《Excel电子表格软.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel电子表格软.ppt（81页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、第五章 电子表格软件Excel 2003,5.1中文Excel2003的操作基础5.2工作表的格式化5.3 Excel 2003数据管理5.4 Excel2003的公式与函数5.5 图表编辑操作5.6 打印输出,5.1中文Excel2003的操作基础,中文Excel2003的基本操作在工作表中输入内容工作表的编辑与修改,中文Excel2003的基本操作,1.Excel2003窗口介绍,2.工作簿与工作表,(1)工作簿（Book）：每个Excel文档都是一个工作簿，每个工作簿由若干张工作表（Sheet）所构成最多可包含255个表。默认情况下，新工作簿名称为Book1.xls，同时打开3个工作表，
2、分别为：Sheet1、Sheet2、Sheet3。（2）工作表（sheet）：是工作簿里的一页，由单元格组成，与我们所见到的帐目表非常类似。单元格用于存储数字、文本和公式。工作表不仅仅存储数字和文本，还能存储图形对象，如图表和图形等。通常把相关的工作表放在一个工作簿里。每个工作表的网格由65536行（165536）、256列（AIV）构成。,（3）单元格：工作表中行列交叉形成的格，是Excel中操作的基本单位。单元格地址：列坐标+行坐标（例：A3），为区分不同工作表的单元格，要在地址前加上工作表名称（例：Sheet2！A3）。（4）活动单元格：正在使用的单元格。鼠标单击或用键盘将光标移到某个单
3、元格中,创建一个工作薄文件的方法有以下几种：(1)在Excel2003工作窗口中，执行“文件”菜单中的“新建”菜单项。(2)如果要建立新的空白工作薄，在打开的“新建工作薄”任务窗格中选择“空白工作薄”命令，在窗口建立一个空白的工作薄。(3)在“新建工作薄”任务窗格中选“本机上的模板”命令，在打开的“模板”对话框中选择“电子方案表格”选项卡，单击所需的模板文件和图标。,.工作薄及工作表的存储,Excel 2003文档是以工作薄为单位存储的，每个工作薄相当于一个文档，工作薄中包含的工作表也同时存储在文档中。工作薄保存的方法与Word 2003中保存文档的方法相同。,4单元格和区域的选择,单个单元格
4、的选择选定整行选定整列选择连续的多个单元格选择不连续的多个单元格选择局部连续总体不连续的单元格选定工作表的所有单元格,在工作表中输入内容,1.常用输入方法2.使用自动填充输入,1.常用输入方法,(1)输入数字(2)输入文字(3)输入日期和时间(4)输入公式,(1)输入数字,选中单元格。输入数字，如输入“”。在默认状态下，所有数值在单元格中均右对齐。在编缉栏中将显示三个工具按钮：“”为取消按钮,“”为确认按钮,“fx”为函数按钮。单击“确认”按钮。当输入的数据位数太多，一个单元格不能完整显示时，系统自动用科学计数法表示数据。,数字输入注意事项,输入分数时应在分数前加“0”和一个空格。带括号的数字
5、被认为是负数。如果在单元格中输入的是带千分位“，”的数据，则编辑栏中显示的数据没有“，”如1，000，000。如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“#”。无论在单元格中输入多少位数值，Excel只保留15位的数字精度。如果数值长度超出了15位，Excel将多余的数字位显示为“0”。,(2)输入文字,选择需要输入文字的单元格。选择合适的输入法输入文字。,(3)输入日期和时间,在单元格中输入可识别的时间和日期时，系统会自动将“通用”格式转换为相应时间或日期格式。输入日期的通用格式。使用“/”或“-”来分隔年、月、日。输入时间的通用格式。使用“：”来分隔时、分、秒。也可以同时输入日期和
6、时间，但中间需用空格分开。,(4)输入公式,Excel允许使用公式计算，在单元格中输入公式必须以等号开始。操作步骤如下：单击需要输入公式的单元格。在单元格内输入以“”开始的公式。单击“确认”按钮或按回车键。操作完成后单元格内只显示计算结果，不显示公式内容。,单元格输入技巧,按【Tab】键可以将活动单元格移动到右边一个单元格按【Enter】键可以移动到下面一个单元格按【Alt+Enter】键可以在一个单元格中输入多行文本。,2.使用自动填充输入,(1)输入序列(2)利用鼠标拖动填充柄输入序列。(3)利用鼠标拖动填充柄复制公式(4)引用(5)相对地址、绝对地址、混合地址。,(1)输入序列,选择第个
7、单元格输入数据。选择单元格区域。单击菜单栏上“编辑”“填充”“序列”命令，弹出“序列”对话框。设置“行或列”、“类型”、“步长值”。单击“确定”按钮。,(2)利用鼠标拖动填充柄输入序列。,选择1单元格输入起始数据，如输入1。在A单元输入2，以确定步长值为1。选中A，A两个单元格，移动鼠标到单元格右下角,鼠标指针会变成黑十字。拖动填充柄，选择单元格区域AA。松开鼠标，则单元格AA被填充为28。注意：如果在A单元格没有输入2，则拖动填充柄后，AA9均被填充为1。,(3)利用鼠标拖动填充柄复制公式,单击单元格，输入公式。移动鼠标到单元格右下角的填充柄上，按下鼠标左键，拖动鼠标到目标区域。松开鼠标左键
8、。,(4)引用。,引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。一个完整的单元格地址除了列标、行号外，还要加上工作薄名和工作表名。（例：Sheet2！A3，工作表2.xlsSheet1!$B$2）。区域的地址由矩形对角的两个单元格的地址组成，中间用冒号（：）相连。区域地址前同样可以加上工作薄名和工作表名以进行多工作表之间的操作。,(5)相对地址、绝对地址、混合地址。,相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。有些公式引用单元格是用混合型地址。,工作表的编辑与修改,1.修改单元格数据2.恢复修改操作3.单元格内部分数据的复制和
9、移动4.单元格或单元格区域的复制与移动5.插入与删除6.查找与替换7.调整行高与列宽8.工作表窗口的拆分和冻结9.保护工作表,1.修改单元格数据,如果需要修改的单元格内的数据较少，可以选中该单元格，重新输入数据。如果数据较多，可以进入编辑栏进行修改。具体操作步骤如下：(1)单击需要修改内容的单元格，则编辑栏显示出该单元格中的数据，同时状态栏显示编辑状态。(2)在编辑栏移动光标到欲修改的位置，修改相应数据。(3)修改结束后，单击“”按钮或按回车键。,2.恢复修改操作,在单元格数据的修改编辑过程中，若发现修改错了，需要恢复改前的数据，可以单击常用工具栏中的“撤消”按钮，单元格恢复修改前的状态。,3
10、.单元格内部分数据的复制和移动,操作步骤如下：(1)单击单元格，单元格的数据显示在编辑栏内。(2)在编辑框栏内选择数据。(3)单击鼠标右键，弹出快捷菜单。(4)单击快捷菜单中的“复制”或“剪切”命令。(5)右击目标位置单元格，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令。,4.单元格或单元格区域的复制与移动,(1)复制选择欲复制的单元格或单元格区域。单击鼠标右键，选择“复制”命令。移动鼠标到目标位置。单击鼠标右键，选择“粘贴”命令。如果在同一工作表中进行复制，选择欲复制的单元格或单元格区域后，可以按住Ctrl键，再拖动鼠标到目的地址完成复制操作。,(2)移动选择欲移动的单元格或单元格区域。移动鼠标到选择
11、区域的边框线上，单击鼠标左键由十字变成空心箭头。拖动鼠标到目标位置后释放鼠标。,5.插入与删除,(1)插入插入单元格：插入位置选择单元格或单元格区域。单击“插入”菜单中的“单元格”菜单项，弹出“插入”对话框。选择插入方式。单击“确定”按钮。插入行、列:选择插入的位置。在“插入”对话框选择“整行”或“整列”。,(2)删除删除单元格:选择欲删除的单元格或单元格区域。单击“编辑”菜单中的“删除”命令，弹出“删除”对话框。选择删除方式。单击“确定”按钮。清除单元格:选择欲清除其内容的单元格区域。按“Del”键，也可以选择“编辑”菜单中的“清除”命令进行清除。,6.查找与替换,(1)查找单击“编辑”菜单
12、中的“查找”菜单项，出现“查找”对话框。在“查找内容“文本框中输入需要查找的内容。选择查找方式。在“搜索范围”下拉列表框中选择所需类型。单击“查找下一个”按钮。,(2)替换 替换操作与查找相似，先执行查找操作，后更新单元格内容。单击“编辑”菜单中的“替换”菜单项，屏幕出现“替换”对话框。在“查找内容”文本框输入需要查找的内容。单击“替换”或“全部替换”按钮。查找替换结束后，单击“关闭”按钮。,7.调整行高与列宽,（1）精确调整列宽：单击菜单栏上“格式”“列”“列宽”菜单项，弹出“列宽”对话框。（2）精确调整行高：单击菜单栏上“格式”“行”“行高”菜单项，弹出“行高”对话框。（3）利用鼠标调整列
13、宽与行高移动鼠标到欲调整行号的底边框。移动鼠标到欲调整列号的右边框。,8.工作表窗口的拆分和冻结,9.保护工作表,其操作过程如下：选定不需要保护的单元格，选“格式”菜单下的“单元格”下的“保护”页面，并将“锁定”复选框取消。选“工具”菜单下的“保护”菜单下的“保护工作表”即可。这时，除了不需要保护的单元格外，其他单元格均已被保护，即信息不能通过键盘修改。,5.2工作表的格式化,数字格式的设置设置对齐方式设置单元格内字体格式表格边框线的设置工作表中单元格批注,数字格式的设置,单击“格式”菜单的“单元格”菜单项，或单击右键选择快捷菜单中的“设置单元格格式”选项,在弹出的“单元格格式”对话框中单击“
14、数字”选项卡。,设置对齐方式,选择需要设置数字格式的单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡。,设置单元格内字体格式,选择需要设置字体格式的字符或单元格或是单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡。,表格边框线的设置,选择欲设置的单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡。,工作表中单元格批注,1.增加批注：选中要增加批注的单元格，选“插入”菜单下的“批注”，在批注框中输入批注即可。或选中要增加批注的单元格后，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选“插入批注”，在批注框中输入批注。2.编辑、删除、隐藏或显示批注：选中已作批注的单元格，右击鼠标，在
15、弹出的快捷菜单中选择相应的菜单项，即可进行编辑、删除、隐藏或显示批注的操作。,5.3 Excel 2003数据管理,5.3.1 记录单的使用5.3.2 数据排序5.3.3 分类汇总5.3.4 数据筛选,5.3.1 记录单的使用,(1)选定数据清单中所有单元格。(2)选择“数据”菜单中“记录”命令，打开“记录单”对话框。(3)对话框的顶端显示工作表的名称，右边显示了记录的字段名，在与字段名相对应文本框中，显示当前记录单元格数据。(4)单击“上一条”或“下一条”按钮，或用滚动条上的箭头来查看数据记录。,5.3.2 数据排序,1.简单排序操作方法是：(1)单击需要进行排序的表格中某列中的任一数据单元
16、格。(2)单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可对工作表数据依据本列数据进行默认状态的升序或降序的排列。,2.多条件排序(1)选择排序范围。(2)指定排序关键字。(3)选择排序选项。(4)排序。,5.3.3 分类汇总,1.选定需汇总的列进行排序。2.选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令。3.选择需要用来分类汇总的数据列。4.选择所需的用于计算分类汇总的函数。5.选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。6.单击“确定”按钮后。,5.3.4 数据筛选,1.自动筛选在要进行筛选的工作表中选定单元格后，选择“数据”菜单中的“筛选”命令后弹出子菜单，选择其中的自动筛选命令。,2.自定义筛
17、选单击下拉按钮，单击“自定义”选项，屏幕出现“自定义自动筛选方式”对话框。,3.取消自动筛选单击“数据”菜单指向“筛选”级联子菜单，单击“自动筛选”菜单项，去掉“”标志，则工作表恢复筛选前状态。,4.高级筛选(1)先进行条件的输入。(2)选择“数据”菜单中的“筛选”命令，在弹出的下一级子菜单中选择“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。(3)在“列表区域”用来指定进行的数据筛选区域。(4)在“条件区域”指定刚定义的条件区域。(5)单击“确定”按钮，。,5.4 Excel2003的公式与函数,公式与函数的使用常用的函数公式和函数中的出错信息,公式与函数的使用,1.公式的基本语法Excel所有的
18、公式都以符号“”开始。Excel中有4类运算符：即算术运算符、比较运算符、引用运算符、文本运算符。,2.运算符的优先级如果一个公式中含有多个运算符号，其执行的先后顺序为：冒号（：）逗号（，）空格负号百分号幂乘、除加、减&比较。括号可以改变运算的先后顺序。如果不想受运算顺序的约束，可以使用括号。在公式中，总是最先计算括号内的内容，括号外的内容则按照规定的顺序计算。,3.在公式中使用函数函数是指Excel附带的预定义或内置公式。函数由函数名和参数组成，格式如下：函数名（参数1，参数2，）,单击编辑栏上的工具按钮fx或“插入”菜单下的“函数“菜单打开插入函数对话框选择要插入的函数。,常用的函数,1.
19、求和函数格式：SUM（范围）功能：对指定范围内的数值求和。2.求平均值函数格式：AVERAGE（范围）功能：求出指定范围内所有数值的平均值。3.条件函数格式：IF（条件表达式，值，值）功能：当条件表达式为真时返回值，为假时返回值。,4.求最大值函数格式：MAX（范围）功能：求出指定范围内所有数值的最大值。5.求最小值函数格式：MIN（范围）功能：求出指定范围内所有数值的最小值。6.求四舍五入函数格式：ROUND（单元格，保留小数位数）功能：对单元格内的数值四舍五入。7.统计数据个数函数格式：COUNT（范围）功能：求指定范围内数据个数。,公式和函数中的出错信息,公式中的出错信息,函数中的出错信
20、息,5.5 图表编辑操作,创建图表编辑图表图表的保存,创建图表,创建图表的操作步骤：(1)在工作表中选择数据区域。按住“Ctrl”键同时拖动鼠标，可以选择数据区域中不连续的单元格区域。,(2)单击常用工具栏的图表向导按钮，屏幕出现图表向导第步对话框。,(3)选择柱形图中的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，屏幕出现图表向导的第步。,(4)该对话框有“数据区域”和“系列”两个选项卡。“数据区域”选项卡用于确定图表所包含的数据区域。在数据区域栏中显示目前包含在图表中的所有数据单元格的范围。“系列”选项卡用于修改数据系列的名称、数值和分类轴标志。(5)选择系列产生在“列”，单击“下一步”按钮，弹出图
21、向导的第步对话框，输入内容。,该对话框有6个选项卡,(6)单击“下一步”按钮，屏幕出现图表向导的第步对话框。该对话框是用来设置图表的位置的。即选择是作为新的工作表插入，还是作为对象嵌入。,(7)选择好位置后，单击“完成”按钮，创建的图表如图所示。,编辑图表,图表工具栏的使用方法：选择“视图”菜单中级联“工具栏”的“图表”选项。,7.按列,6.按行,5.数据表,4.图例,3.图表类型,2.图表对象格式,1.图表对象,1.图表的移动与缩放2.图表对象的修改,图表的保存,保存工作薄，则工作表中创建的图表即保存在相应工作薄中。,5.6 打印输出,1.打印前的准备工作(1)设置边框线。(2)选择打印区域
22、。(3)如果要同时打印多个工作表，需要选定相应的工作表组。两个以上相邻的工作表。两个以上不相邻的工作表。工作薄中所有工作表。,2.页面设置单击“文件”菜单的“页面设置”菜单项，弹出“页面设置”对话框。单击“页面”选项卡。,单击“页边距”选项卡。,单击“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉按钮，在其下拉列表框选择页眉。单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框。页脚的设置与页眉相似。,单击“工作表”选项卡。单击“确定”按钮，完成页面设置。,3.工作表打印预览单击“文件”菜单的，“打印预览”菜单项，弹出“打印预览”窗口。,4.打印输出单击“文件”菜单的“打印”菜单项，弹出在“打印”对话框。,一、判
23、断正误题,1.在Excel工作表中可以完成超过三个关键字的排序。（）2.退出中文Excel可利用系统控制菜单，只要先存储现有工作文件，然后单击系统控制菜单中的关闭命令。（）3.Excel除了可用工具栏来改变数据的格式外，还可选择格式菜单的单元格格式选项同样可以改数据的格式。（）4.在数值型数据中不能包含任何大小写英文字母。（）,5.向EXCEL工作表中输入文本数据，若文本数据全由数字组成，应在数字前加一个西文单引号。（）6.在工作表窗口中的工具栏中有一个自动求和按钮。实际上它代表了工作函数中的SUM（）函数。（）7.在Excel中，可以输入的文本为数字、空格和非数字字符的组合。（）9.Exce
24、l工作簿只能有1至255个工作表。（）,10.如果输入单元格中数据宽度大于单元格的宽度时，单元格将显示为#。（）11.工作表是EXCEL的主体部分，共有65536行，256列，因此，一张工作表共有65536256个单元格。（）12.启动EXCEL，会自动产生名为BOOK1.XLS的工作簿文件。（）13.工作表中的列宽和行高是固定不变的。（）14.同Windows其他应用程序一样，Excel中必须先选择操作对象，然后才能进行操作。（）,15.EXCEL最有用的函数之一是SUM，它自动计算多个单元格的总和。（）16.EXCEL能自动识别单元格中的数据类型，并对数值型数据采用左对齐显示，文字型数据采用右对齐显示。（）17.在输入的数字前面添加一个撇号，EXCEL就会把工作表中输入的数字当作文本处理。（）18.学生成绩统计是教师的日常工作，使用EXCEL能方便地进行成绩统计，但不能编制图表。（）,
