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1、时间管理,时间管理与个人成效,一、课程导入二、时间是什么三、什么是时间管理四、时间管理的重要性五、如何做好时间管理六、个人成效,世界上最长和最短的东西,世界上最长的东西，莫过于时间，因为它永无穷尽，最短的东西也莫过于时间，因为人们所有的计划都来不及完成。得到时间，就是得到一切，他给勤奋者留下智慧和力量，给懒惰者留下空虚的懊悔。“年年岁岁花相似，岁岁年年人不同”浪费时间就等于浪费生命和财富。,浪费时间的主要原因,（1）缺乏明确的目标（2）拖延（3）缺乏优先顺序（4）想做的事情太多（5）做事有头无尾,浪费时间的主要原因,（6）缺乏条理与整洁（7）不懂授权（8）不会拒绝别人的清求（9）仓促决策（10
2、）行动缓慢,长寿的新解,人的生命是有限的，我们不能绝对地延长寿命，但通过时间管理，都可以相对地将生命延长。,珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在更有效益的地方，时间多了机会就多，机会的增加，必然促成目标的早时达成。时间提前了，生命就得以处长，善用时间 就是善用自己的生命。那么，我们应该如何去善用自己的时间呢？,时间是什么,在你的生命中，你怎样诠释时间？,人生的每一刹那都是唯一的,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活
3、数千年,时间是什么,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,“不能管理时间，便什么都不能管理”（美）杜拉克,“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理,什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作
4、，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,
5、总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,案例：老王的故事,延 误,原 因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延，没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话,突发事件 紧急事件 被打扰,3、下班回家,交通堵塞,4、看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、没有带一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如
6、何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,大石头,小沙子,水,杯,子,理,论,课 程 目 标知道什么是重要的做计划实践,重要、计划、实践,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、3成时间应付目
7、前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来,时间管理学的演变,记事便条,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+紧迫性,I+U+,I+U,I U+,I U,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。,紧急,重要,不重要,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机 急迫的问题 有期限压力的计划,压力人,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某
8、些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,无聊人,不紧急,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）,4D原则,Do it now！（马上就做）,D
9、ont do it。（别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate授权别人去做,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,时间自然法则总结,Parkingsons Law 帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos Principle 帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels 内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency 效能与效率,做正确之
10、事，做好它,写出长期经营计划 每日“必做”表（按优先顺序排列)善用空闲时间 授权 一次只处理一件特定的事 马上行动,时间管理原则,1,2,时 间 管 理你将如何有效运用每周50小时工作计划,我的生物钟,不能控制它，就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡觉,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划-,为每天的2-3件事项留出完整的时间,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。,办事处与总公司的
11、协作 某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工作站市场。思考题：1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？2、王经理其实应该怎么做？,案例学习,销售和管理的重要不同点Critical difference between selli
12、ng and managing,时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线,时间管理的基本单位是事件,时间管理的关键在掌握事件,事件经由选择,选择以价值为基础,顺习惯做事会有越来越多的抱怨,Proactive（制变）,Reactive（应变）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原则去选择,二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好,确定优先顺序,基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务。你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从 不会去做的事。不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。,优先管理的核心1、Make a list of t
13、hings to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划：Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。,To-Do List待处理事项,Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三个文件档案2、Organize all items according to the 4Ds 根据4D原则整理好所有东西3、Work throug
14、h“Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件4、Clear the desk each day.每日清理桌面,A.M.P.M.,6 7 8 9101112,Daily Expenses 每日支出,1 2 3 4 5 6 7 8 910,Appointments日程,Monthly Plan月度计划 Month Year 年 月,Projects/Goals本月项目/目标,A/B Business 工 作 开始日,Personal 个人生活,意识,潜意识,内存,硬盘,产品说明书,了解产品,印
15、刷,售后服务,图片,题纲,初稿,规格,注意事项,维修点,打印,美工,公司简介,拍照,大脑图,个人成效,effective,efficient,明确于结果：快、好,高效,脾气好,工作愉快、有结果,一个有成效的经理人,Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与价值相关的Tractable 可跟进的,SMART,目标,What I am here for?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？,Make a list.分清主动工作和被动工作内容。,主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作,被动性工作：日常琐碎的事情,放弃喜欢做的事放弃怕失去
16、控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答,组织下属,Productivity Challenges 对生产率的挑战1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理2、Telephone interruptions 电话打扰3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标4、Attempting too much 贪多嚼不烂5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 无效授权7、Cluttered desk/losing t
17、hings 桌面杂乱无章/找不到东西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say“No”不会说“不”10、Meetings 会议,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出
18、负荷时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,应付突发状况,应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从,随时检视,随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。,表达工作情绪的词语,惬意沉闷 累乱繁忙轻松无聊充实平衡烦,有效率地完成工作疲于应付盲目目标明确筋疲力尽毫无头绪做自己想做的事压力太大精力充沛憔悴,应付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾残局有危机感有成就感,6.2时间管理的原则,“时间就
19、是金钱”时间管理的意义在于计划时间，做好确定目标、自我管理的工作，减少浪费时间的因素，使时间的经济效益发挥大最大。1.了解自己：如果你真的知道生活中需要什么，就会很惊讶地发现，机会很快会降临，因此，首先了解自己并且深刻地了解是非常关键的。2.重视计划：运用计划可将未来的梦想化为实际的步骤。做计划可让事情进行的更有条理，提高工作效率。但也要注意预留弹性，以备稍有变故影响整个计划的完成。3.时间分析的必要：这需要我们向现有的不良习惯挑战。4.决定优先顺序：事有轻重缓急之别是优先顺序决定的衡器。5.二八定律：定律提醒我们少数关键的努力，通常可以产生绝大多数的效果，我们应学会判断和区分它们。,6.3时
20、间管理的方法又有哪些呢？,1.决定个人目标：目标是为自己的，不要考虑过多的其他因素，只有这样才会产生强烈的动机；目标要具有挑战性；同时目标要明确；并且制订完成期限。2.制订时间计划表：是将计划细分的过程。3.有效地利用日记式备忘录：日记簿应包括以下几项，人际关系联络资料、星期计划等。4.类似的工作尽量集中进行：这会使头脑清楚、思路清晰和事半功倍。5.等待的利用：是对零碎时间的有效利用。6.专心：对事情的做好、做快具有重要意义。7.充分授权、分层负责：一个人的精力是有限的，不可能事必躬亲；要学会调整自己的观念和心态，不要固守过去的职责和想法。,6.4不要进入时间管理的误区：,1.忙碌的人完成的工作最多；2.流汗越多，收获越多；3.决策层次越高，决策的品质越好；4.授权可以免去责任；5.自己动手是完成工作的最佳手段；6.开夜车；7.每个人的时间均不够用；8.光阴似箭；9.时间总是和我们作对；10.最理想的工作方法只有一种；11.压力之下，表现最好。,6.5总结,总之，时间对我们每个人来说都是公平的，但对时间的利用却不同，只有懂得驾驭时间的人，才能够把精力合理的分配，时间合理的利用，效率合理的提高。“爱拼才会赢”，做一个懂得打拼方法的赢家吧。在新的一年中，希望我们大家一起抓住机遇，驾御时间，勤于思考，为实现心中目标共同提高。,
