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1、会议文书处理,09行管1 c616,会议文书处理的流程,a,会议方案,会议筹备处准备工作,会议经费预算方案报,会议日程表,会议通知,发言稿,中讯显示器有限公司代理商会议方案,一、会议主题二、会议时间和地点 三、参加会议人员 四、会议议程五、会议议题,一、会议主题,为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售的问题，中讯显示器有限公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议。,二、会议时间和地点,拟定于2011年8月8日一10日在上海国际会议中心召开,三、参加会议人员,公司主管副总经理东北、华北、华南三位销售代表，300多家代理
2、商以及新闻媒体。,生产部总监,公司总经理,销售部总监,公司主管副总经理,四，会议议程,会议由张副经理主持。由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。,五、会议议题,1、公司如何扩大产品销售量2、公司如何让代理商
3、更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能,会议筹备处如何展开准备工作？,一、根据会议的主题、规模和层次，此次会议应具体包括以下几个活动小组：1.会议前期策划小组（包括会议总方案和总的实施计划书）2.会议联络对外小组（包括接待，邀请新闻媒体，组织联欢晚会）3.会议筹备小组（包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知。确定与会人员食宿安排，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票）,4.会议现场执行小组（包括布置会议场地和联欢晚会场地，调配现场设备及安排现场工作人员具体岗位）5.会议临时紧急状况处理小组（负责处理解决会议过程中出现的临时情况）6.会场机动小组（负责
4、维持现场秩序及会场安保工作）,会议经费预算方案报告,中讯显示器有限公司在8月8日10日在上海市召开一次全国代理商会议，与会人员预计400 人，现就会议所需各项经费提出预算：一文件资料费每份文件资料制作成本为：3元X 400份=1200元二邮电通讯费、发传真、电传、打电话、寄邀请函等进行联络的费用共计800元,三、宴请费用早餐：每人10元400人2餐=8000元中、晚餐：十人一桌，每桌标准600元，40桌共计24000元 240003（中餐）+240002（晚餐）=120000元四、联欢费用：50元/人X400=20000元五、会议场地及设备折旧、租用费3000元六、游览、交通费 游览门票：A景
5、点30元+B景点20元50400人=20000 交通费用：每辆车全程500元12辆=6000元 此次会议经费总计：179000元，此预算提交企业财务部审批。会议筹备小组 2011年8月6日,代理商会议日程表,中迅显示器有限公司全国代理商 会议通知,先生/小姐：兹定于2011年8月上旬在上海市召开一次全国代理商会议，特邀您出席会议。一、会议内容1.公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景2.各部门经理介绍本部门的相关情况3.公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。4.东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。,二、会议时间：三天，自
6、2011年8月8日至8月10日。三、会议地点：上海国际会议中心与会人员*报到时间、地点报到时间：2011年8月8日上午8：:009:00报到地点：上海市*路*号上海国际会议中心会务接待处其他事项与会人员请事先将抵达上海市的航班，车次及具体时间通知会务秘书处，以便接站。,会会务组秘书处联系人：郑*，电话：159*黄*，电话：134*办公室电话：*七、接到本通知后，请填妥回执，于7月10号前寄回公司会务组；也可直接来电告知参会与否，以便安排会议食宿，接站等工作。会务组通讯地址：上海市*路*号邮编：*特此通知 中迅显示器有限公司(盖章)2011年6月7日,发言稿,各位先生女士：大家好！欢迎来到我们中
7、迅显示器有限公司全国代理商会议。中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。在各位的努力下，达到这样的生产量和销售量，在此，我谨代表中迅显示器有限公司董事会向各位表示最真诚的感谢！有发展，才有希望。产量增加了，销售必须跟进。当今电子时代来临的发展产业，有着巨大市场发展的空间。因此我们公司会更努力地研发更多的新产品，加入更多的技术。加大生产能力和生产量。,因此，今天让大家来到这里，不仅仅是让大家更加了解我们公司的概况，更重要的好似让大家了解如何更好地去发展，更好地扩大产品的销售量，从而使各位更好地获取利润。这样，接下来的时间就分别让我们研发部、生产部、销售部各位经理来介绍展示我们的产品和销售情况。,感谢观看,讲解讲义人：黄辉丽 16号拟定会议方案：蔡夏丽 33号会议筹备处准备工作：林嘉宁 40号会议经费预算方案报：黄丽英 26号会议日程表：谭燕群 46号会议通知：肖业梅 38号发言稿：何洁瑜 2号Ppt制作：郑琼玲 28号,
