科技档案工作电话65339692.ppt

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1、科技档案工作 电话：65339692,一、档案按门类一般可分为文书档案、科技档案、专门档案和特殊载体档案。,文书档案是指各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。是一个单位工作活动的重要记录，按文件的体式可分为：红头文件、白头文件、原始记录。按归档文件整理规则,以“件”整理。,科技档案是科学技术档案的简称。是国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归保存的科技文件。是国家档案的重要组成部分，是涉及技术类档案的总和，其由不同种类的档案构成。主要有基建档案、科研档案、设备档案、产品档案，按科学技术档案案卷

2、构成一般要求GB/T11822-2008（代替GB/T11822-2000）以“卷”整理。,专门档案，是指各机关单位在进行某种专门业务工作中形成的档案。主要有：会计档案、诉讼档案、地名档案、婚姻档案、信贷档案、林改档案、病历档案、社保档案等等。特殊载体档案主要有声像档案和实物档案。不同门类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同的，即遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理基础对科技档案进行分门别类的整理，便于科技档案的保管和利用。,二、科技档案的整理,（一）几种主要科技文件的归档范围1、基建项目文件的归档范围一般基建项目文件归档的范围主要包

3、括：（1）基建管理文件：主要包括决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件，工程招标及承包合同文件，工程开工文件，商务文件，工程竣工验收及备案文件，其他文件。（2）监理文件：主要包括监理管理文件，监理工作记录，竣工验收文件，其他文件。,（3）施工文件：主要包括工程管理与验收文件，施工管理文件，施工技术文件，施工测量记录，施工物资文件（包括建筑与结构工程给水、排水及采暖工程、电器工程、通风与空调工程、电梯工程的施工物资文件），施工记录（包括建筑与结构工程、电梯工程的施工文件），施工试验记录（包括建筑与结构工程、给排水及采暖工程、电器工程、通风与空调工程、电梯工程的施工试验记录）

4、，施工质量验收记录。（4）竣工图：综合图（包括建筑平面布置图、室外管网综合图、架空线路综合图、电缆线路综合图），建筑竣工图、结构竣工图，暖卫和燃气竣工图，电气竣工图，通风与空调竣工图，电梯竣工图，工艺竣工图。,2、科研项目文件的归档范围,一般科研项目文件的归档范围主要包括：（1）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，技术考察及调研报告，方案论证，课题研究计划和协议书、合同等文件。（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，各种检验分析报告，实验报告、计算材料，专利申请的有关材料、设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。,（3）总结鉴定验收阶段：课题鉴定申请书、工

5、作总结，科研报告，论文专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。（4）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，获奖证书，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。（5）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定文件，转让合同，用户反馈意见等。,3、设备仪器方面,购置设备的申请及批复、购置设备的协议及合同等。自制设备仪器的各种装配图、部件图、零件图和技术文件，外购设备的随机文件等。设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料。设备仪器的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。设备改进、改装的技术文件，设备的技

6、术革新文件。设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。,4、产品生产方面,有产品开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等。产品设计过程中的各种零件图、部件图、标准图，产品的说明书、合格证、各种明细表等。产品的试验报告、质量分析、技术经济分析、标准化审查报告，产品研制总结、产品鉴定书等。工艺、工装图样、工艺规程和标准、工艺卡片和技术文件等。根据上述各类文件的归档范围，各单位根据本单位的实际情况及产品生产和设备仪器的不同类型，具体制定本单位的科技文件归档范围。,（二）整理工作是科技档案管理的重要业务内容，由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。只有经过

7、系统整理和科学编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状态，便于保管和利用。包括系统整理和科学编目。这两部分紧密联系、不可分割的两项工作内容。不进行整理，案卷仍然是不系统的，也无法进行编目；只有进行整理而不进行编目整理的成果得不到固定，就无法建立库藏的秩序和进行检索调卷。,系统整理包括对案卷的分类和排序，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则。科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。,（三）科技档案整理工作的步骤,科技档案整理工作按照程序进行，可以获得事半功倍的效果。整理工作的开展，须在本单位编制了科学的、切合本单位实际的“

8、档案分类大纲及编号方案”的前提下可进行。一般步骤如下：1、编制“档案分类大纲及编号方案”。明确本单位档案的类别，包括大类（一级类目）、属类（二、三级类目）及其相互之间的关系，绘出“档案分类大纲”图表；这个图表包含了本单位所有档案的类别，包括文书档案、科技档案的基本类别、会计档案等各类档案。,2、区分档案的类别归属。按照本单位档案的归档范围，首先将档案分门别类归入对应的大类；再将一个大类内的档案，遵循成套性要求，按照项目（基建项目、课题、设备型号、产品型号或种类）相对集中。3、鉴别。对收集、积累的每一类别的文件材料按照归档范围进行鉴别，剔除不属于归档材料范围的文件以及重份文件。4、对需归档保存的

9、文件材料进行组卷。内容包括：将零散文件组成独立案卷、卷内文件材料排列、编写页码、编制卷内目录、填写案卷封面、封底。,5、编制科技档案号。根据分类大纲及编号方案的规定，编制科技档案号，并填写在封面的“档号”空格处。6、案卷装订（卷装订和以件装订）。7、编制科技档案目录。科技档案目录是根据类别进行编制的，每一类科技档案编制一种目录分类目录。8、装盒。组卷完毕后，需装入符合国家标准的科技档案盒，以一盒为一个案卷的（如图纸卷），需在盒内放入卷内目录，填写档案盒封面及背脊相关内容；一个盒内放入若干案卷的，档案盒起包装作用，可不填写档案盒封面，但需填写背脊相关内容。,（四）分类大纲的编制方法,科技档案分类

10、方案（也有称分类规则、分类大纲等）是企业事业单位科技档案整理、编号、上架排列、保管的重要依据，是任何有科技档案的单位都必不可少的。几种类型的分类大纲：,1、机关档案分类大纲，主要适用于机关、事业单位如图,已故人员档案,文书档案,业务档案,声像档案,基建档案,会计档案,设备档案,实物档案,D,F,C,H,G,E,B,A,综合楼,教学楼,办公楼,.,1,2,3,4,报表,帐薄,凭证,其他,年报,月季报,纵向为类系,横向为类列,一级类目、大类,二级类目、属类,1,2,3,4,1,2,3,4,照片,录音带,录像带,光盘,奖状,奖杯,奖牌,锦旗,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,上位类,下

11、位类,2、一般工业企业档案分类大纲（非国有大型工业企业可以采用）如图：,科研档案,企业管理档案,会计档案,声像档案,基建档案,产品档案,设备档案,实物档案,D,F,C,H,G,E,B,A,综合楼,教学楼,办公楼,.,1,2,3,4,产品1,产品2,产品3,产品4,1,2,3,4,1,2,3,4,照片,录音带,录像带,光盘,奖状,奖杯,奖牌,锦旗,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,I,企业职工档案,5,凭证,帐薄,其他,报表,年报,月季报,课题2,课题4,课题3,课题1,.,3、大型国有企业档案分类大纲。,大型国有企业档案分类，可以采取工业企业档案分类规则的十大类分类法，设置10个

12、基本大类：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、基建、设备、科研、会计、人事等。工业企业档案十大类分类法，是国家档案局制定的一种编号方法，大类代字中采用“0-9”10个有序数字表示10个大类。但是由于档案种类的不断增加，用10个有序数字无法表示所有大类，因此，现阶段可以采用英文字母来代表。,如图：企业可以根据自身实际自行决定。,科研档案,党群工作,会计档案,设备档案,行政管理,产品档案,生产技术管理,实物档案,D,F,C,H,G,E,B,A,基建档案,教学楼,办公楼,1,2,3,4,报表,帐薄,凭证,其他,年报,月季报,1,2,3,4,照片,录音带,录像带,光盘,奖状,奖杯,奖牌,

13、锦旗,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,经营管理,综合楼,人事档案,声像档案,.,产品1,产品2,产品3,.,L,J,I,K,档案分类大纲编制完成后，必须通过代字和代号来固定分类的层次和顺序。一般而言大类（一级类目）的“代字”用英文字母来标识，属类各层次的“代号”用阿拉伯数字来标注。,如图：大类的两种标识对比表,（五）科技档案属类分类方法,分类大纲中大类（一级类目）编制完成后，需要对属类（二级以下类目）进行科学编制，尤其是科技档案的几种基本类型皆必须通过编制属类来包含所有的档案，因此属类编制要求科学合理，对症下药，如果编制混乱，也将引起档案归档的混乱，这里就涉及属类分类的标准和方

14、法问题。按照国家相关标准结合多年的实践经验，可将科技档案归纳成以下属类分类方法。1、基建档案，一般采用工程项目分类法。就是本单位全部基建档案，以工程项目为分类单元，划分属类。,基建档案的分类：基本框架如下图,基建档案综 办 教 实 体 甲 乙 配 合 公 学 验 育 厂 厂 电 类 楼 楼 室 馆 房 房 房,.,2、科研档案的分类（采用课题分类法以独立的科研课题为分类单元，划分类别）：基本框架如下图,科研档案 1 2 3 4 5 6 7 8课 课 课 课 课 课 课 课 题 题 题 题 题 题 题 题 A B C D F G H I,.,3、设备档案的分类：一般采用型号分类法（以各个型号的设

15、备为分类单元，划分属类）。基本框架如下图：,设备档案 1 2 3 4 5 6 7 8 9车 铣 刨 复 中 变 床 床 床 汽 卡 印 央 压 车 车 机 空 器 调,.,XX,XX,4、产品档案，（采用型号分类法）。,产品档案,客货轮,油轮,拖轮,驳船,.,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,产品性质,产品型号,1,2,3,4,5,XXX轮,XX论,X轮,.,.,X,S,Z,产品档案 1 2 3 4 5 6,窗式空调,分体空调,中央空调,移动空调,.,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,4,产品系列,产品型号,风扇系列,1匹空调,2匹空调,

16、3匹空调,1匹空调,2匹空调,3匹空调,.,.,X,Z,S,.,.,鸿运扇,落地电扇,台式电扇,产品型号,（六）科技档案组卷,组卷就是将一组具有有机联系的、价值基本相同的科技文件材料，按一定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。科技档案组卷更确切地说是始于科技文件材料的整理。文件材料的形成部门按照案卷构成的标准进行初步整理，组成一定的案卷后，通过归档环节移交档案部门后，再由档案部门进行系统的案卷排列、编号、编制档案目录等工作。案卷是一组具有有机联系的价值大体相同的科技文件材料的集合体（亦称保管单位）。,1、案卷的特征,（1）卷内的科技文件材料是有内在联系的，根据成套性特点，要

17、保持它的有机联系，不要把不相关的材料放在一起。如：一台设备的档案包括随机文件、操作使用说明、技术规程、合格证及随机安装图、部件图、零件图等，在组卷的时候就不能分开，随后产生的调试、维修、运行记录等都放在一起。,（2）案卷内的科技文件材料有一个相对的数量界限，一套科技文件材料可以组成一个案卷，也可以组成若干案卷，案卷不能组得太厚。如一项基建工程，涉及的材料有依据性、基础性材料，设计、施工、竣工材料，还有大量的图纸资料，组成一个案卷显然不可行，必须按照文件材料更紧密的内在联系组成若干案卷。应将有机联系看成一条相对原则，即将一个大的有机联系体分解成若干小的有机联系部分，进行组卷。现阶段，科技档案组卷

18、趋向于组薄卷，甚至单份文件管理。,（3）案卷内的科技文件材料保存价值大体相同。有时候会出现矛盾，保管期限不同，这时候主要考虑其内在联系，然后再考虑其保存价值。（4）案卷的形式有卷、册、袋、盒。一般情况下，文字材料以卷、册形式为主，图样材料以袋、盒为主。,2、组卷的基本要求,（1）根据案卷的特征，组卷时要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件之间的系统联系，保持成套性。（2）案卷内科技文件材料的制作与书写材料必须益于长期保存，尽量减少或者不用复写材料。（3）卷内科技文件材料排列有序，能反映出其自然形成规律。,（4）产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其结构、部件、阶段组卷。（5）与产品、科

19、研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。（6）案卷编制清晰准确，能揭示案卷内科技文件材料的内容和成分。其中，（1）（3）为总体要求，（4）（6）为技术要求。,3、组卷的基本方法,（1）按结构分类组卷。主要适用于机械产品科技文件材料（特别是图纸）。（2）按子项分类组卷。主要适用于基建建设工程科技文件材料。例如，某基建工程由铸工车间、金属加工车间、机修车间、锅炉房、原料仓库、成品仓库等子项组成。各个子项的科技材料分别是具有机联系的整体，可分别组成案卷。,（3）按工序或阶段分类组卷。就是根据生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件材

20、料组成案卷。例如，工艺文件可按加工工序组卷；科研、设计文件可以按阶段组卷；地质勘探等工作，可以按踏勘、初探等工作过程组卷。（4）按专业分类组卷。即按照科技文件材料内容所涉及的专业组卷。例如，一个机械产品的工艺文件，可以按铸造、锻造、热处理、电镀、油漆、焊接等不同专业，分别组成案卷。设计和基建工程的图样文件，可以按建筑、结构、给排水、通风、电气等不同专业分别组卷。,（5）按问题分类组卷。按照科技文件材料反映的不同问题分别组卷，将同一问题的科技文件材料组织到一起。以上各种方法，可在保持文件材料的有机联系，便于保管利用的前提下，结合使用。最常用的方法是结构、子项、阶段、专业分类的方法。,4、常见科技

21、档案的具体组卷方法。,（1）基建档案组卷方法。基建档案按子项分类组卷。基建档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线、管网等基本建设工程在勘察、设计、施工、管理使用和维护等整个过程中形成的科技档案。从单独的项目而言，基建档案是指在整个建设项目人酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。其具体包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。基建档案包括6个部分12大类。,6个部分：依据文件（基本建设前期文件材料）；基础性文件材料；

22、设计材料；工程管理文件；施工文件；竣工文件。12大类：可行性研究、任务书；设计基础材料；设计文件；项目（工程）管理文件；施工文件；竣工文件；生产技术准备、试生产文件材料；工艺、设备文件材料；涉外文件；财物、器材管理计划帐目材料；科研项目材料；其他应当归档文件材料。以上各类材料是以工业建筑为蓝本归纳的，民用建筑、公用设施等不包含生产、工艺、设备等材料。基建档案的组卷包括下列几种情况。,a.管理性文件材料的组卷方法。管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的立项申报与审批材料、可行性研究报告、地质勘探材料、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件，以及竣工验收阶段

23、形成的竣工验收文件，其重点是依据性材料和基础性材料。,b.图纸的组卷方法。图纸是按结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按图纸目录进行。若单位工程图纸数量少，可以组成一卷。卷内图纸按原有图纸目录进行 排列；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。,c.施工文件的组卷方法。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成；质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。,d.修改通告单的组卷方法。施工修改是经常发

24、生的，因此会形成若干“修改通知书单”修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。,e.监理文件的组卷方法。监理文件分为依据性文件和工作性文件。依据性文件主要包括监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则，此类文件材料单独成册，单独组卷；工作性文件主要有会议纪要、备忘录、专业通知、监理简报、监理日志等等。采用“文种文号”的方法组卷。监理工作中形成一定数量的照片、录音、录像等特殊载体材料，可按声像档案整理方法整理，移交接收单位。,（2）科研档案（按阶段分类）组卷方法如下

25、：,a.文字性材料一般以单份文件作为组卷对象，但依据性材料，如委托书、计划任务书、立项批准书、协议书等可能组成一卷；b.观察、实验记录单独组卷；c.科研成果材料单独组卷；d.与鉴定验收相关的材料放在一起组卷；e.成果申报奖项单独组卷等等。,（3）设备档案（按结构分类）组卷方法如下：,a.小型设备文件材料的组卷方法。小型设备的材料主要以设备的随机文件为主，在设备开箱时，由档案有员验收、登记、归档。由于文件材料不多，在组卷时，一般将全部材料组成一案卷，采用不装订形式，选择不同厚度的国家标准盒装载，一般一个档案盒为一卷。,b.大、中型设备文件材料的组卷方法。一般又称为高、大、精、尖、稀类型的设备，这

26、些设备不仅随机文件材料较多，在采购过程中还形成相关的批准文件、合同或协议，还有设备安装、调试材料，大、小修材料等。按照科技档案成套性要求，组卷时，全部材料应以台、套为界限分别组卷，批准文件、合同协议可单独组卷，随机文件单独组卷，安装、调试文件单独组卷，每年的修理维护中的文件材料单独组卷。如果随机文件已装订成册的，以每册为一个案卷，可不拆散组卷，保持原有卷册面貌。这样，一台或套设备的档案组成若干案卷。,（4）产品档案（按结构分类）组卷方法如下：,a.市场调查、可行性研究报告、各种总结报告等与该产品有关的文字性材料，单独组卷，可以单个材料组一卷，也可以将相关材料组成一卷；b.全套产品总图及各种部件

27、图可以按其结构分别单独组卷；c.工艺、工装材料单独组卷；d.专利材料单独组卷；e.申报评奖、评优材料单独组卷等等。,（七）科技档案的系统排列,科技档案的系统排列，就是对科技档案有序的排列过程，这种排列过程要求体现科技文件材料的自然形成相互关系，应当反映分类、组卷的系统成果。系统排列包括两个方面的具体工作：一是卷内文件材料的排列；二是案卷之间的排列。,1、卷内文件材料的排列,卷内文材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），科技文件材料没有目录或原编撰的目录不能适应组卷的排列时需重新排列。卷内科技文件材料的排列方法如下。,（1）文字材料型案卷，即全部由文

28、字材料构成的案卷，有3种方法：,a.按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。如：成果性材料原始性材料中间性材料；b.按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后；c.按隶属关系或逻辑排列，如：来文与复文关系，复文在前，来文在后；主件与附件关系，主件在前，附件在后；正文与原稿关系，正文在前，原稿在后。,（2）图样材料型案卷，即全部由图样构成的案卷。形成时已编制图样目录的，按原有目录顺序进行排列；原科技文件材料没有图样目录的，或原编制目录不适应组卷排列的（如同一图样目录的科技文件材料形成两个案卷的），按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列。总的顺序为：总图有前，其他图样在后；组件在前，部件

29、图、零件图在后。具体方式如下：,a.机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如总图组件图部件图零件图；b.建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如总体布置图平面图大样图。总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后。,（3）图文混合型案卷，案卷由图样和文件交错混合组成，即文字材料和图纸的，文字材料在前，图纸在后（文字材料在前，图样材料在后）。,2、案卷之间的排列,案卷排列是科技档案整理的工作内容之一，必须在分类的基础上进行。所谓案卷排列，就是确定案卷在分类体系中的位置。,（1）案卷排列的基本要求：,由于每个项目（工程项目、科研课题、设备台套、产品种类）都会形成一定数量的案卷，几卷、几十

30、卷甚至几百卷不等，因此，必须对案卷的顺序进行科学排列，方能便于管理和利用。应当考虑如下要求：遵循科技档案的形成规律；遵循档案分类大纲类目体系的编制原则；要求反映对象的隶属关系和逻辑关系。,（2）案卷排列的具体方法。,由于案卷排列将影响科技档案号的编制，因此，在排列过程中，必须体现其逻辑关系，一般情况下，案卷排列采用分类排列法，步骤为：区分大类分清属类找准项目案卷排列。含义为：根据档案分类大纲确定的类目体系，在明确归属的大类、属类后，以项目（工程、课题、设备台套、产品种类）作为案卷排列的对象，在一个项目内，进行档案案卷的排列。,总体排列原则：以一个项目的全部档案为对象，进行案卷排列，项目内的文字

31、材料型案卷排列在前，图样材料型案卷在后。常见排列方法：科技档案的类别不同，案卷排列方法不同。a.基建档案的排列。按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工等顺序排列。b.科研档案的排列。按研究依据、调研论证、研究实验、总结鉴定、成果申报资奖励和推广应用等时间阶段排列。,c.设备仪器档案的排列。按设备购置文件、开箱的随机文件、安装调试文件、设备运行维修、随机图样等。随机图样也可以单独组卷。d.产品档案的排列。按前期材料（市场调查材料、依据性文件材料）、设计（包括初步设计、技术设计、工作图设计、工艺设计）、产品试制、实验、定型、小批量生产、批

32、量生产、工艺工装、产品创优等程序排列，也可以按其产品系列、结构（组件或部件）排列。,（八）科技档案的编目,包括：编写卷内科技文件的页号、编制卷内目录、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、卷内备考表和案卷目录的编制的填写。,1、编写卷内科技件页号,案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。,2、卷内目录的编制。3、案卷封面的编制。,2、卷内目录式样（A.3）,档号：TB6.2.B10 序 文件 责任者 文件题目 日 页 备 号 编号 期 数 注 1JSTK2 海南省建定安县气象局办公 2008 3 筑设计院 楼竣工图 0907,案卷封面式样（A.1）

33、,档 号：TB6.2.B10 定安县气象局办公楼竣工图 立卷单位 定安县气象局 起止日期 2007年1月2日2008年12月12日-保管期限 永久 密 级,案卷脊背式样（A.2）,永久,档 号TB6.2.B10,案卷题名,定安县气象局办公楼竣工图,案卷封面是一种揭示案卷内的科技文件材料基本情况的工具，同时封面又起保护卷内科技文件的作用。案卷题名。题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名主要内容包括项目名称（工程、课题名称、产品品名、设备型号或种类）；文件材料的内容特征（文件材料内容，结构、阶段、专业、工序等）；文件名称（请示、批复、计划总结、计算书、零件图等）。项目名称应与批准的

34、原立项、设计（包括代号）相符，外文资料的题名及主要内容应翻译成中文。例如：,（1）产品：（2）基建：（3）科研：,档案专用耐久性墨水 项目结题 意见书,（产品品名及型号）（内容结构）（文件名称）,XXXX工程 土建 竣工图,（工程项目名称）（内容专业）（文件名称）,（科研课题名称）（内容阶段）（文件名称）,X62W万能铣床 床身部分 件图,4、案卷目录的编制,案卷目录式样（A.5）,5、卷内备考表的编制,卷内备考表（A.4）,档号：TB6.2.B10 互见号：见照片档案第一册 说明：本案卷文件共10件、总页数198页 立卷人：XXX 2009 年12 月 10 日 检查人：XXX 2009 年

35、12月 30 日,（九）科技档案案卷的装订,（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订。装订时采用“三孔一线”的线绳或无锈钢钉以左下侧对齐装订。（二）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页空白处加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。（三）超出卷盒幅面的科技文件应叠装，图纸的折叠依据：GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法折叠的原则性要求：（1）纸幅尺寸大小：国际标准A3或A4型；（2）使图纸的标题栏露在外面。（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。,（十）科技档案的装盒,科技档案案卷装订完成后，需将档案装入特定科技档案盒中上架保管。必须使

36、用国家标准的无酸纸科技档案盒。文件装盒的顺序是：卷内目录归档文件（按件号顺序排列）卷内备考表。,三、科技档案号的编制,科技档案号（简称档号）是指科技档案案卷的编号，是用来描述分类层次和案卷排列次序，固定档案整理成果的一组符号，其产生于对单位档案实体进行整体和管理的过程。编制档案号的最终目的，是便于档案的保管和利用，“档号是存取档案的标记，具有统计监督作用”。,（一）科技档案号的模式,科技档案号由分类号和案卷顺序号构成，其结构模式为：科技档案号=分类号+案卷顺序号,（二）科技档案号的编制方法,1、编制要求（1）科技档案号要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同分类体系（分类大纲）的分类方法和机构层

37、次相一致。,（2）科技档案号必须具备唯一性，杜绝不同案卷具有同一档案号，即：在一个单位内部（或同一档案室内），一个案卷只有唯一的档案号。,（3）科技档案号必须具有稳定性，一经确定，不应随意变动，否则，有可能引起连锁反应而导致大量的重复劳动。（4）科技档案号的编制必须准确，简明，不要过于复杂。,2、标识方式,分类号应根据本单位的“档案分类大纲”所制定的层次填写，案卷顺序号则按整理过程中给定每卷的卷号填写。（1）科技档案号的标识。科技档案号由代字和代号组成，代字表示大类，代号表示属类、小类。其标识有两种形式。,单纯号码制。分类号全部用阿拉伯数字作标识，例如采用工业企业10大类分类法，即：0.党群工

38、作类；1.行政管理类；2.经营管理类3.生产技术管理类;4.产品类;5.科学技术研究类6.基本建设类;7.设备仪器类;8.会计档案类;9.职工档案类。,混合号码制。用代字和代号混合编制科技档案号。一级类目用代字（英文字母），其他层次用阿拉伯数字作标识。案卷顺序号，用阿拉伯数字来标识。,（2）标识说明如下。,科技档案号编制要规范化，分类号与案卷顺序号之间用破折号“”隔开，分类号的不同层次之间用“.”符号隔开；混合编码制大类代字与属类第一层之间可以不用“.”符号相隔。,无论代字还是代号，都必须赋予其确定的含义，在一个单位中，一个代字不能既代表此类，又代表彼类。除大类代字个，其他层次的阿拉伯数字也在

39、有固定含义。案卷顺序号，在同一项目、产品、设备、科研课题下编号，不能两个不同产品之间连号。,3、常见基本类型档案的编号,科技档案常见类型主要有4种，举例说明如下。,（1）产品档案：,产品档案的编号结构如图所示：,XXXXXX X,二级类目（产品种类、系列代号）,案卷顺序号,三级类目（产品型号）,一级类目（产品档案类 代字）,四级类目（产品结构）,究竟设置几级类目依产品复杂程度或形成档案数量多而定，因各种企业产品或生产过程不同，其二级以下类目设置也不一样，可根据具体情况设置层次。,例：根据某塑料厂档案分类方案（大纲）编制的产品档案号如图所示：,C 1 1 1,产品工艺（二级类目代号）,案卷顺序号

40、,薄膜（三级类目代号）,产品类（一级类目代号）,分类号,（2）科研档案：,科研档案的编号结构如图所示：,XX XX-X,二级类目代号（科研课题代号）,案卷顺序号,三级类目代号（科研阶段代号）,一级类目代号（科研档案代字）,（3）基建档案：,基建档案的编号结构如图所示：,XXXXXX X,二级类目（工程性质代号）,案卷顺序号,三级类目（单项工程代号）,一级类目（基建档案 代字）,四级类目（工程专业代号）,工程专业：土建、结构、水暖、通风、电气（可根据行业特性增减）。工程性质层次的设置，应根据实际情况确定。,例：根据某塑料厂档案分类方案（大纲）编制的基建档案号如图所示：,B 3 1 1,生活建筑（

41、二级类目代号）,案卷顺序号,办公楼（三级类目代号）,基建类（一级类目代号）,分类号,（4）设备档案：,设备档案的编号结构与产品档案相同，如图所示：,S 2 1 1,通用机械（二级类目代号）,案卷顺序号,车床（三级类目代号）,设备类（一级类目代号）,分类号,档案号的编制，由于行业不同而有不同的编制方法。具有行业标准的，编号方法从其行业；没有标准的依照上述方法。,科技档案,基本建设类,科学技术研究类,设备仪器,产品类,按工程项目、专业性质分类,按科研课题分类,按设备型号分类,按产品型号分类,按基建项目立项、设计、施工、监理、竣工、使用维修、改扩建阶段分别排列组卷,科研课题立项准备、研究实验、总结鉴

42、定、成果报奖、推广应用分别排列组卷,按购置阶段、开箱验收、设备安装调试、使用、维修改造阶段分别排列组卷,按产品计划决策、设计、试制、鉴定、生产阶段分别排列组卷,执行科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822-2008）按“卷”整理,在项目结束后三个月内归档，周期长的项目分阶段分单位归档，设备在开箱验收、接收后登记归档,1、剔除不属归档文件2、保证归档文件的唯一性（不重不漏）3、确保原件的归档4、检查文件的完整性,1、管理性文件按问题、时间、文件组卷；2、图纸按专业组卷;3、施工过程文件按施工工序组卷;4、产品质量证件文件按单位工程组卷;5、设备文件按台套组卷;6、科研文件按单项成果组卷,

43、1、顺序号;2、文件编号;3、责任者（形成文件的单位）;4、文件题名（每一份来往、变更文件一条目录）每一张图纸一条目录；每一个分项（单元）工程一条或若干条目录；5、文件形成日期；6、文件的页数。,1、项目档案编制说明；2、档案质量说明书；3、案卷目录；4、文字材料卷内目录。,第一步：划分阶段,第二步：鉴定归档文件,第三步：划分单位、分部、分项（单元）工程,第四步：组卷工作,第五步：卷内文件排列,第六步：编制卷内目录,第七步：填写案卷封面、备考表,第八步：装订案卷,第九步：编制档案索引,将项目建设中形成的归档文件分为：1、立项阶段；2、设计阶段；3、施工阶段；4、竣工阶段,1、分清同一单项工程内的单位工程文件2、分清同一单位工程内的分部工程文件3、分清同一分部工程内的分项（单元）工程文件,1、文字性文件与图样文件组成一卷时，文字材料在前，图样文件在后；2、图纸按施工图目录顺序排列；3、文字性文件按同一问题集中排列；4、若干问题组一卷时，按问题的时间顺序或重要程度排列,1、拟写案卷题名；2、确定立卷单位、时间、期限；3、将相关事宜在备考表中注明；4、编档号。,卷或件,理顺关系,分清类目,零散文件的组合,固定案卷内每一份文件位置,登记文件内容,固定案卷,谢 谢!,