《公文的格式》PPT课件.ppt

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1、第二章 公文的格式,公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。一、公文用纸及印装格式（一）公文用纸采用A4型 公文用纸为 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。（二）公文印装要规范 公文排版正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大

2、小，根据实际需要确定。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。,二、公文文本格式 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。党政机关公文处理工作条例规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。,（一）版头 1.份号。公文

3、印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如：0000012.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；秘密等级和保密期限之间用“”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如：机密3年 2.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上

4、角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,4、发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。【如“函”、“命令（令）”、“会议纪要”等。】国务院办公厅文件 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名 称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中

5、排布。如：市教育局 市人事局 文件 市财政局,5、发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。如：国办发201421号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。（机关代字：由一定范围内的领导机关统一编定其直属机关、单位的代字，字数一般不超过三个。机关代字是固定的，不得任意改动）年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入，如2014不能写成14；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,6、签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签

6、发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7、版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。,（一）版头（包括7项）1.份号 例:0000012.密级和保密期限 例：绝密1年3.紧急程度 例:特急 加急4.发文机关标志 例:中共中央文件 山东省人民政府5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号三部分组成。例:中办发20131号 烟政发20

7、1456号6签发人7.版头中的分隔线 其中第4、5、7三项是必备项，1、2、3、6四项是选择项。,（二）主体1、标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。如 国务院关于对“十一五”节能减排工作 成绩突出的省级人民政府给予表扬的通报 不能写成：市人民政府关于进一步开展学习宣 传张海迪活动的报告2、主送机关 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒

8、号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,3、正文 公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4、附件说明 公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。如“附件：1.XXXXX”；附件名称后不加标点符 2.XXXXX号。附件名称较长需回

9、行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,5、发文机关署名、成文日期和印章 署发文机关全称或者规范化简称。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（1）加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,联合行文时，一

10、般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,（3）加盖签发人签名章的公

11、文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。（4）成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。,（5）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取

12、调整行距、字距的措施解决。6、附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如：（此件发至县团级）7、附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,（二）主体（包括7项）1标题 发文机关名称+事由+文种 例：国务院关于清理整顿各类交易场所切

13、实防范金融风险的决定2主送机关3正文 4 附件说明 附件：1.2.5发文机关署名、成文日期和印章6 附注 例：（此件发至县、团级，传达至全体党员）7.附件 以上7项中，第1、3、5项为必备项，2、4、6、7、三项为选择项。,（三）版记1、版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2、抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿

14、宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,3、印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期

15、用一条细分隔线隔开。页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,（三）版记（包括3项）1 版记中的分隔线2抄送机关 例：抄送：广东省人民政府3印发机关和印发日期 如：广东省人民政府办公厅 2012年9月14日印发第1、3项为必备项，第2项为选择项。,四、公文的特定格式1 信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色

16、小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分

17、隔线，位于公文最后一面版心内最下方。,2、命令（令）格式 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。如：山东省人民政府令 第182号3、纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。,A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1,公文首页版式见图2；,公文首页版式见图2；,联合行文公文首页版式1见图3；,联合行文公文首页版式2见图4；,公文末页版式1见图5；,公文末页版式2见图6；,联合行文公文末页版式1见图7；,联合行文公文末页版式2见图8；,附件说明页版式见图9；,带附件公文末页版式见图10；,信函格式首页版式见图11；,命令（令）格式首页版式见图12。,