《计算机操作基础实用教程赵平电子教案6608第7单元.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机操作基础实用教程赵平电子教案6608第7单元.ppt（23页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、计算机操作基础实用教程,主要知识点,自动生成表格和手工绘制表格表格设置：行列高度，边框和底纹，对齐方式等简单的数据计算：求和sum,求平均average，求最大值max，求最小值min。表头和标题行的处理方法使用表格做数据源实现邮件合并功能,3,目录,7.1制作表格7.2表头和标题行的处理7.3邮件合并7.4其他创建表格的方法（选修内容）,7.1制作表格,Word软件提供的制表功能，以行和列的形式组织信息，并且支持表格数据的公式和函数计算，可以在文档中轻松方便地制作出各种复杂的表格。制作表格时，通常要将表格和边框工具栏打开，如图所示。其中包含了绘制表格、表格格式等方面的多种工具按钮。,作品展示
2、,在文档“长假租车外出计划”中，我们要制作一个表格，表格中不仅有文本、数值数据，还有图片数据，另外还有最低价格的计算功能，结果如左图所示。制作这份文档的主要步骤包括文本输入及排版、表格制作并填写文本和数值数据、表格格式设置和数值计算等。,7.1.1创建文档,长假租车外出计划所使用的是A4纸型，设置了页眉，并使用鲜花的图片制作了水印。页面中的文本应用了华文彩云和隶书等字体。,7.1.2制作表格,文档中的表格基本上是很规范的，总体分为9行7列，第1行的右侧又分为两行，所以可以说这是一个10行7列的表格。通常情况下，我们先自动生成一个10行7列的表格，然后将第1行的左侧进行合并，也可以生成一个9行的
3、表格，然后用绘制表格工具在右侧画出一段表格线，将它拆分成2行。,7.1.3设置表格格式,表格中填写的数据，字体字号与表格插入位置处的文字格式相同，由于上下文的文字为隶书三号，所以表格中的数据也是隶书三号，我们需要将格式设置为宋体四号。另外，表格的列宽和行高、表格边框线和底纹，以及单元格中数据的对齐方式都需要进行调整。,7.1.4计算数据,Word软件支持表格内数据的公式计算。Word提供了求和、平均值、最大值、最小值等18个函数，函数应用的格式为“函数名（单元格地址）”，例如将单元格A5和C8求和，则公式将写为“sum(A5,C8)”，如果单元格地址是连续的一片，如将单元格A1至A7求和，则公
4、式将写为“sum(A1:A7)”。在汽车租赁价格表的最后一行中，需要计算出所有车辆中最低的租价。,7.2表头和标题行的处理,Word的表格功能还根据用户使用的需求，设置了一些实用性的功能。如下图所示，是一个班级的考试成绩表。由于表格较长，自动地占用了两页，但是第2页上的表格没有列标题，在查看数据时很不方便。另外，表格的A1单元格，通常是有斜线的，我们称其为斜线表头。我们在“班级成绩表”中使用斜线表头和设置标题行重复两项操作，操作前后结果如下图所示。,7.3邮件合并,在日常办公过程中，经常需要批量制作通知书、邮寄信封或准考证等，每批文档内容基本相同，仅有部分数据因人而异，如接收通知的单位、执准考
5、证的考生姓名等。这类文档就可以借助于Word提供的邮件合并功能，准确、快速的完成制作任务。,邮件合并具体地说就是在主文档的固定内容中，将数据源的信息插入在指定位置，从而批量地生成通知书、邮寄信封或准考证等。如图所示，就是使用邮件合并信函功能制作的家长会通知书。使用邮件合并功能，我们分三步依次制作数据源和主文档，并进行邮件合并。,7.3.1制作数据源,数据源实际上是在邮件合并中要使用的不同个体数据的集合，如家长信中每位学生的姓名信息。数据源文档可以是.doc文件，也可以是.mdb文件，还可以是.xls文件或其他数据库文件的格式。,我们制作家长信数据源时使用.doc文件格式，也就是在Word软件中
6、制作数据源。为了方便邮件合并时系统识别数据，可以使用制表位将各列数据进行分隔，也可以使用表格排列数据。我们选择使用表格排列数据，表格内容如右图所示。,7.3.2制作主文档,主文档实际上是邮件合并的主体，也就是存储着家长会通知内容的文档。主文档中不仅要将家长会通知的内容全部输入，还要进行必要的格式设置，以便合并后的批量文档可以直接打印输出。,7.3.3邮件合并,由于数据源和主文档已制作完成，所以接下来邮件合并的工作主要是将数据源与主文档建立连接，并约定数据源中的数据在主文档中出现的位置。经过这步操作后的主文档如右图所示。,7.3.4邮件合并的使用,邮件合并的功能，一方面解决了批量制作文档的问题，
7、另一方面，还尽最大可能地提高了数据应用的灵活度。比如只要保留一份学生名单，应用邮件合并功能将其作为数据源，就可以使用不同的主文档来制作成绩单、体检单、家长信等等，由于主文档中实际上只包含了一份成绩单或者家长信的内容，所以，邮件合并还可以节省存储空间。,在需要发放家长信或者成绩单时，我们只需要打开主文档，在第5步预览了信函后，单击任务窗格中的“下一步 完成合并”，进入邮件合并的第6步。,第6步的任务窗格中，单击“编辑个人信函”，这时会弹出一个“合并到新文档”的窗口，如上图右侧所示。在这里用户要指定本次邮件合并的是全部数据还是部分数据，上图是用户选择的是“全部”，也就是说要将数据源中所有的数据都用
8、来合并生成信函。单击“确定”按钮后，一个包含了发给所有人的家长信文档就生成了。,7.4其他创建表格的方法,除了使用菜单命令插入表格的方法之外，还可以手工绘制表格，使用转换功能将文本转换成表格，将现有表格的部分内容拆分成新的表格等多种方法。,7.4.1手工绘制表格,在表格和边框工具栏中有两个工具按钮：绘制表格工具和擦除工具。手工绘制表格时，先要画出表格的外边框，然后再添加水平和垂直表格线。我们使用绘制和擦除工具制作一个课程表。具体操作是先绘制表格外框线，再添加内框线，最后输入内容并进行格式设置，结果如图所示。,7.4.2文本转换表格,在Word软件中，表格和文本可以相互转换。在需要转换的文本中，先要用西文的符号或者制表位等符号在文本中划分出列，然后使用菜单命令表格-转换-文本转换成表格，在转换对话框中指明分隔符后，系统就会自动读出表格的行数和列数，单击按钮，返回页面视图中，就完成了文本向表格的转换功能。,如下图所示，我们使用制表位分隔文本，然后成功地将文本转换成了表格。,7.4.3拆分表格,将已有表格的部分内容从表格中分离出来，可以形成一个新的表格。,练一练,一单项练习1.创建表格2.转换表格3.表格编辑4.数据计算二综合训练1.制作行驶证2.制作准考证,
