《会议基本流程》PPT课件.ppt

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1、第四章 会议基本流程,第一节 会前工作第二节 会中工作第三节 会后工作,第一节 会前筹备工作,一，确定会议的主题1，明确会议议题 明确开会的目的，限定会议内容，确保会议的效率。2，明确会议名称 会议的名称应根据会议的议题、性质在会议方案中明确拟定。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,二，确定会议的形式,三，确定会议的规模即确定会议出席人员、人数。对于人数事先要有比较精确的计算。大型会议活动，应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。相关的考虑因素内容 场地 成本 效率 效果,四，确定会议的时间,8:00a.m.-9:00a.m.上班第一小

2、时，发言欲尚未被唤醒；9:00a.m.-10:00a.m.业务性会议最佳时间，适合一对一或一对二的会晤；10:00a.m.-12:00a.m.&13:30p.m.-15:30p.m.精力最充沛的时间，适合集思广益的会议；16:00p.m.-17p.m.接近下班，干扰因素多，会议效率低。,1，日常例会2，临时性会议（1）短期（2）中期（3）长期3，非工作性质会议,五，确定会议地点 一般而言，商务会议需要满足商务旅行者的要求，如食宿、配套设施设备等；与休闲娱乐有关的会议要选择旅游胜地和度假村，或者其他有多项娱乐活动的场所；专业培训和小型会议适 合在小型会议中心举办。,通常被选择用于举办会议的地点有

3、：会议中心、会展中心、机场饭店、市内酒店、远郊宾馆、度假村和大专院校。,1，饭店 饭店的环境、客房、餐饮及服务都有较高的水准，但价格通常较高，当会议人数少于50人时，其成本就相对较高了。,2，大型会展中心 具备举行大型活动和会议的空间和条件，可容纳几百至几千位与会者，特别适合于举办展中有会、会中有展的大型活动。由于其规模较大、面积充足，所以往往会同时承办若干场会议或展览；通常不提供住宿服务，因此食宿需另行安排。,3，中小型会议中心 专为从事会议服务而设计建造，会议设备先进；住宿客房从经济到豪华俱全。对于商务会议而言，会议中心是尚佳的选择。,4，大专院校 价格低于其他会议中心，具有很浓的学习氛围

4、，其实验室和图书馆都可以加以利用，学术会议、专业培训最适合在此举行。大专院校内的招待所可以解决基本住宿需要，校园附近也有饭店或宾馆可选用。但大专院校的会议场所不能够太早的提前预定，这对于制定会议的中长期计划形成一定障碍。,5，培训中心 许多政府部门和大公司都有各自的培训中心。除餐饮外，这些培训中心具备举办会议的所需条件，而且价格适当。但是，这些中心不对外宣传，也无名录可查询，所以找到这类场所会有难度。,在确定会议地点时还应考虑：是否有汽车租赁服务；提供有哪些娱乐服务；附近是否有商店；是否曾在此举办过会议；会议期间的气候；与会者入住酒店与会场的距离。,六，确定会议日程和议程,会议议程指对已确定的

5、议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。,招标会会议议程范文会议时间：200*年*月*日下午1：30时至4：00时。会议地点：食堂会议形式：公开招标会议主持人：*会议记录人：*会议出席人：招标小组成员，竞标人员 会议列席人：全体管理人员（包括工段班组长以上的人员）。会议议程：1、1：30时，会议开始，由主持人宣布会议议程，会议纪律。公布竞标人员名单。2、1：35时，总经理讲话，同时公布招标组人成员名单和招标考评标准。3、1：45时，竞标者依次发表演讲，同时将标书交主持人处。4、3：00时，招标小组对

6、竞标者的竞选演讲、组阁方案、工作能力、敬业精神、人的综合评价这五个方面进行无记名投票。5、3：20时4：00时，招标小组对竞标者的指标投标标的进行排名得分统计，对无记名投票进行等级得分统计。6、5：00时，招标小组委托主持人公布中标人名单和竞标情况。,七，制发会议通知,1，会议通知告知与会者有关与会事项的会议文书。2，会议通知的类型（1）预告通知（2）正式通知,电信业务改革会议通知 各电信运营企业，各相关单位：为进一步提高通信行业管理工作的透明度和公开性我部决定召开2003年中国电信业发展与政策通报会。现将有关事项通知如下：1、会议内容 全面总结2002年我国电信业发展、改革的基本情况与经验，

7、同时，各主要运营企业负责人将分别介绍本企业2002年发展状况及2003年发展思路。2、参会人员 邀请部内各有关司局代表、各有关部门代表、各省（自治区、直辖市）通信管理局代表(各局1人)、各运营企业代表(各企业总部5人，分公司不限)和业界专家参会，请各单位在3月14日前将与会人员名单传真给会务组。欢迎各设备制造商，咨询、投资机构及产业有关单位向会务组报名参会。3、会议时间与地点：会议定于3月21日在北京京都信苑饭店举行，会期一天。为做好会议的宣传与组织工作，特请人民邮电报社承担此次会议的会务工作。特此通知。信息产业部综合规划司 二O一O年元月二十一日,3，会议通知的形式（1）口头通知/墙报通知（

8、2）电话/传真通知（3）书面通知（4）电子邮件通知,八，准备会议材料,1，会议文件 开幕讲话报告、专门发言、议程文书、日程安排、各部门统计报表、财务报表、公告等。2，会议证件 会议胸卡或代表证、请柬、出席证、列席证等各种入场证、工作证、服务证、汽车通行证以及资料袋、座签等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。会议票证制发的应兼顾会场安全和工作方便两方面。,会议证件的印制：,九，会议经费预算,1，会议成本（1）直接费用（2）时间成本（3）效率损失,2，会议经费的筹措方法 行政事业经费划拨；主办者分担；与会者分担；社会赞助；转让会议无

9、形资产使用权。,3，会议预算的原则 科学合理 总量控制 确保重点 精打细算 留有余地,十，布置会场,1，主席台的布置（1）奇数（2）偶数（3）联席,2，会场格局（1）小型会议室,（2）中型会议室,（3）大型会议室,3，座位的安排（1）身份排座法（2）职务排座法（3）自由择座法（4）策略排座法,4，会场气氛渲染（1）主席台的装饰 设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。因为主席台是整个会场的中心。一般应在主席台上方悬挂红色的会标(亦称横幅)，会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处(亦称天幕)可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台前或台下可摆放花卉。,（2）会场背景的装饰 会场前景的装饰除了

10、主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性的会见，可多摆些鲜花，同时还可在会客室四周墙壁上悬挂几幅名人字画及有特色的工艺品等作为点缀，这样更能增添会场典雅的气氛。,（3）色调的选择 主要是指会场内色彩的搭配与整体基调，包括主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物等。应当选择与会议内容相协调的色调，这样可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快，可以表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合于庆典性会议。天兰、绿、米黄等色调庄重、典雅、比较

11、适合于严肃的工作会议。,（4）其他方面会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉等。,谈判会场的布置,光线。利用自然光源即阳光，应备有窗纱，以防强光刺目；使用人造光源时，要合理配置灯具，使光线尽量柔和一些。声响。室内应保持宁静，门窗应能隔音，周围没有电话铃声、脚步声等噪音干扰。温度。室内温度在20。C，相对温度在40%-60%之间最合适。色彩。色彩要力求和谐一致，留有较大的空间，以利于人的活动。装饰。宽大整洁的桌子，简单舒适的座椅（沙发），墙上可挂几幅风格协调的书画，室内也可装饰有适当的工艺品、花卉、标志物。,课堂任务：布置会场。,十一，会前检查,会前检查，一般分为由领导

12、人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中，现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等等。大型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，供电安全、疏散通道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等等。,十二，会议宣传,结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。,十三 会议各项工作计划,在会议的筹备阶段，需按会议的各阶段制定具体的会议各项工作计划，包括：车站、机场接待方案；会务交通方案；会场布置方案；氛围支持方案；同声翻译系统；与会人员住宿、餐饮安排方案；会

13、场秩序维持方案；会议秘书服务方案；财务咨询服务；会议期间社会活动（会务考察及夜间娱乐）安排。,十四 会议秘书处,对于大中型会议应成立会议秘书处，具体开展会议筹备工作。会议秘书处下属工作小组主要包括：1，会务组：各轮公告的编辑和印刷；论文集的印刷；各轮公告的邮寄；会场和设备的保障；所有会议期间社会活动的安排；与会人员注册及会议中用品的准备；会议现场注册；工作人员的管理。,2，接待组：主要负责会议期间与会人员的接待工作，包括：会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格；将与会人员的住店信息提供给宾馆以安排房间；安排与会人员返程票务；安排与会人员的就餐。,3，交通组：主要负责会议期间各项活动使用的各种车辆

14、，为与会者预约票务、租车等。4，旅游组：主要负责与会人员的旅游安排（如果主办方允许或要求安排旅游活动的话），包括：设计旅游线路、确定价格；联系相关的旅游机构；安排会议期间的旅游参观活动；组织会前、会后的旅游活动；安排会议期间的会伴活动。,5，财务组：具体负责会议的财务管理，包括：编制会议预算；收取与会人员的各项费用；支付会议的各项开支；发生突发情况时及时调整预算；会议结束时，完成财务报告。6，安保组：负责会议期间的安全保卫工作，包括会场入口、重要部位的固定守卫和会场的流动巡逻，与政府公安、安全部门或保安公司联络协调等（中小型会议中该组并入会务组中）。,第二节 会中工作,一，会议的注册 1，提前

15、注册 Pre-Registration Advanced-Registration 2，现场注册 On-site Registration,二，会议签到制度 会议签到可以及时了解该到会的人是否到会，准确的统计到会人数。对于股东大会、董事会来说，这关系到是否达到法定人数，选举结果和通过的决议是否有效的大问题。,1，签到方法（1）薄式签到（2）工作人员代为签到（3）证卡签到（4）座次表签到（5）电脑签到,2，排队方式（1）单队排列（2）空闲工作人员接待（3）主题公园式3，会议的入场,三，会议社会活动安排,1，开幕式（1）确定参加人 结合活动性质，拟出开幕式的参加人，送领导审查批准后确定。开幕式的参

16、加人员大体有三部分：主办方领导、特邀宾客、有组织的观众。（2）制发请柬 根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。主要嘉宾的邀请函应当专人送达，并请求对方确认出席。（3）布置开幕式主席台,2，招待会 冷餐会：其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、热兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，与会者可以多次取食，自由活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。酒会：亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招待客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小桌或茶几，以便客人随意走动，接触交谈，客人可以在任何时候入席或退席，来去自由，不受约束。国际上举办大型活动，广泛采用酒

17、会形式招待。,3，茶（咖）歇/茶会 一般在早、午茶时间（上午10时、下午4时左右），以品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加，可将其和主办方领导安排坐在一起，其他人随意而坐。请客人品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪和品茶习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究，一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点心或小吃。,4，工作进餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式，有时由进餐者各自付费。在进餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进行，既简便、快速，又符合卫生要求。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请会伴。

18、,5，体育、休闲活动6，参观、游览活动7，宴会 指比较正式、隆重地设宴招待，一般为正餐。主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。,8，欢送宴会/闭幕式 国际：自助式；国内：多数桌餐，中餐为主9，会伴活动,四，会议的后勤保障1，会议服务,2，食宿安排,3，医疗保障 医疗卫生方面的准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现的突发性疾病，应给予及时的救护，也要注意防止流行性疾病的发生。,4，保卫工作 成立安保组，注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、

19、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。目前有的会议组织者采用临时与保安公司签订协议的方式，在会议期间雇佣保安人员。5，票务工作 订购参会人员会后的车船航票。现在一般都是会务委托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法。,五，会议特殊情况的应急措施 会议进行过程中可能发生临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其它特殊情况。要根据情况，采取应急措施，做好临时调度工作，始终有人在场服务。,会中工作一般包括：会议接待 专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务，提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。会议用品准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物

20、品，保证设施设备到位。会议场所专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。,会议住宿房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。会议餐饮用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。会议旅游旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。会议娱乐娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。会议服务会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。,第三节 会后工作,一，会议总结 并非所有的会议在结束时都要有总结，如各种代表大会、劳模会、表彰大会，闭幕时可根据需要作一简短的“闭幕词”。,二，会议纪要 如果会议讨论、决定的事项涉及到几个部门、几个单位，需要有案可据，协同行动，可写出会议纪要，以便分工负责，贯

21、彻执行会议的决定。三，会议代表离会工作 对于外地来开会的代表，会务工作人员应做好他们离会的安排工作，事先了解他们返回的日程和交通工具，代为购买车船票、飞机票。个别需要暂留的代表，应妥善安置他们的住宿生活。,四，会议新闻报道 需要发布新闻报道的重要会议，既可发综合消息，也可发典型报道。本单位有报纸的，必要时还可配上评论、社论。遇到这种情况，会议的秘书部门，应与新闻单位配合，共同编写新闻稿件，及早送有关领导审定，及时让会议新闻见报，以推动会议贯彻落实。,五，会议决算思考题：当会议的实到人数少于应到人数时，会议决算与会议预算的关系如何？当会期延长时，会议决算与会议预算的关系如何？,六，会议评估七，答谢活动,八，会务工作总结1，做好会议的总结工作 会后总结工作应当做到及时、全面、客观、公正。可以采取个人总结、小组评议、领导评价相结合的方法，并在此基础上，尽可能召集全体工作人员开个总结会，交流经验、表彰先进。,2，注意事项（1）总结要注意收集书面总结材料，以便立卷归档。（2）反馈工作要注意形式多样化，多方面掌握反馈信息。,会后工作,决算提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。资料会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；各种会议评估材料。总结进行会后承办质量评估，总结本次会议承办过程中出现的问题，对优秀员工进行表彰等。,