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1、1,如何书写商务信函,2,商务信函,作为商务世界有效的沟通渠道，商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。除了公司的开诚布公的坦心交流和礼貌性的登门拜访外，信函也是必不可少的沟通方式，可以说每一笔交易的达成都少不了商务信函的往来。因此,如何最大限度地发挥商务信函的作用以便获取最大的经济效益就成了销售人员所关注的大事之一了。,3,商务信函,同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般由开头、正文、结尾、署名、日期、附件六个部分组成。,4,商务信函,第一部分 商业信函的基本组成
2、部分及要求,5,商务信函,一、开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼要单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。,6,商务信函,二、正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：（一）、向收信人问候；（二）、写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对 于来信中提到的问题答复等等；,7,商务信函,二、正文（三）、该信函要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问 题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示 尊重；（四）、提出进一步联系的希望、方式和要求。,8,商务信函,例 如：推销产品：我们从获知贵公司
3、的名称，不知贵公司对此类产品是否有兴趣。寄发资料：为使贵方对我方各种款式的产品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一 些样品资料，供您们参考。附寄资料：随函附上本公司新出款式的样品，请查收。随函附上合同第号两份，希查收。请会签并寄送我方一份备案自我介绍：请容我们自我介绍，我们是首屈一指的公司。本公司经营这项业 务已多年，并享有很高的信誉。我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。,9,商务信函,三、结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”
4、可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。,10,商务信函,四、署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右 下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门 名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，可加盖公章。,11,商务信函,五、日期 写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，一定不能遗漏。,12,商务信函,六、附件 商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。,13,商务信函,
5、第二单元 书写信函应注意的事项和要求,注意,14,商务信函,商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求和注意事项共有七条，以下分别介绍：,15,商业信函,一、主题突出，观点明确 商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应
6、商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。,16,商业信函,二、面向对方，态度诚恳 在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。,17,商业信函,三、实事求是，谦恭有礼 经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉
7、，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。,18,商业信函,四、结构严谨、首尾圆合 结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。,19,商业信函,五、语气平和，用词准确 为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不
8、亢。,20,商业信函,五、语气平和，用词准确 用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。,21,商业信函,六、清楚简洁，注意修辞 信文内容与形式要清楚简洁。做生意讲求效率与节省时
9、间。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，简单即可。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。,22,商业信函,七、其他方面 信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。,23,商业信函,第三单元 信 封,24,商业信函,一、信封的种类 信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误
10、，发信人寄出的信又会给投递回来。,25,商业信函,二、信封的内容（一）、收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。,26,商业信函,二、信封的内容（二）、收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。,27,商业信函,二、信封的内容（三）、寄信人寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信 封的左上角。,28,商业信函,结 束 语,您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力。同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的客户。所以，商务信函写作决定了您是否以专业的方式跟客户进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。,29,谢 谢！,
