大事件应有预案，做到临危不乱,（1）制订规章的意识。熟悉上级的各项规章制度。根据专业特点和实际的要求（如成绩管理、毕业审核等），因地制宜、因时制宜地制订规章制度，并完成报备或者审批。（2）遵循规章的意识。就应按章办事，勇于坚持原则，否则规章制度就成为一纸空文，会导致严重的问题。（3）灵活掌握的意识。规章制度是人订的，其出发点是为了规范管理、提高效率、避免矛盾。应该意识到，规章制度总落后于实际，不可拘泥，否则会阻碍改革与发展。要以做好工作为出发点，坚持以人为本、灵活运用
10、，并要敢于提出修改意见。,二、教务管理意识谈：5.管理意识,教务管理工作应体现能动性和应变性。当前，本科教学面临着越来越多的挑战应用型转型、双一流、新工科、国际化等，要以开放和开创心态规范教学管理。一句话，不能以僵化、简单化的心态对待改革，使教务管理成为教学改革的绊脚石。（4）一个重要的原则：慎用自己的资源和权限，自觉抵制不正之风！,二、教务管理意识谈：5.管理意识,二、教务管理意识谈：6.创新意识,国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年），要求“以改革为动力”，全面推进我国教育事业的发展。,“把改革创新作为教育发展的强大动力。教育要发展，根本靠改革。要以体制机制改革为重点，鼓
11、励地方和学校大胆探索和试验，加快重要领域和关键环节改革步伐。创新人才培养体制、办学体制、教育管理体制，改革质量评价和考试招生制度，改革教学内容、方法、手段，建设现代学校制度。加快解决经济社会发展对高质量多样化人才需要与教育培养能力不足的矛盾、人民群众期盼良好教育与资源相对短缺的矛盾、增强教育活力与体制机制约束的矛盾，为教育事业持续健康发展提供强大动力。”,推进分层教学、走班制、学分制、导师制等教学管理制度改革。建立学习困难学生的帮助机制。建立科学、多样的评价标准。,“基础学科拔尖学生培养试验计划”、“卓越工程师教育培养计划”、“试点学院计划”、“专业综合改革计划”、“战略性新兴产业对应专业发展
12、计划”、“科教协同育人计划”、“高等教育国际化计划”等改革创新计划不断涌现，使我国的教学改革进入了一个全面、高速发展时期。,二、教务管理意识谈：6.创新意识,当前，本科教学面临着越来越多的挑战，要求我们必须以开放和开创心态进行教学管理。,教务管理人员工作在教学一线，身处在教育改革和创新的前沿，必须有勤于思考，勇于创新的意识。通过对新问题、新情况的研究，开拓新思路、采取新举措、探索新经验。勇于更新教学管理理念、探索新的办学模式和管理模式。,二、教务管理意识谈：6.创新意识,教务管理的研究与创新：1）探索教务管理的规律，探索规范化、流程化管理，提高办事效率和准确性；2）把握学校教学改革的动向，具体
13、内容和措施，理解对专业教学和管理的新要求；3）了解专业建设规律，了解社会对专业和人才培养的需求，提出专业建设和人才培养目标改革的建设性意见，促进教学改革。4）要有把教学管理难题转化教研课题的意识，大胆创新，积极探索教务管理的规律，提高教务管理水平。,二、教务管理意识谈：6.创新意识,（1）及时检查。及时分析问题、总结经验、调整计划，防止工作疏漏或者及时补救，避免出现重大失误。可以防止耽于日常事务而偏离目标；可以了解目标落实情况，及时调整工作计划和重点。（2）及时总结。工作过程中要记工作日志；工作结束后，要养成写总结的习惯。及时完成个人和学院（部）的工作总结、学期总结、学年总结等。,二、教务管理
14、意识谈：7.评估意识,（3）考评工作。包括自我考评、教师考评、学校考评。及时反馈考评意见，指导和改进工作。,二、教务管理意识谈：8.信息意识,（1）每天查看教育部、教育厅、学校教务部门的通知，将相关通知的精神，及时告知分管领导，避免遗漏重要通知而导致被动。早一天知道，多一天主动。（2）及时搜集教学改革的相关信息，整理成信息通报，提供给教学院长和专业负责人；（3）随时了解专业本科教学的基本状态，能够随时提供第一手资料；,（4）及时编写学院、专业重大教学活动的新闻和纪要，加大宣传；,二、教务管理意识谈：8.信息意识,（5）要及时将教学一线的情况，包括教学信息、教学动态、教学过程中出现的问题和困难，
15、教师和学生的需求和想法，意见和建议，及时反馈给分管领导和学校教务管理部门，以便他们及时掌握情况，及时、妥善地加以处理，避免问题和矛盾累计，导致不必要的麻烦。,二、教务管理意识谈：9.档案意识,“教学档案”是在教学管理和教学实践中形成的、具有参考和保留价值的文件和资料等的总称。教学档案的归档和管理水平，是衡量一个学校教学管理水平和管理效率的重要指标之一。教学档案的归档和整理，也是教务管理人员的重要职责，必须高度重视。,（1）教务管理人员必须按照学校的有关规定，对需要的归档的文件资料的内容及时汇总、及时整理，不得缺失或者遗漏；,（2）为了保证教学档案的完整、及时和准确，要求教学档案管理必须与教学工
16、作同步进行。这就要求教务管理人员必须养成档案意识，随时收集和整理教学档案。要养成对重大事件、重要活动、重要进展的图片资料进行收集、整理的习惯。,二、教务管理意识谈：9.档案意识,（3）养成撰写本科教学质量报告的习惯。,（4）养成及时整理、编目、装订教学档案的习惯。,1951年的学期期中检查报告,30年代-50年代的档案归档工作做得非常严谨细致；60-80年代档案意识淡漠，许多事件无据可查；90年代之后开始逐渐规范，但仍未达到30-50年代水平。,50年代的课程安排记录,50年代的教职工签到表,案例-1:2006年，齐齐哈尔医学院的两名学生，因在四六级考试中作弊被学校开除。两名学生以学校处罚过重
17、和程序违法为由提告。学校承认自己在处罚程序上失误。案例-2：2004年，中原工学院王某某在前三年只累计获得24个学分，学校依据相关规定责令其退学，制作并签送了“退学审批表”。该案王某某因与学校签订了“学生管理与学生自律协议书”而被判败诉。案例-3:2004年，南京邮电学院秦某某大二因病未参加电路分析考试申请缓考，但学校未按规定安排缓考，而让他直接参加毕业补考。因这次考试不及格而不能毕业。案例-4：2011年，兰州教育学院何某某因为毕业证与本人年龄不符，应聘时被退回，且其本科文凭也没有在教育部学历证书查询网址中进行电子注册。向母校反应情况没有答复，遂将母校告上法庭，后经调解庭外和解。,二、教务管
18、理意识谈：10.法律意识,二、教务管理意识谈：10.法律意识,现象：过去一段时间曾屡屡发生学生状告高校事件，在社会上引起强烈反响。很多高校教务管理部门、学生工作部门不得不坐到被告席上，与学生对簿公堂。,要求：教务管理是一项政策性很强的工作，要求教务管理人员必须熟悉国家教育政策和法规，掌握学校的相关制度和规定，正确理解教学管理文件的精神，通晓教学运行的原则、要求和程序。,说法：浙江大学副校长、著名法学教授胡建淼：学生是公民，我们要充分尊重他们的诉权，但也不允许违法乱纪行为通过诉讼得到变相的张扬。依法治校治的不仅仅是学生，更应该治好学校管理者和教育者。,1.增强法律意识，严格照章办事。按照相关法律
19、法规和学校的规章制度办事。特别在学籍管理、学生休学、退学、留级、离校延期、结业、肄业以及毕业资格审核和学位、学历管理方面，一定照章办事，尽量减少产生法律纠纷的根源。按照规定必须做公示的内容，一定严格按要求进行，做到程序公开、结果公开，保证程序严格、正确。该送达的通知一定要按规定送达。,在工作中要敢于坚持原则，坚持正确意见，自觉维护学校政策、制度和权威性和严肃性，避免随意性和感情用事而导致不必要的麻烦。,二、教务管理意识谈：10.法律意识,2.及时处理突发事件，主动防范。对于教学过程中出现的大面积不及格、毕业率过低或其他可能导致全体事件的事情，要慎重处理，及时向分管领导和上级主管部门反映，及时处
20、理，防止产生法律纠纷。,二、教务管理意识谈：10.法律意识,在考试、考务管理过程中，涉及到命题、传接、印刷、保管、成绩的登录、修改和维护、试卷的存档。在其中任何一个环节出现疏漏，都可能产生诸如泄密、试卷损毁等严重的教学事故。要求教务管理人员必须有保密意识、防护意识、遵纪守法意识。,三、教务管理能力谈：五方面能力,1.学习能力 2.研究与设计的能力 3.沟通与协作的能力 4.执行能力 5.表达能力,何谓能力？,Competency竞争的优势和能力，公共认可的胜任岗位的能力认可度；,Ability/capacity做事能力、接受与改变的能力。自己认可的胜任岗位的能力自我评价;,Skills做事的技
21、巧。左右逢源、游刃有余？磕磕绊绊，疲于应付？,先天潜质？后天养成？,三、教务管理能力谈,教务管理人员能力的内涵：学习能力自我发展与提高的能力；研究与设计的能力领会工作本质，把握工作走向；明确工作目标；整体结构的构建、计划的制订、措施的落实。创造性工作的能力 沟通与协作的能力组织教学会议、与教务管理部门、分管院长的沟通，与学生部门的合作。学会借脑、借力。执行能力将文件变成具体的措施，要理解精神、紧抓落实 表达能力文字表达、文字处理、口头表达：新闻意识,三、教务管理能力谈,三、教务管理能力谈：学习能力,教务管理人员必须懂教育、懂专业、懂管理。要不断了解高等教育发展的状况和趋势，掌握高等教育管理的基
22、本知识和基本规律，熟悉学校的各项规章制度，熟悉各个教学环节及它们的相互联系，熟悉专业教学计划和课程教学的特点。因此，教务管理人员必须养成终身学习的习惯，具有较强的自主学习和自我发展的能力。,1.服务于自我发展的学习：（1）攻读学位、学习专业（队伍专业化的要求）；（2）教学研究（研究型工作的要求）,2.服务于职业发展的学习：（1）学习熟练操作的能力：教务系统的使用、网络应用等。（2）学习专业知识的能力：了解专业的发展，了解国家对专业教学和教学基本条件的要求,（3）学习教育管理、教务管理、教学统计、教学法规等方面的知识。能够运用现代管理学的方法和手段，建立科学的教学管理体制和运行机制、激励机制，实
23、现教务管理的科学化。,研究与设计能力（1）了解国内外改革的现状和发展趋势（2）了解专业改造提升的途径和方法（3）推进教学改革的途径和方法（教师培训、参加会议）（4）课程建设趋势和成效建设（精品？开放？共享?平台）（5）课程评价的改革（期中？期末？日常？反馈？）（6）考试改革与成绩记录（7）实践教学改革的推进 是否做？怎样做？如何评价？,三、教务管理能力谈：研究与设计能力,1.组织能力：组织院系教学会议；参加基层教学单位的教学会议；组织培养方案的落实；组织评审、答辩等；2.沟通能力：与教务管理部门（报告争取资源、汇报进展）、分管院长的沟通（信息通报、建议与方案）；3.协作能力：与学生部门的合作（
24、奖学金评定、学习困难学生的帮扶、教学通知的下达等）。学会借脑、借力,三、教务管理能力谈：沟通与协作能力,1.理解能力：正确理解上级文件精神，转化为具体的步骤和措施；2.落实能力：建立相应的规章制度，体现学院和专业特色，做到切实可行，并紧抓落实3.指导能力：能够对教师提交的材料进行初步审核，并提出修改的意见和建议；4.组织能力：组织评审或者检查,三、教务管理能力谈：执行能力,1.文字表达：写得一手好字、写得一篇好文章。善于总结和提高。2.文字处理：计算机能力、英语能力、网络能力。图表工具、ppt的制作和使用等。3.口头表达：接待来访，文件传达、咨询服务、请示汇报等。要求：思路清晰、重点突出、语言
25、流畅、言简意赅 在教学会议上，能够布置好工作？每1-2年写一篇高水平教学研究论文？,三、教务管理能力谈：表达能力,如何使庞杂的工作变得井井有条？工作做得有条不紊，顺利高效？这是一门值得钻研的大学问。,（1）对日常管理工作实行分类管理，理清头绪，分清轻重缓急，分阶段执行，按计划执行。,（2）善于总结经验、发现规律，对周期性、长期性的工作要努力摸索，逐步建立科学合理的工作方法，提高工作效率。,（3）积累经验，对项目的执行在一开始提出合理化建议，从一开始就避免矛盾、冲突或者过失，使事情的处理变得简单易行。,三、教务管理能力谈：做事的技巧,四、如何撰写报告和论文,如何撰写报告：以质量报告为例如何撰写论
26、文：以经验总结性论文为例,四、如何撰写报告和论文,报告的种类：本科教学年鉴、年度质量报告（教学总结）、实习（毕业论文）工作总结报告 开学检查报告、期中教学检查报告 专业申请报告、课题申请和结题报告,撰写报告的基本要求：1）言之有物、切记空谈；2）用事实和数字说话；3）思路清晰、条理顺畅、语言凝练,四、如何撰写报告和论文,年度本科教学质量报告概述本科教学基本情况（1）教学基本数据：专业情况、在学生情况、师资队伍情况等；（2）招生与拓展情况；（3）教学条件建设：基本建设情况、实验条件、图书资料等3.本科教学改革中要举措4.质量工程建设成果（1）质量工程项目；（2）教改实验项目；（3）教研立项和教研
27、成果；5.毕业生质量和就业情况6.结束语附件,四、如何撰写报告和论文,教育部关于编制2011年本科教学质量报告的要求内容：本科教育基本情况：培养目标、专业设置、在学生情况、生源情况师资与教学条件：师资数量和结构、教授任课情况、教学投入、教学用房、图书、设备、信息资源教学改革与建设：专业、课程、教材建设，教学改革。培养方案、课程数量和类型、课堂规模、实验、论文和创新。质量保证体系：教学保证体系、日常监控、基本状况分析、专业评估和认证；学生学习效果：学生学习满意度、毕业和学位授予情况、读研和就业情况、用人单位评价特色发展需要解决的问题,五、如何撰写报告和论文,对比研究改革探索经验总结,四、如何撰写
28、报告和论文,关键词：（1）目标（2）举措（3）成效,教务管理人员队伍存在的问题：队伍不稳定：青黄不接，新教务管理人员经验不足、缺乏培训结构不合理：年龄、学历、专业结构不合理管理效率低：工作不熟悉，比较被动信息化水平低：计算机和网络应用能力偏低创新意识弱：耽于事务性工作，缺乏改革和创新的动力科研能力低：对国内外教学改革缺乏了解,五、教务管理发展趋势漫谈,教务管理人员应有的素质：吃苦耐劳、默默无闻的奉献精神 兢兢业业、力求卓越的敬业精神 勤于思考、勇于开拓的创新精神 严以律己、好学上进的自爱精神 以一颗坦诚、平静的心对待繁重的工作 以一颗热情、周到的心对待老师和同学,五、教务管理发展趋势漫谈,教务
29、管理人员必须深入钻研业务，精通管理知识，熟练掌握教务管理的基本技能和方法，能够自如运用教务管理软件；熟悉教务管理的内容、要求、流程，能够按照教学规律，有计划、有步骤、有组织地开展工作；学会根据工作的主次和轻重缓急，合理、科学地安排时间，是自己的工作节奏能够踩在“点”子上。,五、教务管理发展趋势漫谈,教务管理人员的素质和能力不是与生俱来的，从外行生手到行家里手，从亦步亦趋到独当一面，需要不断的积累和提高，需要几年的磨练。所以，教务管理人员从踏上岗位伊始，就必须沉下心，学字当头，做到在学中干，在干中学，不断探索创新、不断总结经验，尽快丰富、完善和提高自己，使自己早日成为一个合格的教务管理人员。,参考文献：1 王仁卿，责任、能力、绩效如何提高教务管理水平和绩效2 陆静，”从自身实践浅谈如何做好高校教务员工作“，管理智慧，2011,6:163 战国科，“高校教务员如何提高自身素质的探讨”，科技情报开发与经济，2006,16（8）：244.4曾薇，“高校教学管理中教务员工作探讨”，文教资料，2009,16：159-1615 汪筱兰，“浅谈教务员的素质与高校教学管理水平的关系”，教育探索，2007，9:64-65.6 李艳丽，“浅谈高校教务员工作的创新”，成功教育，2011，5:40-417 方莉华，“新时期高校教务员的角色定位和素质培养”，学理论，2009,8:184-185,感谢聆听！,
