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1、1,抱 怨,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。其实所谓时间及少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已。时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情。“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在。,人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律。,人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别。,2,少做一些，做得更好！,赢家专注，输家事事尝试,-西德尼哈理斯(sidney Harris),3,重点是,如果你不先把石块放进去，就永远也放不进去了！,专家回答：,不论你的时程排得有多满，只要尽全力安排，还是可以排进更多事情
2、！,4,对时间的分析,我的时间价值几何？哪些时间是必须花的？哪些时间是不必花的？哪些时间是可花可不花的？别人是如何浪费了我的时间？如何排除？我是如何浪费了别人的时间？如何避免？我的时间运用与目标是否接近？我处理事情的顺序是处理事情的要花那么长的时间吗？能不能缩短？,哪些事情是非常紧急、需要马上处理的？哪些事情是十分重要的？我是否进行了充分的授权？我的高效益活动有哪些？我的低效益活动有哪些？每次会议都是必须的吗？每次公出效益如何？每次会见都是必要的吗？都是哪些因素干扰着我？,5,此种方法是用你的年薪(或年度人工成本总额)与工作时间之比计算。,1.成本价值计算,时间价值分析,单元二,6,启示一,你
3、的每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值钱是一分一分挣来的一定要用上面的两种表计算一下自己的时间价值规划你的时间，以便使你将宝贵的、有限的时间用在可以产生最大效益的活动上,7,时间清单分析,单元二,8,分析结果,计划性如何？有多少时段记不起来做什么？浪费/超时多少？,9,工作清单分析,单元二,10,请进行以下分析,时间利用率：工作清单中各个工作事项的用时之和是多少？各个工作事项，延误、浪费了多少时间？一个工作日中总共浪费和延误了多少时间？寻找原因与对策,11,工作紧急性分析,分析出每天(每周、每月)的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序,12,分析,你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工
4、作？非常紧急的工作事项如果频繁发生，即应考虑授权式管理。紧急事项愈多，时间管理问题就愈大除非常紧急之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急？,13,分析,你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项特别注意对“重要”的工作事项进行分析,14,高效益活动分析-目标(职务)贡献度,目标(职务)贡献度“销售经理的一天”中活动(工作事项)的贡献度排序与财务经理讨论营销预算问题撰写招聘计划与人事经理协商招聘计划接待一个客户汇报打电话给下属指示准备向营销总
5、监汇报的资料接待投诉替下属修改销售报告,15,高效益活动分析-必要程度,“销售经理的一天”中活动的必要程度排序(必要?不必要)与财务经理讨论营销预算问题与人事经理协商招聘计划打电话汇报给下属指示准备向营销总监汇报的资料撰写招聘计划接待一个客户接待投诉替下属修改销售报告,16,高效益活动分析-所需时间,“销售经理的一天”中活动的用时排序(由少?多)接待投诉：10分钟接待一个客户：30分钟准备向营销总监汇报的资料：30分钟撰写招聘计划：30分钟替下属修改销售报告：30分钟与财务经理讨论营销预算问题：35分钟给下属指示：45分钟打电话(含打电话询问投诉之事)：55分钟汇报(向营销总监和老总)：60分
6、钟与人事经理协商招聘计划：60分钟,17,高效益活动分析,18,时间管理的原则,原则一：80/20原则,所谓80/20原则是：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目项式，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。二八原则（帕累托原则）：用80%的时间做20%最重要的事情。由19世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中80的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20的客户给你带来了80的业绩，可能创造了80的利润；世界上80的财富是被20%的人掌握着，世界上80的人只分享了20的财富。因此，要把注意力放在20的关键事情上。,单元三,19,干扰因素分析,突发性
7、干扰：不速之客电话干扰突然约见经常救火,拖延性干扰：缺乏自律文件陈杂(用时找不到)工作拖延不会说“不”想干的事太多条理不清计划不周无效会议,20,时间窃贼,1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序 4、想做的事情太多 5、做事有头无尾 6、不会授权 7、不会拒绝别人的请求 8、匆匆决定，匆匆放弃；9、行动缓慢 10、懒惰,21,打扰（电话或没有预约客人）重要性次序无所调整没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会 议资料不完整或有所延误文书工作及繁文缛节分不清责任和权力,时 间 大 盗,22,突发性干扰者顺序,上司自己朋友同事下属客户,23,目标AB
8、C原则,目标ABC原则就是在最有价值的那些某项目旁边，标上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。这样就可以更清楚的认识表上每一项重点的选择，从而减少工作的盲目性。,单元三,24,时间自然法则总结,（表三）,25,重要不重要,第二象限工作法,紧急 不紧急,单元三,26,设备发生故障致使生产停摆重伤害急救员工之间产生肢体冲突停电计算机死机顾客抱怨危机急迫的问题,制度之兴革 计划之研拟 个人及部属管理技能之提升公关之促进 问题之检查与追踪 健康检查防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,有些电话有些不速之客到访 有些会议之出列席有些无谓之请托 有些临
9、时之邀约不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动,有些交际应酬有些文件之处理处理属下执掌范围内之事自我干扰（如作白日梦、工作前先抽烟、先清理办公桌，或阅读报纸杂志）繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活,紧迫的事,不紧迫的 事,重要的事,不重要的 事,时间管理象限图,II象限不紧急但重要 项目准备计划 专业学习 身体锻炼 远景规划 产品创新 人才培养 组织协调 III象限紧急但不重要:无关的电话:故人来访 塞车、感冒 突发事件 日常文件 工作例会 IV象限不紧急也不重要:闲谈;浪费时间 与工作无关的其他事请 I象限紧急且重要 公司目标 部门目标 重要项目 重
10、要会议 与客户洽谈业务 未按时交货设备出故障 产品质量出现问题,27,计划原则,必须制定计划,必须执行计划,计划按照时间和内容可分为：日计划、月计划、季计划、年计划、项目计划等。,坚持执行计划是时间管理的共同原则，如果不去坚持执行计划，什么样的时间计划和管理都是没有用的!,单元三,28,养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯。对于职业经理人来说坏习惯是可以并且一定要改的。好的习惯是可以养成并且是必须要形成的时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成的。,单元三,29,问题是：怎么办？,建立目标 每天作时间计划 编排优先次序，定下限期 运用时间管理原则（
11、找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour”（清净一小时），学习说“不”一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱,30,时间管理的三个方法,时间管理方法一时间管理方法二时间管理方法三,日计划会议管理会见管理,单元四,31,日计划,日计划的原则,日计划的五个步骤,原则一：必须每日做计划原则二：必须执行日计划原则三：必须书面表达原则四：每天用15分钟规划,第一步：列出工作任务第二步：估计工作须要的时间第三步：预留机动时间给意外工作第四步：决定优先级第五步：事后的检查,单元四,32,会议管理,开会常见问题：,无目标或目标不清无会议规划没有事先约定如何达成决议,第一个问题第二个问题第三个问题,单元四,33,好的会议应该具备的步骤,具备以下四步骤,会议前充分准备会议的举行会议的主持形成会议纪要,第一步第二步第三步第四步,单元四,34,会见管理,会见管理的四个要点,约定时间约定时限事先界定目标设定“窗口”时间,要点一要点二要点三要点四,单元四,
