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1、ERP的投入预算,ERP的成本管理,ERP的效益分析,一.ERP的投入预算,实施ERP是一个复杂过程，其投入预算也是一项复杂的工作，通常预算工作分两步完成，一是费用估算，二是投入预算。,费用估算与投入预算的联系及区别如下表：,1.2 ERP费用估算方法,由于开发ERP过程复杂，工作任务繁多，精确的估算很难在早期完成。即使企业确定了系统功能与目标，估算人员为给出较为准确的价值预测，通常要使用项目分解法将复杂信息系统开发工作分解成简单工作，在对简单工作进行估算，最后加总，形成一个总体估算值。常用分解法有阶段分解法和任务分解法。,阶段分解法,任务分解法,是按时间进度分解项目成本的一种方法，主要应用于
2、工期长、工作量大的项目。信息系统也具有工期长任务多的特点，故按时间分段计划成本是常用方法。,ERP的阶段通常分为三段：系统开发阶段、系统实施阶段和系统运行阶段。对于结构化的分析系统还可将系统开发阶段进一步分为分析阶段、设计阶段和系统实现阶段；而在原型法以及面向对象系统开发方法中，各阶段界线不是十分明显，故不必做进一步细分。,将一个大型信息系统案工作内容与性质分解成若干工作量较小的且彼此间工作内容相对独立的任务，然后分析完成这些工作任务所需费用，再将费用汇总以形成总的费用估计值。此法适用于ERP系统的各阶段之费用估算，如硬件费用、软件费用、咨询费用、培训费用等。,为增强估算的精准度，还可采取以下
3、措施：,必要的培训，以提高估算人员系统和成本估算知识技能。对企业规模进行量级分类，同一规模再按业务量级分类，形成一个可供参考 的量级与费用对应关系。审查估算方法和询问重要问题，防止低估，杜绝估算偏差。,1.3 ERP投入预算方法,ERP投入预算是指根据费用估算结果，按ERP实施的各项任务或各阶段对资源之需求，根据个项目资源的价格信息，详细计算并分配各项任务或各阶段的投入额度，将此分配结果以计划形式列出并作为在系统实施过程中经费支配依据，此项工作即为投入预算工作，其所采用的方法主要有以下表中三种：,实施原理,优缺点,投入预算方法,自顶向下,自底向上,类比法,从项目整体出发进行类推。即根据已完成项
4、目所耗成本，推算待开发项目所需成本，然后按比例将其分配到各开发任务中去，在检验它能否满足要求。,优点：估算量小，速度快。缺点：细节考虑不周，会有工作内容遗漏，估算数据不准确，影响后期工作。,将待开发项目细分为多个任务，每个任务工作内容已经明确，工作量可以估算，然后将各工作量累加，即可得到项目实施的总工作量。,优点：估算每个任务的准确度高。缺点：缺少各任务间相互联系所需工作量和与系统开发实施有关的系统级工作量。,集上述两种方法之长，他要求将待开发项目与过去已完成项目进行比较，区别异同部分，对不同部分重新估算，从而得出待开发软件的估计成本。,优点：能提高估算准确度。缺点：不易对不同企业进行类比，更
5、难区分相同与不同部分。,1.4 ERP成本构成,信息系统按整个生命周期的成本可以划分为开发成本、实施成本和运行维护成本，而每一类又可根据费用的目的逐级细分。若按成本费用类型划分，可将成本分为四累：硬件成本、软件开发成本、直接相关成本和隐性成本。具体见下表：,ERP成本构成,成本类型,硬件成本,软件成本,直接相关成本,隐性成本,所含内容,备注,基础网络设备成本，计算机服务器与相应配件成本等,包含机房、打印通信设备与桌椅办公费用等,系统用到的全部软件，其中以ERP软件成本为主,包括商业化软件及二次开发成本，操作系统和数据库等,咨询成本、培训成本、审计成本、监理成本、系统运行维护成本等,直接为ERP
6、投入的非硬件和软件费用,测试安装成本、数据收集成本、管理变革成本、数据转换成本、数据分析成本等,除上述所有成本外的费用,概念：,二.ERP的成本管理,成本管理是指对所发生的成本费用支出有组织、有系统地进行预测、决策、计划、控制、核算、分析与考核等一系列的科学管理。信息系统的成本管理是指根据企业的信息化目标和信息系统的具体要求，在系统开发与实施过程中，对开发与实施成本进行有效的预测、计划、控制等管理或等，以达到强化系统管理、降低工程成本、提高工作效率、实现目标利润，为企业创造良好经济效益的目的。,2.1 ERP成本管理特点,.全员性,.计划性,.阶段性,.例外性,ERP成本管理几乎涉及到全体员工
7、，每位员工均需要接受培训并适应新的企业管理方式，采取措施提高每个员工的成本意识以减少支出。,要制定系统投入计划书，建立特定管理机制，进行分级归口管理，明确各单位责任，以及时发现问题并采取措施解决。,信息系统具有生命周期，不同生命阶段成本费用、管理方法等不尽相同。采用阶段性管理方法能更有效的进行成本管理与控制。,与一般成本管理相似，在系统成本管理过程中也会有许多例外和超常支出，对此应予以特别关注，并追根溯源，查明原因，以便采取措施纠正。,2.2 ERP成本管理过程,成本管理由资源计划过程、费用估算过程、投入预算过程及成本控制过程四部分组成。要在预算控制下完成整个ERP项目，此四部分均不可或缺。,
8、1.资源计划过程：,2.费用估算过程：,3.投入预算过程：,4.成本控制过程：,决定完成ERP各项活动需要哪些资源（人、设备、材料）以及每种资源的需要量。在决定资源需求量时，可参考各行砖家提供的资源需求清单。,费用估算过程是完成ERP各活动所需每种资源的近似值。,将前期估算总成本分配到个具体工作中，通常将完成系统的全部工作进行分配，包括按工作任务分解和按进度分解，然后参考费用估算值，详细计算各工作和各阶段的基准成本，并分配费用使用计划。,包括项目预算的改变、监控成本执行、评审变更并与ERP各项工作负责人同胞与成本有关的变更和执行情况。一个满意的控制系统须具备四项基本活动：掌握计划执行要求；观察
9、实际执行情况；比较计划要求与实际执行情况，进行必要的调整。,2.3 ERP成本控制分析方法,在执行成本控制过程中，对执行情况的分析比较是成本控制的重要一环，他是调整成本预算、纠正执行偏差的依据。传统的比较成本执行情况采用的是偏差法，即用相对应的一个量减去另一个量所得出的正或负的偏差来反映相应指标执行的好坏。此法用来评价ERP成本过程存在不足，甚至有时会出现错误，因此这种单纯的偏差计算结果不能直接用来对系统成本控制的度量。在成本控制阶段，对成本的监控要连续监督花在系统工作中的资金量与工作进度之间的对应关系，即要使用成本/进度综合控制的指标和方法来监督成本的支出。目前，在项目管理中使用“项目成本与
10、项目工期综合指数”的方法可用来对ERP的开发与实施过程的成本控制进行评估和计算。为有效地评价项目成本执行情况，很多学者相机使用了一个量化指标，即“项目实际完成工作量的预算成本价值（BCWP）”。这一指标的引入对成本/进度评估分析方法具有重要意义。,成本/进度分析法的主要因素：,在成本/进度分析法中，涉及到三个主要因素：计划工作的预算成本、已实施工作的实际成本和已实施工作的预算成本。,1）计划工作的预算成本（BCWS）BCWS方法是分时间段预算方法的应用，他通常是在积累的基础上由每个单独的成本时段来确定的。对于任何给定的时间段，计划工作的预算成本在成本账目上是通过将要完成的所有计划工作的全部预算
11、汇总，然后再加上正在进行的计划工作的预算和此期间的管理费用的预算来确定的。,2）已实施工作的预算成本（BCWP）BCWP包括在任何给定期间内所有实际完成工作的预算成本，该成本可以在积累的基础上由单个时间段来确定。在成本账目上，已实施工作的预算成本等于实际完成工作的预算汇总，再加上适用于正在进行的工作已完成计划部分的预算和管理费用的预算来确定的。,3）已实施工作的实际成本（ACWP）ACWP是指在一特定时间段内完成已实施工作的实际成本，即在该段时间段内完成已实施的工作实际发生并被记录的成本。,2.4 ERP成本一般策略,除上述通过量化指标对ERP成本进行控制外，在ERP执行过程中，还有一些非量化
12、的原则可以采用，这些原则对控制ERP成本具有积极意义。,1.硬件成本控制法：,2.软件成本控制法：,3.其他成本控制法：,硬件是信息系统的重要组成部分，在ERP建设时，需要投资建设一定硬件基础。硬件投资预算差异较大，且直接与各种软件相联系，且一旦购置，使用期较长，因此计算机选型需充分论证，制定合理的计算机选型方案。硬件选择时需注意的问题：（1）关注计算机的性价比，（2）硬件设备与网络设备进行通盘考虑。,在选择软件时需注意的问题：尽量选择适用的功能模块，以减少使用上的困难，并降低价格。企业所需特殊功能模块也许商业软件未提供，需进行二次开发，因此存在二次开发成本。充分考虑员系统与新系统的精华相结合
13、问题，利用源系统减低成本，并保证部分业务数据的连续性。,系统开发与实施过程中会产生许多其他费用，这些费用的控制方法通常是在系统开发前期对系统中所需费用进行合理预算，制定执行计划。在开发实施过程中，采用各种管理方法控制成本，如项目成本责任制、目标成本法等。与此同时，坚持早期测试、早期发现、早期改正的原则是很重要的。,三.ERP的效益分析,ERP是一个复杂、集成的系统，它的应用于实施会引起企业管理模式变化和业务流程重组，对企业运营各环节会产生深刻影响，因此，对ERP效益分析不仅包括系统实施产生的经济效益，还要分析系统给企业生产、经营、技术、管理等方面带来影响，比如管理效益和社会效益。只有这样才能全
14、面认识和评价ERP所产生的效益。,3.1 ERP经济效益分析,ERP的经济效益是指企业应用ERP系统后，通过应用先进管理模式和方法，提高了企业的生产经营管理水平，使企业获得可用数字表达出来的经济效益及定量或可以量化的效益。,3.2 ERP经济效益分析,经济效益反映的是企业经营业绩的改善，他是多因素的，而管理效益直接反映企业的行为实践，它是由ERP直接带来的。ERP的管理效益主要表现在：,（1）数据集成度提高，数据统一，数据处理效率提高。,（2）流程简化，职能部门和管理人员精简，人为干预减少。,（3）员工素质和业务能力提升，使企业管理更加规范化，竞争能力增强。,（4）部门和员工的责权明确，协作精
15、神加强，有益于形成良好企业文化。,（5）信息集成和ERP的模拟功能为决策提供数据支持，提高了企业决策能力。,3.3 ERP的社会效益,ERP系统的应用给企业带来经济效益和管理效益的同时，也带来了巨大的社会效益，主要表现在以下方面：,（1）提高企业的社会声誉和社会知名度。,（2）创造更多信息产品和信息服务的机会。,（3）为实现真正意义上的供应链管理奠定基础。,（4）提高了全社会信息化进程。,综上所述，企业应用ERP系统，在实现其所追求的经济效益的同时，还可实现其内部的管理效益和社会效益，这是一个多赢的策略。企业实施ERP系统是当前形势所迫，大势所趋，企业所面临的问题不是应不应用ERP系统的问题，而是怎样才能更成功和有效的问题。通过合理的实施与应用，达到经济效益、管理效益和社会效益的统一，这是企业应用ERP 系统的真正目标。,
