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1、公文写作要点略述,几种常用公文的写法（一）请示的一般写法,请示适用于向上级机关请求指示、批准。制发时间在事前，内容单一。请示可分为请求指示的请示和请求批准的请示。请示为报请性的上行公文，应用范围比较广泛。机关单位遇到属于本机关职权范围内无权处理、无力处理或不知道如何处理的问题和事项时，均可向隶属的上级机关或业务主管部门请示。这里有两点需要特别注意：一是要避免事前不请示，事后不报告；二是要注意不能事无巨细都向上级请示。请示的一般写法：请求指示的请示是在工作中遇到不知如何处理的问题或事项时，请求上级给予指示、裁决的请示。请求批准的请示是指在工作中遇到无权、无力处理的问题或事项时，请求上级给予支持、
2、帮助或批准的请示。二者在写法格式上基本相同。,接上,首先，撰写请示，必须严格遵守行文规则，如：一般不得越级请示；请示必须是一文一事；一般只写一个主送机关；除领导直接交办的事情外，不得直接送领导本人等等。其次，要按正确的体例拟文。请示的正文一般应包括两部分，一是请示的原因，即请示的根据。这一部分陈述的情况要真实准确，理由要充分、具体。二是请示事项，即请求指示、批准的项目。提出请求的事项要集中明确、切实可行，即要考虑必要性，又要考虑可能性；既要考虑本地区、本部门的需要，又要照顾全局利益；如果请示的事项较复杂，要一条一条由主到次来写，以突出重点，条理清楚。,接上,三是请示要求，即结语。一般用“专此请
3、示，请予批准”或“专此请示，请予批复”、“以上妥否，请批示”等等。四是要标注附注内容。主要是联系人、联系方式。,（二）报告的一般写法,报告是向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。一般可分为工作报告、情况报告、答复性报告和报送文件、材料的报告；上述报告按内容含量又可分为综合报告和专题性报告。报告属于陈述性的上行文。主要运用叙述表达方式向上级机关反映情况、会报工作。如需要论述道理时，要叙议结合，让事实说话，要避免脱离实际的空发议论。报告的写作要实事求是，不管是汇报工作中的成绩和问题，还是反映情况都要准确无误。,报告分类,1.工作报告：用于向上级汇报过去一个阶段工作开展情况，并对今后的工
4、作提出意见和建议。内容一般应包括基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后的意见和建议等内容，类似总结，因此也称总结报告。写作时要注意材料的取舍与组织，不记流水账；今后的意见和建议要写得具体明确。主体部分是报告的核心，以总结经验为主的报告，主体部分要写基本工作情况、成绩、经验、不足、今后工作意见等内容，重点放在经验总结上；以反映情况为主的报告主体部分除了基本情况较简单的叙述说明外，重点应放在问题及问题分析、今后工作打算或建议的阐述上。2.情况报告：是向上级反映、汇报工作中的重大问题及处理情况。通常按时间顺序安排结构。一般要写明发生事项的时间、地点、具体事项、原因、已采取的措施和建议。重点是事项目前
5、的情况和所采取的措施，其他简要交代即可。,报告分类,3.答复性报告：答复上级机关的询问时要用答复报告。写答复报告要注意两点：一是上级机关来文问什么答什么，二是答问题必须清楚具体，文字力求简洁明了，内容要客观全面。答复报告要回答上级询问，因此其正文开头要先引述上级来文作为答复的依据，然后按照实情发生发展的过程或事情办理的过程，具体明确地进行答复。4.报送的文件、材料的报告：向上级报送某一重要文件（如计划、总结、调查报告等）。只需把所报送的文件、材料的名称、数量写清楚就可以了。,（三）通知的写法,1.指示性通知。用于指导下级机关开展工作，要求下级机关办理或共同执行的事项。正文一般包括三部分内容：第
6、一部分是通知的缘由，即制发通知的理由，说明为什么要这样做，以提高认识、自觉行动；第二部分是通知事项，即要求下级机关贯彻执行的事项。这部分内容在写法上要注意原则性和具体性相结合。一方面所提政策必须有明确的原则，不能含糊不清；另一方面，措施必须具体，以便执行和监督。,接上,第三部分是执行要求，指发文机关对对执行本通知的事项提出的要求（如工作标准和完成时限等）。这方面的内容可以集中写，也可以分散写到通知的具体事项中。（2）批示性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章等。批示性通知又可分为批转式通知，转发式通知，发布、印发式通知。批转式通知是对下级机关的文件用通知的形
7、式加批语下发，要求下级单位贯彻执行。正文一般包括三方面内容：一是表明态度，即同意什么；二是作出决定，即批转什么；三是提出要求，即认真执行或遵照执行。有时还就通知的意义进行简单阐述，对如何执行提出具体意见。转发式通知，即如果认为“上级机关和不相隶属机关的公文”对本地区、本部门的工作有指导意义或参考价值，用通知的形式加按语转发下去。,接上,发布、印发是通知用于发布行政规章或其他规范性文件，如采用“印发”、“公布”、“发布”通知形式将“方案”、“条例”、“办法”、“细则”等发给有关单位。撰写批示性通知要注意以下几点：一是此类通知的标题一般为批转（转发）关于的通知，撰写标题时要搞清楚“批转”还是“转发
8、”。一般由上级机关直接行文使用“批转”，由上级机关授权其办公部门行文时用“转发”，下级机关、不相隶属机关行文时用“转发”。二是要掌握好体例格式。首先被批转（转发）的文件原有的密级、份号、版头、印刷版记不再保留；其次，被批转（转发）的文件不是通知的附件。,接上,（3）一般性性通知，如成立一些领导小组，对临时事务性事项做出要求、规定、限制等。此类通知撰写比较简单，只要做到言简意明、没有遗漏就可以了。,（四）决定的一般写法,决定是仅次于命令的一种重要的具有指挥性和强制性的下行文。决定可分为使令性决定和知照性决定。使令性决定，用于各级党政机关、企事业单位对某些重要事项作出决策和部署。这类决定一般包括三
9、部分内容:决定依据，决定事项、决定要求。正文首先要对决定的依据作必要的论述，说明为什么这样做(一般写根据、目的、意义、背景)二是要清楚地交代决定的事项，说明具体怎么做。这部分内容可采取分条列项的形式进行叙述。三是提出执行的要求。,知照性决定主要包括表彰、处分、设置机构等。这类决定的主要作用是把决定的事项告知有关单位，一般来说，内容单一，只表示认同、批准，不做说理，无具体的使令性内容。,（五）意见的一般写法,意见是对重要问题提出见解和处理办法是使用的公文。意见的适用范围比较广泛。前面已讲过，意见可作为上行文、平行文、下行文。有行文方面的灵活性和内容的针对性特点。作为上行文，应按请示性公文的程序和
10、要求办理。写法基本类同于请示。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为下行文意见是对工作进行指导和部署，写作时要做到目的明确、办法具体，正文一般从三个方面来写：发文缘由、具体意见和建议、执行要求。如教育部农业部关于加强学生饮用奶计划管理的意见。作为平行文，提出的意见供对方参考。对问题的看法、意见要写清楚明白。,（六）批复的一般写法,批复是答复下级机关请示事项时使用的公文。请示事项一般包括“请求批准”和“请求指示”两项内容，因此，批复可以分为批准性批复和答复性批复两类。上级机关在答复时要有针对性，要根据有关政策和实际情况对下级机关的请示事
11、项或问题作出明确答复。批复的标题三要素要齐全。例如：内蒙古自治区人民政府关于内蒙古师范大学承办第三届多语种信息处理国际会议的批复，国务院关于同意辽宁省营口市部分行政区划的批复等。正文一般由批复的引语、批复内容和批复结束语三部分组成。批复引语就是引述来文，以此作为批复的依据；批复的内容包括批复表态和批复说明。,一般情况下，对一些比较简单的请示事项只表明态度不作说明或说明非常简要；对一些请示事项复杂或重大的，即要表明态度，还要提出基本要求和补充事项。批复的意见较多时，要逐项说明批复的内容。批复的内容是整个批复的重点，不论批准与否，都要明确表态。如全部同意，只写肯定意见，不写同意的理由；如不同意、不
12、批准，要说明不批准的理由；原则同意或基本同意时，要写具体的补充意见。,（七）通报的一般写法,通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的公文。一般可分为：表扬性通报、批评性通报、情况通报。表扬性通报用于表扬先进单位或个人的先进事迹；批评性通报用于批评单位或个人的重大错误、违纪事件。二者在写法上基本相同。标题一般要三要素齐全。正文一般由通报的依据、通报的决定、通报要求三部分组成：,组成部分,第一，介绍通报的依据，即简要、清楚地介绍被表扬或批评单位、个人的先进事迹或劣迹；第二，揭示性质和意义，即对这种或好或坏的行为进行评价，之后写表扬或批评的意见、决定，第三，提出要求，即发出号召、希望或
13、要求。,情况通报,情况通报用于下级机关单位传达重要精神和重要情况、告知某一阶段的工作情况。如果是沟通信息、互通情况的一般性情况通报，一般开门见山地将情况叙述清楚即可，不提具体要求；如是对下级进行工作指导的情况通报，开头要简要概括通报的缘由，主体部分要写清基本情况、取得的成绩、存在的问题及解决的办法或要求。,（八）函的一般写法,函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。函可分为商询函和答复函两类。商询函是不相隶属的机关单位之间商量洽谈有关事务，查寻了解有关事项和问题以及请求帮助解决有关问题时使用的公文。标题三要素齐全，正文一般要先交代商询的缘由，说明去函的
14、目的、原因、理由，然后写明商洽的具体内容。结尾常用“专此致函”或“专此致函，望复”等结束语。,答复函,答复函是不相隶属机关之间回答问题或回复请批事项时使用的公文。标题三要素齐全；正文先引述来函的标题和发文字号作为回复的依据，然后用“现函复如下”一类的句子作为过渡语引出答复意见。答复意见较多时可分项写。答复时语气要诚恳、平易。,（九）会议纪要的一般写法,会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要一般可分为情况性会议纪要和议决性会议纪要。会议纪要要真实准确地反映会议情况和会议精神，于其他公文相比，会议纪要的标题比较简单，一般由会议名称和纪要组成。正文一般包括会议情况概述和会议内容述
15、要两部分。开头部分的会议情况可简要交代会议召开的时间、地点、会议名称、主持单位、会议目的、主要议程会议的结果等；之后用“现纪要如下”作为过渡，转入内容述要部分。,这部分是会议纪要的主体，要写清会议研究的问题、讨论的意见、做出的决定等，写作时，一般习惯用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”等词语概括叙述。最后是参加会议人员名单。,（十）公告的一般写法,公告这一文种限于行政机关和被授权的部门。因此，对于公告的写法这里只做简要的介绍。首先，公告的标题通常是发文机关加文种。有的只写“公告”两字，落款写发文机关的名称，加盖公章。其次，公告的正文由公告的事由和公告事项两部分组成。一般情况
16、下，不写结束语，全文要直陈意向，文字凝练，不加议论。,（十一）通告的一般写法,相对于公告，通告的使用比较普遍。对于现实生活中或工作已经出现或可能出现的问题，如果机关团体、企事业单位认为需要让一定范围的人员明白或遵守，常常可以使用通告。如X X 市人民政府关于公共场所禁止吸烟的通告，XX市供电局、公安局关于严禁窃电的通告、XX市劳动局关于禁止私招外地劳动力的通告，等等。,标题、正文、开头、中间、结尾,1、标题。通告的标题有三种形式：（1）发文机关+事由+文种；（2）发文机关+文种；（3）只标明文种名称，落款写发文机关全称，加盖公章。2、正文。通告正文的语气一般应比较平缓，语句平实，有时需要带上恳
17、切要求协助或办理的语态。在结构上，通常可以分为三部分：3、开头。说明发布通告的原因和目的。这部分提出的根据要充分，目的要明确，为下文提出“应该遵守和执行的事项”奠定基础。,标题、正文、开头、中间、结尾,4、中间。写通告的具体事项。如果通告事项涉及到的要求、措施较多，应该分项予以说明。分项说明宜采取递减法，由主及次，由大到小，以便读者或听众能够迅速、正确地领会文件的精神实质。通告的具体事项是要面向公众，要求公众周知和执行的。因此，要力戒表述上的主次不分或忽轻忽重，否则就会使人产生繁杂无序的感觉，不利于读者或听众迅速地、准确地理解文件的精神实质。5、结尾。要写执行的具体要求（包括时间、程度、范围等）。最后可以“特此通告”收束，也可以省略。,谢谢观赏,
