目标时间计划管理.ppt

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1、1,深圳爱多科技系列培训四目标时间计划管理,欢 迎 您,2,自 我 介 绍,姓名:刘东库所在部门：数码事业部特长及爱好：围棋目前工作中有什么困惑：？对课程有什么期望,3,成 功 的 培 训 我 们 约 定,开放的心态，全心投入集思广益，相互学习欢迎随时提问题守时，排除干扰，关闭手机培训不仅仅是为了企业，更是为自己,4,学 习 方 法 与 信 息 吸 收,读书 10%听课 30%参与操作 60%小组练习和研讨 90%,学习方法 三个月后信息吸收量,5,课 程 内 容,如何设定合理的工作目标？如何制订有效的工作计划？如何提高时间的效率和价值？,6,目 标,风不会偏爱没有目的港的船,7,正 确 目

2、标 的 价 值,目标使我们明确方向目标使我们更好地发挥潜能分配资源的依据考核的标准,8,有效目标的特征-SMART原则,Specific 明确具体的Measurable 可衡量评估的Achievable 可达成的，有挑战性的Agreeable 双方同意的Result-oriented 结果导向的Realistic 现实的Timed 有时间限制的,9,确 立 目 标 的 程 序,步骤一：列出符合SMART标准的目标步骤二：列出目标实现后带来的好处步骤三：可能的困难与阻碍，以及相应办法步骤四：所需的资源、技能及知识步骤五：为达到目的必须合作的伙伴及事项步骤六：关键行动步骤和时间表,10,练习-按步

3、骤设定一个目标,为您的一位未婚男同事在一年内找到女朋友并结婚,11,个 人 工 作 目 标 的 要 求,必须与高层的目标一致符合SMART原则，清楚、易理解有一定的挑战性是书面的，用肯定的口吻,12,目 标 设 定 的 注 意 事 项,以动词开始陈述，而非形容词期待与阶段任务并列清楚界定衡量标准，并取得一致共识说明如何达成目标的方法（成功准则）确定检查时间如存在特殊障碍或非个人可控制的项目，应详细备注有激励作用,13,你 会 设 定 目 标 吗？,14,目 标 的 种 类,达成性目标成长性目标降低性目标增高性目标发展性目标,15,成 长 性 目 标,产销数量与金额市场占有率新市场/新成交客户拓

4、展率,16,达 成 性 目 标,各案工作计划例行性工作维护工作改善项目,17,降 低 性 目 标,成本与费用率不良品损耗率错误发生率客诉发生率灾害及公安事故人员流动与缺勤率,18,增 高 性 目 标,产品合格率货款回收率资金流动率存货周转率客户拜访率,19,发 展 性 目 标,个人学习与生涯发展工作态度与团队精神个人情绪与价值理念,20,设 立 衡 量 标 准,建立衡量指标的方式,差,好,21,目 标 的 层 次,公司总体的目标 部门/管理者的目标 员工个人的目标,22,目 标 的 分 解,层次分解法 目标-策略（公司层面）目标-方法（部门层面）目标-手段（个人层面）项目分解法 一级项目/任务

5、 二级项目/任务A、二级项目/任务B-三级项目/任务A、二级项目/任务B-,23,大 脑 图 的 运 用,公司简介,相关资料,方案设计,预算编制,委托印刷,24,案例1：今年销售额要增长30%,细分目标市场 加强广告宣传强化渠道管理 提高促销力度加强人员培训 扩大直销比例规范终端管理 改善激励机制,25,案例1：今年销售额要增长30%,加强广告宣传 1、公关活动 2、直接信函 3、报纸广告 4、杂志广告 5、电视广告 6、户外广告,26,案例1：今年销售额要增长30%,电视广告 1、选择那些电视台？2、上那些节目时段？3、广告量多少（频率、长度）？4、评估广告的标准是什么？5、费用 6、行动计

6、划表,27,练习：组织公司新年联欢晚会,按项目结构分解方式,28,目 标 管 理 的 五 要 素,目标是什么？达到什么程度？怎么办？什么时候完成？是否很好地完成？,29,设定目标常碰到的问题,各阶层互不了解目标及目标间的关系缺乏明确的优先顺序的观念没有设定目标的技巧，使目标不能实现。多重目标间存在矛盾公司、管理者、员工个人目标间存在冲突来自员工的阻力,30,小 结,如将个人的目标置于公司目标前，有可能是两者都达不到。为使各阶层目标有意义，每个人必须与整个计划和公司目标相契合。管理人员如果不能帮助公司实现目标，公司和个人都不可能发展。,31,计 划,有多少人坚持做计划？,32,制 定 计 划,F

7、ail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划,33,计 划 中 的 常 见 问 题,不制定计划，或没有时间来好好做计划，认为花时间做计划不值得。喜欢随机应变，认为计划过于详细会带来约束。各阶层互不了解各种计划，造成冲突。计划没有灵活性不具备计划的技巧与能力使计划不合格，造成计划没有变化快。,34,计 划 的 好 处（一）,大大提高达成预期目标的可能性。下属更加明确所要达成的目标。计划使得目标的设定更为实际。计划能产生出一套有次序和有系统的做事方法。好计划可以有效地减少突发事件。,35,计 划 的 好 处（二）,突发状况会减少，绩效表现和结果更可预测

8、。使工作更有效率，因为每个成员都能直接投入工作，不需浪费时间或因不同状况而做个别决策。能够更客观地评估结果。如果下属参与了工作的规划，会更热忱地投入工作，并对工作产生责任感，发挥主动的精神。,36,什 么 是 计 划,“计划”就是决定目标以及如何达成目标的一 个过程/程序。1、前瞻性思考 2、决策 3、目标导向,37,计 划 的 三 要 素,确立目标,选择策略,行动计划,38,诊 断 我们现在在哪？为什么？预 测 我们的前方是什么？目 标 我们希望到达哪里？策 略 到达那里最好的方法是什么？行动计划 什么事情需要做？为什么？何时做？何地做？谁去做？如何做？做多少？（5W2H）,计 划 程 序,

9、39,项目行动计划的制定步骤（一）,1、订立工作目标和衡量指标2、工作分析：a 列出任务清单 b 排列优先顺序 c 估计各项任务所须时间和资源 d 画出流程图，找出关键路径 e 关键任务的风险防范措施,40,项目行动计划的制定步骤（二）,3、分工并制订各阶段的评估标准：a 态度、技能、经验、时间、人缘 b 数量、质量、时间、成本（QTC原则）c 列出时间进度表 d 沟通/布置工作4、跟进：a 搜集资料、b 对照标准、c 矫正错误5、回顾和评估,41,付 诸 行 动,统 筹 安 排 随 机 应 变 补 救 措 施 维 持 控 制,42,墨 菲 法 则,凡有可能出错的事终将出错。做任何事情花费的时

10、间都要比你原以为的长。,43,练 习,为新品展示会制定一项行动计划,44,计 划 中 的 必 要 内 容,列出要达成目标所必须做的事，排优先顺序。完成这些工作具体的实施方案和步骤。谁做这些工作。所需的资源条件。工作何时完成。在何处工作。如何衡量所达成的结果。谁负责跟踪计划的执行情况。,45,有 效 计 划 的 特 点,详尽并且界定清楚各项内容，以免行动中造成脱节。要符合实际，是现有人员、资源、时间可以做到的。要有一定的弹性，能适应新形势或利用新机会。列出优先顺序，使下属了解何者最重要。界定哪些是必须做到的，哪些是应该做到的。附有衡量计划成功的具体指标。设定日期，定期跟踪，检讨计划的进度。备有应

11、急方案。,46,时 间 管 理,如果每天你都得到 86400 元人民币，你将如何使用？,47,小组讨论,描绘我们一天工作/工作环境的感觉,48,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,1、缺少目标、优先次序2、优先次序多变3、电话干扰4、贪多嚼不烂5、不速之客,49,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,6、无（效）授权7、杂乱无章的桌面/找不着东西8、缺乏自律/拖延9、不会说“不”10、会议,50,11、混淆职责和职权12、搁置未完成的工作13、组织协调不到位14、不充分、不准确、过时的资讯15、危机处理,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,51,我 们 可 以 做

12、的 更 好,态度？精力？技术？时间！,52,我 们 的 选 择？,应变与制变Reactive VS Proactive效率与效益Do the Things Right VS Do the Right Things 从结果/目的/目标出发 Begin With the End in Mind,53,时 间 管 理 的 事 实,时间不再生、是随时失去的公平资源时间管理实际是对自我的管理时间管理的关键是控制行为时间管理从确定目标、制订计划、找出浪费时间、节约时间开始 时间管理=罗盘+时钟,54,常 用 时 间 管 理 方 法,计划第二象限工作法80/20原则代办单高峰时间,55,按半小时间隔写出昨天

13、做的事,08：30-09：0009：00-09：3009：30-10：0010：00-10：30-17：30-18：0018：00-18：3018：30-19：00,56,小 组 讨 论,我们日常判断事情优先顺序的标准是什么？,57,划 分 事 件 的 四 个 象 限,重 要 性,紧 急 性,重 要不紧急,不重要不紧急,重 要紧 急,不重要紧 急,58,举 例 说 明,紧 急,不 紧 急,重 要,不 重 要,电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 培训部属,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天,紧急状

14、况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 约会,59,紧 急,不 紧 急,II,III,IV,I,压 力/筋疲力尽危机处理忙于收拾残局,有远见/平衡守纪律/自制少有危机,短视近视/危机处理轻视目标/计划缺乏自制力怪罪他人/人际关系肤浅,全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,紧急与重要对人生的影响,重要,不重要,60,办 事 的 次 序 应 该 是,重 要 性,紧 急 性,重 要不紧急（计划做65-80%）,不重要不紧急（不做LESS1%）,重 要紧 急（快做20-35%）,不重要紧 急（授权做15%）,1,2,4,3,61,4D 原 则,Do it Now 立即做Delegate 授权

15、/委托别人做Do it Later 以后安排时间做Dont Do It/Dump 不做,62,小 组 讨 论,1、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？2、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？3、为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？,63,80/20 原 则：,80%的价值来自20%的要素;其余20%的价值来自80%的要素。,64,帕累托法则(20/80定律),20,80,80,20,因,果,65,80/20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20

16、%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工,66,时间管理高手二大特点,20分钟内作出决策20%的时间内完成80%的日常工作,67,优 先 管 理 的 核 心,1、把每天要做的事情列一份清单2、确定优先次序，从最重要的开始做3、每天这么做,68,每 日 工 作 任 务 单,A型为既紧急又重要或重要的事项/任务B型为紧急的事项/任务C型为既不紧急又不重要的事项,69,每 日 计 划,在你离开办公室之前，计划明天的工作按计划只做重要的事情把紧急的事情授权或委托出去,70,决 定 任 务 的 优 先 程 度,这项任务是否既重要又紧急？否

17、 是,是否今天就需要完成？否 是,立即行动,A型任务,这项任务是否重要或紧急？否 是,这项任务是否有最后期限？否 是,留出时间来完成,制定可行的期限,B型任务,这项任务是否是日常性的？否 是,这项任务能否帮助你更有效地工作？否 是,分出时间来完成,C型任务,这项任务是否必要？否 是,不必做，取消它,留待有空时再做,71,做 事 前 自 问,这是不是和我的目标/职责有关？这是不是一定需要我做的？这是不是现在就要做的？这件事要达成什么结果？如何做？,72,有效地使用你的高峰时间,上 午 型。下 午 型。晚 间 型。,73,什 么 是 习 惯？,逐渐养成的、一时不容易改变的、不自觉的行为、倾向，是对

18、思维和性格的写照。人的行为总是一在重复，因此卓越不是单一的举动，而是习惯。,74,习 惯 的 特 点,习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。习惯左右着我们的行动。,75,惯性定律-突破舒适区,需要努力,毫不费力,毫不费力,需要努力,76,如 何 改 变 旧 的 习 惯,写下想改变的习惯。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。奖励自己。坚持21天。回顾新的习惯行为。,77,时 间 管 理 的步骤,1、分析现有时间的使用情况，找出浪费时间的行为方式，改变习惯。2、列出您的工作目标。3、按照重要性排出目标的次序。4、列出实现您的目标所必须进行的活动。5、对各种活动按重要性、紧急性排列活动的

19、优先权。6、根据优先级别安排月、周计划和日程表。,78,立 即 行 动-清 理 办 公 桌,1、只摆放目前手头需要处理的文件2、将笔、胶水、剪刀、订书器等放在伸手可及的容器里3、整理抽屉，使里面的物品井然有序4、电脑键盘不用时收起5、电话放在左手伸手可及的地方，桌面放有记事本或即事贴6、每日下班前按4D原则清理办公桌,79,立 即 行 动-文 件 管 理,1、建立三到五个文档系统。2、案头放进入、待办、发出、存留文件夹。3、按经常需要、偶尔需要、存档备查的原则整理文件。经常用的资料放在案头，偶尔用的资料放在抽屉，存档备查的放在柜中。4、紧急文件立即处理，不紧急且需要相关资料才能处理的放入待处理

20、文件夹，重要的文件存档保留或转发，无关或不重要的文件立即扔掉或删除。,80,信 息 处 理 流 程,报纸和杂志,备忘录和报告,外部邮件和传真,电子邮件和局域网,委派/转交,速读,细读,添入文件夹,留出时间细读,复印和传阅,丢弃,归档/委派/传阅,采取措施,81,立 即 行 动-电 话 管 理,集中时间按一定的优先顺序打电话没有充分准备就不要打重要电话可使用免提键，可边等边做其它事要清楚每个电话所需讨论的要点礼貌但坚决地回绝推销电话回答问题不要罗嗦，应直奔主题无时间听电话，应礼貌地解释原因并主动回电话,82,立 即 行 动-协 调 同 事,自己制订计划时是否考虑到了别人的计划？同事的工作优先顺序

21、是什么？自己是否经常打断别人？每次会晤是否准时？沟通的预期目标是什么？（AID助手）建议 信息 决策,83,立 即 行 动-协 同 上 司,了解上司的工作习惯和沟通方式要集中请示，避免经常打断经理工作重要事情及时汇报，不要隐瞒或拖延会前做好准备，不要迟到汇报问题时一定要有解决方案了解上级工作的优先顺序牢记AID助手,84,练 习,结合自身工作情况制定下月工作计划,85,时 间 管 理 改 进 计 划,1、我最重要的三项工作结果/成果是：A、B、C、其中最重要的结果/成果是：2、实现这最重要的结果/成果的三项任务是：A、B、C、首先需要完成的任务是：,86,时 间 管 理 改 进 计 划,3、今后六个月需要实施的三个最重要步骤是：A、B、C、今后六个月最重要的步骤是：4、有助于实现这个最重要步骤的三项工作是：A、B、C、必须首先完成的工作是：,87,我 们 的 选 择,用战略的眼光，作战术上的抉择，把对的事情尽快地做完。,