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1、文字处理软件 MS WORD,常宝宝信息科学技术学院,概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,文字处理软件概述,典型的文字处理需求作家 要创作大学生 要写毕业论文中学生 要写作文经理 要写工作报告求职者 要写个人简历,文字处理软件的基本功能,文档内容的创作、编辑、打印内容主要包括文字、表格、图形等文档格式的编排、设定字体、字号、颜色缩进、对齐行距、边距,所见即所得,文字处理软件经历了一个发展早期：建立在字符界面上，屏幕显示与打印效果不同。目前：建立在图形界面上，实现了所见即所得，屏幕显示与打印效果一致。、WYSIWYG 代表 What you see is what
2、you get，也就是所见即所得.MS ORD只是一种文字处理软件，还有其他的文字处理软件，例如open Office中的writer,使用文字处理软件创作文档,(1)利用文字处理软件创作文档草稿(2)编辑和修改文档内容直到自己已经满意(3)对文档进行排版和格式处理不要一边创作一边排版,WORD界面,窗口控制菜单、快速访问工具栏、标题栏、窗口控制按钮快速存取工具栏内容可定制，可置于功能区之上或之下选项卡标签、功能区功能区含多组功能按钮功能区可隐藏编辑区状态栏、视图切换按钮、显示比例调节工具,在WORD中如何表示段落,利用WORD进行输入时，只在标题、段落结束时，使用回车键。WORD用回车键表示
3、标题和段落结束。在段落内部不能使用回车键，否则，WORD将不再把它作为一个段落处理。在段首也不需要自行输入空格，可通过缩进的方式达到空格的目标。,文档创建的简单示例,(1)打开WORD(2)在编辑区域进行输入和编辑操作(3)对文档进行格式编排(4)将文档保存在磁盘指定的位置(5)把文档通过打印机打印出来,使用帮助,帮助文件|帮助F1键帮助按钮(窗口右上角),概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,文件操作,利用Word，用户可以操作下面几种类型的文件：word文档 扩展名是.docx或.docRTF文档 扩展名.rtf纯文本文档 扩展名.txtHTML文档 扩展名.h
4、tml或.htm,文件操作,新建WORD文档快捷键Ctrl+N快速访问菜单文件|新建|空白文档,文件操作,打开已经存在的文件文件|打开快捷键Ctrl+O快速访问工具栏按钮“打开”文件对话框查找范围：指定要打开文件的位置文件类型：选择要打开的文件类型文件名：输入要打开文件的文件名字同时打开多个文件(选择多个文件）打开方式(只读、副本方式)打开最近编辑过的文件(文件|最近所用文件),文件操作,关闭当前文件文件|关闭快捷键Ctrl+F4关闭和保存(提示是否保存),文件操作,保存当前正在编辑的文本文件|保存快捷键Ctrl+S快速访问工具栏按钮另存为把当前文档用另一个名字存放，存放在另一个地方和存放为其
5、他类型文件|另存为另存为PDF文档“另存为”对话框自动保存和恢复文件|选项|保存,文件类型的差异,文档类型差异.docx和doc文档可保存文字、图形、表格、格式、宏定义.rtf 文档可保存文字、图形、表格、格式.txt保存文字内容、段尾标记、表格内的文字部分,.docx和.doc,.docx采用了基于XML的压缩格式，更具开放性和存储效率.docx系WORD 2007引入的新格式如文档需要在WORD 97-2003中使用，则需要另存为.doc格式，但会有特性损失WORD 2007-2010打开.doc文档，会显示”兼容模式”字样,文件打印,打印及预览已经编辑好的文档文件|打印快捷键Ctrl+P
6、快速访问工具栏按钮,概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,选择视图,视图是指显示方式，对于文档，WORD提供五种视图：页面视图(所见即所得)阅读版式视图(方便阅读)Web版式视图(以网页方式显示)大纲视图(提供纲要操作功能)草稿(非所见即所得，资源占用少)视图之间的转换(窗口右下角的视图按钮),文字的输入,文字输入的当前位置是插入点所指示的位置，插入点通过闪烁的光标表示，通过鼠标可以改变插入点的位置。在输入文字时，只有在一段结束之后才可以键入Enter，Enter在WORD中被解释为段落结束标记。注意在WORD中输入文字，会根据纸张设置的大小自动换行，如特别需要手动
7、换行，可键入Shift+Enter。WORD的文本编辑区域有两种工作状态，分别是插入状态和改写状态，可以通过键盘上的键进行切换，当前所处的状态可以从状态栏上的显示获得。,特殊符号的输入,中文标点输入使用输入法提供的软键盘(选择标点符号软键盘)使用键盘输入(注意输入法工具条上的中西文标点切换按钮)其他符号使用输入法提供的软键盘(选择适当的软键盘)插入|符号|符号,定位功能,键盘定位短距离移动光标 光标移动键长距离移动光标 Home/End/PgDn/PgUp中距离移动光标 Ctrl+光标移动键超长距离移动光标Ctrl+Home/End/PgDn/PgUp鼠标定位在滚动条的配合下，在目标位置处单击
8、,内容选定,很多编辑操作，例如删除文字、移动文字、设置字体等等需要预先选定要进行编辑的内容。键盘选定Shift+光标移动键/Home/End/PgDn/PgUp全部选定 Ctrl+A扩展选定状态 F8 ESC鼠标选定 在欲选定内容开始处单击，在结尾处按住Shift并单击。拖动选定在左侧边距区：单击选行、双击选段、三击全选选句子：按住Ctrl键单击鼠标,文字的删除,单字符的删除Del键删除插入点右边的字符Backspace键删除插入点左边的字符选定文字的删除选定要删除的文字按Del键进行删除,剪贴板,剪贴板是一个信息中转站，支持下面的操作：复制：把选定内容复制到剪贴板剪切：把选定内容移动到剪贴板
9、粘贴：把剪贴板中的内容复制到当前编辑位置操作剪贴板快捷(右键)菜单开始|剪贴板(任务窗格按钮)快捷键 Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V粘贴选项保留原格式合并格式只保留文本,内容的移动和复制,通过剪贴板进行剪切粘贴内容移动复制粘贴内容复制通过鼠标拖动拖动内容移动Ctrl+拖动内容复制通过键盘F2 内容移动shift+F2 内容复制,文字的查找和替换,查找开始|编辑|查找快捷键 Ctrl+F 替换开始|编辑|替换快捷键 Ctrl+H高级查找和替换,撤销、恢复和重复,撤销快速访问工具栏 快捷键 Ctrl+Z恢复和重复快速访问工具栏(根据情况发生变化)若上次操作是撤销，则为恢复若上次的操作不是
10、撤销，则为重复快捷键Ctrl+Y,概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,格式设置,字体的设置开始|字体(对话框按钮)迷你工具栏(Esc键关闭)快捷菜单快捷键Ctrl+D段落格式设置开始|段落(对话框按钮)、页面布局|段落(对话框按钮)快捷菜单水平标尺滑块(双击)页面设置页面布局|页面设置、页面布局|页面背景垂直标尺(双击),格式设置,(中文、西文)字体、字号字体效果：颜色、加粗、倾斜、下划线等段落缩进行距对齐方式：两端对齐、居中对齐、左对齐等页边距纸张方向、文字方向水印、页面颜色,文字,段落,页面,格式设置,文字、段落和页面之边框和底纹页面布局|页面背景|页面边框分
11、栏排版页面布局|页面设置|分栏设置分栏数、栏宽和分割线多栏尾部不等高怎么办？设置项目符号和项目编号开始|段落,格式设置,插入页眉、页脚和页码插入|页眉和页脚页眉页脚样式页眉页脚的内容(页眉页脚工具)设计|插入页眉页脚选项(页眉页脚工具)设计|选项页眉、页脚和页码的删除页码位置选择,表格操作,创建表格插入|表格插入表格、绘制表格、文本转换成表格编辑表格(表格工具)布局表格、行、列和单元格的选定行和列的插入表格、行、列和单元格的删除单元格的分与合、表格拆分(可以合并吗?)表格转换为文本表格的排序、简单计算,表格格式,表格格式设置(表格工具)布局对齐方式自动调整大小、列宽、行高分布等(表格工具)设计
12、边框、底纹 应用表格样式,窗口操作,窗格操作视图|窗口|拆分、视图|窗口|取消拆分垂直滚动条上方的拆分钮在不同的窗格内编辑同一个文档窗口操作视图|窗口窗口的创建、切换、重排及并排查看,概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,图形绘制,插入形状或绘制图形插入|插图|形状(绘图工具)格式建立绘图画布绘制线条、基本形状等轮廓、填充、形状效果和形状样式大小和缩放位置和换行,图形绘制,插入形状或绘制图形(续)图形的选定(单击)、移动、微移、复制添加文字图形的对齐和分布图形的旋转图形叠放图形组合剪贴画,图片操作,插入图片文件插入|插图|图片(图片工具)格式插入和链接插入图片调整图
13、片样式文字环绕裁剪插入屏幕截图插入|插图|屏幕截图,文本框,插入文本框插入|文本|文本框(绘图工具)格式多块文本共存可移动的文字块同一文本中使用不同的文字方向横排、竖排混合,其他对象,插入公式插入|符号|公式(公式工具)设计插入艺术字插入|文本|艺术字(绘图工具)格式插入SmartArt插入|插图|SmartArt插入其他对象插入|文本|对象对象和程序的对应关系,概要,文字处理软件概述文件操作文字编辑格式编辑对象编辑长文档处理,长文档编辑功能概要,使用样式使用大纲视图建立目录和索引审阅和修订自动功能模板和向导关于宏的简介,什么是样式?,样式是预先定义好的格式的集合使用样式的好处可以保持文本编排
14、的一致性；更为快捷的完成格式设定常用样式包括：正文样式、标题样式、目录样式、索引样式、页眉样式、页脚样式等等。,如何应用样式?,样式的使用开始|样式开始|样式|样式窗口,如何定义和更改样式？,WORD中提供有一套关于正文、标题等文本元素的默认样式，如果不满意可以修改开始|样式|样式窗口+选定样式+右键菜单 用户也可以根据自己的需要创建新的样式开始|样式|样式窗口|新建一般不要更改正文样式，可以创建不同于默认正文样式的新的正文样式，使用不同的样式名称,样式的分类,段落样式作用对象是段落，包含对 选定对象 的段落格式和其中字符格式的设定。例如：正文、标题样式都是段落样式字符样式应用对象是选定文字，
15、只包含字符格式的设定，例如强调文字样式、页码样式等等,使用大纲视图,使用大纲视图选择大纲视图按钮(窗口右下角)大纲|大纲工具提纲契领，快速编辑大文本内容的展开和折叠显示级别的选择和设定显示级别的改变升级和降级改变标题次序（正确选择显示级别）,目录和索引,插入目录引用|目录|目录引用|目录|更新目录插入目录的前提是使用标题、正文等样式，或者使用了“引用|目录|添加文字”标注。制作索引索引项标记引用|索引|标记索引项引用|索引|插入索引|自动标记(需要创建索引项文件)插入索引引用|索引|插入索引,插入脚注和尾注,插入脚注引用|脚注|插入脚注插入尾注引用|脚注|插入尾注脚注尾注格式设置引用|脚注|脚
16、注和尾注对话框,审阅和修订,使用审阅和修订功能审阅|修订(切换修订状态和非修订状态)审阅|更改审阅|批注文档完成后，可以经其他人审订和批改批改需要留有痕迹，文档作者可以接受也可拒绝其它人也可以加以批注，供文档作者参考,自动功能,拼写和语法检查实时检查文件|选项|校对|键入时检查拼写集中检查审阅|拼写和语法自动更正和替换文件|选项|校对|自动更正选项,使用模板,使用模板文件|新建应用文体常常有自己的格式，如简历、信函等模板提供应用文本的框架，供用户自己修改创建应用文本时，可以选择相应的模板，这样文档作者就不必作相应的排版，只需要作内容上的改变要使用相应的模板，必须首先安装或从Web下载,关于宏的简介,宏是一系列操作的集合，类似于一个小程序。有时候完成一个工作需要很多步骤，这时可将这些步骤录制成一个宏，以后在作同样的操作时，就不必分别进行这些操作，而仅仅执行宏就可以了。录制宏视图|宏|宏|录制宏,小结,文字处理软件的基本功能使用帮助所见即所得段落结束的表示文件操作视图,小结,特殊符号的输入光标定位内容选定移动和复制格式设定分栏排版表格操作,小结,图形图片文本框公式其他对象,小结,样式大纲视图目录和索引审阅和修订自动功能模板,
