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1、年卡信息管理系统操作说明本软件基于Office2007的Access开发，因此运行本软件必须安装Office2007 并安装Access组件。软件多处使用电脑系统日期，所以应注意调准电脑时间。一、用户登录进入本软件即出现“用户登录”窗口，选择用户名并输入密码（初始密码为 123456），点击“登录系统”按钮即可登录。用户名中的“管理员”账号专用于 登录账号维护、单位简称维护和数据导入导出操作，但它不能操作“数据录入” 和“数据查询”。二、主控窗体登录系统之后即进入主控窗体，如下图所示：主控窗体分为几个功能区：“数据查询”、“系统及数据维护”、“生成报表” 及用于参数输入的“参数区”。“数据录入
2、”和“退出系统”按钮单独位于窗体左 上部。主标题下显示当前登录的用户名。“参数区”用于设置数据查询和生成报表所需的参数。这些参数都有默认值： “所属年度”和“报表年”为当年年份，“终止日期”为当天日期，“起始日期” 为50天前日期，报表“月”为当月的前一月（如果当月为1月份，则“报表年、 “月”为去年12月），“关键字”为“*”。三、数据录入点击“主控窗体”的“数据录入”按钮即进入本操作:照 片：收费类型:1金额（元）:11m 位:市政府 2）制卡口期：2014-6-181左排圈莎瞄虽人V数据录入新增打EIL关闭J进入本操作软件自动从最后一次录入的记录中复制“年度”、“卡模编号”、“收 费类型
3、”、“金额”、“单位”数据，并自动产生（不允许用户更改）“年卡卡号” 和“制卡日期”（当天日期）。每年11-12月，可以通过下拉列表选择当年或下一年的“年度”数据，“年度”数据改变时，“年卡卡号”将相应改变。“性别”通过下拉列表选择“男”或“女”。输入完整“身份证号”码（18位）时，“年龄”将自动计算产生。双击“照片”框将 调出附件管理器，如图 所示。点击“添加”可 以添加所需照片。除“身份证号”、“联 系电话”、“卡模编号” 允许留空外，其它均须 填入数据。本操作窗体设置“新增”、“打印”、“关闭”三个按钮，用于继续录入数据、 打印年卡、关闭窗口退出操作。四、数据查询数据查询区有“模糊查询”
4、和“日期区间查询”两个按钮，均应在参数区设 置“所属年度”参数。“模糊查询”还应输入“关键字”参数，“日期区间查询” 应设置“起始日期”和“终止日期”参数。“模糊查询”用于查询所属年度中“年卡卡号”、“姓名”、“身份证号”、“单 位”含有指定关键字的数据记录。默认关键字参数“表示查询所属年度所有 记录。“日期区间查询”用于查询所属年度指定日期区间内的数据记录。除上述区别外，“模糊查询”和“日期区间查询”的其他操作完全相同。下】33都跚丁6前U00切1000409正常年 度年卡卡号姓 名慢 别，身份低号年 能睽系电话，卡模福号收费荚点击“主控窗体”的“模糊查询”按钮进入“模糊查询”窗体:LOOO
5、Cil张三|性 别:|女.fl劈f才证!440011196006201011ff地,I午口：54133J3387CSS000401吟浙活冥正常40OIL 19600 5土K1000051415SL58L415815914153160H100001三四五五六张亭王王六000408000403优黑数据以分割窗体方式显示，上部为当前记录的详细信息，下部为符合查询条 件的记录列表。可在下部记录列表直接选择所需数据记录，上部详细信息将相应 改变。窗体设置“修改/只读”、“续卡”、“补卡”、“单张打印”、“连续打印”五个 按钮。刚进入窗体时，数据处于不可修改的“只读”状态。如需修改数据，可点击 “修改”按
6、钮解除只读状态，此时“修改”按钮变成“只读”按钮。数据修改完 成可点击“只读”按钮重新设置只读状态，防止数据被误修改，此时“只读”按 钮变回“修改”按钮。点击“续卡”按钮，软件将复制当前记录生成一条新记录，“年度”数据自 动改为下一年度，并自动产生相应的卡号，同时自动解除窗体数据只读状态。点击“补卡”按钮与“续卡”类似，只是年度数据不更改，“收费类型”改为“补 卡”，“金额”改为5元。点击“单张打印”，用当前记录的数据打印年卡。点击“连续打印”，从当前 记录至列表最后一条记录连续打印多张年卡。五、生成报表生成报表区共有七个按钮，可生成多张报表。生成报表所需的参数也在参数区中设置。“所属年度”是
7、所有报表的共用参 数，所有报表都要设置该参数。除“所属年度”夕卜，月报表应设置“报表年”和“月”，年报表应设置“报 表年”，日期区间报表应设置“起始日期”和“终止日期”。日期区间报表的“起 始日期”和“终止日期”之间不能超过50天。本软件生成的报表均为Excel 2003格式的电子报表，采取事先制作Excel报表 模板，再由软件在模板中填入数据的方式产生报表。所以没有操作窗体，仅有数 据生成完成或产生错误时的提示。六、系统及数据维护共有“修改登录密码”、“更换登录账号”、“登录账号维护”、“单位简称维护”、 “年卡数据导出”、“年卡数据导入”六个按钮。“修改登录密码”用于更改登录密码。“更换登
8、录账号”用于更换登录账号， 与用户登录界面相同。“登录账号维护”和“单位简称维护”必须用“管理员”账号登录方可操作， 两个维护的操作基本相同，前者用于增加或删除登录账号，其中“管理员”账号 禁止删除，后者用于增加或删除单位简称，其中“个人”项禁止删除。下面以“单位简称维护”为例简单说明。如图，在单位简称后的输入框 中输入要增加的单位名称，然后点 击“增加单位”按钮即可增加单位。 点击输入框右侧的下箭头打开下 拉列表，在其中选择要删除的单位， 然后点击“删除单位”按钮即可删 除选定的单位。“年卡数据导出”和“年卡数据导入”分别用于导出导入年卡数据，同样必 须用“管理员”账号登录方可操作。导出数据
9、时，系统仅导出从本机录入的数据，从其他电脑导入的数据不会被 重复导出。同时，每次导出数据时，软件将记下当天日期，下次导出将从记下的 日期开始导出，以避免数据重复导出。数据导出后，将生成名为“导出数据”的 数据库文件，将该文件拷到其他电脑并改名“导入数据”，即可将数据导入其他 电脑，实现各台电脑年卡数据的合并。导入数据与导出数据过程相反，操作类似，不再重复。由于年卡数据库文件中含有存放照片的附件字段（所谓多值字段），所以无 法使用通常的数据集或动作查询等方式成批处理数据导入导出。在没有找到更好 办法的情况下，日前的数据导出导入采用的是最笨的办法对符合条件的记录 在两个数据表之间逐条复制粘贴。因此
10、，数据导入导出过程中，屏幕上会有两个 数据表不停闪动，这是正常现象，不要以为软件发生故障。七、文件目录结构本软件的文件均存于“年卡信息管理”目录内。为方便对文件数据的管理， 防止误操作，采取下列目录结构。（注意目录结构不能更改，否则软件将找不到 相应的文件。）共设置“系统文件”、“模板文件”、“导入数据”、“报表及导出数据”、“备份 数据”、“说明文档”六个子目录。“系统文件”目录存放软件运行文件“年卡信息”和“年卡数据”。本软件 采取程序和数据分离的方式，“年卡信息”为软件运行程序，“年卡数据”为录入 的年卡数据及其他运行数据。软件更新升级时一般只需更换“年卡信息”文件， 对录入和运行的数据
11、不会有影响。“模板文件”目录用于存放报表模板文件以及导出数据模板文件。“导入数据”目录用于存放导入数据文件“导入数据”。从其他电脑导出、 计划导入本电脑的数据文件，放在这个目录，文件名应为“导入数据”。“报表及导出数据”目录用于存放从本电脑导出的数据文件和生成的报表文 件。“备份数据”日录用于存放备份数据文件。每天第一次使用本软件时，软件 将自动对数据进行一次备份，备份的数据就存放于本日录，备份的文件名为“年 卡数据”加上备份日期，如“年卡数据2014-6-18”。为防止电脑或硬盘故障造成 数据丢失，应将数据拷到U盘或在电脑之间相互备份。“说明文档”目录存放本文件等说明文档。软件作者QQ： 332545951 二0一四年六月二十二日
