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1、1,第八章编辑长文档应有的技巧,Word2002标准教程,2,学习目标：掌握长文档处理的手段与技巧，使文档的编排具有专业水准,学习重点：,纲目结构编辑（升/降级、位移、展开/收缩）题注与交叉引用,3,本章学习的主要内容,利用大纲显示和编辑长文档创建目录和索引创建版本查找、替换和搜索添加题注和交叉引用设置文档分节、分栏及添加页眉页脚,4,第一节 文章结构与纲目结构编辑（样式的扩展应用）,5,重点：纲目结构的编辑环境与操作技巧,本节学习内容：运行纲目结构编辑的条件 进入纲目视图的方法 大纲编辑工具简介,6,1、使用纲目结构的条件,什么是纲目结构？纲：事物的关键部分,事理的要领。目：大项中再分的小项
2、。,编制长文档时，使用大纲的优点保证文章的质量，保持文章的主题与思路的完成性。,使用纲目结构的原则及原因原则：处理现有文档时，需预先为标题段落设置“样式”原因：没有命名的标题样式，默认为正文样式。无法显示 标题级别。,纲目结构编辑环境与普通环境的区别使用工具的区别；标题级别的升与降；执行相关操作的便利:内容的展开与收缩；段落位置的移动；,7,2、大纲视图与相关编辑工具,大纲视图及其编辑工具,使用工具“视图”菜单中的“大纲”命令或者视图切换按钮。,Demo,标记的含义,工具栏简介,8,3、纲目结构的编辑,主要包括的三方面内容：,段落的升级与降级,段落级别的展开与收缩,段落位置的移动,标题段落级别
3、变化。,显示效果发生变化。,改变文档结构。,主要作用,相关操作,9,3、纲目结构的编辑,1）段落的升级与降级,操作升级与降级的方法1、使用工具栏上的相应的命令。2、使用快捷键。,参考内容 1、提升的快捷键“Shift+Tab”。2、降低的快捷键“Ait+Shift+右箭头”。（或Tab）,目的 通过提升或降低标题段落级别，控制文章 的层次结构。,10,3、纲目结构的编辑,2）利用位移调整文档的结构,用途 重新组织标题或段落的结构。特点 保持原来的级别不变.文档结构发生变化。使用工具 1、“大纲”工具栏上的相关按钮 重点：选中或光标位于该段落。2、直接用鼠标拖动 重点：主题标记的选定。3、使用快
4、捷键 重点：Alt+Shift+下箭头或上箭头。,11,3、纲目结构的编辑,3）展开与折叠文稿结构,用途 展开或隐藏标题段落的从属内容。,使用工具 1、使用工具栏。要点：选择欲操作段落标题；按层折叠；2、使用鼠标。要点：双击主题标记。,工具栏的其他用途 1、选择显示级别。2、只显示首行。,12,3、纲目结构的编辑,4）用文档结构图显示文稿纲 目结构,作用 1、显示文档的所有标题，2、在纲与目之间进行随时切换。3、可以快速定位到文档的相应位置。,使用 1、文档结构窗格中主题标记的使用及作用；2、使用文档结构快捷菜单；,注意 文档结构图与其他视图方式的组合特点。,13,第二节 创建文稿目录,14,
5、内容：目录的创建 目录样式的修改,重点：掌握样式与目录的关系及建立 目录的技巧,15,1、创建目录,目录的定义及用途目录是文档中标题的列表。通过目录用户可以快速浏览和查找所需的内容。,创建目录的方法使用内置标题样式和大纲级别样式。,特点 1、使用目录级别样式，不保留原标题样式。2、创建的每一个目录项都是超级链接。3、每一个目录项都是域项目。,16,2、修改目录样式,用途 改变目录的外观。,要点 要修改的目录样式必须是“来自模板”的。,Demo,17,第三节 创建文档的不同版本,18,重点：版本与备份的区别及创建版本的方法,本节学习内容：建立、查看和比较版本,19,1、版本与备份文档的区别,版本
6、保存 将文章不同的修改内容以版本方式加以保存。此功能常用于重要文档的处理过程。备份保存 是将上一稿内容加以备份，以防修改不当。用于经常需要查看上一稿的工作环境。需先设置。区别 1、保存版本时仅保存版本间的差别而不是每个版本的 完整副本，该方法可节省磁盘空间。2、保存备份则以副本的形式保留文件的一种方式，副 本文件和原文件是两个不同的文件。,20,2、建立版本,要点 1、进行版本保存的操作方法。2、“关闭时自动保存版本”复选框的作用。Demo,21,3、查看和比较版本,查看版本及备注信息比较版本 要点：打开该版本并将它排列在屏 幕上的新版本之下。删除版本,22,第四节 查找与替换对象,23,重点
7、：掌握替换功能与“搜索”任务窗格的使用技巧,本节学习内容：查找与替换文字、格式和特殊字符,24,1、查找与替换,查找与替换文字,查找与替换格式,查找与替换特殊字符,用途及特点,针对不同内容的操作技巧,要点 1、快捷键的使用；2、“替换”与“全部替换”的区别；3、高级选项卡的使用；,25,2、“搜索”任务窗格,搜索与查找的区别,搜索范围与文件类型的设定,高级搜索的使用,26,第五节 添加题注与交叉引用,27,本节学习内容：为图片添加题注 在文档中设置交叉引用,28,1、添加题注,题注及题注的类型 题注是对文档中图形、图片、表格或者其他图 形元素的说明.,添加题注的作用 标注图形元素的顺序，方便图
8、形元素的管理。,如何添加题注 使用“插入”菜单“引用”子菜单中的“题注”命令。,29,2、添加交叉引用,交叉引用及作用 将文档中其他位置的内容通过引用建立对应关系。形元素的说明.,交叉引用的对象 标题、脚注、书签、题注、编号段落等。,交叉引用的原理 引用对象包含域项目，并提供了自动更新功能。,添加交叉引用 要点：1、输入引用前的文字内容；2、引用类型、内容和题注的选择；3、交叉引用是否作为超级链接；,30,第六节 统一控制版面设置,31,本节学习内容：建立章节分隔 建立多栏版面 插入页眉页脚,32,1、建立章节分隔,分隔符的作用 在文档中的不同部分设置不同的页面格式选项。（如页眉和页脚、分栏设
9、置、页边距等）,分隔符的类型 下一页：插入分节符的同时插入分页符，新节始于新页的开头。连 续：插入分节符，但不插入分页符。偶数页；在插入点后的第一个偶数页上插入分页符和分节符。奇数页；在插入点后的第一个奇数页上插入分页符和分节符。,分隔符的相关操作 1、插入分隔符；2、删除分隔符；3、显示和隐藏编辑标记；,33,2、建立分栏板面,分栏及其作用,建立分栏的方法,将文字排列为分栏版式，可使文章看起来更整齐、美观大方。,1、通过“常用”工具栏的“分栏”按钮 要点：在工具栏上拖动鼠标选择栏数。（随机）只改变文档当前节。如不在页面视图下，将切换至页面视图下。,2、“格式”菜单中的“分栏”命令 要点：可以
10、使用对话框进行复杂设置。,34,2、建立分栏板面,分栏符的作用,用途 分栏符只在栏内起作用，可确保某行文字显示 在下一栏的顶端。,要点 1、光标需置于要显示在下一栏顶端的文字前。2、插入分栏符的快捷键。（Ctrl+Shift+Enter）,35,3、添加页眉和页脚信息,页眉页脚 页眉页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。页眉页脚可包含的内容 包括文档名、主题、作者姓名、页码或日期等文字或图形，方便查看文章内容。页眉页脚工具栏 难点 可以设置各节或奇偶页的页眉页脚不同。（若要为某节创建不同的页眉或页脚，需要断开各节之间的连接）Demo,36,4、创建装订文档版式,用途 对于准备要装订起来的
11、文档，使用 Word 提供的特殊页面格 式选项可设置装订区，以用于将文档双面打印并装订成册。要点“页面设置“对话框中，“页边距”选项卡的设置。Demo,37,5、统计字数,用途 按不同的统计要求计算当前文档的字数。要点 新增“字数统计”工具栏，为多次统计字数带来方便。Demo,38,6、列表样式的使用,目的 将一组用多级编号组织的列表样式进行命名保存，以备后用。使用工具“格式”“项目符号和编号”“列表样式”。要点 1、在“新建样式”对话框中的“格式”按钮的使用。2、选中“添加到模板”的作用。,39,本章小结,学习内容回顾,利用大纲显示和编辑长文档创建目录和索引创建版本查找、替换和搜索添加题注和交叉引用设置文档分节、分栏及添加页眉页脚,40,新建并编辑一篇文档，题材不限要求：创建索引和目录将页眉、页脚格式进行更改将文档分为三节，每节内应用不同版式,本章练习,41,2、大纲视图与相关编辑工具,大纲编辑工具简介,42,2、大纲视图与相关编辑工具,标记的含义,43,3、添加页眉和页脚信息,页眉页脚工具栏,插入页码,插入页数,设置页码格式,插入日期,插入时间,页面设置,显示隐藏文档文字,同前,在页眉页脚间切换,显示前一项,显示后一项,
